圖書館預算績效管理的優(yōu)化措施探討

摘 要：在新時代圖書館文化服務體系下，圖書館預算績效管理成為社會關注的要點。目前，各個城市圖書館間的差異和政府財政投入并不匹配。在信息化時代發(fā)展背景下，圖書館從傳統(tǒng)服務方式向數(shù)字服務方式轉型，圖書館以財政投入帶動行業(yè)發(fā)展的傳統(tǒng)管理效果并不穩(wěn)定；財政投入也無法滿足圖書館對多種資源的需求。因此，需要圖書館改變預算績效管理模式來滿足公眾的多元化需求，分析并提出圖書館預算績效管理的優(yōu)化措施，以促進圖書館管理的多元化發(fā)展。

關鍵詞：圖書館 預算績效 財政投入

中圖分類號：F233" 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）03-075-03

引言

隨著國家財政對圖書館大力的扶持，財政政策以保障圖書館公共服務性能為主。公共圖書館承擔著構建現(xiàn)代公共文化服務體系的社會責任，同時也是城市文化服務的地標象征。為了讓財政更好地推動圖書館發(fā)揮公共文化服務的性能，提高全民公共文化服務質(zhì)量，化解公共圖書館事業(yè)發(fā)展中的結構性矛盾已勢在必行。同時，圖書館預算績效管理也是財政對圖書館投入進行改革的主要任務。

一、圖書館預算績效管理的要點

（一）項目過程

在圖書館項目中，項目團隊采用敏捷開發(fā)方法，定期舉行迭代評審會議。通過評估每個迭代周期內(nèi)的成果和遇到的問題，團隊不斷優(yōu)化開發(fā)流程，減少非增值活動，提高開發(fā)效率。同時，引入自動化測試工具，減少人工測試的時間和錯誤率。

實例：在圖書館項目中，項目經(jīng)理和項目團隊共同制定了詳細的項目內(nèi)容，包括系統(tǒng)設計、軟件開發(fā)、測試、部署等階段。通過定期審查，團隊發(fā)現(xiàn)測試階段存在瓶頸，于是優(yōu)化了測試流程，提高了測試效率[1]。

（二）項目制約因素

考慮到圖書館項目的預算和時間限制，項目經(jīng)理與團隊制定了一套優(yōu)先級評估體系。對于超出預算或影響進度的功能需求，團隊會進行成本效益分析，決定是否將其納入當前版本或推遲到后續(xù)版本實現(xiàn)。此外，通過定期與相關方面溝通，確保項目目標和制約因素得到共同理解和遵守。

實例：在圖書館項目中，預算是一個重要的制約因素。項目經(jīng)理密切關注預算執(zhí)行情況，當發(fā)現(xiàn)某個模塊的開發(fā)成本超出預算時，及時調(diào)整了開發(fā)策略，通過優(yōu)化設計方案和采用更經(jīng)濟的解決方案，成功控制了成本[2]。

（三）專注于工作過程和能力

在圖書館項目中，項目團隊注重提升團隊的工作效率和創(chuàng)新能力。通過組織內(nèi)部培訓和分享會，團隊成員不斷提升自己在技術和管理方面的能力。同時，引入敏捷管理工具，幫助團隊更好地協(xié)作和跟蹤項目進度，確保項目能夠按時交付高質(zhì)量的產(chǎn)品。

實例：項目團隊在圖書館項目中，專注于提升圖書館系統(tǒng)的穩(wěn)定性和用戶體驗。通過不斷優(yōu)化工作流程，提高團隊成員的技能水平，確保項目能夠按時交付并滿足用戶需求。

（四）管理溝通和參與

為了加強干系人的參與和溝通，項目團隊建立了多渠道的溝通機制。除了定期的項目會議外，還通過郵件、在線協(xié)作平臺等方式保持與干系人的實時溝通。此外，項目團隊還定期發(fā)布項目進展報告，讓干系人了解項目的最新動態(tài)和成果。

實例：在圖書館項目的實施過程中，項目經(jīng)理定期與干系人進行溝通，包括圖書館管理員、讀者等。通過會議、電子郵件等方式，及時收集干系人的反饋和建議，并根據(jù)這些信息調(diào)整項目計劃，確保項目的順利進行[3]。

