基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探討

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)背景下，醫(yī)院在開展檔案管理工作時(shí)積極做好改革和創(chuàng)新是關(guān)鍵，還需要充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院檔案管理要求，將PDCA循環(huán)管理模式應(yīng)用于檔案管理工作中，結(jié)合PDCA循環(huán)管理要求和當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用其中，通過利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和自動(dòng)化，不斷優(yōu)化工作流程，提高檔案管理工作水平，更好地促進(jìn)行業(yè)發(fā)展。文章分析了PDCA循環(huán)管理，探究基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的問題、價(jià)值和具體實(shí)施策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景；PDCA循環(huán)；醫(yī)院檔案管理

中圖分類號(hào)：R197；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

近年來，信息技術(shù)發(fā)展越來越快，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，為了更好地促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)院需要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)背景，將PDCA管理模式應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，并且結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極做好醫(yī)院檔案管理改革和創(chuàng)新。

在落實(shí)PDCA管理時(shí)，還需要結(jié)合醫(yī)院情況構(gòu)建新型管理模式，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作展開分析，了解檔案管理工作中存在的問題，分析問題的原因，再積極結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”背景對(duì)檔案管理工作實(shí)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量。

一、PDCA循環(huán)管理概述

PDCA 循環(huán)是一種質(zhì)量管理方法，由美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出，后經(jīng)戴明采納、宣傳而獲得普及。在PDCA 循環(huán)管理中，包含了計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）和處理（Act）四個(gè)階段，其中計(jì)劃主要是根據(jù)醫(yī)院的情況制定檔案管理的目標(biāo)，并根據(jù)目標(biāo)來制訂相應(yīng)的管理計(jì)劃，同時(shí)分析現(xiàn)狀，找出其中存在的問題，確定產(chǎn)生問題的原因，然后結(jié)合當(dāng)前的問題來制定相應(yīng)的處理措施。執(zhí)行主要是根據(jù)制定目標(biāo)和計(jì)劃來付諸行動(dòng)。檢查主要是對(duì)照計(jì)劃來檢查執(zhí)行的結(jié)果，觀察是否達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。處理主要是對(duì)執(zhí)行過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)開展總結(jié)和分析，并記錄尚未解決的問題，作為下一個(gè)PDCA循環(huán)需要解決的問題。PDCA循環(huán)管理適用于各種管理領(lǐng)域，如生產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理以及質(zhì)量管理等，通過PDCA管理可以實(shí)現(xiàn)工作流程和工作質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，工作效率和工作效益也會(huì)隨之提升。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.技術(shù)應(yīng)用和整合難度大的問題

與傳統(tǒng)管理模式不同，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院開展PDCA檔案管理工作時(shí)，還需要將醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)兼容起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的通暢流通。但是，當(dāng)前醫(yī)院存在技術(shù)應(yīng)用整合難度大的問題，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)之間兼容性不夠，數(shù)據(jù)順通不暢，加上部分醫(yī)院缺乏對(duì)新興信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量普遍不高。

2.工作人員綜合素質(zhì)和能力不足

進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代后，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力要求越來越高，需要檔案管理工作人員具有相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和素質(zhì)，并能夠深入理解PDCA管理理念。但是，當(dāng)前部分醫(yī)院對(duì)工作人員的培訓(xùn)重視度不高，對(duì)于新技術(shù)和新管理方法的培訓(xùn)也不足，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和PDCA循環(huán)理念的理解和掌握不夠，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。同時(shí)，工作人員在實(shí)際操作中難以有效應(yīng)用PDCA循環(huán)管理模式。

3.數(shù)據(jù)安全不足

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，很多醫(yī)院建立了自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作效率大幅提升，但同樣的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)也會(huì)面臨更高的安全風(fēng)險(xiǎn)，包括數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)被泄露以及黑客攻擊等。另外，部分醫(yī)院在對(duì)患者隱私信息保護(hù)方面的措施也不夠完善，導(dǎo)致隱私安全受到影響。

4.醫(yī)院檔案管理體制落后

想要更好地優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，還需要制定符合當(dāng)前時(shí)代背景的管理體制。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院也需要積極優(yōu)化檔案管理體制，做好領(lǐng)導(dǎo)和組織工作，確保可以有效執(zhí)行相關(guān)制度。但是，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在體制落后的問題，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理，導(dǎo)致執(zhí)行力不夠。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的價(jià)值

