單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作策略研究

摘 要：干部人事檔案數(shù)字化管理是檔案管理的新模式，對于提升檔案管理與應(yīng)用工作質(zhì)量有重要的意義。在單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作的落實中，基于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和檔案管理工作落實開展的要求，具體的單位干部人事檔案管理工作還需要應(yīng)對來自數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)、信息數(shù)據(jù)安全保護(hù)的挑戰(zhàn)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的挑戰(zhàn)以及人員技術(shù)能力的挑戰(zhàn)。應(yīng)當(dāng)通過加大數(shù)字化技術(shù)普及應(yīng)用力度、構(gòu)建完善的信息安全保護(hù)體系、強化數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及提高檔案管理人員技術(shù)水平等措施，為提高檔案管理整體水平提供支持。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案管理；數(shù)字化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在單位干部人事檔案管理工作中，引入數(shù)字化技術(shù)既是宏觀政策的要求，也是社會發(fā)展的趨勢。在干部人事檔案管理工作中引入數(shù)字化技術(shù)，不僅有利于提高管理工作的整體效率，還符合檔案管理追求標(biāo)準(zhǔn)化、精準(zhǔn)化的要求。對于單位干部人事檔案管理人員來說，也應(yīng)當(dāng)及時轉(zhuǎn)變思想觀念，明確數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，更進(jìn)一步地在檔案管理工作中合理引入數(shù)字化技術(shù)，基于數(shù)字化技術(shù)規(guī)劃檔案管理工作流程，為取得更好的管理工作質(zhì)量提供保障。

一、單位干部人事檔案管理的政策要求分析

目前，單位干部人事檔案管理工作的落實有非常明確的政策和法律法規(guī)要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》及相關(guān)實施細(xì)則，單位需全面貫徹落實檔案管理法律法規(guī)，確保檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。具體來說，在上述政策法規(guī)要求中強調(diào)，檔案管理工作的落實應(yīng)當(dāng)做到依法管理，保證檔案信息真實、完整和安全。

除此之外，還要求單位干部人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重適應(yīng)數(shù)字化背景，盡快實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面，提高檔案管理工作的效率。另一方面，積極利用數(shù)字化技術(shù)挖掘檔案信息的應(yīng)用價值，保證各類檔案信息得到充分有效的應(yīng)用。同時，加強檔案管理工作的落實，基于數(shù)字化平臺和技術(shù)的引入還要求單位應(yīng)當(dāng)加大信息安全保護(hù)力度。

一是保證檔案信息的權(quán)威性，避免信息被泄露影響檔案的功能發(fā)揮作用。二是基于新技術(shù)的引入重視安全保護(hù)工作，避免高效、高速的信息交互導(dǎo)致檔案信息遺失。通過對上述政策及法律法規(guī)要求的分析可知，數(shù)字化檔案管理以及先進(jìn)技術(shù)平臺的引入應(yīng)用，是新時期檔案管理的新要求，也是檔案管理不斷創(chuàng)新完善過程中的新發(fā)展趨勢。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位干部檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，積極實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，規(guī)避數(shù)字化轉(zhuǎn)型中可能存在的風(fēng)險，并提出有效的創(chuàng)新管理策略。

二、單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作中的挑戰(zhàn)分析

1.數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)

在單位干部人事檔案數(shù)字化管理模式應(yīng)用過程中，技術(shù)更新所帶來的挑戰(zhàn)是比較典型的。數(shù)字化技術(shù)具有一定的先進(jìn)性，其在實踐應(yīng)用中也處于不斷完善變化的狀態(tài)。單位干部人事檔案具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容需要不斷充實的特征。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能夠保證檔案管理中的數(shù)據(jù)采集、分析環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量達(dá)到更高水準(zhǔn)。

同時，能夠避免人為因素造成的誤差和問題，保證干部人事檔案管理工作以數(shù)字化技術(shù)做支持，獲得更好的效果。但數(shù)字化技術(shù)本身在應(yīng)用時存在一定的難度，技術(shù)不斷更新、技術(shù)操作流程的微小變化都給檔案管理人員的具體工作開展帶來了一定的阻力。具體表現(xiàn)為，數(shù)據(jù)遷移轉(zhuǎn)換的過程相對比較復(fù)雜，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式思路比較固定，相關(guān)工作人員無法保證及時調(diào)整工作思路，無法適應(yīng)數(shù)據(jù)遷移轉(zhuǎn)換時的技術(shù)應(yīng)用要求。