（五）管理實物資源

在圖書館項目中，項目團隊與供應商建立了緊密的合作關系。通過制定詳細的采購計劃和物流方案，確保項目所需的硬件設備和軟件模塊能夠及時到貨并順利安裝。同時，團隊還建立了完善的資產(chǎn)管理制度，對項目的實物資源進行跟蹤和管理，避免資源的浪費和丟失。

實例：圖書館項目涉及大量的硬件設備采購和安裝。項目經(jīng)理與供應商密切合作，確保設備的及時供應和安裝。同時，通過合理的存儲和跟蹤機制，減少了現(xiàn)場的材料搬運和儲存成本，提高了工作效率[4]。

（六）處理采購事宜

針對圖書館項目的采購需求，項目經(jīng)理與合同管理部門密切合作，制定了詳細的采購計劃和合同條款。在供應商的選擇上，團隊綜合考慮了價格、質(zhì)量、交貨期等因素，并進行了充分的市場調(diào)研和比價。在合同的執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理密切關注供應商的履約情況，及時處理可能出現(xiàn)的風險和問題。

實例：在圖書館項目中，部分軟件模塊需要外部供應商提供。項目經(jīng)理與合同簽約負責人共同工作，選擇了合適的供應商并簽訂了合同。在合同執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理密切關注供應商的履約情況，確保軟件模塊按時交付并滿足質(zhì)量要求。

（七）監(jiān)督新工作和變更

隨著圖書館項目的深入進行，新的需求和變更不斷涌現(xiàn)。項目團隊建立了完善的變更管理流程，對新工作和變更進行統(tǒng)一管理和審批。通過定期評估變更的影響和風險，團隊確保項目能夠在可控的范圍內(nèi)進行調(diào)整和優(yōu)化。

實例：隨著項目的進行，圖書館項目中出現(xiàn)了一些新的需求變更。項目經(jīng)理與變更控制委員會和變更請求者密切協(xié)作，通過變更控制流程對這些變更進行了管理。在確保范圍基準只包含已批準的變更的同時，也滿足了用戶的實際需求。

（八）學習和持續(xù)改進

在圖書館項目的每個階段結束后，項目團隊都會進行經(jīng)驗教訓的總結和分析。通過回顧過去的工作，團隊識別出存在的問題和不足，并制定改進措施。同時，團隊還積極分享成功案例和優(yōu)秀實踐，促進團隊內(nèi)部的知識共享和經(jīng)驗傳承。

實例：在圖書館項目的每個階段結束后，項目團隊都會召開會議進行經(jīng)驗教訓的總結。通過回顧過去的工作，團隊識別了存在的問題和不足，并在下一個階段中進行了改進。這種持續(xù)學習和改進的過程使得項目團隊的工作效率和質(zhì)量得到了不斷提升。

通過在這些績效要點上不斷努力和改進，圖書館項目團隊能夠確保項目的順利進行和高效完成。這不僅有助于提升項目的整體績效，還能夠為圖書館行業(yè)的數(shù)字化轉型和創(chuàng)新發(fā)展做出積極貢獻。

二、圖書館預算績效管理的優(yōu)化措施

（一）增強圖書館預算績效管理制度建設

為了加強圖書館預算績效管理制度的實施，圖書館的工作人員需要對圖書館預算機制有全面的了解，了解預算績效管理對單位發(fā)展的重要性，預算績效管理制度建設要有良好的適用性。在圖書館預算績效管理的過程中，圖書館需要根據(jù)館內(nèi)的發(fā)展規(guī)劃以及館內(nèi)活動的特征，科學合理地建設圖書館預算績效管理機制，其中包含了圖書館的管理機制、館內(nèi)的績效考核機制、圖書館的財務分析報告等等，同時清晰地落實出圖書館的崗位管理職責，使圖書館各項工作開展有制度可以依據(jù)。

