新質(zhì)生產(chǎn)力視角下醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略

摘 要：隨著新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟(jì)和數(shù)字社會逐漸成為引領(lǐng)全球經(jīng)濟(jì)社會變革與發(fā)展的重要驅(qū)動力。數(shù)字化已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，醫(yī)院作為一個特殊的機(jī)構(gòu)，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中也面臨著許多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。文章以新質(zhì)生產(chǎn)力理論為基礎(chǔ)，分析醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀以及新質(zhì)生產(chǎn)力下檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵與特征，在此基礎(chǔ)上探討醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義以及新質(zhì)生產(chǎn)力視角下醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略，以期推動醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：新質(zhì)生產(chǎn)力；醫(yī)院；檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

當(dāng)前，數(shù)字化浪潮席卷全球，各行各業(yè)都在加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。作為醫(yī)療行業(yè)重要組成部分的醫(yī)院，更應(yīng)緊跟時代步伐，加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，促進(jìn)其與醫(yī)院管理體系深度融合，更好地服務(wù)于醫(yī)院各項工作開展?，F(xiàn)階段，我國公立醫(yī)院大多采用紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的管理方式，雖然在一定程度上滿足了醫(yī)院管理的需求，但仍然存在檔案信息資源共享度不高、跨科室協(xié)作困難、檔案利用方式單一以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型滯后等諸多問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升，制約了醫(yī)院整體管理水平的進(jìn)一步提高。因此，在新時期大力推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為一項刻不容緩的任務(wù)。

一、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，醫(yī)院進(jìn)入信息化時代，檔案管理工作也面臨著新挑戰(zhàn)。根據(jù)2016年《中國衛(wèi)生健康統(tǒng)計年鑒》顯示，截至2015年底，我國共有醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)99.8萬個，其中醫(yī)院3.2萬家，醫(yī)院檔案總量為7.5億卷（件），平均每院（處、所）年均增長2000多卷（件）。從這些數(shù)字可以看出，醫(yī)院檔案管理工作量非常大，需要管理的檔案種類繁多，給檔案管理人員的素質(zhì)和能力提出了更高要求。但是，目前很多醫(yī)院在檔案管理工作中存在著諸多問題：一是檔案信息資源共享度不高，電子檔案使用率不高；二是服務(wù)方式單一，難以滿足患者多樣化需求；三是數(shù)字化建設(shè)滯后，沒有充分發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢；四是缺乏專業(yè)人才支撐，難以適應(yīng)工作需要。因此，傳統(tǒng)的以“人力”為主的檔案管理模式已不能滿足新時期醫(yī)院檔案管理的需要，只有轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新，才能推動醫(yī)院檔案管理工作再上新臺階。

