電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，電子檔案已被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)之中。文章深入探究了電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，分析了學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出一系列應(yīng)用策略，以期提高電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用水平。

關(guān)鍵詞：電子檔案；學(xué)校；檔案管理；應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Ａ

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的社會(huì)中，學(xué)校檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和數(shù)字檔案，這一轉(zhuǎn)變使得檔案管理的內(nèi)容、條目和細(xì)則都產(chǎn)生了明顯的變化，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出更加嚴(yán)格的要求。電子檔案的應(yīng)用使學(xué)?？梢愿痈咝У厥占?、統(tǒng)計(jì)和整理相關(guān)數(shù)據(jù)，提高了日常教學(xué)與辦公的效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比較，電子檔案具有操作便捷、易于存儲(chǔ)等特點(diǎn)，有效降低了學(xué)校檔案管理工作的難度。另外，電子檔案的非人工識(shí)讀性、存儲(chǔ)高密度性以及信息與載體的可分離性等特點(diǎn)，使檔案管理更加系統(tǒng)化，資源共享更加便捷。在數(shù)字化校園建設(shè)的背景下，電子檔案既可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的收集、利用和服務(wù)，又能夠自動(dòng)化地調(diào)整和改進(jìn)，以此推動(dòng)學(xué)校業(yè)務(wù)工作的有效融合和高效連接。

一、電子檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.提高檔案管理的效率

電子檔案系統(tǒng)顯著提升了教育機(jī)構(gòu)檔案管理的效率，確保了檔案歸檔流程的便捷化，從而促進(jìn)信息的流通與共享，充分發(fā)揮檔案的功能。應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，需要檔案管理人員手動(dòng)輸入大量文件，并執(zhí)行冗長(zhǎng)的核實(shí)和分類工作，不僅消耗大量時(shí)間與人員精力，效率還不高。但是通過(guò)引入電子檔案系統(tǒng)后，檔案管理人員能夠借助計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的高效能力，快速完成檔案信息的錄入、處理、存儲(chǔ)和傳輸工作。此外，電子檔案的管理模式讓檔案的搜索、查找、更新和打印變得更為方便，無(wú)論身處何地都能輕松操作，極大地提升了檔案使用的便捷度。

2.確保檔案管理的安全

檔案中具有較多的關(guān)鍵信息，其安全性直接關(guān)系到學(xué)校工作的順利開(kāi)展。在過(guò)往的檔案管理模式中，手工處理紙質(zhì)文件易導(dǎo)致文件丟失或損壞，同時(shí)人工失誤也難以避免，這些問(wèn)題都會(huì)影響檔案信息的準(zhǔn)確性。與傳統(tǒng)的管理模式相比，電子檔案系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)和相關(guān)技術(shù)手段保障檔案資料安全，利用信息技術(shù)完成數(shù)據(jù)錄入，為學(xué)校積累詳細(xì)的數(shù)據(jù)資源。在電子檔案管理方面，管理人員應(yīng)按照各自的職責(zé)與職級(jí)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，以保障各級(jí)管理者能夠執(zhí)行其范圍內(nèi)的檔案操作。另外，系統(tǒng)還具備云端數(shù)據(jù)備份功能，任何修改和更新都能夠被系統(tǒng)完整記錄，從而提升檔案的保密性和正確性。

3.提升管理的靈活性

檔案管理人員在執(zhí)行檔案管理任務(wù)時(shí)，主要涉及檔案的收集、規(guī)范化格式、編制和檢索等多個(gè)環(huán)節(jié)，管理流程頗為煩瑣。相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案在格式整理與存儲(chǔ)上展現(xiàn)出更大的彈性，不僅能夠根據(jù)工作需求迅速調(diào)整格式，還可以通過(guò)電子郵件和網(wǎng)絡(luò)迅速傳輸信息。經(jīng)過(guò)詳細(xì)的整理和修改可以有效滿足工作需求的多樣性，既可提高管理效率又能為檔案的有效利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)，檔案管理人員可輕松地檢索、分析各年級(jí)學(xué)生的資料，通過(guò)檔案的分析和處理了解學(xué)生來(lái)源的動(dòng)態(tài)變化，進(jìn)一步整合教育資源。