（二）運用績效評價工具加強績效管理

首先是構建完善的圖書館財務制度，科學合理的預算出圖書館全年的收支，對圖書館財務收支的數(shù)據(jù)和整體的財務情況作出全面的評估。其次是增強圖書館的公共文化服務質(zhì)量，其中最重要就是用戶的對于圖書館的服務滿意程度，以及對公共服務的質(zhì)量標準進行全面的績效考核。因此，圖書館的公共文化服務水平和用戶的滿意程度是重點的績效考核項目；在圖書館績效評價中占比高。再次就圖書館全部業(yè)務流程整理分析。以讀者對文獻資源的借閱、智能化公共服務項目、圖書館活動為主進行全面的整理，整理出對圖書館公共服務質(zhì)量重要的影響因素作為績效管理考核的標準。最后是培養(yǎng)圖書館工作人員職業(yè)素養(yǎng)。定期對圖書館的工作人員開展各項培訓活動，對圖書館館工作人員的整體服務水平以及用戶的滿意度為主要培訓內(nèi)容，同時依據(jù)圖書館工作人員的崗位職責以及工作整體狀態(tài)為考核標準。圖書館的預算績效管理就是對圖書館財務作出全面的預算，同時把握圖書館業(yè)務流程，以及對圖書館工作人員的績效考核等等進行有效的績效管理。在績效管理過程中如果發(fā)現(xiàn)財務收支失衡，或者公共服務水平降低，圖書館工作人員需要及時作出調(diào)整；特別是在預算績效管理中出現(xiàn)的嚴重失誤，要嚴格按照規(guī)則制度進行問責，以嚴重的職責制度促進預算管理機制的發(fā)展[5]。

（三）通過預算風險管理工具控制風險

圖書館在預算績效管理過程中的風險主要就是財務預算管理和預算機制是否健全。圖書館根據(jù)預算績效管理工具進行財務風險管理，根據(jù)預算績效管理數(shù)據(jù)構建預算風險管理機制，通過預算風險管理工具，對圖書館的運營環(huán)境、財務預算管理、圖書館風險管理、圖書館的采購等多項工作，可能存在的風險點進行全面的把控，把預算績效管理風險工作分解到圖書館整個業(yè)務流程，從而讓風險預算管理滲透到整個圖書管理中。比如，圖書館預算編制風險管理。在編制項目計劃書中，如果只是編制出財務部門往年的數(shù)據(jù)報告，編制出來的財務數(shù)據(jù)分析和圖書館的實際計劃有差距，不利于圖書館的管理。根據(jù)財務會計的零基預算法，需要結合圖書館的實際發(fā)展情況，在根據(jù)全面的財務數(shù)據(jù)基礎之上，和各個項目組進行協(xié)調(diào)，把預算績效管理機制落實在各個流程中。

再如圖書館的投資風險管理。隨著圖書館內(nèi)公共服務的設備的不斷增加和升級，對于公共服務設備的采購以及保養(yǎng)和維修所產(chǎn)生的費用占據(jù)財務支出的大部分，這就要充分發(fā)揮公共設備的作用，維護圖書館管理工作的正常運轉。在預算編制中對于固定資產(chǎn)需要進行科學合理的預測，提高圖書館的管理效率，把圖書館預算績效管理風險降到最低。

（四）提高圖書館預算管理的服務水平

圖書館借助現(xiàn)代化科技，科學構建預算績效管理信息系統(tǒng)。通過大數(shù)據(jù)對預算績效管理數(shù)據(jù)進行綜合性分析，依據(jù)預算績效管理系統(tǒng)給出的數(shù)據(jù)信息，圖書館上層領導根據(jù)數(shù)據(jù)信息制定科學合理的應對策略。

例如預算績效管理系統(tǒng)中分析客戶的數(shù)據(jù)。公共圖書館曾舉辦過許多面向各種讀者人群的公益講座，以公益講座的社會效益為要達到的宗旨，以學員的年紀、專業(yè)、職業(yè)、現(xiàn)場交流狀況、演講后的觀眾反饋情況等都成為了影響效果實現(xiàn)的客戶的數(shù)據(jù)，對客戶的數(shù)據(jù)在不同演講時的變動狀況進行定量分析，以找到客戶的數(shù)據(jù)對公益講座社會效益作用的方式與水平，根據(jù)數(shù)據(jù)分析出有針對性的方案，讓公益活動更精準地為用戶服務，提高圖書館的社會服務職能。