二、新質(zhì)生產(chǎn)力下檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵與特征

數(shù)字化是信息時代的重要生產(chǎn)力，其主要特征為：以信息化、智能化技術(shù)為載體，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過對現(xiàn)有資源實行開發(fā)和利用，實現(xiàn)更高效、更經(jīng)濟(jì)及更具彈性的生產(chǎn)。從整體上看，檔案管理數(shù)字化建設(shè)包括檔案數(shù)字化、數(shù)字化存儲和數(shù)字化管理三個方面。檔案數(shù)字化是指在數(shù)字信息時代將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子形式的過程；數(shù)字化存儲是指將紙質(zhì)檔案信息以數(shù)據(jù)方式保存在計算機(jī)等設(shè)備設(shè)施中，便于隨時檢索使用；數(shù)字化管理則是指通過建立數(shù)據(jù)庫平臺，對數(shù)字化后的檔案信息資源統(tǒng)一管理，并對各類信息展開分析處理，以提供給用戶查詢或決策參考。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化具有以下幾個鮮明特點：一是開放共享，互聯(lián)互通。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案館內(nèi)部往往只能開展封閉的數(shù)字化管理，對外不能共享檔案信息資源，極大地限制了檔案的利用效率。而新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化打破了時間和空間的限制，實現(xiàn)了不同系統(tǒng)之間的信息交流與互動，真正做到了“一網(wǎng)通辦”“一站式服務(wù)”。二是智能高效，方便快捷。數(shù)字化管理能夠?qū)Ａ康臋n案信息資源快速、準(zhǔn)確地搜索、提取，同時，還能根據(jù)實際需要生成相應(yīng)的統(tǒng)計圖表、統(tǒng)計分析報告，大幅提高了工作人員的工作效率。三是安全可靠，保障權(quán)益。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各類病毒木馬層出不窮，安全風(fēng)險也隨之增加。新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化充分利用信息加密技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行多重保護(hù)，有效避免了信息被泄露、丟失等問題，切實保障了用戶的合法權(quán)益。四是綠色低碳，節(jié)能減排。新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公，減少了紙張的消耗，節(jié)約了能源，有助于實現(xiàn)綠色環(huán)保目標(biāo)。五是以人為本，普惠均等。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資源往往只針對少數(shù)特定人群，而新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)手段，讓廣大群眾都能夠享受到優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，真正體現(xiàn)了“以人為本”的理念。六是全域覆蓋，實時更新。新質(zhì)生產(chǎn)力下的檔案管理數(shù)字化能夠通過多層次、全方位的數(shù)據(jù)采集，構(gòu)建全面完整的檔案信息體系，并能夠根據(jù)實際情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化，從而確保檔案信息始終處于最新狀態(tài)。

三、醫(yī)院檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)療行業(yè)也在經(jīng)歷著一場深刻的變革。醫(yī)院作為現(xiàn)代社會的重要組成部分，其檔案管理水平直接影響醫(yī)院的整體管理水平。因此，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型對于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要意義。首先，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要大量的人力、物力和時間來處理檔案資料，且容易出現(xiàn)錯誤和遺漏等問題。通過數(shù)字化手段管理，可以有效減少這些困擾。比如，使用電子病歷系統(tǒng)可以實現(xiàn)病歷資料的電子化存儲和快速檢索，大幅提高了工作效率；使用移動設(shè)備設(shè)施可以隨時隨地查看檔案信息，方便了醫(yī)生和患者之間的溝通交流。其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以改善服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理方式存在信息滯后、更新不及時等問題，無法滿足患者對醫(yī)療服務(wù)的需求。通過數(shù)字化手段，可以整合和分析患者的各項信息，提供個性化的醫(yī)療服務(wù)，從而達(dá)到更好的服務(wù)效果。此外，還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院運營情況展開分析和預(yù)測，為管理層提供決策支持。最后，數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。通過建立健全檔案管理制度，可以有效保障醫(yī)院的健康發(fā)展。同時，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還能夠促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的協(xié)同合作，實現(xiàn)資源共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。例如，通過建立統(tǒng)一的檔案信息平臺，可以實現(xiàn)跨部門、跨院區(qū)的檔案共享和利用，提高了醫(yī)院的運營效率和服務(wù)質(zhì)量。

四、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

1.加強頂層設(shè)計，明確醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的方向和目標(biāo)

在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，加強頂層設(shè)計是關(guān)鍵一環(huán)。首先，要堅持以人為本，將“以人民為中心”的發(fā)展思想貫穿于檔案管理工作全流程、各環(huán)節(jié)。比如，可以通過數(shù)字化手段提高檔案信息獲取和查詢的效率，縮短患者等待時間。利用大數(shù)據(jù)分析患者就診習(xí)慣和健康需求，提供精準(zhǔn)化的醫(yī)療服務(wù)。同時，加強對患者隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)安全管理，確保個人信息不被泄露或濫用；其次，強化系統(tǒng)思維，樹立全局觀念。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，不僅要關(guān)注局部問題，還要從整體上把握全局目標(biāo)，既要看到當(dāng)前存在的短板和不足，又要看到未來發(fā)展的機(jī)遇和潛力。比如，在建設(shè)“智慧檔案館”的同時，也要考慮到如何與醫(yī)院其他信息化平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。在推廣智能檔案檢索技術(shù)的同時，也要兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管和利用。