4.節(jié)約檔案管理成本

在傳統(tǒng)的檔案管理中，大量采用紙質(zhì)檔案，這種做法伴隨著大量的紙張成本、印刷和裝訂費(fèi)用等投入，產(chǎn)生大量的消耗成本。此外，為確保紙質(zhì)文件不因潮濕霉變或翻閱磨損而受到損毀，檔案室必須符合嚴(yán)格的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。隨著電子檔案的出現(xiàn)，這一切發(fā)生了變革。電子檔案可以輕松地通過(guò)電腦和辦公設(shè)備錄入，使得信息能在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)集中存儲(chǔ)，該系統(tǒng)既可以依賴實(shí)體硬件，也可以利用云端技術(shù)來(lái)備份數(shù)據(jù)，極大地減少了人力與物力的使用，降低了管理上的成本。伴隨著存儲(chǔ)技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)能力得到了顯著提升，不僅提高了學(xué)校檔案資料整合的效率，還為大規(guī)模數(shù)據(jù)的分析和處理提供了極大的方便。

二、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識(shí)薄弱

目前，我國(guó)有些學(xué)校尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用。檔案管理工作通常是由年長(zhǎng)的教師兼任，這些教師往往缺乏專業(yè)的檔案管理意識(shí)，整體素養(yǎng)亟須提升。由于缺乏專職檔案管理崗位，加上教師對(duì)檔案管理缺少積極性和主動(dòng)性，導(dǎo)致管理人員普遍缺乏必要的專業(yè)知識(shí)技能，學(xué)校不得不依賴傳統(tǒng)的管理方式和紙質(zhì)檔案，這種方式使得學(xué)校、學(xué)生和教師信息收集和整理工作受到延誤，還增加了管理過(guò)程中人為錯(cuò)誤的可能性，給檔案的后續(xù)調(diào)動(dòng)、使用和查閱帶來(lái)不利影響。

2.信息化程度不足，工作量大

觀察目前教育領(lǐng)域，很容易發(fā)現(xiàn)許多學(xué)校更傾向于將主要資源投入提升學(xué)業(yè)成績(jī)、人才引進(jìn)和學(xué)生培養(yǎng)上，往往忽略檔案管理工作。在檔案管理上，存在資金、人力和物力支持不足以及信息化水平低下的問(wèn)題，缺少現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化和智能化的管理工具和系統(tǒng)。由于檔案是動(dòng)態(tài)化的實(shí)體，涉及畢業(yè)生離校、新生入學(xué)及教職工的人事變動(dòng)，需要及時(shí)更新檔案信息。手工錄入為主的模式很難確保信息更新的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，影響了學(xué)校整體的工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，還很容易導(dǎo)致人為錯(cuò)誤，對(duì)學(xué)生、教師和學(xué)校都會(huì)造成不良影響。

3.學(xué)校不夠重視

有些教育機(jī)構(gòu)尚未充分意識(shí)到檔案管理的重要性，往往將這項(xiàng)任務(wù)分配給其他教師。由于檔案管理工作不僅重復(fù)性高，還涉及大量的數(shù)據(jù)處理。因此，需要從業(yè)人員具備較高的專業(yè)技能，兼職教師通常很難保證管理的高標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校對(duì)檔案管理的忽視導(dǎo)致在資金、人力和物力方面的投入不足，依然依賴傳統(tǒng)的手工記錄和紙質(zhì)檔案管理。這一管理模式不能有效提高檔案管理的效率，造成檔案資料更新延遲、信息錄入不全面，使檔案檢索和查閱耗時(shí)增加，嚴(yán)重制約了學(xué)校的持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，學(xué)校沒(méi)有充足的資金投入也使得管理人員無(wú)法及時(shí)更新現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備，無(wú)法采用先進(jìn)的管理技術(shù)，也是大部分學(xué)校檔案管理工作難以取得進(jìn)展的根本原因。

