破解參考文獻著錄難題

參考文獻著錄是廣大著者、編校人員在編輯加工時經(jīng)常會遇到的難點問題，極易出現(xiàn)差錯，導(dǎo)致著錄不規(guī)范，甚至還會引發(fā)學(xué)術(shù)不端問題。在編校實踐基礎(chǔ)上，基于《信息與文獻—參考文獻著錄規(guī)則》（GB/T 7714-2015）（以下簡稱《規(guī)則》）對參考文獻著錄易錯點進行歸納、解析，給出減少參考文獻著錄差錯的具體方法，旨在幫助廣大著者、編校人員提高參考文獻著錄規(guī)范性。針對現(xiàn)行參考文獻著錄規(guī)則中未明確的標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者項及著錄用符號格式這兩個問題，提出自己的思考和建議，以期為將來參考文獻著錄規(guī)則的修訂者提供參考。

參考文獻著錄易錯點歸納總結(jié)

參考文獻著錄錯誤分為格式錯誤和內(nèi)容錯誤兩大類。針對格式錯誤，廣大著者、編校人員應(yīng)嚴格貫徹落實相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，精確到著錄符號的正確選用。針對內(nèi)容錯誤，廣大著者、編校人員應(yīng)嚴格按照實際引用文獻錄入。下面圍繞主要責(zé)任者項、題名項、版本項、出版者項、頁碼項五個科技論文參考文獻著錄關(guān)鍵項，進行易錯點匯總，并根據(jù)《規(guī)則》對各個易錯點進行解析，旨在提醒廣大著者、編校人員注意。

主要責(zé)任者項易錯點

主要責(zé)任者是指對信息資源的知識內(nèi)容或藝術(shù)內(nèi)容負主要責(zé)任的個人或者團體。在著錄時，“姓在前名在后”“姓全大寫”是《規(guī)則》的要求型條款，這是針對不同國家、不同民族、不同的姓名書寫習(xí)慣作出的統(tǒng)一規(guī)范。如果不滿足此要求，就要被計錯。主要責(zé)任者項的常見易錯點如下。

1.歐美作者名為中譯名，姓和名全部著錄

《規(guī)則》明確規(guī)定，若歐美著者的名為中譯名，只著錄姓即可。

2.歐美著者中譯名同姓不同名，只著錄姓

《規(guī)則》明確規(guī)定，為避免混淆，此情況除著錄姓，還需在其后著錄名的首字母。

3.歐美著者姓有前綴時，混淆不清

對于姓有前綴的歐美著者，到底是將前綴作為名的一部分著錄，還是將前綴作為姓的一部分著錄，需要進行具體分析。例如，對于德語國家著者，若冠有van、von、von der、von und zu前綴的姓名，其前綴作為名的一部分著錄，除此之外的前綴（如am、vom）均作為姓的一部分著錄。例如，“Peter von der Muhll”應(yīng)著錄為“MUHLL P V D”，“August am Thym”應(yīng)著錄為“AM THYM A”。對于英語國家著者，一律將前綴部分（如d'、de、du、de la、van、van der、von）作為姓的一部分著錄，采用全大寫字母，如“Augustus De Morgan”應(yīng)著錄為“DE MORGAN A”。

4.悉數(shù)列出所有責(zé)任者

《規(guī)則》明確規(guī)定，當(dāng)著作方式相同的責(zé)任者超過3個時，其后加“，等”或“， et al”。

5.將朝代、國籍列入主要責(zé)任者或其他責(zé)任者項

根據(jù)《規(guī)則》中的示例，不應(yīng)將朝代、國籍列入主要責(zé)任者項。

題名項易錯點

題名項一般包括題名、其他題名信息、文獻類型標(biāo)識。題名項著錄時，常見的易錯點包括題名中出現(xiàn)錯別字、缺字漏字、單詞拼寫錯誤、遺漏其他題名信息及文獻類型標(biāo)識錯誤等。這些屬于內(nèi)容方面的差錯，只要編校人員用心核對，很容易避免。下面主要歸納著錄題名項時在著錄形式上的常見易錯點。

1.西文題名的著錄形式不統(tǒng)一

對于西文題名的著錄，可以只將題名第一個單詞首字母大寫，也可以將題名中每個實詞的首字母均大寫。實際上，《規(guī)則》中并沒有給出明確要求。在實際著錄時，上述兩種著錄形式都不算錯，但全書需保持一致。為了減少出錯，建議西文題名的首字母大寫，其他單詞均小寫。但同時要注意，本該大寫的詞必須要保持大寫，如地名、人名等。

