信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展，文書檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。文章深入探討了在信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。通過分析傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀及問題，闡述了信息技術對文書檔案管理的重要意義，并從管理理念、管理模式、技術應用及人才培養(yǎng)等方面提出了具體的創(chuàng)新策略，以期為提高文書檔案管理水平提供有益的參考。

關鍵詞：信息化；文書檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

在信息化時代，信息技術被廣泛應用，深刻改變了人們的生活與工作方式。文書檔案作為關鍵的信息資源，其管理工作應緊跟時代步伐，充分借助信息技術，達成創(chuàng)新發(fā)展。處于信息化背景之中，文書檔案管理工作不僅需要提升管理的效率與質(zhì)量，還必須滿足用戶日漸多樣化的需求，為社會經(jīng)濟的發(fā)展給予有力的支撐。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.管理方式落后

傳統(tǒng)文書檔案管理以人工方式分類、整理和歸檔，存在不少問題。人工分類易因個人理解差異產(chǎn)生偏差，整理時可能出現(xiàn)文件遺失或錯放，并且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式難以快速檢索和共享信息，查找特定檔案時，需在大量文件中翻尋，耗費時間和精力。這種管理方式明顯落后，無法滿足現(xiàn)代社會對信息高效處理的要求。它不僅效率低下，還增加了檔案管理的難度和風險，不利于檔案的保存和利用。

2.存儲空間受限

傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)形式存儲存在諸多弊端。首先，大量的紙質(zhì)檔案需要龐大的物理空間來存放。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，單位面臨著巨大的存儲空間壓力，不得不擴大檔案室面積或者額外租用倉庫，無疑增加了成本，同時也讓檔案管理變得更為復雜和不便；其次，紙質(zhì)檔案對環(huán)境因素極為敏感。潮濕的空氣可能使檔案發(fā)霉，火災會瞬間將其化為灰燼，蟲害也會對檔案造成嚴重破壞。這些潛在的風險隨時可能導致檔案受損或丟失。最后，有限的存儲空間嚴重制約了檔案的長期保存和利用。難以滿足日益增長的檔案存儲需求，也不利于檔案的高效檢索和查閱。

3.查詢利用困難

查詢傳統(tǒng)文書檔案通常要通過手動翻閱目錄、查找文件柜等方法，這種方式既耗時又費力，準確性也不高。倘若檔案的分類和歸檔不規(guī)范，查詢起來就會更加困難。此外，傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)遠程查詢和共享，在一定程度上限制了檔案的利用范圍。在現(xiàn)代社會，人們對信息的及時性和便捷性要求越來越高，傳統(tǒng)的查詢利用方式顯然已經(jīng)無法滿足用戶的需求。

4.管理成本高昂

傳統(tǒng)文書檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力。在人力方面，需要專業(yè)的檔案管理人員從事分類、整理、歸檔和查詢等工作，無疑增加了人工成本；在物力方面，需要購置大量的檔案盒、文件夾和紙張等辦公用品。同時，還要建設和維護檔案室的設備設施；在財力方面，租用存儲空間實行檔案保護和修復等都需要耗費大量的資金。并且，隨著檔案數(shù)量的增加，管理成本也會不斷攀升，這種高成本的管理方式給單位帶來了沉重的負擔。

二、信息化建設對文書檔案管理的重要意義

1.提高管理效率

在當今時代，信息化建設讓文書檔案管理徹底告別了傳統(tǒng)的手工操作模式，極大地提高了管理效率。其一，借助檔案管理軟件能夠達成檔案的迅速錄入、分類以及歸檔。工作人員不必再耗費精力進行繁雜的紙質(zhì)文件整理工作，僅僅在系統(tǒng)里進行簡便的操作，就能夠完成檔案的存儲事宜。其二，信息化系統(tǒng)可以自動創(chuàng)建目錄和索引，便于管理人員快速找到所需檔案。其三，在檔案的借閱與歸還環(huán)節(jié)，信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)線上審批與記錄，大幅縮減流程時間，提高工作效率。另外，針對檔案的更新與維護，信息化系統(tǒng)也能夠及時向管理人員發(fā)出提醒，以此確保檔案的準確性與完整性。

2.節(jié)省存儲空間

在時間的不斷流逝中，文書檔案的數(shù)量持續(xù)增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲模式需要占據(jù)大量的空間。與之不同的是，信息化管理能夠極大地節(jié)約存儲空間。電子檔案以數(shù)字形態(tài)存儲于服務器或者云端，所占用的物理空間極為有限。并且，借助數(shù)字化技術，能夠?qū)n案進行壓縮存儲，從而進一步提升空間的利用率。除此之外，信息化管理還能夠避免由于紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況而造成的空間浪費。在檔案存儲的安全性層面，信息化系統(tǒng)能夠通過備份以及加密等技術措施，保證檔案的安全可靠。

