HSM理論視域下高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理可行性研究

摘 要：本研究結(jié)合目前高職院校檔案數(shù)智化工作開(kāi)展情況，分析運(yùn)用HSM理論構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式的可行性，以期不斷加強(qiáng)檔案智慧管理，提升檔案服務(wù)效能。

關(guān)鍵詞：HSM理論；檔案數(shù)智化；“三維一體”

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案是高職院校建設(shè)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是黨和國(guó)家的寶貴歷史財(cái)富。檔案的價(jià)值在于利用。充分發(fā)揮檔案的信息利用價(jià)值是每一名檔案工作者的重要崗位職責(zé)。至今為止，國(guó)內(nèi)外鮮有從HSM理論的角度出發(fā)，構(gòu)建檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式的報(bào)道和文獻(xiàn)。因此，研究HSM理論視域下高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、國(guó)內(nèi)外檔案數(shù)智化管理研究現(xiàn)狀和水平

1.國(guó)內(nèi)檔案數(shù)智化管理研究現(xiàn)狀和水平

（1）我國(guó)缺乏對(duì)檔案數(shù)智化管理的系統(tǒng)研究

數(shù)字化時(shí)代，人們重新定義了數(shù)據(jù)的價(jià)值。它不僅是非常重要的基礎(chǔ)資源，還是關(guān)系國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的重要核心資產(chǎn)。要使數(shù)據(jù)的價(jià)值得到充分利用，就必須開(kāi)展數(shù)智化管理工作。因此，大量的現(xiàn)代信息技術(shù)被運(yùn)用到各行各業(yè)，并推動(dòng)了數(shù)智化管理的發(fā)展。利用數(shù)智化技術(shù)，可以提高各行各業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，并能輔助領(lǐng)導(dǎo)者作出正確決策。同時(shí)，利用數(shù)智化技術(shù)可以幫助人們從大量煩瑣的工作中解脫出來(lái)，有些工作甚至可以由機(jī)器替代，大幅縮減了工時(shí)并降低了企業(yè)成本，使人機(jī)協(xié)同、人機(jī)共創(chuàng)效益，形成新的企業(yè)文化氛圍和行業(yè)環(huán)境?！皵?shù)”與“人”“數(shù)”與“物”“數(shù)”與“境”構(gòu)成新的行業(yè)規(guī)則和行業(yè)工作場(chǎng)景。全球化治理體系的深刻變革，促使檔案向數(shù)智化管理轉(zhuǎn)型。但我國(guó)目前缺乏對(duì)檔案數(shù)智化管理的系統(tǒng)研究。因此，加強(qiáng)檔案數(shù)智化管理和研究成為時(shí)代賦予我們的新課題。

（2）我國(guó)缺乏對(duì)檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)的依據(jù)

“檔案數(shù)字化管理師”是我國(guó)近年來(lái)新增的一個(gè)職業(yè)類別，標(biāo)志著數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案的影響和作用在不斷深化。檔案作為我國(guó)的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)來(lái)源，其數(shù)字化工作得到國(guó)家的重視、認(rèn)可和支持，并取得了突破性的進(jìn)展，檔案數(shù)字化事業(yè)未來(lái)可期。

近年來(lái)，國(guó)家檔案局陸續(xù)發(fā)布多個(gè)辦法、規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子檔案管理辦法》《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法（試行）》《檔案數(shù)字資源備份實(shí)施規(guī)范》等，使檔案數(shù)字化管理工作不斷規(guī)范化、科學(xué)化。

雖然國(guó)家積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，但是缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)依據(jù)。各地檔案主管部門(mén)建立的檔案數(shù)字化工作機(jī)制，往往帶有一定的地方管理色彩，無(wú)法有效評(píng)判工作機(jī)制，使其達(dá)到國(guó)家檔案數(shù)智化期望值的要求。因此，檔案數(shù)智化是我國(guó)檔案工作者需要重點(diǎn)研究的課題。

（3）缺乏HSM理論視域下的檔案數(shù)智化管理研究

霍爾三維結(jié)構(gòu)是美國(guó)系統(tǒng)工程專家霍爾（A·D·Hall）等人在大量的工程項(xiàng)目中，通過(guò)不斷地實(shí)踐、總結(jié)和凝練后提出的一種系統(tǒng)工程方法論，后人也稱其為硬系統(tǒng)方法論（Hard System Methodology，HSM）。它構(gòu)建了一個(gè)由邏輯維、時(shí)間維和知識(shí)維組成的立體空間結(jié)構(gòu)，形象地描述了每一個(gè)維度的工程框架，有效地推進(jìn)工程規(guī)范化、最優(yōu)化開(kāi)展，對(duì)系統(tǒng)研究某項(xiàng)工程具有重要的指導(dǎo)意義。