此外，還要明確轉(zhuǎn)型方向和目標(biāo)。本文認(rèn)為，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要圍繞“五個轉(zhuǎn)變”，即由人工處理為主向人機(jī)結(jié)合轉(zhuǎn)變、由被動服務(wù)為主向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變、由單一管理為主向多元協(xié)作轉(zhuǎn)變、由分散獨立運作向統(tǒng)一集中管理轉(zhuǎn)變以及由以事為本向以人為本轉(zhuǎn)變。具體來說，就是要實現(xiàn)檔案資源利用效益最大化、檔案服務(wù)方式多樣化、檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息系統(tǒng)智能化。其中，檔案資源利用效益最大化是指要最大限度地發(fā)揮檔案價值，提高檔案利用效果。檔案服務(wù)方式多樣化是指要根據(jù)不同對象和需求，提供多樣化的檔案服務(wù)，提升用戶體驗感；檔案工作流程標(biāo)準(zhǔn)化是指要建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，規(guī)范檔案采集、整理、分類、歸檔和鑒定等各環(huán)節(jié)。檔案信息系統(tǒng)智能化是指要采用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。通過這些措施，可以有效推動醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.打造“智慧檔案館”，構(gòu)建統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系和服務(wù)流程

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，醫(yī)院檔案管理要抓住機(jī)遇、迎接挑戰(zhàn)，積極探索和實踐新技術(shù)、新方法。其中，打造“智慧檔案館”是實現(xiàn)這一目標(biāo)的重要途徑之一。

“智慧檔案館”是指運用物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案資源集中統(tǒng)一管理的新型檔案館形態(tài)。它具有以下特征：一是數(shù)據(jù)驅(qū)動。即利用數(shù)字化技術(shù)采集、存儲、處理、分析和應(yīng)用檔案信息，以提升管理效能和服務(wù)水平；二是智能服務(wù)。即通過人工智能算法優(yōu)化檔案利用流程，提供個性化和定制化服務(wù)；三是安全可靠。即建立健全網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保檔案信息不被泄露和篡改。

構(gòu)建“智慧檔案館”需要明確以下五個重點工作內(nèi)容：第一，整合數(shù)據(jù)資源。醫(yī)院作為一個龐大的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，擁有大量的醫(yī)療記錄、影像資料和病歷報告等檔案資源。這些資源分散在不同部門、科室和人員手中，缺乏有效整合和共享機(jī)制。因此，要推動檔案管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的深度融合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通和資源共享。比如，可以將患者的就診記錄、檢查報告及手術(shù)記錄等信息與病歷檔案開展關(guān)聯(lián)分析，為臨床診療提供參考依據(jù)。第二，規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，我國尚未出臺專門的檔案管理法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各單位在檔案管理上存在差異化現(xiàn)象。為了適應(yīng)新時代發(fā)展的需求，應(yīng)加快制定并實施《醫(yī)院檔案管理辦法》等相關(guān)政策文件，明確檔案管理原則、范圍、要求和程序等，形成統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。同時，也要根據(jù)實際情況適時修訂或廢止已有標(biāo)準(zhǔn)，保持管理制度與時俱進(jìn)。第三，創(chuàng)新服務(wù)流程。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式主要是線下人工操作，效率較低且容易出錯。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺開展線上服務(wù)，如遠(yuǎn)程查檔、在線咨詢及電子借閱等。此外，還可以開發(fā)手機(jī)App、某信公眾號等移動端應(yīng)用程序，方便用戶隨時隨地查詢和使用檔案信息。第四，加強風(fēng)險防控。檔案信息涉及個人隱私和醫(yī)院機(jī)密，需要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。一方面，要加強檔案資源的安全管理，定期開展數(shù)據(jù)備份和病毒檢測，防止數(shù)據(jù)被泄露或丟失；另一方面，要做好檔案信息的審核登記工作，對敏感信息實行脫敏處理，避免引發(fā)不必要的糾紛或訴訟。第五，提高協(xié)同能力。目前，醫(yī)院檔案資源分布在多個地點和部門，缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)和聯(lián)動機(jī)制，影響了整體的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，要建立跨部門、跨平臺和跨地域的檔案協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。比如，可以建立“醫(yī)院+醫(yī)聯(lián)體”的合作模式，通過線上平臺實現(xiàn)病歷資料的實時交換和共享。