首先，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應(yīng)用PDCA循環(huán)管理可以提高醫(yī)院檔案管理工作效率。與傳統(tǒng)管理模式不同，“互聯(lián)網(wǎng)+”PDCA管理可以將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，借助信息技術(shù)減少人工操作和煩瑣流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和自動(dòng)化。同時(shí)，PDCA管理會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案流程實(shí)行不斷地優(yōu)化和創(chuàng)新，工作效率也會(huì)隨之提升；其次，基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，醫(yī)院獲取信息和共享信息的渠道更加方便，在這種情況下，醫(yī)院各部門之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享，信息利用率和利用價(jià)值也會(huì)隨之提升。

此外，PDCA管理模式的應(yīng)用還可以優(yōu)化資源共享機(jī)制，確保醫(yī)院各部門之間的信息流通更加高效和流暢。最后，可以推動(dòng)醫(yī)院管理創(chuàng)新。將互聯(lián)網(wǎng)思維和PDCA管理理念融合起來可以激發(fā)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新活力，為醫(yī)院后續(xù)管理創(chuàng)新和決策提供有效的依據(jù)和數(shù)據(jù)支持，更好地推動(dòng)醫(yī)院管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

四、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的具體實(shí)施策略

1.計(jì)劃（Plan）

首先，想要更好地保證醫(yī)院檔案管理效果，還需要讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。因此，制訂管理計(jì)劃和管理目標(biāo)是非常重要的。在應(yīng)用PDCA循環(huán)管理時(shí)，醫(yī)院需要結(jié)合《歸檔文件整理規(guī)則》《檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃》《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定》等相關(guān)內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)要求和規(guī)范實(shí)行修訂，制定“三合一”的管理制度；其次，注重互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。將《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》以及《電子檔案單套制管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等落實(shí)到位，優(yōu)化檔案整理和檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)。再次，醫(yī)院還需要制定科學(xué)、有效的檔案管理機(jī)制，在制定檔案管理機(jī)制時(shí)，醫(yī)院需要明確檔案管理工作的綜合性。通常醫(yī)院檔案管理涉及多個(gè)部門，檔案分類也比較多。因此，醫(yī)院需要以綜合辦公室為核心，構(gòu)建統(tǒng)一的管理體系，加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理機(jī)制的執(zhí)行力。醫(yī)院在落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度時(shí)，需要解決工作配合、數(shù)據(jù)化管理和規(guī)范化建設(shè)等問題。同時(shí)，多爭(zhēng)取人力、物力的保障。在制訂檔案管理計(jì)劃時(shí)，醫(yī)院還需要建設(shè)“以人為本”的管理模式，注重信息技術(shù)改革和創(chuàng)新，并加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平。醫(yī)院還需要明確檔案管理工作各崗位的職責(zé)，加強(qiáng)職責(zé)分工和考核，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理改革和創(chuàng)新，確保目標(biāo)的達(dá)成。最后，醫(yī)院還需要加大資金投入。在開展數(shù)字化檔案管理和信息化建設(shè)時(shí)離不開資金的支持，醫(yī)院需要充分認(rèn)識(shí)資金支持的重要性，積極做好預(yù)算規(guī)劃和編制，在醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展中爭(zhēng)取更多資金，促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展。

2.實(shí)施階段（Do）

在制訂了醫(yī)院PDCA循環(huán)管理的計(jì)劃和目標(biāo)之后，醫(yī)院還需要結(jié)合自身的情況，將其具體實(shí)施到位。首先，為了更好地落實(shí)數(shù)字化檔案管理工作，需要建立或完善基于互聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，做好軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)，確保檔案管理系統(tǒng)具備穩(wěn)定的運(yùn)行性能，可以給用戶更加良好的體驗(yàn)。此外，在搭建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，還需要認(rèn)真分析用戶的實(shí)際需求，并根據(jù)在使用過程中的反饋，持續(xù)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，包括提高檢索速度、增強(qiáng)數(shù)字錄入的便捷性等。在完成系統(tǒng)建設(shè)之后，醫(yī)院檔案管理工作人員需要按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，將醫(yī)院的各類檔案信息準(zhǔn)確無誤地錄入檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)不同格式、不同部門的檔案數(shù)據(jù)實(shí)行整合，以確保數(shù)據(jù)的完整性和統(tǒng)一性。

其次，設(shè)置檔案管理權(quán)限。醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理崗位的權(quán)限和職責(zé)，精準(zhǔn)設(shè)置檔案管理系統(tǒng)相關(guān)權(quán)限，確保不同崗位之間存在不同的檔案訪問權(quán)限，確保操作的安全性。為了更好地保證工作效率，醫(yī)院還需要定期對(duì)權(quán)限展開審查和更新，以便適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作人員的工作調(diào)整和變動(dòng)。

