數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展路徑研究

摘 要：為探討數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展路徑，本研究采用理論分析和實踐案例相結(jié)合的方法，介紹了檔案信息化的概念，分析了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性。針對當前檔案信息化轉(zhuǎn)型面臨的資源整合力度不大、管理人員數(shù)字化技能不強、流程信息化程度不高和基礎設備設施建設滯后等問題，本研究提出了切實可行的解決策略。通過搭建數(shù)字化檔案資源庫，提高檔案資源利用效率、打造高水平的檔案信息化人才隊伍，全面推動檔案信息化轉(zhuǎn)型、構建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理全面信息化、加大基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設等策略的實施，全面推動檔案信息化轉(zhuǎn)型，從而實現(xiàn)檔案管理的智能化、規(guī)范化和高效化。

關鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景；檔案信息化建設；檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

引言

隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)字化已成為社會各領域的重要推動力。傳統(tǒng)檔案管理模式以管理紙質(zhì)檔案為主，存在管理效率低和資源共享性差等局限，已難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能和云計算等新興技術的發(fā)展，檔案信息化轉(zhuǎn)型成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化不僅能夠提高檔案資源的存儲和檢索效率，還能通過數(shù)據(jù)的自動化處理，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理。因此，推進檔案信息化轉(zhuǎn)型，解決檔案信息化轉(zhuǎn)型存在的問題，探索檔案管理的創(chuàng)新路徑，具有重要意義。

一、檔案信息化的理論基礎

1.檔案信息化的概念

檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術，加強檔案收集、整理、保存、檢索和利用等環(huán)節(jié)的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化管理，以此來提高檔案管理效率與服務質(zhì)量。檔案信息化內(nèi)容包括檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、檔案管理方式智能化升級和檔案信息系統(tǒng)的集成化應用。檔案信息化不應局限在檔案載體的數(shù)字化方面，還應包括信息技術在檔案管理方面的應用，從而改變檔案管理的運作模式，實現(xiàn)檔案信息資源的高效整合與共享。通過構建數(shù)字化檔案管理平臺，集中管理與高效利用分散的檔案資源，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案信息化還強調(diào)檔案管理流程的標準化和規(guī)范化，通過檔案信息系統(tǒng)的集成應用，實現(xiàn)檔案管理從被動存儲向主動服務轉(zhuǎn)型。加強檔案信息化建設不僅可以提高檔案管理工作效率，還能夠促進檔案管理向現(xiàn)代化和智能化方向發(fā)展，從而適應社會信息化與數(shù)字化的發(fā)展要求。

2.檔案數(shù)字化與檔案管理的關系

檔案數(shù)字化與檔案管理之間存在相輔相成的關系。檔案數(shù)字化指的是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，借助現(xiàn)代化的信息技術加強檔案數(shù)據(jù)的存儲、管理、檢索和利用。數(shù)字化技術的應用不僅可以提高檔案資源的管理效率，縮短獲取信息的時間，還能夠提升檔案信息的安全性和可復制性，從而確保檔案資源的長期保存與高效利用。數(shù)字化技術的應用使檔案資源不受時間和空間的限制，實現(xiàn)了跨地域和跨部門的共享，加強了檔案管理的開放性和協(xié)作性。數(shù)字化技術為檔案管理提供了數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理的手段。通過應用大數(shù)據(jù)和人工智能等技術，檔案信息可被深入挖掘和分析，從而為檔案管理智能化提供數(shù)據(jù)支持。檔案管理數(shù)字化不僅是檔案管理發(fā)展的趨勢，還是提高檔案管理現(xiàn)代化水平的重要途徑。

3.檔案信息化轉(zhuǎn)型的必要性

檔案信息化轉(zhuǎn)型源于社會信息化進程的加快與檔案管理需求的上升。傳統(tǒng)檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，操作依賴人工處理，影響檔案管理效率。人工管理的低效性易造成檔案管理不規(guī)范和檔案被丟失等問題，無法滿足現(xiàn)代社會對高效和可靠檔案管理的要求。