除此之外，數(shù)字化過程中的質(zhì)量控制也容易受到多方面因素的影響。在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)完善基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)后，還需要經(jīng)過一系列的識別、錄入和掃描環(huán)節(jié)。如何在這些標(biāo)準(zhǔn)化流程的推進(jìn)過程中保證檔案管理人員嚴(yán)格按流程操作，避免信息失真或遺漏是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵挑戰(zhàn)。

2.信息數(shù)據(jù)安全保護(hù)的挑戰(zhàn)

對于單位干部人事檔案管理來說，關(guān)于信息數(shù)據(jù)安全保護(hù)的挑戰(zhàn)主要是指由于檔案管理的內(nèi)容、檔案信息的對象特殊性，數(shù)據(jù)信息的安全保障工作需要受到充分重視。一旦遺失干部檔案，不僅會影響單位的人力資源配置應(yīng)用效果，還會導(dǎo)致人才流失等潛在風(fēng)險的出現(xiàn)。尤其是在數(shù)字化技術(shù)引入后，如何兼顧數(shù)字化平臺上信息高速交互溝通的要求以及信息自由傳輸過程中安全保障的要求是大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作后需要面臨的又一挑戰(zhàn)。一旦出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施未能及時執(zhí)行，或管理工作的力度存在不足的現(xiàn)象，都會導(dǎo)致關(guān)鍵信息被泄露或丟失的現(xiàn)象，給單位人事管理和經(jīng)營發(fā)展帶來負(fù)面影響。

除此之外，在信息高度交互傳輸?shù)谋尘跋?，?shù)據(jù)可能出現(xiàn)一些末端的遺失或準(zhǔn)確性不足的現(xiàn)象。如何保證原始數(shù)據(jù)和傳輸過程中數(shù)據(jù)的安全性和完整性，也是現(xiàn)階段信息數(shù)據(jù)安全保護(hù)工作落實中需要考慮的重點問題。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的挑戰(zhàn)

關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)的挑戰(zhàn)主要是指在單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作中，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的方法、數(shù)據(jù)來源和數(shù)據(jù)的格式可能存在一些微小的客觀差異。如何在多元化數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集分析的過程中構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)采集分析工作流程，保證數(shù)據(jù)從各處采集、存儲和分析的過程中能夠有明確的工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是需要解決的問題。

另外，各類型的數(shù)據(jù)格式也應(yīng)當(dāng)按照便于存儲和應(yīng)用的原則。一方面，有利于保證數(shù)據(jù)在檔案管理中的傳輸和應(yīng)用有更大的適應(yīng)性。另一方面，能夠保證順利推進(jìn)數(shù)據(jù)的共享環(huán)節(jié)。但目前由于數(shù)據(jù)信息的復(fù)雜性、數(shù)據(jù)信息采集分析的時點差異以及數(shù)據(jù)信息保密級別和性質(zhì)的差異，在制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時，可能存在一些問題和困難。

例如，無法確定高度統(tǒng)一的唯一標(biāo)準(zhǔn)，或由于數(shù)據(jù)性質(zhì)和保密性要求的差異，導(dǎo)致保密級別數(shù)據(jù)的傳輸渠道產(chǎn)生差異，這不利于檔案管理中確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

4.人員技術(shù)能力的挑戰(zhàn)

關(guān)于人員技術(shù)能力的挑戰(zhàn)主要是指，干部人事檔案數(shù)字化管理工作的落實與技術(shù)人員的專業(yè)能力及其工作狀態(tài)有密不可分的關(guān)系。若人員技術(shù)水平存在問題，就會影響數(shù)字化技術(shù)平臺的運行應(yīng)用效果，給單位干部人事檔案數(shù)字化管理帶來困難。具體來說，單位干部人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型后，會要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理工作思路，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，以適應(yīng)新技術(shù)要求，積極應(yīng)用新技術(shù)、新平臺落實檔案管理工作。這就要求相關(guān)工作人員必須掌握網(wǎng)絡(luò)安全知識系統(tǒng)操作方法和數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，對于檔案管理人員來說，是比較典型的困難。

