X高校儀器設備采購審計案例分析

［摘 要］在“雙一流”建設過程中，國家對高等教育事業(yè)經費的投入逐年加大，高校對教學、學科、科研儀器設備，尤其是進口設備等硬件設施的投入也明顯增加。審計發(fā)現(xiàn)，高校儀器設備采購在預算編制、政府采購、合同管理、履約驗收、使用管理等方面存在諸多問題。文章通過案例分析的形式，剖析高校儀器設備采購過程中各個環(huán)節(jié)存在的弊病，并從加強內部控制和效益管理、規(guī)范采購管理和履約驗收、加大審計力度等方面提出針對性的建議。

［關鍵詞］儀器設備；采購審計；履約驗收

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.007

［中圖分類號］F239.6 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-00-03

1" " "案例基本情況

在國家“雙一流”建設背景下，X高校按照學校黨委的安排，大力投入學科、科研、教學平臺項目建設資金。W項目為X高校20××年立項建設的平臺項目，擬從國外采購教學用實驗設備。X高校采購部門委托××招標代理公司按照省級政府采購規(guī)定組織招標、評審，確定A公司為中標單位，最終由X高校（甲方，需方）與A公司（乙方，供方）、B公司（丙方，代理進口方）于20××年12月15日簽訂三方合同，加蓋X高校經濟合同專用章，采購貨物為挪威××（品牌）廠家生產、價值68萬元的護理高端模擬人（孕婦）分娩模擬套裝1套，約定合同簽訂后60日歷天內到貨。次年6月22日，資產管理部門組織相關人員對照合同進行了第一次驗收。6月29日，審計人員被邀請參與第二次驗收，X高校資產管理部門拿出了一份X高校（甲方）與B公司（乙方）簽訂的代理進口協(xié)議，合同加蓋X高校行政公章，采購貨物為美國××（品牌）廠家生產、價值49萬元的護理高端模擬人（孕婦）分娩模擬套裝1套和由美國××（品牌）廠家生產、價值19萬元的婦科檢查模型1套，合計68萬元。審計人員對W項目產生了職業(yè)性的懷疑，為什么要進行第二次驗收？為什么同一個項目有兩份合同？為什么兩份合同采購的貨物不一致？為什么經濟合同加蓋的是行政公章？……

圍繞上述疑問，審計人員展開了調查，調查結果顯示：W項目的采購活動是在年度預算內執(zhí)行的，但是中標金額與預算金額十分接近；政府采購程序是合法合規(guī)的，但是采購活動是由招標代理機構組織的；兩份合同的簽訂都履行了用印審批程序，但是審批的程序是不同的；兩次履約驗收都是對照合同進行的，但是驗收的內容不一樣。

2" " "X高校儀器設備采購審計發(fā)現(xiàn)的問題

事實上，審計人員在X高校W項目的履約驗收環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題并非個案。履約驗收環(huán)節(jié)暴露出來的問題也許只是高校儀器設備采購管理諸多弊病的冰山一角。歸結起來，高校儀器設備采購管理過程中存在的問題主要表現(xiàn)在預算編制、政府采購、資產管理、履約驗收等方面。

2.1" "預算編制不科學、不完整

從審計實務來看，高校儀器設備采購，尤其是進口設備購置的預算編制不科學、不完整［1］。一是專項建設平臺項目的論證工作往往用行政手段替代，大多未開展實質性的（進口）設備采購論證工作，以會議、領導簽字等形式立項代替論證的現(xiàn)象較為突出，這給預算編制帶來較大困難。二是項目負責人在編制采購需求、項目預算以及資產配資計劃時未能深入了解教學、學科、科研的實際需求，大多邀請熟悉的設備供應商代為編制或者直接拷貝其他高校同類設備技術參數(shù)，這給后續(xù)的政府采購及履約驗收埋下隱患。三是資產管理部門人員的專業(yè)素質達不到（進口）設備采購工作要求，開展政府采購活動前對擬采購（進口）設備的性能、技術參數(shù)等信息了解不足，以致履約驗收時被供應商或項目負責人牽著鼻子走，一次驗收不合格就二次驗收，三次驗收……

2.2" "資產管理簡單粗放

一是資產管理部門對儀器設備的歸口管理意識不強，未能做到主動管理、全面管理。二是服務意識不強，對政府采購完成的平臺項目主要集中在儀器設備的履約驗收（主要是形式驗收）、登記入賬方面，尚未做到對經濟合同的執(zhí)行，資產的使用、管理、處置進行全過程監(jiān)管。三是人員素質有待提高。高校管理使用的資產種類多、價值高、專業(yè)性強，資產管理人員的綜合素質與精細化管理的要求有明顯差距。四是管理理念、管理手段落后，信息化、系統(tǒng)化管理水平不高［2］，資產驗收入庫時手工錄入、現(xiàn)場驗收的傳統(tǒng)方式居多。