3.創(chuàng)新檔案利用方式，探索多樣化的檔案利用途徑

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式下，檔案資源主要以紙質(zhì)文件形式存在，利用效率不高，難以滿足醫(yī)院和社會各界的需求。因此，要創(chuàng)新檔案利用方式，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。第一，建立健全數(shù)字檔案資源共享機(jī)制。根據(jù)醫(yī)院實際情況，制定相應(yīng)的檔案資源共享政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確共享范圍、內(nèi)容、方式和責(zé)任等方面的內(nèi)容。同時，加強與其他單位和部門的信息交流與合作，實現(xiàn)資源共享和信息互通。通過建立一個開放、兼容和安全的檔案資源共享平臺，促進(jìn)資源的優(yōu)化配置和高效利用。第二，開發(fā)多樣化的檔案利用途徑。首先，建設(shè)在線服務(wù)平臺，提供在線查詢、下載、打印和借閱等服務(wù)，方便用戶隨時隨地獲取所需的檔案信息。其次，開展電子檔案編目，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行整理和歸檔，方便用戶檢索和使用。最后，探索區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用，建立一個可信、透明及可追溯的檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性和安全性。第三，構(gòu)建全方位的檔案安全保障體系。（1）加強檔案保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，落實檔案管理人員的保密責(zé)任，防止檔案被泄露和丟失。（2）強化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，定期檢查和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，及時更新軟件和操作系統(tǒng)補丁，做好病毒防范和入侵檢測等工作。（3）增強應(yīng)急處置能力，制定完善檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，組織開展模擬演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力和水平。（4）嚴(yán)格遵守檔案開放審核制度，對于重要敏感檔案必須經(jīng)過上級主管部門或相關(guān)部門的審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自對外提供或公開。

4.加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一支懂技術(shù)、會管理及善協(xié)作的復(fù)合型人才隊伍

人才是推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就必須培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，為醫(yī)院檔案管理工作提供堅實的人才保障。首先，加強檔案專業(yè)人才培養(yǎng)。醫(yī)院可以通過與高校、科研機(jī)構(gòu)等合作，開展檔案專業(yè)人才培養(yǎng)和繼續(xù)教育項目，為檔案從業(yè)人員提供更多學(xué)習(xí)機(jī)會和發(fā)展空間。同時，也要注重提升檔案從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和技能水平，使其能夠適應(yīng)數(shù)字化時代的需求；其次，建立健全激勵機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)該制定更加科學(xué)、合理的績效考核標(biāo)準(zhǔn)和晉升機(jī)制，鼓勵檔案從業(yè)人員積極參與數(shù)字化建設(shè)和管理工作，并給予適當(dāng)獎勵和表彰，既可以激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)新精神，又可以提高其工作效率和服務(wù)質(zhì)量；最后，促進(jìn)檔案人才跨界交流和合作。醫(yī)院可以邀請來自不同領(lǐng)域和行業(yè)的檔案專家舉行講座、培訓(xùn)及研討等活動，拓寬檔案從業(yè)人員的視野和思維方式。同時，也可以組織檔案從業(yè)人員到其他單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗和做法，促進(jìn)共同進(jìn)步和提升。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的持續(xù)拓展，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型將面臨更多新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此背景下，需要保持敏銳的洞察力和創(chuàng)新精神，不斷探索和實踐新的數(shù)字化技術(shù)和方法，以更加智能化、高效化和安全化的方式推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。同時，也要注重人才培養(yǎng)和團(tuán)隊建設(shè)，打造一支具備專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新意識和協(xié)作精神的檔案管理人才隊伍，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展注入源源不斷的動力。

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作者單位：濟(jì)南市人民醫(yī)院