三、學(xué)校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用探索

1.創(chuàng)建完善的電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

學(xué)校的檔案管理任務(wù)多樣且復(fù)雜，包含了學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)生離校手續(xù)、教師工作崗位調(diào)整、政策更新及資產(chǎn)變動(dòng)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的任何變動(dòng)都會(huì)對(duì)檔案更新的準(zhǔn)確性造成影響。首先，為有效提高檔案管理的效率，學(xué)校應(yīng)引進(jìn)電子檔案系統(tǒng)以優(yōu)化管理流程；其次，在推動(dòng)電子檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于工作的復(fù)雜性和廣泛性，學(xué)校還需加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，以確保電子檔案管理的順利開(kāi)展；最后，注重打造電子檔案平臺(tái)?？梢耘c專業(yè)的信息技術(shù)公司合作，開(kāi)發(fā)符合學(xué)校特色的電子檔案系統(tǒng)，通過(guò)深入分析學(xué)校檔案管理實(shí)際需求，開(kāi)發(fā)包含多個(gè)檔案管理模塊的電子檔案系統(tǒng)，從定制軟件、開(kāi)發(fā)程序到系統(tǒng)硬件的配備，為學(xué)校開(kāi)展電子檔案管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

建立高效的電子檔案管理體系，關(guān)鍵在于構(gòu)建清晰的分類架構(gòu)，只有通過(guò)明確的分類體系，才能夠確保文件精準(zhǔn)歸檔、快速檢索，并便于隨時(shí)調(diào)用。同時(shí)，還需建立全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，按時(shí)間有序存放各類檔案資料，對(duì)于過(guò)時(shí)或重復(fù)的文檔，應(yīng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入回收站，由管理人員審核后永久刪除，以免占用不必要的存儲(chǔ)空間，從而更好地應(yīng)對(duì)海量數(shù)據(jù)的管理需求。在檔案管理中心，搭建核心管理平臺(tái)，為各部門分配獨(dú)立的子賬戶與密碼，確保只有經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的成員才能登錄查閱相關(guān)檔案?？傊?，構(gòu)建高效的電子檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵在于系統(tǒng)性的設(shè)計(jì)與執(zhí)行。

2.提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平

學(xué)校開(kāi)展檔案管理工作需重視團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)，積極吸納全方面的杰出人才，并定期開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)，以優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，引入信息技術(shù)領(lǐng)域?qū)２趴筛咝幚頂?shù)據(jù)錄入、資料整合、存儲(chǔ)和檢索等任務(wù)，檔案管理人員的信息技術(shù)及安全培訓(xùn)也不容忽視。在信息時(shí)代大背景下，電子檔案管理的高效率優(yōu)勢(shì)極大地便利了檔案管理工作，學(xué)校應(yīng)全面搜集各類信息，利用電子檔案提高管理效率。通過(guò)實(shí)施電子檔案管理，學(xué)校需根據(jù)實(shí)際需求完善系統(tǒng)建設(shè)，建立健全管理制度并加大軟硬件投入，拓寬管理功能，從而幫助提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保電子檔案管理為學(xué)校事務(wù)提供強(qiáng)有力的支持。

3.設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理制度

為了確保檔案工作人員嚴(yán)格遵守規(guī)定程序，學(xué)校必須制定一套嚴(yán)格的電子檔案管理制度，以約束檔案工作人員的行為，保障他們按照既定制度高效完成任務(wù)。具體而言，在電子檔案系統(tǒng)的資料存儲(chǔ)與管理過(guò)程中，應(yīng)明確每個(gè)操作步驟，不僅有助于新員工快速熟悉工作流程，還能確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，從而避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息的丟失或損毀。

為保障電子檔案的完整性，需要建立一套嚴(yán)格的監(jiān)管體系，在檔案的電子化管理過(guò)程中，要堅(jiān)決杜絕未經(jīng)授權(quán)的修改和下載行為。同時(shí)，為檔案管理人員設(shè)置分級(jí)別的查閱權(quán)限，防止越權(quán)訪問(wèn)檔案情況的發(fā)生，既可以有效保護(hù)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的完整性與真實(shí)性，又能防止數(shù)據(jù)被隨意篡改。當(dāng)工作人員使用電子檔案工作時(shí)，還應(yīng)確立一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，有效監(jiān)管檔案管理人員的職業(yè)行為和操作，確保其在規(guī)章制度的框架內(nèi)，以高度職業(yè)道德和安全意識(shí)來(lái)執(zhí)行電子檔案的管理任務(wù)。

4.做好電子檔案的存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)安全管理

電子檔案的聯(lián)網(wǎng)特性極大地提升了學(xué)校檔案管理的便捷性，但同時(shí)也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。在電子檔案信息錄入階段，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。相較于電子檔案管理，紙質(zhì)檔案的錄入錯(cuò)誤影響范圍較小，且較易發(fā)現(xiàn)和糾正。