首先，引入信息技術，促進檔案信息化轉(zhuǎn)型，可實現(xiàn)檔案存儲、檢索和利用的快速化及精準化，從而提高檔案管理工作的效率。利用信息技術手段不僅可以簡化檔案管理流程，減少人為操作失誤，還能提高檔案管理的效率。

其次，檔案信息化轉(zhuǎn)型對檔案安全保障具有重要作用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易因管理不善或突發(fā)事件而出現(xiàn)丟失或損壞等問題。檔案管理單位可以利用加密、權限控制和數(shù)據(jù)備份等多層次技術手段，防止檔案數(shù)據(jù)被泄露或篡改，確保檔案的安全和完整。例如，加密技術使檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中處于保護狀態(tài)。權限控制可使檔案數(shù)據(jù)的訪問權限得到嚴格限制，僅授權人員可操作或查看相關內(nèi)容。數(shù)據(jù)備份可確保在突發(fā)情況下，檔案信息能快速恢復。技術手段的應用可保障檔案的安全。

最后，檔案信息化轉(zhuǎn)型能促進檔案資源的共享，實現(xiàn)跨部門和跨區(qū)域的協(xié)同管理。檔案資源共享不僅能夠提高檔案管理效率，還能提升檔案服務社會的價值。通過檔案信息系統(tǒng)，各區(qū)域和部門能夠?qū)崟r獲取所需的檔案資源，為行政決策和社會服務提供及時的數(shù)據(jù)支撐，充分發(fā)揮檔案資源的社會價值。因此，檔案信息化轉(zhuǎn)型已成為檔案管理現(xiàn)代化的必然選擇，是提升檔案工作效能與適應新時代發(fā)展的關鍵。

二、數(shù)字化背景下檔案信息化轉(zhuǎn)型存在的問題

1.數(shù)字檔案資源整合力度不大

數(shù)字檔案資源整合力度不大是當前檔案信息化轉(zhuǎn)型中存在的主要問題。第一，檔案來源分散。不同地區(qū)、機構和部門的檔案管理標準不統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)在格式、內(nèi)容和分類上存在較大差異，無法實現(xiàn)資源的有效整合；第二，不同機構檔案管理系統(tǒng)兼容性差。各類檔案數(shù)字化平臺缺乏統(tǒng)一的技術標準與數(shù)據(jù)接口，存在檔案信息孤島，難以形成資源共享與跨系統(tǒng)協(xié)同的管理模式。數(shù)字檔案資源整合效果不佳，不利于檔案信息化轉(zhuǎn)型的推進。

2.檔案管理人員數(shù)字化技能不強

檔案管理人員數(shù)字化技能不強是檔案信息化轉(zhuǎn)型中比較突出的問題，直接影響檔案信息化轉(zhuǎn)型計劃的實施。第一，部分檔案管理人員長期從事傳統(tǒng)檔案工作，習慣紙質(zhì)檔案的管理模式，對信息化管理理念認知不足，掌握與應用信息技術和數(shù)字化技術的水平較低，操作數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的能力不強，應用新技術優(yōu)化檔案管理流程的能力不強；第二，部分檔案管理人員缺乏數(shù)字化技能培訓，部分單位不重視檔案管理人員的技能提升與專業(yè)培訓，檔案管理人員在面對檔案數(shù)字化工作時缺乏應對復雜數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)維護和檔案信息安全管理的能力。