除此之外，在數(shù)字化管理背景下還需要檔案管理人員掌握檔案管理學(xué)知識、信息技術(shù)知識和法學(xué)知識等。但目前單位干部人事檔案管理工作人員對于多元知識的學(xué)習(xí)不足，復(fù)合型人才在引進(jìn)和培訓(xùn)的力度上也存在不足，導(dǎo)致檔案管理人員在管理思路、創(chuàng)新管理方法等方面存在問題。如何克服人員技術(shù)能力存在的客觀不足，是現(xiàn)階段單位干部人事檔案數(shù)字化管理需要考慮的重點問題。

三、單位干部人事檔案數(shù)字化管理挑戰(zhàn)應(yīng)對策略

1.加大數(shù)字化技術(shù)普及和應(yīng)用力度

在干部人事檔案管理工作的落實中，對檔案管理人員普及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，對于取得更好的干部人事檔案管理工作質(zhì)量有非常重要的意義。

首先，為了普及應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)當(dāng)注重培訓(xùn)檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用的能力，保證相關(guān)工作人員具備應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作的能力。在落實培訓(xùn)工作時，可以邀請專業(yè)技術(shù)人員為檔案管理人員講解數(shù)字化技術(shù)的基本應(yīng)用原理、實踐操作方法以及可能出現(xiàn)的常見問題。具體的培訓(xùn)內(nèi)容既要包括數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用原理和操作方法，也要結(jié)合干部檔案管理工作的案例，幫助基層檔案管理人員認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方法和應(yīng)用效果，促使其在學(xué)習(xí)案例知識，聆聽案例分析的過程中了解數(shù)字化技術(shù)在干部人事檔案管理中發(fā)揮作用的過程。

相關(guān)培訓(xùn)工作人員可通過小組討論的方式，鼓勵基層檔案管理人員從實際出發(fā)，說說在實際工作中遇到的檔案管理問題。隨后，利用數(shù)字化技術(shù)和平臺模擬操作，讓基層工作者直觀地感受到數(shù)字化技術(shù)對于解決傳統(tǒng)的檔案管理問題所起到的重要作用。

除此之外，為了加大數(shù)字化技術(shù)的普及應(yīng)用力度，還應(yīng)當(dāng)積極引入先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施和系統(tǒng)軟件。例如，在數(shù)字化檔案管理中，需要應(yīng)用到的掃描儀、圖像處理軟件等。一方面，幫助基層檔案管理人員適應(yīng)新設(shè)備、新技術(shù)的應(yīng)用要求。另一方面，通過引入新設(shè)備、新技術(shù)的支持，為取得更好的單位干部人事檔案管理工作開展成效提供保障。

從應(yīng)用效果上來講，加強數(shù)字化技術(shù)的普及應(yīng)用有利于提高干部人事檔案管理的效率。一方面，通過技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理人員能夠迅速掌握數(shù)字化管理工具，減少操作失誤，提升工作質(zhì)量。另一方面，先進(jìn)設(shè)備的引入和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建立使得檔案數(shù)字化過程更加順暢，檔案信息的存儲、檢索和利用更加便捷。

2.構(gòu)建完善的信息安全保護(hù)體系

構(gòu)建完善的信息安全保護(hù)工作體系主要是指，在干部人事檔案數(shù)字化管理工作中應(yīng)當(dāng)重視信息安全問題，基于信息安全保護(hù)的要求，構(gòu)建相應(yīng)的工作體系，避免信息被泄露或信息誤差現(xiàn)象。具體來說，構(gòu)建完善的信息安全保護(hù)工作體系時，應(yīng)當(dāng)注重從物理環(huán)境的角度入手加強安全保護(hù)，如加強存放數(shù)字化檔案的機房或服務(wù)器等設(shè)備的安全管理，通過授權(quán)的方式提高設(shè)備操作的權(quán)限控制。同時，可以在相關(guān)空間安裝監(jiān)控設(shè)備，防止檔案的異常選取和調(diào)用。