然而，電子檔案因其便捷性，數(shù)據(jù)錄入常常是大規(guī)模進(jìn)行，一旦發(fā)生錯(cuò)誤，更正起來(lái)就變得相對(duì)困難。此外，由于電子檔案的開(kāi)放性和互聯(lián)網(wǎng)屬性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一旦遭受安全威脅，就會(huì)有檔案信息被泄露或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在提高工作效率的同時(shí)，電子檔案管理必須兼顧數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，使檔案信息的完整性和保密性得到保障。

為保障電子檔案系統(tǒng)安全、高效地運(yùn)行，學(xué)校必須提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)水平，并建立一套全面的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，不僅包括對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的升級(jí)和維護(hù)，還涉及部署先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施，并與信息技術(shù)部門緊密合作，共同構(gòu)建一道堅(jiān)固的網(wǎng)絡(luò)安全防線。只有將檔案安全防護(hù)工作放在首位，電子檔案系統(tǒng)才能在管理工作中充分釋放其潛力。此外，實(shí)施雙向密鑰保護(hù)策略也是一個(gè)有效的手段。在檔案管理人員傳輸檔案數(shù)據(jù)時(shí)，需要先驗(yàn)證傳輸通道的安全性，確認(rèn)安全無(wú)虞后，利用公鑰對(duì)檔案進(jìn)行解密，并將數(shù)據(jù)傳遞給用戶。用戶隨后使用私鑰解密檔案的內(nèi)層數(shù)據(jù)，進(jìn)一步增強(qiáng)了檔案信息的安全性。

5.拓展電子檔案的管理功能

（1）在學(xué)校優(yōu)化檔案分類策略中，需要積極采納前沿軟件，通過(guò)深入研究算法，運(yùn)用信息技術(shù)高效整理電子檔案，實(shí)現(xiàn)資料快速索引。在資料整合階段，應(yīng)細(xì)心規(guī)劃錄入與檢索系統(tǒng)，確保能夠完整收錄文本、圖像和音頻等多種格式資料，保障檔案信息的全面性。同時(shí)，注重檔案資料的準(zhǔn)確性，以促進(jìn)檔案歸檔與存儲(chǔ)工作順利開(kāi)展。

（2）在構(gòu)建檔案管理框架時(shí)，學(xué)校應(yīng)優(yōu)化數(shù)據(jù)交換與傳輸流程，滿足多元化的檔案使用需求，還需保障數(shù)據(jù)共享和傳輸?shù)陌踩?，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作和權(quán)限配置，維持檔案共享的良好秩序。

（3）學(xué)校需不斷加強(qiáng)信息安全防護(hù)體系，提升電子檔案的安全級(jí)別，確保檔案資料的安全。在建立檔案管理平臺(tái)時(shí)，優(yōu)先考慮安全管理，配備防火墻、防病毒軟件等防護(hù)措施，有效守護(hù)內(nèi)部資料，防范資料被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，重視檔案的備份與恢復(fù)，預(yù)防資料損毀或遺失。

（4）開(kāi)展電子檔案管理時(shí)，學(xué)校應(yīng)充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的多功能應(yīng)用，助力學(xué)校的各項(xiàng)事務(wù)。在處理電子檔案的過(guò)程中，深入挖掘信息資料并跟蹤學(xué)生成績(jī)、教師資源等變化，利用信息系統(tǒng)分析學(xué)校歷史信息和數(shù)據(jù)，為未來(lái)教學(xué)規(guī)劃與發(fā)展策略提供數(shù)據(jù)支持，確保決策更加精準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校開(kāi)展檔案管理需積極融合數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化管理。各學(xué)校應(yīng)高度重視數(shù)字檔案的運(yùn)用，深入認(rèn)識(shí)其重要性，并將其高效融入檔案的綜合管理流程。應(yīng)確立先進(jìn)的管理理念，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)檔案安全的意識(shí)，保障檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性，推進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，打造完善的檔案管理體系，為學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展和規(guī)模擴(kuò)張奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者單位：山東省臨沂第一中學(xué)

作者簡(jiǎn)介：郭濤（1986—），女，漢族，山東臨沂人，中級(jí)檔案館員，碩士研究生，研究方向：檔案管理。