3.檔案管理流程信息化程度不高

檔案管理流程信息化程度不高，檔案管理的各個環(huán)節(jié)未能實現(xiàn)全面的信息化和自動化，檔案管理的效率低下。第一，部分檔案管理單位工作流程依然以傳統(tǒng)手工操作為主，檔案收集、整理、歸檔和檢索等環(huán)節(jié)主要依賴人工操作，沒有充分利用檔案信息化系統(tǒng)，檔案管理工作效率低下，容易出現(xiàn)工作失誤和遺漏檔案的情況；第二，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法滿足檔案管理全過程的信息化要求。雖然部分單位引入了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)只在檔案存儲和檢索方面發(fā)揮作用，在檔案流轉(zhuǎn)、審核和使用等環(huán)節(jié)應用不多。此外，不同部門的檔案管理流程不統(tǒng)一，檔案信息共享和流轉(zhuǎn)不暢，不利于跨部門和跨系統(tǒng)的檔案信息聯(lián)通。

4.檔案信息化建設滯后

檔案信息化建設滯后是當前檔案信息化轉(zhuǎn)型的瓶頸，直接影響檔案信息化工作的推進與管理效能的提升。第一，部分單位在檔案信息化建設上投入不足?，F(xiàn)有的硬件設備設施陳舊落后，存儲設備設施和服務器等無法滿足檔案數(shù)字化存儲和處理的要求，檔案數(shù)據(jù)處理效率低下，存儲容量不足，難以滿足檔案數(shù)字化的要求；第二，部分單位網(wǎng)絡基礎設備設施不足，檔案信息管理系統(tǒng)在跨部門、跨區(qū)域數(shù)據(jù)共享和遠程檔案管理方面存在技術障礙，網(wǎng)絡帶寬和數(shù)據(jù)傳輸速度影響檔案資源的實時共享與高效利用；第三，部分單位缺乏完善的網(wǎng)絡安全防護措施與數(shù)據(jù)備份機制，檔案數(shù)據(jù)面臨較大的被泄露和篡改的風險。這些問題嚴重影響檔案信息化建設，不利于檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

三、數(shù)字化背景下檔案信息化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的路徑

1.搭建數(shù)字檔案資源庫，提高檔案資源利用效率

為提高檔案資源利用的效率，檔案管理單位需要搭建數(shù)字檔案資源庫，借助統(tǒng)一平臺，集中管理與智能化調(diào)度檔案資源。首先，建立標準化的檔案數(shù)字化規(guī)范。標準化處理不同來源和不同類型的檔案，確保檔案資源在數(shù)字化過程中的一致性；其次，針對不同地區(qū)、單位和部門的檔案資源，搭建集成化的數(shù)字檔案資源庫，將分散的檔案資源集中在管理平臺上，以此形成跨部門和跨區(qū)域的檔案資源庫，從而打破信息孤島，實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通。還應積極利用云存儲技術和大數(shù)據(jù)管理技術，分層分類存儲檔案資源，并根據(jù)檔案的重要性、使用頻率和安全等級等因素，制定相應的存儲和管理策略；最后，開發(fā)數(shù)字檔案資源庫的智能檢索功能。引入自然語言處理（NLP）技術與人工智能算法，實現(xiàn)檔案資源的精準檢索與快速調(diào)取，從而提高檔案資源的利用效率。搭建功能完備和安全高效的數(shù)字檔案資源庫，可以全面提高檔案資源的管理水平與利用效率，推動檔案信息化轉(zhuǎn)型的深入發(fā)展。

2.打造高水平的檔案信息化人才隊伍，全面推動檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展

打造高水平的檔案信息化人才隊伍是全面推動檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。一方面，檔案管理單位需要制訂系統(tǒng)化的人才培養(yǎng)計劃，根據(jù)檔案管理人員職業(yè)發(fā)展實際需求與檔案信息化發(fā)展的趨勢，開展多層次和多維度的專業(yè)培訓。例如，檔案管理機構可以通過設立檔案信息化專項培訓班、邀請信息化領域?qū)＜议_展專題講座和組織信息技術技能競賽等方式，提升檔案管理人員的數(shù)字應用技能；另一方面，需要鼓勵檔案管理人員參加各類信息化技術認證考試，如數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡安全和云計算等領域的專業(yè)資格認證，確保自身具備處理復雜信息的能力。此外，檔案管理單位需要加強與高校及科研機構的合作，培養(yǎng)具有前沿信息知識與檔案管理能力的復合型人才，打造“檔案管理+信息技術”雙重背景的高層次團隊，為檔案信息化轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供堅實的人才保障。