2.用破折號引出其他題名項

對于其他題名項，正確的做法是以“：”作為前置標(biāo)識符引出。

3.文獻類型標(biāo)識是否書寫不統(tǒng)一

《規(guī)則》中將文獻類型標(biāo)識列為“任選”項，即可寫可不寫，但是一定要注意全書統(tǒng)一。在文獻類型比較單一時，可以省去文獻類型標(biāo)識；反之，則建議正確寫出文獻類型標(biāo)識。這里經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤包括文獻類型標(biāo)識代碼寫錯及位置標(biāo)錯，著錄時需多加注意。

版本項易錯點

版本項說明引用文獻版本情況，《規(guī)則》明確規(guī)定，版本項必須著錄，但是第1版不著錄。著錄時，版本用阿拉伯?dāng)?shù)字、序數(shù)縮寫形式或其他版本說明詞（如修訂版、明刻本等）表示。版本著錄時，經(jīng)常會出現(xiàn)以下錯誤。

1.版本項與出版年對不上

對于版本項和對應(yīng)的出版年，需要仔細核查校對，可通過國家版本數(shù)據(jù)中心（https：//pdc.capub.cn/）查看。

2.著錄形式不正確

例如，當(dāng)版本項為第2版時，錯誤著錄為“第2版”或“2nd ed”。著錄版本項時，“第”字應(yīng)當(dāng)舍去不要，表序數(shù)的“nd”“rd”“th”等，要平排，不能排成上標(biāo)。即當(dāng)版本項為第2版時，正確的著錄形式應(yīng)為“2版”或“2nd ed”。

出版者項易錯點

出版者可以按照著錄信息源所載的形式著錄，也可以按照國際公認的簡化形式著錄，出版者項的常見易錯點如下。

1.沒有正式出版的會議論文集缺少出版者項

《規(guī)則》明確規(guī)定，出版者項非“任選”項，即為必須要著錄的項目。因此，對于沒有正式出版的會議論文集，如果出版者項缺省，應(yīng)當(dāng)計錯。實際上，可以將會議舉辦方列為出版者項。

2.同一個組織單位簡寫和全稱混用

《規(guī)則》明確規(guī)定，可以按照國際公認的簡化形式著錄出版者項，如“Intenational Rice Research Institute”可以著錄為“IRRI”，不計錯。但是對于同一機構(gòu)，其書寫形式全書要保持一致。

頁碼項易錯點

參考文獻分為閱讀型參考文獻和引用參考文獻兩種。著錄頁碼時，閱讀型參考文獻的頁碼著錄為引用信息的起訖頁碼或起始頁碼，引用參考文獻只著錄引用信息所在頁碼即可，便于作者查找。對于專著型參考文獻，引自序言或扉頁題詞的頁碼，可按實際情況著錄。著錄頁碼時，經(jīng)常會出現(xiàn)的錯誤如下。

1.未著錄頁碼項或者頁碼著錄錯誤

頁碼項為必須著錄項，不能缺省，除非整本書所有內(nèi)容均屬于參考文獻內(nèi)容。

2.著錄閱讀型參考文獻轉(zhuǎn)頁頁碼

實際上，對于閱讀型參考文獻，不必著錄轉(zhuǎn)頁頁碼，只需要著錄起訖頁碼或起始頁碼即可。只有在一種情況下需要著錄轉(zhuǎn)頁頁碼，即當(dāng)參考文獻屬于引用參考文獻，且引用信息為轉(zhuǎn)頁所在頁的內(nèi)容時，才標(biāo)注轉(zhuǎn)頁頁碼。

減少參考文獻著錄差錯的方法路徑

深入學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，確保著錄格式正確

《規(guī)則》是編校人員在修改參考文獻著錄格式時需要經(jīng)常查閱的標(biāo)準(zhǔn)，因此該標(biāo)準(zhǔn)適合成為編校人員重要的案頭文件。由于參考文獻類型及著錄項繁多，修改其著錄格式時難免會有遺忘或混淆的情況，一定要勤于查看。當(dāng)然，對于編校工作，尤其是科技論文的編校工作，其參考文獻因數(shù)量多、類型豐富而稱得上是一塊非常難啃的“硬骨頭”，不僅耗時費力，稍不留意還特別容易出差錯。為了又快又好地完成參考文獻著錄核查工作，需要編校人員花時間深入學(xué)習(xí)《規(guī)則》內(nèi)容，多總結(jié)，多看示例。尤其是對于現(xiàn)行《規(guī)則》中沒有明示的著錄要求，需要廣大編校人員通過總結(jié)《規(guī)則》中的示例及查閱上位標(biāo)準(zhǔn)明晰要求，避免犯錯，提升編校質(zhì)量。

