大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理困境與對策

［摘 要］隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人口流動頻繁。大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動人口的檔案管理呈現(xiàn)出流動性較強(qiáng)、檔案分布分散、管理難度大等特點(diǎn)，這給檔案管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。流動人口人事檔案管理面臨著檔案管理制度化建設(shè)滯后、信息化建設(shè)有待加強(qiáng)、管理模式有待優(yōu)化及檔案資源共享效能不足等現(xiàn)實(shí)問題。流動人員人事檔案管理部門急需針對現(xiàn)實(shí)問題探索相應(yīng)的檔案管理策略。文章首先闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的特征，然后總結(jié)大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，接著分析大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的困境，最后提出相應(yīng)的對策，以期提升流動人口人事檔案管理的效能。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)時(shí)代；流動人員；人事檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.056

［中圖分類號］G271；C924.2 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動人員人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，深入分析流動人員人事檔案管理的特征，結(jié)合其特點(diǎn)和時(shí)代要求推動檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化和智能化，對充分挖掘人力資源、激發(fā)流動人員的工作潛能、提升流動人員人事檔案管理效率具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1" " "大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的特征

伴隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)的加快與經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量的提高，人口分布格局呈現(xiàn)出大交錯(cuò)、大融居的趨勢，這反映出流動人員的數(shù)量和流動頻次越來越多，而流動人員人事檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下呈現(xiàn)出多元化的特征。

第一，檔案記錄內(nèi)容指向和檔案轉(zhuǎn)遞具有較大的流動性。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會結(jié)構(gòu)的變化，人員流動性不斷增強(qiáng)，這對人力資源合理配置提出了新的要求，而流動人員人事檔案管理是推進(jìn)人力資源合理配置的有效支撐［1］。當(dāng)前，隨著人口跨區(qū)域流動頻率提高，檔案轉(zhuǎn)遞具有較大的流動性和頻繁性，尤其是靈活就業(yè)人員，其檔案遷移的頻率較高。此外，伴隨著流動人員工作地和檔案遷移地的變化，其檔案記載的工作內(nèi)容和記載流程整體也呈現(xiàn)出較大的流動性特征。

第二，流動人員人事檔案管理難度大。各地方人力資源和就業(yè)保障中心建立了流動人員人事檔案管理制度，但是管理制度有待優(yōu)化，未適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理過程中存在檔案整理不規(guī)范、電子檔案收集滯后等問題。此外，流動人員頻繁更換工作地，以及流動人員忽視人事檔案的重要性，使得人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)無法和檔案所有者保持密切的聯(lián)系，進(jìn)而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)移、交接，以及檔案內(nèi)容的及時(shí)更新難度不斷增加［2］。更有甚者，出現(xiàn)了一些流動人員因?yàn)殚L期不聯(lián)絡(luò)人力資源和社會保障局，最終使檔案成為“死檔”的現(xiàn)象。

第三，流動人員人事檔案管理數(shù)據(jù)化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息平臺及信息化技術(shù)的廣泛使用，促使各行業(yè)發(fā)生了重大的變化，而這也對檔案管理產(chǎn)生了重大影響。由于流動人員跨區(qū)域變動的特征，其人事檔案整理過程中無法及時(shí)補(bǔ)充紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致檔案管理具有滯后性。但是，數(shù)字化平臺和信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理從收集、整理、查閱到轉(zhuǎn)遞可以實(shí)現(xiàn)電子化和數(shù)據(jù)化，這一定程度上破解了檔案管理滯后的難題。由此，檔案管理數(shù)據(jù)化成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢之一。

第四，流動人員人事檔案管理分散化。流動人員的分類情況具有較大的差異性，使得各地區(qū)針對流動人員人事檔案管理呈現(xiàn)出分割模式，反映出一定的分散化特征。例如，從就業(yè)去向的視角而言，入編人員、靈活就業(yè)人員及應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理分屬于檔案管理部門和地方人才服務(wù)中心，這呈現(xiàn)出檔案管理的分散性特征。此外，就人才專業(yè)背景而言，師范類畢業(yè)生和其他畢業(yè)生的檔案管理分屬教育局和當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，這亦呈現(xiàn)出較大的分散性特征。

2" " "大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種數(shù)字化平臺和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給流動人員人事檔案管理帶來了機(jī)遇，賦予人事檔案管理工作更多的生機(jī)和活力。在人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的支撐下，流動人員人事檔案管理工作展現(xiàn)出更大的現(xiàn)實(shí)意義。

