事業(yè)單位干部人事檔案管理工作模式優(yōu)化研究

摘 要：干部人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有利于事業(yè)單位提高人力資源管理水平并構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍。目前，事業(yè)單位人事檔案管理仍存在各種問題，導(dǎo)致實(shí)際工作質(zhì)量不理想，制約了事業(yè)單位的發(fā)展?；诖耍恼聡@事業(yè)單位干部人事檔案管理展開探究，分析現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足之處以及優(yōu)化工作模式的具體策略，希望事業(yè)單位能夠從中獲得啟發(fā)，全面提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

黨的二十大明確提出建設(shè)高素質(zhì)干部隊(duì)伍是非常重要的，是促進(jìn)民族復(fù)興的重要基礎(chǔ)。干部人事檔案記錄并存儲了關(guān)于干部人員的各方面信息， 如工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況等，為事業(yè)單位實(shí)施人力資源管理提供依據(jù)，助力事業(yè)單位高效配置人力資源以及建設(shè)優(yōu)質(zhì)專業(yè)化干部團(tuán)隊(duì)。新時(shí)代，各行各業(yè)競爭愈演愈烈，甚至趨于白熱化，事業(yè)單位人力資源管理的重要性進(jìn)一步突出。如何做好干部人事檔案管理工作已經(jīng)成為廣大事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)和學(xué)術(shù)界研究的重要話題。本文就此展開分析，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，便于行政事業(yè)單位更好地適應(yīng)新形勢、新任務(wù)及新要求。

一、現(xiàn)階段我國事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的不足

1.事業(yè)單位干部人事檔案管理人員不足

第一，事業(yè)單位干部人事檔案管理意識淡薄。事業(yè)單位干部人事檔案管理是一項(xiàng)保密性且系統(tǒng)性的工作，需要相關(guān)工作人員嚴(yán)肅謹(jǐn)慎地對待。但結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況來看，許多工作人員目前仍不重視人事檔案管理，沒有意識到該工作的重要性。例如，有的事業(yè)單位指定兼職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理，且兼職人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致人事檔案管理工作混亂無序。由于專職人員不足，工作中容易引發(fā)各種問題，如檔案信息被泄露等。此外，有的工作人員尚未接受過專業(yè)培訓(xùn)，其責(zé)任意識非常淡薄，在實(shí)踐過程中未能全面、及時(shí)地收集相應(yīng)資料，造成人事檔案信息不完整，無法為后期相關(guān)工作的開展提供有效指導(dǎo)。與此同時(shí)，資料歸檔后應(yīng)及時(shí)鑒別并整理，但由于工作意識不足，有些工作人員忽略了這一點(diǎn)，容易導(dǎo)致檔案信息缺少完整性，從源頭上導(dǎo)致人事檔案管理效率低下。

第二，有些事業(yè)單位的干部缺乏人事檔案管理主動(dòng)配合的意識。除了基層職工需要積極參與事業(yè)單位干部人事檔案管理工作之外，其他干部也與該工作有緊密聯(lián)系，所有人員具備主動(dòng)配合的意識是十分必要的。但有的事業(yè)單位工作人員本就承擔(dān)著大量的工作任務(wù)，沒有充分的時(shí)間和精力參與人事檔案管理，也無法為該工作提供有價(jià)值的意見。例如，部分干部在取得學(xué)歷或晉升職稱之后，并沒有及時(shí)將相關(guān)信息遞交到檔案管理處，影響檔案資料的有效性和全面性；有的干部忽略了信息的填寫，在填寫檔案資料的過程中不夠認(rèn)真，部分內(nèi)容不夠真實(shí)或是存在誤差，不能體現(xiàn)具體的真實(shí)情況，組織獲取的資料不精準(zhǔn)，對后續(xù)人事檔案管理十分不利。

第三，事業(yè)單位檔案管理工作人員的能力有待提高。檔案的建立、收集和分析等是構(gòu)成干部人事檔案管理的重要部分，檔案管理工作整體任務(wù)量較大，實(shí)踐過程中需要關(guān)注的內(nèi)容較多。不僅如此，對于事業(yè)單位來說，人事檔案涉及各種各樣的隱私，需要嚴(yán)格保密，因此，指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理非常重要。但實(shí)際情況并非如此，許多事業(yè)單位缺少專職人事檔案管理人員，且現(xiàn)有的工作人員職能劃分不明確，大量職能相互交叉重疊，給人事檔案管理帶來了不良影響。