3.方便查詢利用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，查詢檔案往往需要耗費大量的時間與精力，管理人員不得不從眾多的紙質(zhì)檔案中逐一翻找。然而，信息化管理系統(tǒng)提供了強大的搜索功能，用戶僅需要輸入關鍵詞，系統(tǒng)就能夠迅速且準確地檢索出相關檔案。此外，信息化系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)遠程查詢，用戶在有網(wǎng)絡的地方都可以訪問檔案管理系統(tǒng)，隨時隨地獲取自己所需的檔案，對于提高工作效率以及滿足用戶需求有著重大意義。同時，信息化管理還能夠?qū)n案進行多維度的分類和標注，便于用戶更加精準地找到所需檔案。

4.降低管理成本

一方面，減少了紙質(zhì)檔案的使用，降低了紙張、墨盒等辦公用品的消耗。另一方面，信息化管理降低了人力成本。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力來整理、歸檔和查詢等工作，而信息化系統(tǒng)可以自動完成許多任務，減少了對人工的依賴。此外，信息化管理還能夠降低檔案存儲的成本。傳統(tǒng)的檔案存儲需要專門的檔案室和設備設施，而信息化存儲可以利用服務器或者云端，降低了硬件設備設施的投入。同時，信息化系統(tǒng)的維護成本相對較低，也為企業(yè)節(jié)省了開支。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.增強對文書檔案管理的認知，革新檔案管理理念

（1）提高對文書檔案管理工作重要性的認識

文書檔案是機關團體、企事業(yè)單位在行政管理與生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的文件材料，真實記錄了單位的歷史，也是重要的信息資源。在當今信息化時代，文書檔案管理工作對單位的歷史傳承、文化建設起著關鍵作用，同時也關乎單位的決策支持、業(yè)務發(fā)展以及社會服務。因此，必須深刻認識到文書檔案管理工作的重大意義，將其列入單位的重要工作議程之中，加大領導力度和投入，為文書檔案管理工作提供堅實保障。

（2）樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念

在信息化大背景下，文書檔案管理工作需確立現(xiàn)代化的管理理念，即從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化轉變。要樹立以用戶為中心的服務理念，依據(jù)用戶的需求與特點，提供個性化、專業(yè)化且高效的檔案服務；樹立檔案資源共享理念，打破檔案資源的封閉狀態(tài)，促使檔案資源實現(xiàn)互聯(lián)互通與共享利用；樹立檔案安全保密理念，強化檔案信息的安全管理與保密工作，確保檔案信息安全可靠。

（3）創(chuàng)新檔案管理工作方法

在信息化背景下，文書檔案管理工作需要創(chuàng)新工作方法，以提高管理效率和質(zhì)量。采用信息化管理手段，借助計算機、網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫等，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化管理。運用標準化的管理方法，按照國家和行業(yè)標準規(guī)范，對文書檔案進行分類、整理、編目、存儲和利用等管理工作。采用協(xié)同化管理模式，加強與其他部門的溝通協(xié)作，實現(xiàn)文書檔案的一體化管理。

2.構建完善的檔案信息化管理體系，確保檔案信息的完整性

（1）建立檔案信息資源庫

檔案信息資源庫不僅是檔案信息化管理體系的核心所在，還是實現(xiàn)檔案信息資源共享與利用的根基。應依據(jù)國家以及行業(yè)的標準規(guī)范，對單位的文書檔案予以數(shù)字化處理，構建檔案信息資源庫。該資源庫應涵蓋檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容，囊括單位的全部文書檔案信息，并加強檔案信息資源庫的管理與維護工作，以確保檔案信息安全可靠、完整和準確。

（2）構建檔案信息網(wǎng)絡平臺

檔案信息網(wǎng)絡平臺在檔案信息化管理體系中占據(jù)重要地位，是實現(xiàn)檔案信息資源共享與利用的關鍵途徑?？梢越柚嬎銠C網(wǎng)絡技術構建該平臺，包含內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)兩部分。內(nèi)部局域網(wǎng)用于單位內(nèi)部檔案信息管理及共享，外部互聯(lián)網(wǎng)則負責單位與外部用戶的檔案信息服務和交流。同時，必須高度重視檔案信息網(wǎng)絡平臺的安全管理與保密工作，采取有效措施確保檔案信息安全、可靠，為檔案信息化建設提供堅實保障，充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡平臺的重要作用。

（3）完善檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化管理體系的關鍵，是實現(xiàn)檔案信息資源管理和利用的重要工具。應根據(jù)單位的實際情況，選擇合適的檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)應包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等功能模塊，能夠滿足單位的檔案信息管理需求。還要加強檔案信息管理系統(tǒng)的維護和升級，確保檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能完善。

3.加強檔案管理人員培訓，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

（1）提升檔案管理人員的政治素質(zhì)