2.3" "重購置、輕管理現(xiàn)象突出

大量的資金投入加大了教學、學科、科研平臺項目建設力度，需要購置的資產數(shù)量、種類、金額的增加使得采購部門疲于采購項目的招投標，忽視了政府采購后續(xù)的合同管理、履約管理，且采購部門在一定程度上存在與資產管理部門職責交叉、相互推諉的現(xiàn)象。

2.4" "缺乏有效的監(jiān)督

高校規(guī)模的擴大和“雙一流”經費投入政策的變化，要求高校管理部門特別是監(jiān)督部門提高治理能力和管理水平，然而現(xiàn)實是高校的內部管理機制尚不健全，財務、內審、資產等監(jiān)管部門未能實現(xiàn)全過程無縫監(jiān)督，內部監(jiān)督流于形式，效益管理水平不高。

3" " "高校儀器設備采購問題產生的主要原因

3.1" "對儀器設備采購工作認識不足

實行政府采購歸口管理后，各項目所在部門、主管部門無法自主購置，心生抵觸情緒。同時，采購部門為了規(guī)避政府采購風險，強調采購活動程序合法合規(guī)，對列入政府采購預算的項目大多委托招標代理機構實施，使得政府采購活動成了認認真真走程序、扎扎實實走過場的形式合法采購。最熟悉設備功能屬性、技術參數(shù)的使用人員及項目負責人直接把采購需求告知主管招標采購的職能部門，坐等設備到貨。資產管理部門則因部門間溝通不暢而延遲履約驗收時間，影響平臺建設項目，導致采購人、使用人、供應商之間相互扯皮；平臺項目建設單位對儀器設備采購審計的認識存在偏差，對內部審計部門的工作配合不夠積極，也使審計人員開展相關工作面臨一定的阻力。

3.2" "內部控制有效性不足

現(xiàn)行儀器設備采購的環(huán)節(jié)多、審批嚴、程序復雜，使得政府采購業(yè)務的內控制度政出多門卻又缺乏統(tǒng)一領導，內控制度不健全、業(yè)務部門的協(xié)同意識不強導致實務中儀器設備采購的內部控制效果不佳，不能充分發(fā)揮內部控制的作用。

3.3" "人員隊伍建設不合理

高校儀器設備購置工作涉及教學、科研、行政等多個方面，購置類型包括貨物、工程和服務，種類繁多，專業(yè)面廣，金額較大，要求相關人員不僅熟知預算管理、資產管理、政府采購和招投標方面的規(guī)章制度，還對市場行情了然于胸，掌握貨物性能、價格以及建設工程等方面的基礎知識。而高校的采購管理部門大多隸屬資產管理部門或二者合署辦公，政府采購評審人員大多是從校內財務、審計等單位臨時抽調，他們雖然是各個領域的專家或業(yè)務骨干，但對政府采購政策法規(guī)的解讀明顯不足，使得儀器設備采購工作缺乏一支懂政策、精業(yè)務、曉程序的穩(wěn)定的專業(yè)隊伍。

3.4" "履約驗收流于形式

資產管理部門組成的履約驗收小組一般由項目負責人、項目平臺主管部門人員、審計人員、財務人員組成，缺乏本行業(yè)專業(yè)技術人員，驗收過程往往是對照采購合同進行數(shù)量與貨物型號的核對，美其名曰“實物驗收”，反而忽視了對儀器設備的技術性能、質量、運行效果等的技術驗收，導致履約驗收被項目負責人或供應商牽著鼻子走，流于形式。

3.5" "審計評價標準不明確

儀器設備采購審計的評價標準不明確使得審計實務無據(jù)可依，不易操作。高校開展儀器設備采購審計所需的審計準則和具體的操作指南不完善，給審計部門開展審計業(yè)務帶來制度層面的執(zhí)行困難。另外，高校儀器設備政府采購制度、內部審計制度等內部控制制度體系尚不健全，導致審計依據(jù)的標準不足，審計結論的客觀性、公正性被質疑，缺乏權威性，審計意見的執(zhí)行和整改也很難落實。

3.6" "審計監(jiān)管的能力較弱

當前，高校儀器設備采購審計主要是事后監(jiān)管，無法及時發(fā)現(xiàn)和處理不合規(guī)行為。內部審計活動的實施大多是通過抽查檔案資料進行檢查，無法對整個采購過程進行系統(tǒng)性、整體性監(jiān)督，涉及關聯(lián)性材料的統(tǒng)計分析橫跨財務管理、資產管理、合同管理等多個部門，審計取證難度較大。同時，政府采購的信息化水平和審計工作的信息化手段普遍落后，導致審計監(jiān)督監(jiān)管的能力不突出。