2.1" "有助于為用人單位人才培養(yǎng)及人才篩選提供參考

人事檔案記錄了流動人員的學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)業(yè)信息和職業(yè)發(fā)展的基本內(nèi)容，用人單位的人力資源部門或者人才交流部門可以針對流動人員的人事檔案依托大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對其職業(yè)定位、技能情況及發(fā)展?jié)撃苓M(jìn)行全面分析和數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)，為人才培養(yǎng)及人才篩選提供參考。例如，用人單位為了進(jìn)一步了解應(yīng)聘人員，避免應(yīng)聘人員不能勝任工作，可以通過合法途徑調(diào)閱應(yīng)聘者的電子檔案，依托大數(shù)據(jù)或人工智能針對性地了解應(yīng)聘人員的情況，進(jìn)而提高人才選拔的效率和匹配度。

2.2" "有助于擴(kuò)大人力資源的服務(wù)范圍

大數(shù)據(jù)時(shí)代使得行業(yè)發(fā)展展現(xiàn)出新的生機(jī)和活力，也在一定程度上促進(jìn)了流動人員檔案管理工作的革新。大數(shù)據(jù)時(shí)代，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人工智能技術(shù)等科技成果應(yīng)用于檔案管理中，推動了檔案管理的電子化和信息化進(jìn)程，在提升檔案管理效能的同時(shí)，進(jìn)一步擴(kuò)大了人力資源的服務(wù)范圍。通過信息化檔案資源整理和分析，能夠在一定程度上反映出人力資源的供給情況，進(jìn)而為區(qū)域發(fā)展對接人才招聘提供必要的參考和依據(jù)，從而減少區(qū)域發(fā)展過程中人力資源匹配不均、不充分的問題［3］。此外，流動人員因跨區(qū)域流動頻繁，導(dǎo)致其所享受的人力資源服務(wù)十分有限。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種檔案的數(shù)字化平臺建設(shè)使得人力資源管理部門所服務(wù)的受眾群體不斷增多，所服務(wù)的名目和類型也更加多元化，使人力資源服務(wù)的范圍有所擴(kuò)大。

2.3" "有助于保障檔案信息的完整性和權(quán)威性

流動人員作為當(dāng)前人力資源管理群體中的特殊人員，因工作場地不固定和工作區(qū)域頻繁變動，導(dǎo)致檔案管理的難度較大，一定程度上影響了檔案信息的完整性和權(quán)威性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能及信息化平臺的廣泛應(yīng)用進(jìn)一步推動了檔案管理方式和檔案管理模式的變革。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不管是何種工作崗位的人員，都可以不受時(shí)間和空間的限制，及時(shí)通過信息化手段和平臺將個(gè)人電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中，以保障檔案的完整性。而且，信息化平臺使用授權(quán)的主體只能是檔案所有者，這在一定程度上保障了檔案信息的權(quán)威性。

3" " "大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的困境

大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動人員人事檔案管理面臨著新的困境，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法在流動人員人事檔案管理的過程中暴露出一些現(xiàn)實(shí)性問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動人員人事檔案管理的困境主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1" "制度建設(shè)滯后

完善的檔案管理制度是保障檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化的重要前提，也是提升檔案服務(wù)效能的重要遵循。大數(shù)據(jù)時(shí)代，規(guī)范的管理制度是保障流動人員人事檔案管理質(zhì)量的重要基石。然而，當(dāng)前部分人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)沒有結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的實(shí)際要求進(jìn)一步優(yōu)化管理制度，導(dǎo)致制度不健全。這主要體現(xiàn)為大數(shù)據(jù)背景下電子檔案存儲的工作過程系統(tǒng)化守則及其注意事項(xiàng)匯編缺失，以及缺少清晰的電子檔案歸檔管理職責(zé)清單等［4］。

3.2" "檔案管理信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)需要大量人力、物力的支持，才能更好地保障流動人員人事檔案服務(wù)的效率。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)是提升檔案管理質(zhì)量的重要支點(diǎn)。然而，部分檔案管理部門在流動人員人事檔案信息化建設(shè)中的投入有限，尤其是缺少信息化軟硬件設(shè)備，如掃描一體機(jī)、智能化計(jì)算機(jī)和信息化存儲平臺等。這導(dǎo)致依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式難以滿足流動人員人事檔案存儲的需求，致使服務(wù)質(zhì)量大打折扣。此外，信息化平臺的安全性有待提升。信息化平臺是電子檔案存儲和信息流通的重要載體，其安全性是保障流動人員人事檔案安全的生命線，而少部分檔案管理部門忽視了檔案管理信息化平臺的安全性問題。

3.3" "檔案管理模式有待優(yōu)化

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作以紙質(zhì)檔案管理模式為主，這種紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式在處理檔案歸檔和銜接方面往往耗時(shí)費(fèi)力，如遇檔案填寫不規(guī)范或者部分檔案缺失問題，需要流動人員親自到場處理，耗費(fèi)大量的時(shí)間，在批復(fù)和審閱環(huán)節(jié)亦是如此。另外，流動人員因?yàn)楣ぷ鞑环€(wěn)定，檔案銜接受時(shí)間和空間因素的影響，不能及時(shí)將檔案歸入檔案管理部門，而傳統(tǒng)的檔案管理模式亦無法破解這一難題，這導(dǎo)致檔案管理工作較為被動和滯后。