勤查會查，確保著錄內(nèi)容正確

編校人員在審查參考文獻時，一定要做到勤查、會查。勤查是指，不要放過每一條參考文獻，要做到全面核查，要有求真務(wù)實的科學(xué)精神和不怕麻煩的工匠精神。會查是指，對于各種類型的參考文獻，要學(xué)會使用各種平臺查閱，如中國知網(wǎng)、國家版本數(shù)據(jù)中心、工標(biāo)網(wǎng)等，避免著錄內(nèi)容錯誤。例如，對于常見期刊中析出的參考文獻、會議錄、論文集、學(xué)位論文，建議使用中國知網(wǎng)校核各著錄項，使用起來較為方便。但使用該平臺時需注意，有時查詢頁面下方注明的頁碼不正確，一定要查找原文核對。建議直接單擊“原版閱讀”按鈕，進行原文在線閱讀，確認頁碼項。

關(guān)于現(xiàn)行《規(guī)則》修訂的兩點建議

2021年，《信息和文獻—信息資源參考書目和參考指南》（ISO 690：2021）正式發(fā)布，相信現(xiàn)行《規(guī)則》的修訂很快也會得到落實。在修訂過程中，建議修訂者除了對現(xiàn)行《規(guī)則》中存在的編校失誤進行修訂，還應(yīng)當(dāng)對未明確內(nèi)容加以明示，方便使用者對照執(zhí)行。結(jié)合現(xiàn)行《規(guī)則》使用過程中存在的一些指導(dǎo)缺失，提出兩點修訂建議，供標(biāo)準(zhǔn)修訂者參考，以期為《規(guī)則》的更加規(guī)范、全面、科學(xué)略盡綿薄之力。

增加對標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者的確定

標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者如何著錄，《規(guī)則》未做出明確規(guī)定，只在附錄A中給出了示例。《規(guī)則》中的標(biāo)準(zhǔn)文獻示例1，該標(biāo)準(zhǔn)的提出單位和歸口單位為同一家單位，著錄時以提出/歸口單位作為主要責(zé)任者；《規(guī)則》中的標(biāo)準(zhǔn)文獻示例2，該標(biāo)準(zhǔn)未列出提出單位，著錄時以歸口單位為主要責(zé)任者；《規(guī)則》中的標(biāo)準(zhǔn)文獻示例3，該標(biāo)準(zhǔn)未列出歸口單位，著錄時以提出單位作為主要責(zé)任者。如果遇到提出單位和歸口單位不相同且都列出的標(biāo)準(zhǔn)文獻，該如何著錄標(biāo)準(zhǔn)主要責(zé)任者呢？如果遇到提出單位和歸口單位均未列出的標(biāo)準(zhǔn)文獻，又該如何處理呢？既然現(xiàn)行《規(guī)則》中沒有明確標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者的確定原則，我們就應(yīng)該去與標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的更高級別的國家標(biāo)準(zhǔn)——《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》及其實施條例中尋找答案。

《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》第十六條規(guī)定：“制定推薦性標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)組織由相關(guān)方組成的標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會，承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的起草、技術(shù)審查工作。制定強制性標(biāo)準(zhǔn)，可以委托相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的起草、技術(shù)審查工作。未組成標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會的，應(yīng)當(dāng)成立專家組承擔(dān)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的起草、技術(shù)審查工作。標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會和專家組的組成應(yīng)當(dāng)具有廣泛代表性?！薄吨腥A人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法實施條例》第十九條規(guī)定：“制定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮行業(yè)協(xié)會、科學(xué)技術(shù)研究機構(gòu)和學(xué)術(shù)團體的作用。制定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)的部門應(yīng)當(dāng)組織由用戶、生產(chǎn)單位、行業(yè)協(xié)會、科學(xué)技術(shù)研究機構(gòu)、學(xué)術(shù)團體及有關(guān)部門的專家組成標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會，負責(zé)標(biāo)準(zhǔn)草擬和參加標(biāo)準(zhǔn)草案的技術(shù)審查工作。未組成標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會的，可以由標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位負責(zé)標(biāo)準(zhǔn)草擬和參加標(biāo)準(zhǔn)草案的技術(shù)審查工作?！贝送猓稑?biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》（GB/T 1.1-2020）第8.3條對歸口信息和提出信息要求的描述為“文件的提出信息（可省略）和歸口信息”。這表明，相較于標(biāo)準(zhǔn)提出單位，標(biāo)準(zhǔn)歸口單位更加重要，更應(yīng)當(dāng)對標(biāo)準(zhǔn)負主要責(zé)任。