除此之外，有些事業(yè)單位為了降低總成本支出，未能將人事檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能納入人力資源培訓(xùn)工作之中，且事業(yè)單位工作環(huán)境相對穩(wěn)定，有些職工形成了安于現(xiàn)狀的想法，沒有積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)相應(yīng)的知識，造成事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。事業(yè)單位人事檔案管理對工作人員具有一定的專業(yè)要求，就管理人員而言，必須具有科學(xué)鑒別信息的能力。但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員能力參差不齊的問題，影響了干部人事檔案管理的效率和質(zhì)量。以某事業(yè)單位為例，通過分析所有人事檔案管理人員的情況發(fā)現(xiàn)，其中中專和大專學(xué)歷的人數(shù)在總量中占比分別是26%和41%，其余的為本科學(xué)歷，無研究生學(xué)歷。學(xué)歷較低的職工未能嚴(yán)格按照事業(yè)單位的制度開展人事檔案管理工作，甚至在實(shí)踐中以自己主觀的想法開展工作，導(dǎo)致無法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.干部人事檔案管理信息化水平待提高

隨著社會(huì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日益更新，各行各業(yè)都開始將信息技術(shù)應(yīng)用于日常管理及經(jīng)營過程中，獲得了十分顯著的成績。對于事業(yè)單位干部人事檔案管理而言，加強(qiáng)信息化建設(shè)也十分必要。目前，事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化水平提升空間仍較大，如一些事業(yè)單位信息化建設(shè)起步較晚且經(jīng)驗(yàn)不足，在干部人事檔案管理過程中還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，同時(shí)也未實(shí)現(xiàn)電子化處理，人事檔案管理需要收集并存儲大量紙質(zhì)資料。以某省級事業(yè)單位為例，在檔案傳遞或存儲過程中，通過查閱紙質(zhì)檔案的人員數(shù)量在總量中占比高達(dá)86.21%，足以證明該單位檔案管理技術(shù)水平的滯后性。同時(shí)，該方式還會(huì)引發(fā)各種各樣的問題，如檔案信息無法及時(shí)更新、檔案信息丟失或遺漏等。因?yàn)楣ぷ魅藛T尚未實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，所以信息收集會(huì)出現(xiàn)許多問題，人員在操作過程中易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致工作實(shí)際管理成效不理想。不僅如此，以上情形還給工作人員帶來了巨大的壓力，工作人員需要通過手工模式處理大量的檔案資料，工作負(fù)擔(dān)極重。

事業(yè)單位在開展人事檔案管理過程中必須保證所有信息的安全性，避免信息外泄。在手工模式的影響下，部分人員操作不規(guī)范，加上單位內(nèi)部缺少系統(tǒng)性的信息化管理平臺，信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)較高，干部人事檔案管理存在安全隱患。有些事業(yè)單位意識到了人工操作的弊端，開始將新興技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之中，但是由于人力、物力和資金等方面資源的限制，許多事業(yè)單位搭建的人事檔案管理信息化系統(tǒng)功能不完善且性能還需提升，現(xiàn)有的系統(tǒng)只能完成基本且簡單的工作，如存儲信息，無法將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成電子版內(nèi)容，也不能深入分析檔案內(nèi)容，加快人事檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。

3.檔案庫房建設(shè)不到位

事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以預(yù)防為主，防治為輔的原則，并從該原則出發(fā)建立檔案管理庫房，以加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，為提高整體管理效益打好基礎(chǔ)。然而，專業(yè)庫房存儲及管理不到位的事業(yè)單位比比皆是。例如，許多事業(yè)單位仍存在檔案管理庫房、人員辦公室以及閱覽室互相混用的現(xiàn)象，造成整個(gè)管理過程缺少秩序。除此之外，有些事業(yè)單位庫房內(nèi)部設(shè)置不到位，如相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善，采購數(shù)量和質(zhì)量不符合要求，造成干部人事檔案管理工作無法有效推進(jìn)。