4" " "大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的對策

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足流動人員人事檔案管理的需求，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給檔案管理帶來了一定的機(jī)遇。因此，立足于傳統(tǒng)檔案管理模式的痛點(diǎn)，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化流動人員人事檔案管理工作路徑，成為應(yīng)對時(shí)代發(fā)展需求的必然要求。

4.1" "優(yōu)化流動人員人事檔案管理機(jī)制，推動檔案管理規(guī)范化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了進(jìn)一步提升流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量，要針對流動人員的特點(diǎn)制定規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制，以此提升檔案管理的科學(xué)性。第一，針對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的流程制定規(guī)范的檔案管理機(jī)制。明確流動人員人事檔案管理的基本工作流程，如檔案整理、收集、分類及查閱等，針對上述流程確定具體工作步驟及注意事項(xiàng)［5］。同時(shí)，優(yōu)化流動人員人事檔案管理流程和環(huán)節(jié)，以便捷和高效的檔案存儲機(jī)制為流動人員提供高質(zhì)量的服務(wù)。第二，優(yōu)化流動人員人事檔案監(jiān)督機(jī)制。針對流動人員人事檔案建立定期監(jiān)督反饋機(jī)制，采取定職定崗原則；針對流動人員檔案歸檔等問題，采取定期集中檢查和不定期隨機(jī)抽查的方式，以保障檔案管理的規(guī)范化。

4.2" "加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)、強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是做好流動人員檔案管理工作的關(guān)鍵，也是提升檔案管理效能的有效支撐。第一，強(qiáng)化組織保障，健全檔案管理信息化隊(duì)伍。檔案管理部門要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，整合人力資源，組建檔案管理信息化隊(duì)伍，為檔案管理信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人力保障。第二，優(yōu)化人才獎補(bǔ)措施，吸引高層次信息化人才。提高人才獎補(bǔ)的額度，吸納高層次信息化人才，為檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)開展提供內(nèi)生動力。第三，開展常態(tài)化培訓(xùn)，提升檔案管理隊(duì)伍的信息化水平。堅(jiān)持引進(jìn)來和走出去相結(jié)合，一方面，邀請檔案管理專家開展專題講座，針對檔案管理信息化建設(shè)中的重點(diǎn)問題進(jìn)行交流和分享；另一方面，為檔案管理人員提供外出培訓(xùn)的機(jī)會，進(jìn)一步開闊其檔案管理的視野。

4.3" "提高檔案信息化管理的深度和廣度，優(yōu)化檔案管理模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代流動人員人事檔案管理的要求，這就要結(jié)合流動人員人事檔案管理的實(shí)際需求優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理的深度和廣度。第一，應(yīng)用線下線上相結(jié)合的檔案管理模式，拓寬檔案管理的路徑。流動人員工作地點(diǎn)變化頻繁，使得紙質(zhì)檔案的存儲和交接難度不斷增加。為此，需要依托智能化和信息化平臺，針對流動人員設(shè)置定向檔案收集、整理、存儲模塊，實(shí)現(xiàn)電子檔案、紙質(zhì)檔案一體化認(rèn)證。通過開展線上線下一體化檔案管理，進(jìn)一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量。第二，加強(qiáng)檔案交接和定期回訪工作。流動人員因自身工作的特殊性而頻繁流動，導(dǎo)致檔案交接具有一定的滯后性，所以需要優(yōu)化檔案交接制度，做好定期回訪工作，這對提升檔案服務(wù)效能具有十分重要的作用。

4.4" "加強(qiáng)平臺建設(shè)，提升流動人員檔案資源共享的效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代，搭建智能化平臺是提升流動人員人事檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源開發(fā)和共享的重要支撐。鑒于此，要針對流動人員人事檔案資源開發(fā)共享的實(shí)際強(qiáng)化檔案存儲平臺建設(shè)，提升檔案資源共享的效率。第一，增強(qiáng)流動人員人事檔案借閱的安全性。增強(qiáng)電子檔案存儲平臺的安全性是保證檔案共享安全的關(guān)鍵，同時(shí)流動人員人事檔案調(diào)閱需要經(jīng)過流動人員授權(quán)，并加強(qiáng)借閱平臺的電子防護(hù)。此外，增加檔案管理平臺對接端口，依托微信小程序或官方平臺等渠道，為流動人員提供多元化的共享資源端口［6］。第二，簡化流動人員人事檔案借閱及共享的環(huán)節(jié)。依托信息化平臺，針對借閱單位和個(gè)人實(shí)現(xiàn)受眾主體的身份核實(shí)和人臉識別，進(jìn)一步簡化批閱流程和環(huán)節(jié)，提升檔案借閱及共享的效率。

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