關(guān)于“業(yè)審融合”情形下實現(xiàn)采購全過程風險防范的幾點思考

采購的定義

按照現(xiàn)行企業(yè)標準制度規(guī)定，采購主要是指：各單位以合同方式有償取得物資、工程（含信息化項目）和服務(wù)的行為。第一，物資是指各種形態(tài)和種類的物品，以煙草企業(yè)A為例，它所掌控的物資分為煙用物資和非煙用物資，煙用物資主要包括卷煙材料、煙葉配套物資、煙草物流配送物資、煙機及煙機零配件等；非煙用物資主要包括原材料、燃料、運輸工具、辦公、勞保、生活、五金、設(shè)備等其他產(chǎn)品。第二，工程主要指建設(shè)工程，包括建筑物的新建、改建、擴建及其裝修、拆除、修繕，以及與建設(shè)工程相關(guān)的勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理等工作。第三，服務(wù)是指除物資和工程以外的其他采購對象，包括宣傳促銷服務(wù)、管理咨詢服務(wù)、科研開發(fā)服務(wù)、信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)服務(wù)、金融保險服務(wù)、運輸服務(wù)、維修與維護服務(wù)及其他各類專業(yè)服務(wù)等。

采購全過程主要涉及的風險及表現(xiàn)形式

采購全過程從需求確定→市場分析→供應(yīng)商的選擇→合同簽訂→執(zhí)行采購→驗收付款整個業(yè)務(wù)循環(huán)的角度來看，主要面臨的風險集中在：

需求確定準確性風險 針對從未有相似開展經(jīng)驗的新業(yè)務(wù)而言，采購項目立項、預(yù)算和具體需求只能采用概括性的說明對其進行規(guī)范要求，因而在一定條件下只能預(yù)先確定標的物的種類、規(guī)格、型號、質(zhì)量等需求因素，未能進一步明確標的物的數(shù)量、價格、技術(shù)標準等需求因素，這容易造成在不充分了解標的物市場行情特別是采購價格和技術(shù)標準波動較大的情形下招標文件中攔標價的設(shè)定與實際情況存在價格偏差、業(yè)務(wù)需求數(shù)量與實際用量存在偏差，進而影響采購有效性。

供應(yīng)商選擇偏差性風險 部分招標文件存在單項評分條件表述不明確、單項評分條件沒有細化量化、單項評分條件有排斥投標人或潛在投標人、單項評分條件有重復(fù)性等情況，這會造成評標評委的打分行為存在較高的主觀性因子。例如，在某單項評分打分條件表述不明確或沒有對其進行細化、量化時，不同的評委根據(jù)自己的理解和經(jīng)驗判斷會產(chǎn)生對同一事項打出的分值差異較大的情況，從而間接影響到該采購項目的中標結(jié)果。

合同簽訂合規(guī)性風險 通常情況下業(yè)務(wù)部門與中標單位雙方簽訂的合同主要條款應(yīng)與招標文件內(nèi)容、投標響應(yīng)內(nèi)容相一致，但在實際業(yè)務(wù)中會存在框架式合同，其中涉及的價格、質(zhì)量、數(shù)量、驗收、交貨期限、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵條款無法在合同簽訂時進行明確約定，如此一來會導(dǎo)致后續(xù)雙方執(zhí)行過程中易產(chǎn)生合同解讀糾紛，甚至出現(xiàn)法律訴訟現(xiàn)象，從而致使企業(yè)蒙受潛在隱性損失的風險。

驗收付款嚴謹性風險 鑒于存在大量框架式合同，導(dǎo)致合同條款約定只能據(jù)實驗收結(jié)算，如此一來企業(yè)就會在驗收環(huán)節(jié)因無具象化標準作為對比依據(jù)，且驗收過程只能憑借業(yè)務(wù)人員的過往經(jīng)驗進行采購標的物特別是服務(wù)類項目的驗收，這會造成付款所需的支撐性資料不足、付款金額與合同約定金額不一致等現(xiàn)象的出現(xiàn)。例如，倘若遇到采購項目的標的物或服務(wù)存在質(zhì)量問題時，需要進行退換貨、降價處理、更換服務(wù)人員等操作，這就會導(dǎo)致驗收付款后要后續(xù)追回款項的難度會加大，工作開展成本亦會變高，從而給企業(yè)帶來直接經(jīng)濟損失。

內(nèi)審管控的主要方式與方法

招標文件審計重點管控風險點 第一，需審查招標文件內(nèi)容是否完整、準確、清晰，是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定的相關(guān)要求。第二，需審查招標的采購項目范圍、數(shù)量、型號、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求、運維時點、商務(wù)要求等是否明確，是否與投標單位的實際情況相符。第三，需審查招標文件的攔標價設(shè)置是否支撐依據(jù)充分。第四，需確保投標保證金、履約保證金、質(zhì)量保證金等費用收取標準和退還條件是否合規(guī)、合理、明確。第五，需審查是否存在歧視性或排他性現(xiàn)象，即是否公平、公正地對待所有投標人。第六，需審查招標文件的評分條款是否存在無法量化、模糊不清、有歧義的描述。

評標過程審計重點管控風險點 第一，應(yīng)考慮評標程序是否規(guī)范、合法，是否符合國家法律法規(guī)和招標代理機構(gòu)的相關(guān)規(guī)定。第二，應(yīng)考慮評標標準是否公正、客觀、明確，是否與招標的采購項目實際情況相符。第三，應(yīng)考核評標委員會成員是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，是否能夠勝任評標工作。第四，應(yīng)注重對評標過程的記錄是否完整、準確，是否具有可驗證性、可追溯性。

合同和補充協(xié)議審計重點管控風險點 第一，要審查合同的主要條款是否與招標文件內(nèi)容、投標響應(yīng)內(nèi)容一致。第二，要核實合同條款是否涵蓋數(shù)量、金額、規(guī)格、型號、交貨期限、服務(wù)標準、服務(wù)頻次、服務(wù)響應(yīng)等主要關(guān)鍵條款，以及驗收要求、付款要求、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、保密責任、安全責任等次關(guān)鍵條款。第三，要檢查補充協(xié)議內(nèi)容是否變更了主合同的關(guān)鍵性條款。

付款審計重點管控風險點 第一，應(yīng)考量需付款的采購項目是否達到了合同約定的付款條件。第二，應(yīng)審視履約單位是否按合同要求及時按質(zhì)按量完成。第三，應(yīng)監(jiān)測需驗收的采購項目是否走完所涉及的驗收流程并經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門簽字驗收。第四，應(yīng)檢查倘若遇到質(zhì)量問題或服務(wù)問題被要求退貨、換貨、更換服務(wù)人員、補償?shù)冗`約行為，是否從付款金額中已扣除該項違約金額。

當前，企業(yè)采購全過程中有些環(huán)節(jié)尚存在較大風險，其風險的表現(xiàn)形式呈現(xiàn)出一定的多樣性，因而在“業(yè)審融合”情形下內(nèi)部審計運用專業(yè)知識針對重點領(lǐng)域的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對風險防范提供一些新的思路與方法，以便充分發(fā)揮“經(jīng)濟體檢”的警示作用，有效降低系統(tǒng)性風險、化解管理風險，并提高招標采購的效率和效益，優(yōu)化企業(yè)資源配置狀況，從而為其行穩(wěn)致遠發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

作者單位：貴州中煙工業(yè)有限責任公司