二、事業(yè)單位加強(qiáng)干部人事檔案管理的策略

1.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

增強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理意識。事業(yè)單位要在內(nèi)部大力宣傳人事檔案管理工作，讓所有工作人員都意識到其重要性，在實(shí)踐中能夠積極主動(dòng)地配合人事檔案管理工作。事業(yè)單位可以外聘工作經(jīng)驗(yàn)豐富的專家，由其對內(nèi)部職工加以培訓(xùn)，增強(qiáng)職工的責(zé)任意識。同時(shí)，事業(yè)單位還要在培訓(xùn)過程中進(jìn)一步增強(qiáng)廣大職工的安全管理意識。所有干部人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮帶頭作用，改變過去不正確的思想觀念，深入了解人事檔案管理，以身作則，積極配合人事檔案管理，督促其他職工糾正錯(cuò)誤認(rèn)知。在人事檔案管理過程中必須確保所有信息的安全性，任何信息外泄或遺失都對事業(yè)單位不利。因此，還要通過培訓(xùn)讓職工知道保障檔案管理信息安全的重要性，以督促所有職工用高標(biāo)準(zhǔn)約束自己。

打造高水平的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。新時(shí)代，人事檔案管理也呈現(xiàn)出新特征，如數(shù)字化、智能化和標(biāo)準(zhǔn)化等。事業(yè)單位必須走在時(shí)代的前沿，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，使用先進(jìn)的技術(shù)開展人事檔案管理工作，其前提是要培養(yǎng)優(yōu)秀的隊(duì)伍。若人員能力不足，就無法發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢?？梢姡囵B(yǎng)高質(zhì)量人才勢在必行。

一方面，事業(yè)單位要適當(dāng)提高人事檔案管理工作人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)。在原有的招聘流程上做出改進(jìn)和優(yōu)化，將其中不合理的條款及時(shí)剔除，增加合理的招聘要求。招聘過程中要對所有應(yīng)聘者展開全面考察，不僅要分析其專業(yè)知識儲備和技能掌握情況，還要考察其個(gè)人的素質(zhì)修養(yǎng)，并評估其信息技術(shù)的應(yīng)用能力，引進(jìn)高水平的管理人才，為現(xiàn)有的團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液。

另一方面，要將人事檔案管理內(nèi)容納入培訓(xùn)體系之中。定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，通過培訓(xùn)工作完善職工的理論知識體系，同時(shí)增強(qiáng)其技術(shù)能力，提高全員人事檔案管理的綜合水平。還應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)指導(dǎo)職工學(xué)習(xí)最新的法律法規(guī)，增強(qiáng)合作意識，提高溝通能力等，提高工作人員的整體能力。

應(yīng)建立健全人事檔案管理制度。無規(guī)矩不成方圓，事業(yè)單位人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)在制度的指導(dǎo)下開展。應(yīng)規(guī)范性地開展人事檔案管理工作，如果制度不完善，工作效果勢必大打折扣。因此，建立健全人事檔案管理制度很有必要。首先，事業(yè)單位要科學(xué)劃分相關(guān)工作人員的職責(zé)，改變過去職能相互交叉重疊的現(xiàn)象。例如，制定人事檔案管理職工手冊并將其發(fā)放給每一位職工，要求所有職工嚴(yán)格按制度要求開展工作，杜絕任何不規(guī)范的行為；其次，制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全程監(jiān)管職工的人事檔案管理過程，一旦發(fā)現(xiàn)問題或不足之處，必須在第一時(shí)間提出解決方案。還要實(shí)行責(zé)任追究制，除了解決問題之外，還應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，以威懾更多員工嚴(yán)肅積極地對待自己的工作。

隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，人事檔案數(shù)量也越來越多，使得整體管理工作難度增大，對此，事業(yè)單位應(yīng)保證人事檔案的權(quán)威性和準(zhǔn)確性。應(yīng)指定專業(yè)人員嚴(yán)格鑒別所有的信息，確保信息的真實(shí)性，還應(yīng)確定好歸檔時(shí)間和流程，保證人事檔案資料客觀且完整。事業(yè)單位還有必要優(yōu)化人員考核激勵(lì)制度，定期考察工作人員的檔案管理成效，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀職工以及懲罰不合格的職工，督促職工各司其職，助力人事檔案管理高效實(shí)施。