通過對用戶購買的書籍數(shù)據(jù)進行分析。如為了購買熱門圖書對副本數(shù)量的判斷。而副本數(shù)量也就是對同一類型書籍的平均購買金額。綜合選取借閱的人數(shù)、平均借閱量、人均借閱時間等變量，將賦予加權后的各變量的乘積視為總量數(shù)據(jù)，以同類圖書的歷史數(shù)據(jù)為主要參考展開各因素研究，以尋找各因素的不同程度對副本數(shù)量的獨立作用與相互影響，進而找到最佳副本量的參考范圍。根據(jù)預算績效管理機制滿足用戶的合理借閱需求，又提高了圖書館資源的使用效率，降低了公共圖書館的運營成本。

（五）創(chuàng)新圖書館的服務模式

一是運用智能化的技術，為用戶提供個性化的閱讀服務。運用信息化技術提高圖書館的管理模式，提供多項大數(shù)據(jù)來提供多元化的服務，通過智能化的技術進行服務分類，為用戶提供出線上和線下的優(yōu)質(zhì)服務；運用多媒體平臺進行宣傳推廣，提高圖書館公共文化服務整體質(zhì)量。

二是和社會各界進行合作，吸引更多的企業(yè)參與圖書館活動中。公共圖書館活動的范圍，和當?shù)氐慕?jīng)濟水平息息相關，所以需要圖書館開放地面對社會大眾，這也是公共圖書館事業(yè)成長的內(nèi)源性動因。采取政府購買公共服務、政府部門與社會組織聯(lián)合共建、社會組織自己建立分館的公共服務網(wǎng)點等開放的措施，形成靈活的個人財物社會保障機制，減輕資金負擔;探索社會的公共圖書館治理和監(jiān)管方式，提高圖書館在城市發(fā)展中的知名度，為圖書館引進更多優(yōu)質(zhì)資源和人才。

三是創(chuàng)新圖書館服務理念，推動圖書館的全面發(fā)展。需要以用戶的需求為主導，順應時代發(fā)展的潮流，不僅是在管理的內(nèi)容和形式上需要進行創(chuàng)新還需要對館內(nèi)的設備進行升級。公共圖書館不僅僅是為大眾提供學習空間的地方，也是為公眾提供放松的場所。圖書館在借閱服務基礎上為用戶提供多元化的服務。比如，讀書休閑的咖啡廳，制作手工藝術品的創(chuàng)意空間，電影院以及休閑娛樂的餐廳等公共服務空間。書籍和公務服務相融合的一體化服務，圖書館為城市居民提供舒適優(yōu)雅的學習環(huán)境和交往空間，這也是圖書館發(fā)展的趨勢。

結語

當前，我國正在大力推進預算績效管理工作，根據(jù)城市各個行業(yè)的特征構建完善的績效考核機制，為推動國家預算績效管理工作改革提出更高的要求。圖書館作為公共文化服務體系也是重要的預算單位，因此，需要把預算管理工作落實在圖書館管理各個業(yè)務流程中，并借助信息化技術構建公共圖書館的績效管理系統(tǒng)，優(yōu)化圖書館預算績效管理措施，讓圖書館績效管理在財務預算中發(fā)揮出最大的作用，促進圖書館事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻：

[1] 金霞.A圖書館預算一體化下項目庫建設優(yōu)化實踐探索[N].財會信報，2022-09-29（004）.DOI：10.28104/n.cnki.nckxb.2022.000358.

[2] 張蓉莉.公共圖書館預算績效管理的困境與對策[J].西部財會，2022（03）：4-6.

[3] 張蓉莉.公共圖書館預算績效管理研究——以重慶圖書館為例[J].財會研究，2020（11）：5-10.

[4] 王秀.圖書館預算精細化管理模式的構建[J].中外企業(yè)家，2017（35）：62-63.

[5] 邵莉娟.以績效為導向的高校圖書館預算管理研究[J].圖書館工作與研究，2017（11）：43-47.DOI：10.16384/j.cnki.lwas.2017.11.008.

（作者單位：鹽城市圖書館 江蘇鹽城 224000）

[作者簡介：熊柏樺（1992—），女，漢族，江蘇鹽城人，本科學歷，畢業(yè)于南京師范大學，會計師，研究方向：行政事業(yè)單位會計。]

（責編：若佳）