我國(guó)部分學(xué)者也開(kāi)始從HSM理論的角度討論檔案管理。2025年1月，在中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)關(guān)鍵詞“HSM理論”檢索獲取的文獻(xiàn)共有126篇。通過(guò)時(shí)間排序可知，我國(guó)開(kāi)始運(yùn)用HSM理論開(kāi)展相關(guān)研究始于20世紀(jì)90年代，之后的研究不斷深入，這些文章涉及醫(yī)學(xué)、檔案、化學(xué)、金融、信息技術(shù)服務(wù)和旅游等方面。輸入“HSM理論”和“檔案”兩個(gè)關(guān)鍵詞，只檢索到2篇文獻(xiàn)。其中，一篇文章是李欣欣等學(xué)者寫(xiě)的《基于HSM的突發(fā)事件檔案管理三維框架構(gòu)建研究》。他們從突發(fā)事件發(fā)生的頻率、形成的原因及檔案管理等方面分析突發(fā)事件檔案的幾個(gè)特征，運(yùn)用HSM理論，構(gòu)建突發(fā)事件檔案管理的三維框架；還有一篇文章是王英、楊鑫寫(xiě)的《基于HSM理論的數(shù)智時(shí)代檔案專業(yè)人才培養(yǎng)模式研究》，從檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，運(yùn)用HSM理論，構(gòu)建數(shù)智時(shí)代檔案專業(yè)人才培養(yǎng)模式。但輸入“HSM理論”和“檔案數(shù)智化”關(guān)鍵詞，本研究沒(méi)有檢索到相關(guān)的文獻(xiàn)。對(duì)比本研究檢索的文獻(xiàn)，我們發(fā)現(xiàn)目前沒(méi)有文章從HSM理論的角度出發(fā)，構(gòu)建檔案數(shù)智化“三維一體”的管理模式。

2.國(guó)外檔案數(shù)智化管理研究現(xiàn)狀和水平

霍爾的三維結(jié)構(gòu)模式，邏輯清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容全面且豐富，可操作性較強(qiáng)，為各行業(yè)解決大型、復(fù)雜的問(wèn)題提供了一種規(guī)范、有效的管理方法，受到有關(guān)學(xué)者的普遍歡迎，并被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。但是，通過(guò)查閱相關(guān)文獻(xiàn)和科技查新，國(guó)外目前尚無(wú)專門(mén)針對(duì)檔案數(shù)智化的系統(tǒng)研究，沒(méi)有從HSM理論視域開(kāi)展高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”的應(yīng)用研究，也鮮見(jiàn)相關(guān)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

3.國(guó)內(nèi)外檔案數(shù)智化管理綜述

文獻(xiàn)檢索和科技查新顯示，目前國(guó)內(nèi)外鮮有從HSM理論視域下開(kāi)展檔案數(shù)智化“三維一體”的應(yīng)用研究，也未見(jiàn)相關(guān)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

由此可見(jiàn)，HSM理論對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)影響深遠(yuǎn)，但專門(mén)針對(duì)檔案數(shù)智化“三維一體”管理的研究和實(shí)踐比較薄弱。結(jié)合自身工作實(shí)際，從時(shí)間維、邏輯維和知識(shí)維等角度，三維分析檔案數(shù)智化，探索數(shù)字檔案時(shí)代對(duì)高職院校檔案數(shù)智化管理的要求和影響，提高檔案防御風(fēng)險(xiǎn)管理能力，構(gòu)建檔案立體化、系統(tǒng)化的高職院校檔案數(shù)智化管理模式是非常必要的。同時(shí)，在“雙高”建設(shè)背景下，深入研究檔案智慧化服務(wù)，發(fā)揮檔案資源在教學(xué)、組織人事等工作中的價(jià)值和作用，也是檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的體現(xiàn)，是我國(guó)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向。

二、高職院校開(kāi)展檔案數(shù)智化“三維一體”管理研究的可行性

1.國(guó)家高度重視檔案工作

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，深入推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)的價(jià)值。近年來(lái)，國(guó)家部門(mén)多次下文要求加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范及要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。各地、各單位根據(jù)上級(jí)文件精神，積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。可見(jiàn)，做好檔案數(shù)智化工作刻不容緩。