總結(jié)以上三條法律法規(guī)可以得出兩個信號。一方面，從國家意志性層面看，無論是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，還是強制性標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)當(dāng)由“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的起草、技術(shù)審查工作。由此可以看出，“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”在國家標(biāo)準(zhǔn)的制定過程中承擔(dān)著非常重要的責(zé)任，是國家最信賴的標(biāo)準(zhǔn)主要責(zé)任者。另一方面，對于未組成“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”的，標(biāo)準(zhǔn)歸口單位需要扛起重擔(dān)，要承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)的起草工作及參加標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)審查工作，對標(biāo)準(zhǔn)的草擬和技術(shù)審查工作負責(zé)。

綜上，針對標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者的確定提出以下幾點修訂建議。

第一，凡是有“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”參與的標(biāo)準(zhǔn)，無論其扮演的是提出單位角色，還是歸口單位角色，標(biāo)準(zhǔn)主要責(zé)任者都應(yīng)為“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”，這是《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》對“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”提出的責(zé)任要求。

第二，對于沒有“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”參與的標(biāo)準(zhǔn)，可按歸口單位、提出單位、主編單位（或編制單位）的順序確認標(biāo)準(zhǔn)的主要責(zé)任者。

第三，如果標(biāo)準(zhǔn)的歸口單位和提出單位均有“標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”參與，標(biāo)準(zhǔn)的歸口單位為主要責(zé)任者。

增加對著錄用符號格式的確認

現(xiàn)行《規(guī)則》中明確了9種著錄用符號，除了句點“.”明確用西文格式表示外，其他8種著錄用符號的格式都未明確。這導(dǎo)致使用者在使用著錄符號時，會出現(xiàn)格式著錄不統(tǒng)一的問題。有人在處理時采用的原則為中文文獻使用中文格式，西文文獻使用西文格式；有人則全部使用中文格式符號或全部使用西文格式符號。

《信息與文獻 資源描述》（GB/T 3792-2021）作為《規(guī)則》的上位標(biāo)準(zhǔn)，對《規(guī)則》內(nèi)容的確定理應(yīng)具有重大引領(lǐng)和參考意義?！缎畔⑴c文獻 資源描述》第4.2.3條指出，“描述用標(biāo)識符應(yīng)在西文狀態(tài)下錄入或計算機按西文狀態(tài)字符輸出”“除了逗號（，）和句點（.）后面只有一個空格，規(guī)定標(biāo)識符前后應(yīng)各有一個空格”。注意，此處用了“應(yīng)”“規(guī)定”字眼，表明前述內(nèi)容屬于要求型條款，即無論引用文獻是中文還是西文，其標(biāo)識符應(yīng)該均以西文狀態(tài)錄入，且除了逗號和句點后面只有一個空格外，其他標(biāo)識符前后應(yīng)各有一個空格。對于此條款中規(guī)定的“計算機按西文狀態(tài)字符輸出”，《圖書在版編目數(shù)據(jù)》（GB/T 12451-2023）對此作了嚴格的執(zhí)行?！秷D書在版編目數(shù)據(jù)》第5.2條指出，“描述用標(biāo)識符應(yīng)在西文狀態(tài)下錄入或計算機按西文狀態(tài)字符輸出”，因此圖書在版編目數(shù)據(jù)中的標(biāo)識符也是西文狀態(tài)。這樣一來，如果參考文獻著錄用符號用西文狀態(tài)錄入，就和圖書在版編目數(shù)據(jù)中的一致，真正做到了參考文獻與引用文獻的完全統(tǒng)一，畢竟連標(biāo)識符號都做到了完全一致。從圖書文獻推廣到其他所有類型文獻，建議統(tǒng)一采取此種著錄符號錄入方式。

綜上，對于著錄用符號格式，建議如下。

第一，對于任何類型的參考文獻，均應(yīng)在西文狀態(tài)下錄入。第二，除了逗號和句點后面只有一個空格，其他前置標(biāo)識符前后均應(yīng)各有一個空格。

參考文獻著錄對廣大著者、編校人員來說，是一個較為復(fù)雜、耗時的問題。廣大著者應(yīng)當(dāng)重視參考文獻的著錄規(guī)范性，確?？茖W(xué)研究的嚴謹性和科學(xué)性。編校人員只有深入學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，做到勤查會查，才能減少參考文獻著錄差錯，提升編校質(zhì)量。本文基于《信息與文獻—參考文獻著錄規(guī)則》（GB/T 7714-2015），對編校實踐中遇到的參考文獻著錄易錯點進行歸納、解析，涉及主要責(zé)任者項、題名項、版本項、出版者項、頁碼項，同時給出減少參考文獻著錄差錯的具體方法路徑，旨在幫助廣大著者、編校人員避免出錯。對于現(xiàn)行《規(guī)則》中未明示的標(biāo)準(zhǔn)文獻主要責(zé)任者項及著錄用符號格式的確定，給出具體修訂建議，供現(xiàn)行《規(guī)則》修訂者參考。