除此之外，加強安全保護(hù)還應(yīng)當(dāng)從數(shù)字化資源的加密處理角度采取措施，可以采用先進(jìn)的加密算法，保證檔案在傳輸和存儲的過程中安全、穩(wěn)定。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)注重定期更換密鑰避免密碼被破解，導(dǎo)致檔案被泄露或丟失。在訪問機制的構(gòu)建環(huán)節(jié)，也應(yīng)當(dāng)基于數(shù)字化平臺信息交互多元性和自由性的特征，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，對訪問數(shù)字化檔案的人員加大身份驗證和權(quán)限審核力度。同時，應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的管理系統(tǒng)，保證檔案信息調(diào)用獲取的所有記錄能夠在系統(tǒng)中清晰顯示，以便在出現(xiàn)安全問題時能夠及時追溯處理。

信息安全保護(hù)體系的構(gòu)建還應(yīng)當(dāng)通過定期的審計工作落實，通過定期的安全審計，進(jìn)一步檢查系統(tǒng)是否存在安全漏洞，及時修復(fù)潛在的安全隱患。還應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的操作行為實施監(jiān)控，防止內(nèi)部人員泄露信息。從應(yīng)用效果上來講，完善的信息安全保護(hù)體系有利于防止出現(xiàn)干部人事檔案信息被泄露、篡改的問題，形成多層次的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，保障檔案信息的機密性和完整性。

3.強化數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

強化數(shù)字化檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，一方面，是為了保證各類數(shù)據(jù)信息在采集、傳輸和應(yīng)用時有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而給數(shù)據(jù)的采集分析提供便利。另一方面，通過制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為干部人事檔案管理工作提供重要支持。以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，及時發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理流程、管理方法中存在的問題。通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理規(guī)范建設(shè)及時規(guī)避風(fēng)險，提升檔案管理質(zhì)量。

具體來說，在開展數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)工作時，需做好以下幾方面工作：首先，應(yīng)當(dāng)從宏觀上解讀政策要求，根據(jù)國家相關(guān)政策的規(guī)定，從本單位實際出發(fā)，制定細(xì)致、全面且具有可行性的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。從檔案的數(shù)據(jù)收集、整理、數(shù)據(jù)鑒定以及數(shù)字化加工等多個環(huán)節(jié)入手，明確工作內(nèi)容和工作要求，保證各環(huán)節(jié)工作有明確的依據(jù)。

其次，應(yīng)當(dāng)充分利用數(shù)字化平臺的功能優(yōu)勢，提升檔案信息溝通應(yīng)用的實時性。保證檔案管理人員能夠深刻理解并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免由于人為因素影響檔案規(guī)范化建設(shè)質(zhì)量。

最后，對于檔案管理工作的效果還應(yīng)當(dāng)開展有效地監(jiān)督。通過構(gòu)建完善的監(jiān)督檢查機制，為取得更好的檔案管理效果提供保障。不同的單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合其實際情況成立專門的監(jiān)督檢查工作小組，定期對數(shù)字化檔案管理工作開展監(jiān)督檢查，評估標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤落實，確保標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范得到有效執(zhí)行。

4.提高檔案管理人員技術(shù)水平

檔案管理人員的技術(shù)水平直接影響檔案數(shù)字化管理的效果和質(zhì)量。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，提高檔案管理人員的技術(shù)水平成為應(yīng)對數(shù)字化管理挑戰(zhàn)的關(guān)鍵。在提高檔案管理人員技術(shù)水平時，除了做好檔案管理人員的培訓(xùn)教育，單位還應(yīng)當(dāng)出臺并實施績效考核與激勵機制，納入單位的績效評價體系，并將檔案管理人員應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)的水平等作為評價其工作能力的關(guān)鍵指標(biāo)，通過有效的激勵機制，促使檔案管理人員更加積極主動地應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。對于基層工作者來說，當(dāng)其能夠掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，體會到數(shù)字化技術(shù)平臺在干部檔案管理工作中的應(yīng)用效果，將更能夠激發(fā)其積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)的動力，開展高效、精準(zhǔn)的檔案管理工作，為單位經(jīng)營發(fā)展提供重要支持。

四、結(jié)束語

在單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作的落實中，會面臨技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和人員等多方面的挑戰(zhàn)，需要檔案管理工作者認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)普及應(yīng)用的必要性和重要性。單位應(yīng)從提高人員技術(shù)能力、制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等角度出發(fā)，為適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境、體現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理模式的應(yīng)用價值提供支持。

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作者單位：1.山東省青州市醫(yī)療保險事業(yè)中心；

2.山東省青島市即墨區(qū)鰲山衛(wèi)街道辦事處