2.檔案管理的靶向目標(biāo)

檔案的開(kāi)發(fā)、利用和信息化建設(shè)要求，亟須行業(yè)制定檔案數(shù)智化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案行業(yè)的管理行為，做好檔案風(fēng)險(xiǎn)管控工作，保障檔案安全工作落到實(shí)處，是檔案管理機(jī)構(gòu)的靶向目標(biāo)。通過(guò)結(jié)合高職院校檔案數(shù)智化管理的共性特征和需求，可為制定檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系提供基礎(chǔ)。

3.軟件、硬件均已具備

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，紙質(zhì)檔案管理、設(shè)備、監(jiān)控、存儲(chǔ)方式和庫(kù)房要求等已經(jīng)全面普及，檔案信息化已寫(xiě)入《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，檔案信息化管理不斷深化，各項(xiàng)指標(biāo)和條件也趨于完善。

三、高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式的研究目標(biāo)

檔案資源的有效開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)。數(shù)智化時(shí)代，深入開(kāi)發(fā)檔案信息資源，不僅能使檔案信息價(jià)值最大化，同時(shí)還能促進(jìn)高職院校發(fā)展，方便公眾的利用。

課題以高職院校檔案為研究對(duì)象，在校企合作、產(chǎn)教融合和“雙高”建設(shè)背景下，分析研究檔案數(shù)智化對(duì)檔案管理的影響，以此分析、建立檔案數(shù)智化“三維一體”的管理模式，發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理中的作用。

四、高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式的研究?jī)?nèi)容

1.基于時(shí)間維的檔案全流程管理研究

高職院校檔案管理時(shí)間維角度主要分為紙質(zhì)階段、數(shù)字化階段和數(shù)智化階段。每一個(gè)階段有不同的工作任務(wù)和工作難度。通過(guò)分析不同的檔案管理階段，設(shè)計(jì)不同的工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)不同階段檔案的全流程管理，能夠增進(jìn)檔案工作人員的職業(yè)投入度，建立共同愿景，不斷增強(qiáng)檔案工作人員做好新時(shí)代檔案工作的責(zé)任感、使命感和榮譽(yù)感，是全力推進(jìn)檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化的必然要求。

2.基于邏輯維的檔案數(shù)智化管理研究

從檔案工作目標(biāo)、檔案工作理念、檔案管理體系、檔案評(píng)價(jià)目標(biāo)體系設(shè)計(jì)和檔案管理優(yōu)化等五個(gè)方面研究檔案數(shù)智化的踐行路徑，深入開(kāi)發(fā)檔案潛在的信息價(jià)值，全面盤(pán)活檔案的信息資源。同時(shí)，做好檔案信息安全監(jiān)管工作，用評(píng)價(jià)的方式促進(jìn)檔案數(shù)智化管理的安全、有效和有序性，使其在良性循環(huán)中不斷得到優(yōu)化和升級(jí)。

3.基于知識(shí)維的檔案智慧化管理研究

數(shù)字時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案工作人員的綜合能力提出了更高的要求。本研究從檔案、信息等相關(guān)專業(yè)知識(shí)、檔案數(shù)智化思維以及檔案工作人員的組織、溝通、實(shí)踐操作、創(chuàng)新和科研等方面開(kāi)展研究，激發(fā)檔案工作人員的內(nèi)生動(dòng)力，為用戶提供精準(zhǔn)性強(qiáng)、針對(duì)性強(qiáng)和信息真實(shí)完整的主動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，以用戶需求為導(dǎo)向，不斷地開(kāi)發(fā)檔案的信息利用價(jià)值，搭建全新的檔案信息共享和利用平臺(tái)。

五、檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式擬解決的問(wèn)題

1.檔案數(shù)智化階段的資源開(kāi)發(fā)研究

目前，我國(guó)針對(duì)高職院校檔案數(shù)智化階段的資源開(kāi)發(fā)研究較少。本研究將在這方面開(kāi)展深入研究，探索可開(kāi)發(fā)的檔案信息目錄。

2.檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系設(shè)計(jì)