檔案管理人員的政治素質(zhì)可謂舉足輕重。應當借助教育培訓，促使他們深切領會檔案工作的重大意義與嚴肅性，增強其強烈的責任感與使命感，以極度負責的心態(tài)對待每一份檔案。讓他們清楚檔案不單是歷史的記載，還是國家與社會的珍貴財富。引領檔案管理人員樹立正確的價值觀，嚴格堅守職業(yè)道德底線，保證檔案的真實性、完整性和安全性。在工作中做到公正不阿、勤奮敬業(yè)，為檔案事業(yè)的發(fā)展奉獻自身的力量。

（2）提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

具備較高的業(yè)務素質(zhì)是檔案管理人員的核心要求。應熟練掌握檔案管理的基本知識和技能，全面熟悉檔案管理的法律法規(guī)和標準規(guī)范，時刻關注檔案管理領域的新技術和新方法，為工作注入新活力。還應積極參加各種檔案業(yè)務培訓和學術交流活動，不斷更新知識結構，緊跟時代步伐。在實際工作中注重實踐鍛煉，積累豐富經(jīng)驗，提高解決各種復雜問題的能力。

（3）培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新素質(zhì)

創(chuàng)新是檔案管理工作不斷發(fā)展的動力源泉。檔案管理人員要敢于突破傳統(tǒng)思維模式和工作方法，大膽探索檔案管理的新模式和新途徑。密切關注檔案管理的發(fā)展動態(tài)和前沿技術，勇于嘗試新的檔案管理理念和技術手段。加強團隊合作，與其他部門人員攜手共進，共同為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻力量。通過創(chuàng)新，為檔案管理工作帶來新的機遇，推動檔案事業(yè)邁向新的高度。

4.建立健全檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理

（1）建立健全檔案管理制度

制度是檔案管理工作的重要保障，是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化和科學化的重要依據(jù)。應根據(jù)國家和行業(yè)的標準規(guī)范，結合單位的實際情況，建立健全檔案管理制度，包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等各環(huán)節(jié)的管理制度，涵蓋檔案管理的全過程。還要加強關于檔案管理制度的宣傳和培訓，確保檔案管理制度能夠認真貫徹執(zhí)行。

（2）完善檔案管理工作流程

檔案管理工作流程是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案管理高效化、優(yōu)質(zhì)化和便捷化的重要途徑。應根據(jù)檔案管理制度，完善檔案管理工作流程，包括檔案收集、整理、編目、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定和銷毀等各環(huán)節(jié)的工作流程，明確各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、工作標準、工作方法和工作要求。還要加強檔案管理工作流程的監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作流程的規(guī)范執(zhí)行。

（3）加強檔案管理工作考核

檔案管理工作考核是檔案管理工作的重要手段，是實現(xiàn)檔案管理目標化、責任化和績效化的重要措施。應根據(jù)檔案管理工作的目標和要求，建立健全檔案管理工作考核制度，包括考核指標、考核方法、考核程序及考核結果的運用等內(nèi)容，明確考核的標準和要求。還要加強檔案管理工作考核的組織和實施，確保檔案管理工作考核客觀、公正。

5.加強信息化管理平臺建設，提高文書檔案管理能力

（1）加大信息化管理平臺建設資金投入

建設信息化管理平臺需要充足的資金支持。為此，應加大對該平臺建設的投入力度，以保障建設工作的順利開展。一方面，要積極向上級部門尋求支持與幫助，爭取更多的資金注入。另一方面，要合理規(guī)劃資金的使用，確保資金發(fā)揮最大效益。同時，還需加強對資金使用的監(jiān)督與管理，保證資金安全。

（2）挑選適宜的信息化管理平臺

信息化管理平臺的選擇對檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著直接影響。應結合單位實際情況，精心挑選合適的信息化管理平臺，選擇功能完備、性能穩(wěn)定以及安全可靠且操作簡便的平臺。同時，要確保所選平臺具有良好的售后服務和技術支持，并符合國家和行業(yè)標準規(guī)范。

（3）強化信息化管理平臺的維護與管理

在信息化建設的推進過程中，信息化管理平臺的維護與管理起著至關重要的作用。首先，建立完善的維護和管理制度是根本。清晰界定各部門及人員的具體職責和要求，保證每一個環(huán)節(jié)都落實到專人負責。其次，日常的維護和管理工作必不可少。應安排專業(yè)人員對平臺進行定期巡檢，以便及時察覺并解決潛在問題。當出現(xiàn)故障時，必須迅速做出響應，以最快的速度讓平臺恢復正常運行。

四、結束語

總之，在信息化背景下，文書檔案管理工作的創(chuàng)新至關重要。通過增強管理認知、構建信息化體系、加強人員培訓、制定管理制度以及強化平臺建設等策略，能夠有效提高文書檔案管理的水平，不僅有助于提高管理效率、節(jié)省存儲空間、方便查詢利用和降低管理成本，還能為單位的決策支持、業(yè)務發(fā)展和社會服務提供有力保障。在未來，應持續(xù)關注信息化發(fā)展動態(tài)，不斷探索創(chuàng)新，推動文書檔案管理工作邁向新的高度。

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作者單位：單縣人力資源和社會保障局