2.促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)

近些年，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度越來越快，給各行各業(yè)創(chuàng)造了價(jià)值。事業(yè)單位應(yīng)將人事檔案管理和信息技術(shù)相融合，全力推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)，提高人事檔案管理信息化的水平。

首先，事業(yè)單位需要將各種先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐工作中，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等，建立一種新型的管理模式，同時(shí)應(yīng)用以上技術(shù)打造信息化管理平臺。事業(yè)單位可以使用該平臺收集檔案信息，促進(jìn)檔案信息的分類、存儲及利用，改變過去人工操作的形式。還要優(yōu)化平臺性能，如設(shè)置專門的檢索端口，使信息檢索等無須人工操作，通過信息技術(shù)應(yīng)用可以保證人事檔案信息的閱讀效率及準(zhǔn)確性。

其次，人事檔案信息并非一成不變，事業(yè)單位要基于該平臺定期更新和完善人事檔案信息。例如，收集到新的信息之后，必須及時(shí)傳入信息化管理平臺，使信息內(nèi)容更加完整、真實(shí)。還可以基于該平臺促進(jìn)各職能部門之間的信息傳輸和共享，便于部門人員在出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)溝通并解決。

最后，人事檔案信息必須安全，一旦被泄露，會(huì)給事業(yè)單位帶來不良影響?；ヂ?lián)網(wǎng)有利有弊，在推動(dòng)人事檔案管理信息化的過程中也會(huì)帶來一些風(fēng)險(xiǎn)，如病毒的入侵可能導(dǎo)致平臺癱瘓，人事檔案管理工作效果因此受到影響。因此，事業(yè)單位可以針對該平臺引進(jìn)加密技術(shù)或設(shè)置防火墻，還要嚴(yán)格區(qū)分各職工的平臺操作權(quán)限，以確保系統(tǒng)能夠正常穩(wěn)定地運(yùn)行，由此防止信息外泄或被無故篡改。此外，事業(yè)單位還應(yīng)引進(jìn)專門的技術(shù)人員，由技術(shù)人員定期維護(hù)保養(yǎng)信息化平臺，在出現(xiàn)故障時(shí)，技術(shù)人員需要在第一時(shí)間處理，以保障系統(tǒng)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.建設(shè)專業(yè)的檔案庫房

事業(yè)單位的人事檔案資料非常復(fù)雜，且資料具有非常重要的價(jià)值，尤其在人力資源管理方面。為了提高人事檔案管理工作效率，事業(yè)單位有必要建設(shè)專業(yè)的檔案管理庫房，以便對全部檔案實(shí)施系統(tǒng)且統(tǒng)一的管理。

首先，庫房的建設(shè)需要充分的資源。事業(yè)單位要合理規(guī)劃內(nèi)部資源，對其建設(shè)投入一定的資金和人力，并引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，確保工作順利開展。

其次，及時(shí)更新檔案庫房的數(shù)據(jù)資料，保障檔案信息按規(guī)定轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出，使整個(gè)過程更加規(guī)范有序。

最后，事業(yè)單位可以設(shè)置專門的房間用來保管人事檔案，合理劃分好庫房、閱覽室和檔案人員的辦公室，保證三類房間相互分離又相互聯(lián)系，為后期人事檔案管理工作的有序開展打好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總之，干部人事檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)行過程中的重要任務(wù)，該任務(wù)不僅復(fù)雜，還是一項(xiàng)長期的工作，要求事業(yè)單位所有工作人員相互配合，形成合力，共同解決問題，促使工作高效落實(shí)。鑒于目前人事檔案管理仍存在諸多短板，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，結(jié)合實(shí)際所需，采取更多行之有效的人事檔案管理策略，如建立健全人事檔案管理制度、培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才以及合理使用信息技術(shù)等，全力提高人力資源管理效率，更好地維護(hù)單位的合法權(quán)益，促使事業(yè)單位長效發(fā)展。

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作者單位：新泰市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心