目前，國(guó)家尚無(wú)設(shè)計(jì)針對(duì)高職院校的檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系。通過(guò)分析當(dāng)前檔案數(shù)智化評(píng)價(jià)目標(biāo)體系現(xiàn)狀，本研究將編制高職院校數(shù)智化的評(píng)價(jià)目標(biāo)體系，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，并逐漸擴(kuò)大到其他院校并驗(yàn)證其效果。

3.檔案的數(shù)智化管理

目前，部分高職院校的檔案處于紙質(zhì)檔案管理狀態(tài)。本研究將在這方面開(kāi)展有益探索，積極推動(dòng)檔案的數(shù)智化建設(shè)。

4.檔案服務(wù)教學(xué)工作

學(xué)校的第一要?jiǎng)?wù)是教學(xué)工作。教學(xué)工作的成效關(guān)鍵在教師。如何利用檔案激發(fā)教師的潛能，發(fā)揮教師的主導(dǎo)作用，也是檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的重要內(nèi)容。

六、檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式的研究路線

研究路線主要分為三個(gè)步驟。

第一，通過(guò)電話和座談等方式，調(diào)查部分高職院校的紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案以及數(shù)智化檔案管理、開(kāi)展情況，研究存在、普遍的共性問(wèn)題。第二，綜合高職院校檔案工作特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀以及國(guó)家對(duì)檔案工作的要求，合理制定檔案數(shù)智化管理體系總體目標(biāo)、戰(zhàn)略步驟。在目標(biāo)、戰(zhàn)略制定的過(guò)程中，運(yùn)用HSM理論，從檔案數(shù)智化的時(shí)間維、邏輯維和知識(shí)維三個(gè)維度開(kāi)展立體式、全方位研究，明確各個(gè)維度所需完成的工作任務(wù)以及所要達(dá)到的管理成效。第三，通過(guò)實(shí)踐和研究，不斷歸納、總結(jié)、提升和優(yōu)化，最終形成檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式，并在高職院校推廣。研究路線如圖1。

七、本研究的創(chuàng)新點(diǎn)

1.構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式

在高職院校檔案管理工作中結(jié)合HSM理論，構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式。在成果推廣的過(guò)程中，本研究結(jié)合各高職院校的反映情況，合理、有序地優(yōu)化、調(diào)整有關(guān)內(nèi)容和考核目標(biāo)，持續(xù)推進(jìn)高職院校檔案數(shù)智化工作的進(jìn)程。

2.制定高職院校數(shù)智化檔案管理的總體分項(xiàng)和評(píng)價(jià)方法

目前，我國(guó)乃至世界鮮有從檔案數(shù)智化角度綜合分析檔案管理的報(bào)道和文獻(xiàn)。本研究在這方面將開(kāi)展積極的探索性研究，嘗試制定高職院校數(shù)智化檔案管理的總體分項(xiàng)和評(píng)價(jià)方法。評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建能夠?yàn)闄n案數(shù)智化管理工作的督查、改進(jìn)提供參考，使檔案各項(xiàng)工作的開(kāi)展做到有章可循、有據(jù)可依、有證可持、有度可量。檔案工作人員在完成相應(yīng)的數(shù)智化工作任務(wù)的同時(shí)，也能相應(yīng)地完成職稱評(píng)審的有關(guān)條件，暢通他們的崗位晉升通道，提升其職業(yè)自豪感和成就感。

3.提供多維度、深層次和立體互聯(lián)的智慧檔案服務(wù)

數(shù)字化時(shí)代，社會(huì)和公眾利用檔案信息的要求越來(lái)越高。因此，本研究將針對(duì)這一問(wèn)題，主動(dòng)對(duì)接公眾利用檔案的需求，打通用戶與檔案數(shù)據(jù)之間的“最后一公里”，積極開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案知識(shí)價(jià)值，集成智慧化檔案匯編材料，積極推動(dòng)檔案“單套制”管理，為單位、公眾和社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，研究檔案管理信息共享、遠(yuǎn)程閱檔和異地出具證明等存在的風(fēng)險(xiǎn)及解決策略，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效服務(wù)。

八、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在HSM理論視域下構(gòu)建高職院校檔案數(shù)智化“三維一體”管理模式是可行的。數(shù)智賦能是驅(qū)動(dòng)檔案治理現(xiàn)代化的引擎。借助數(shù)字技術(shù)，不僅能夠完善檔案治理體系，提高檔案治理和公共服務(wù)能力，推進(jìn)檔案館（室）向智慧檔案館（室）轉(zhuǎn)型。

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作者單位：1.廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院；

2.廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)調(diào)查院