4" " "加強儀器設備采購審計的建議

4.1" "管理層重視，提高認識

管理層的重視和支持是高校儀器設備采購審計工作順利開展的重要保證。管理層的批示和要求既是對政府采購部門、資產管理部門和使用單位的要求與約束，也為審計工作的開展提供了重要依據(jù)。分管審計工作的學校管理者或者校長辦公會應定期聽取審計工作匯報，以便更加高效地指導內部審計工作，調動審計人員的工作積極性，促進內審人員主動作為、大膽創(chuàng)新。

4.2" "進一步加強內部控制

一是建立健全以績效管理為中心的內部控制制度，構建涵蓋預算管理、政府采購、合同管理、履約驗收、資產管理、內部監(jiān)督等環(huán)節(jié)的儀器設備采購內控制度［3］，形成較為完善的內部控制制度體系。二是加強對內部控制制度的宣傳和培訓，簡政放權，優(yōu)化流程，方便廣大教職工按照規(guī)章制度要求辦事，同時接受師生員工的監(jiān)督。三是加強各項內控制度的規(guī)范管理，提高管理人員的服務能力、服務水平和專業(yè)素養(yǎng)，增強內部控制制度執(zhí)行的有效性，充分發(fā)揮內部控制制度的預防和免疫功能。

4.3" "加強效益管理

建立以績效管理為核心的效益管理、考核制度體系，科學、全面、完整地反映儀器設備采購投入產出效益，并據(jù)此進行效益評價、考核和分析。加強儀器設備采購過程管理，健全責任追究機制，對無效益、低效益且造成學校國有資產損失和浪費的部門、人員嚴肅追責，提高資金的使用效益。

4.4" "加強儀器設備采購履約驗收

構建由高校各學科專業(yè)人員、經濟專家、實驗人員組成的履約驗收人員專家?guī)?，對于價格高、專業(yè)性強、技術復雜的政府采購項目，由資產部門聯(lián)合財務、審計、政府采購等部門和相關專家組成驗收小組，會同項目主管部門、使用單位，對照采購合同、裝箱單和貨物清單逐一認真核對，做好記錄，所有參與驗收人員均在驗收單上簽字確認，確保技術驗收和實物驗收雙合格，然后由資產部門據(jù)此對驗收合格的貨物辦理資產登記入賬。

4.5" "提高人員的綜合素質

提高儀器設備采購、資產管理部門及使用單位相關人員的綜合素質，加強對相關人員的業(yè)務素質考核和專業(yè)能力培養(yǎng)，構建一支業(yè)務精、能力強、素質高、懂管理、善協(xié)調的人員隊伍［4］，增強相關人員的效益意識、責任意識和擔當精神，以促進高等教育事業(yè)又好又快發(fā)展。

4.6" "加大內部審計力度

一是完善儀器設備采購審計制度，健全內部審計制度體系［5］，以便審計工作有法可依、有章可循。二是加強高校內部審計隊伍建設，打造“內部審計鐵軍”，通過引進人才、內部培養(yǎng)、外部交流等形式，提高內部審計人員的專業(yè)素養(yǎng)，推行高校內部審計職業(yè)化建設，大力培養(yǎng)復合型、綜合型、高素質的職業(yè)化審計人才隊伍。三是提高部門聯(lián)動、協(xié)同能力，充分利用大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網+”技術提高信息化審計水平，構建財務部門、政府采購部門、資產管理部門及業(yè)務主管部門聯(lián)動的審計模式，構建資產配置計劃申報、政府采購預算編制、預算執(zhí)行、合同管理和資產管理環(huán)節(jié)聯(lián)動的審計流程，實現(xiàn)部門之間信息共享、互聯(lián)互通互動，提高審計效率和效益。

主要參考文獻

［1］張科，崔思成，邱瑞玲.高校儀器設備集中采購與集中結算的實踐探索［J］.行政事業(yè)資產與財務，2024（3）：37-40.

［2］陳憶平.高校大型儀器設備管理專項審計調查研究［J］.行政事業(yè)資產與財務，2022（5）：105-107.

［3］白麗芳.淺談高校儀器設備管理審計中發(fā)現(xiàn)的問題及其對策［J］.中國農業(yè)會計，2024（14）：24-26.

［4］周麗.機房設備采購的審計難點與解決路徑淺析［J］.行政事業(yè)資產與財務，2024（9）：101-103.

［5］柴莉，王建瓊.高校大型儀器設備使用績效審計評價指標體系研究［J］.中國內部審計，2021（4）：58-62.