3.構建檔案信息管理系統(tǒng)

在系統(tǒng)架構設計上，檔案管理單位可采用分布式架構，結(jié)合云計算和大數(shù)據(jù)技術，確保系統(tǒng)的可擴展性與高并發(fā)性。系統(tǒng)架構主要分為數(shù)據(jù)層、邏輯層和應用層（如表1所示）。數(shù)據(jù)層負責檔案數(shù)據(jù)存儲管理，以保障數(shù)據(jù)的安全；邏輯層處理檔案的業(yè)務邏輯與數(shù)據(jù)調(diào)度；應用層提供用戶界面與功能模塊，便于檔案管理人員使用。

在系統(tǒng)功能模塊設計上，主要包括檔案收集、整理、存儲、檢索、歸檔、利用和統(tǒng)計分析等模塊。檔案收集模塊支持多種數(shù)據(jù)，如掃描的數(shù)據(jù)、電子表單的數(shù)據(jù)和自動化工具采集的數(shù)據(jù)；整理模塊通過智能分類與數(shù)據(jù)清洗，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理；存儲模塊基于分布式存儲技術，可確保檔案數(shù)據(jù)的安全備份與高效存??；檢索模塊通過引入自然語言處理和智能搜索技術，以此實現(xiàn)精準、高效的檔案信息查詢；歸檔模塊可確保檔案在生命周期的規(guī)范處理；利用模塊支持跨區(qū)域和跨部門檔案共享和協(xié)同；統(tǒng)計分析模塊可為管理者提供數(shù)據(jù)支持，助力決策優(yōu)化。

在系統(tǒng)應用方面，檔案信息管理系統(tǒng)可應用在檔案日常管理、信息調(diào)度和資源共享方面。系統(tǒng)支持多終端訪問，檔案管理人員可以通過PC和移動設備設施等多渠道實時訪問檔案信息，從而推動檔案管理工作從手動操作轉(zhuǎn)向智能化管理，提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案管理的智能化。

4.加大檔案基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設

加大檔案基礎設備設施投入，完善檔案信息化建設是保證檔案信息化順利推進的重要步驟。

第一，檔案管理單位需要加大對檔案數(shù)字化存儲設備設施的投入，選擇高性能的服務器與存儲系統(tǒng)，保障數(shù)字檔案的安全存儲。檔案管理單位可以采用分布式存儲技術和云存儲方案，增加數(shù)據(jù)存儲容量和加快訪問速度，保障檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

第二，檔案管理單位需要定期更新檔案管理硬件設備設施，如高效掃描儀、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化設備設施和自動化檔案管理系統(tǒng)等，從而保證在檔案的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)有先進的設備設施支持，提高檔案管理的效率。

第三，加強檔案管理單位的網(wǎng)絡建設，確保檔案管理系統(tǒng)具備足夠的網(wǎng)絡帶寬和傳輸速度，從而支持遠程辦公與跨部門協(xié)同管理，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時共享和安全傳輸。

第四，檔案管理單位需要加強安全基礎設備設施，配置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案管理單位要完善數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，采用異地備份和云備份等多重備份策略，防止數(shù)據(jù)被意外損壞。

四、結(jié)語

基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景，檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展已成為現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是提高檔案管理效率、保障檔案信息安全的重要抓手。本研究通過搭建數(shù)字檔案資源庫、打造高水平的信息化人才隊伍、構建全面的檔案管理系統(tǒng)以及加大檔案基礎設備設施投入等策略，可以有效解決當前檔案信息化過程中存在的問題，有利于推動檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化和智能化方向轉(zhuǎn)變，有利于促進檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：廣西科技師范學院檔案館