再次，嚴(yán)格監(jiān)控和執(zhí)行檔案管理流程。包括檔案收集、檔案整理、檔案存儲(chǔ)以及檔案調(diào)用等，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分應(yīng)用其中，提高檔案管理的工作效率。例如，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案的借閱和歸還實(shí)行在線記錄和跟蹤。

同時(shí)，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)通信工具加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門之間的溝通與協(xié)作，確?？梢约皶r(shí)了解在工作過程中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)解決。醫(yī)院還需要針對(duì)可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況，制定應(yīng)急預(yù)案，定期演練，確保在緊急情況下能夠迅速恢復(fù)檔案管理工作。

最后，做好檔案工作人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。醫(yī)院需要定期組織檔案管理工作人員參與互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)操作和 PDCA 循環(huán)理念的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)，提高應(yīng)用能力，加深其對(duì)PDCA管理理念的理解。在工作中，醫(yī)院也需要提供實(shí)時(shí)的指導(dǎo)和支持，確保工作人員可以熟練應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，遵循PDCA管理流程。

3.檢查階段（Check）

在執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度后，還需要結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和流程展開檢查，了解醫(yī)院檔案管理工作效益和獲取的成果，為后續(xù)問題分析提供參考依據(jù)。

首先，在檢查階段，醫(yī)院需要核查數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在核查數(shù)據(jù)時(shí)，可以利用各種數(shù)據(jù)驗(yàn)證工具和算法來校驗(yàn)錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，隨機(jī)抽取一定比例的檔案記錄和原始的資料實(shí)施對(duì)比，確保檔案信息的一致性。

其次，檢查流程的合規(guī)性。醫(yī)院可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和系統(tǒng)日志來檢查檔案管理工作的各項(xiàng)流程是否嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，包括檔案的借閱流程、整理是否合規(guī)等。同時(shí)，醫(yī)院還可以評(píng)估監(jiān)測(cè)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行性能，包括響應(yīng)時(shí)間、并發(fā)處理能力等，對(duì)檔案管理系統(tǒng)在高負(fù)載情況下的可靠性和穩(wěn)定性展開評(píng)估，充分了解系統(tǒng)性能。醫(yī)院還需要做好安全防護(hù)檢測(cè)，實(shí)行檢測(cè)入侵檢測(cè)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全設(shè)施，定期掃描檔案管理系統(tǒng)漏洞，評(píng)估用戶認(rèn)證機(jī)制和數(shù)據(jù)的安全性。

再次，醫(yī)院需要對(duì)權(quán)限管理實(shí)行審查，認(rèn)真核實(shí)用戶的權(quán)限分配是否符合工作職責(zé)和級(jí)別，檢查權(quán)限變更的記錄是否完整、合規(guī)。醫(yī)院還需要通過發(fā)放問卷調(diào)查表等方式，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部用戶展開調(diào)查，了解他們對(duì)檔案管理服務(wù)的滿意度，及時(shí)收集用戶對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能、響應(yīng)速度以及數(shù)據(jù)可用性等方面的反饋，確保后續(xù)管理的合規(guī)性和科學(xué)性。

最后，做好相關(guān)指標(biāo)的對(duì)比和分析。醫(yī)院需要將實(shí)際的檔案管理指標(biāo)，如數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確率、檔案檢索時(shí)間等與設(shè)定的目標(biāo)值展開對(duì)比，認(rèn)真分析偏差產(chǎn)生的原因和影響程度。

4.處理階段（Act）

在檢查檔案管理流程后，醫(yī)院需要結(jié)合具體情況對(duì)檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題實(shí)行全面總結(jié)和分析，并組織醫(yī)院檔案管理相關(guān)人員召開會(huì)議，共同分析問題產(chǎn)生的根源和成功的關(guān)鍵因素。同時(shí)，將有效的改進(jìn)措施和成功經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)的操作流程和制度，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作制定明確的規(guī)范和要求，確保其在全院范圍內(nèi)得到統(tǒng)一執(zhí)行。醫(yī)院還需要設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，表彰在檔案管理工作中表現(xiàn)出色、為改進(jìn)工作做出突出貢獻(xiàn)的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性，并建立持續(xù)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)新的流程和制度的執(zhí)行情況展開跟蹤和評(píng)估。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，還需要充分了解互聯(lián)網(wǎng)+背景特點(diǎn)，結(jié)合PDCA管理理念和流程，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，更好地提高醫(yī)院檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

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作者單位：青海省醫(yī)藥衛(wèi)生學(xué)會(huì)聯(lián)合辦公室