做好新時期地名檔案管理工作的幾點思考

摘 要：地名檔案管理，作為關(guān)乎國家行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、國防安全及民族團結(jié)的關(guān)鍵要素，其重要性不言而喻。面對新時期帶來的諸多挑戰(zhàn)，需采取一系列科學(xué)、系統(tǒng)的策略，推動地名檔案管理工作的全面提升。通過強化檔案管理意識、完善管理制度、提高設(shè)施水平、加強人才培養(yǎng)與加速信息化建設(shè)等策略的實施，期望構(gòu)建一個高效、安全和便捷的地名檔案管理體系，為推動經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展、促進社會和諧穩(wěn)定、傳承與弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化作出積極貢獻。

關(guān)鍵詞：地名檔案；管理效率；信息技術(shù)

地名檔案是一種承載著豐富歷史與文化底蘊的珍貴資源，不僅是記錄和傳承地名文化的關(guān)鍵載體，還記錄了各地的歷史變遷、文化傳承及民族特色，為后人提供了洞悉過往、理解當(dāng)下的途徑，在新時代的地名管理工作中亦占據(jù)著至關(guān)重要的地位。然而，在這個信息爆炸的時代，地名檔案數(shù)量急劇攀升，信息量極為龐大，且更新速度令人驚嘆。同時，社會各界對地名檔案的需求日益多元化，不再局限于學(xué)術(shù)研究或地名管理本身，而是廣泛涉及旅游開發(fā)、文化傳承及城市規(guī)劃等諸多領(lǐng)域。面對此類挑戰(zhàn)，在新時期如何妥善做好地名檔案管理工作，確保地名檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及可利用性，是地名管理部門和檔案管理人員必須直面且亟待解決的問題[1]。這不僅關(guān)乎地名文化的保護與傳承，還直接影響地名管理工作的效率與質(zhì)量，對社會的文化繁榮與發(fā)展亦具有深遠(yuǎn)意義。因此，探索并實踐一套科學(xué)、高效的地名檔案管理方法，對于推動地名管理工作的現(xiàn)代化進程具有極其重要的意義和不可估量的價值。

1 地名檔案管理的重要性剖析

1.1 行政管理的堅實基石

地名檔案管理在民政工作中占據(jù)著舉足輕重的地位，與國計民生緊密相連。妥善管理地名檔案，其意義深遠(yuǎn)，不僅惠及當(dāng)代，還為后世留下了寶貴財富。地名檔案詳細(xì)記錄著各地的正式名稱、地理位置及行政區(qū)劃等核心信息。土地劃分、戶籍管理、稅收征收、郵件投遞及道路導(dǎo)航等行政管理工作，均離不開地名檔案的精準(zhǔn)指引。若地名檔案管理混亂，信息失真，將給國家管理帶來極大困擾，甚至可能引發(fā)社會秩序的混亂。

1.2 經(jīng)濟發(fā)展的重要支撐

對于企業(yè)而言，地名檔案是不可或缺的“決策依據(jù)”。它揭示了各地的資源分布、交通狀況及投資環(huán)境，為企業(yè)選址、項目決策提供了關(guān)鍵信息。在選擇廠址或投資項目時，企業(yè)需深入地了解目標(biāo)地區(qū)的具體情況，而地名檔案正是這一信息的寶庫。若地名檔案信息不準(zhǔn)確，企業(yè)可能面臨決策失誤的風(fēng)險。

1.3 國防安全的堅強后盾

地名檔案在國防安全領(lǐng)域同樣發(fā)揮著重要作用。它詳細(xì)標(biāo)注地形地貌、道路網(wǎng)絡(luò)等關(guān)鍵信息，為軍隊制定戰(zhàn)術(shù)提供了重要參考。若地名檔案出現(xiàn)錯誤，將直接影響軍事行動的順利進行，甚至可能導(dǎo)致迷路等嚴(yán)重后果。

1.4 民族團結(jié)的重要紐帶

地名檔案還是促進民族團結(jié)的重要工具。它記錄各地的民族分布、文化特色及歷史淵源，有助于增進各民族之間的了解和交流。在民族地區(qū)推動經(jīng)濟發(fā)展、文化交流及旅游開發(fā)時，地名檔案更是不可或缺的參考資料。

1.5 文化傳承的重要載體

地名檔案更是中華文化的傳承者。它記錄了各地的歷史變遷、文化內(nèi)涵及民俗風(fēng)情，為后人了解歷史、傳承文化提供了寶貴資料。在保護歷史文化名城、傳承非物質(zhì)文化遺產(chǎn)及開發(fā)文化旅游等方面，地名檔案發(fā)揮著不可替代的作用。若地名檔案受損或遺失，將嚴(yán)重威脅到我們的文化根基。

2 地名檔案管理工作中存在的問題

2.1 管理意識薄弱

地名檔案管理在國內(nèi)部分地區(qū)的重視程度嚴(yán)重不足。據(jù)統(tǒng)計，約有30%的地方在其年度工作報告中幾乎未提及地名檔案管理，更遑論資金投入。以中部某縣級市為例，其五年規(guī)劃中，地名檔案管理僅被簡略提及，所投入的經(jīng)費遠(yuǎn)低于文化教育領(lǐng)域的投入，這無疑加劇了該工作的邊緣化[2]。此外，負(fù)責(zé)地名檔案管理的工作人員亦表現(xiàn)出不重視的態(tài)度，側(cè)重兼職的事務(wù)，直接導(dǎo)致了檔案工作效率低下。

2.2 制度缺陷顯著

關(guān)于地名檔案管理的制度層面亦存在諸多不足。對全國50個城市的地名檔案管理制度進行調(diào)查后發(fā)現(xiàn)，僅有20%的城市制度相對完善，其余均存在不同程度的問題。有的地方雖制定了相關(guān)制度，但在檔案收集范圍上模糊不清，導(dǎo)致近40%的特色地名檔案未能及時歸檔[3]。部分工作人員在執(zhí)行制度時亦缺乏嚴(yán)格性，有借閱檔案不按時還的現(xiàn)象，使得制度形同虛設(shè)。

2.3 設(shè)施陳舊落后

地名檔案管理的設(shè)施狀況同樣令人擔(dān)憂。全國約40%的基層地名檔案管理部門設(shè)施老舊，無法滿足現(xiàn)如今的檔案管理需求。有的單位地名檔案管理庫房面積小，卻堆積大量檔案，保管設(shè)備簡陋，缺乏防火、防潮、防蟲等必要設(shè)施，更無信息化設(shè)備支持。此外，部分工作人員對信息化技術(shù)設(shè)備的使用不熟練，頻繁出現(xiàn)故障且利用率低，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的進程。

2.4 隊伍素質(zhì)亟待提升

部分地方具有檔案管理專業(yè)背景的工作人員占比極低，懂信息技術(shù)的更是稀缺。如東北的個別地名檔案管理部門，15名員工中僅2個人具有檔案管理專業(yè)背景，且精通信息技術(shù)的人員少之又少。專業(yè)人才與系統(tǒng)培訓(xùn)的缺乏直接導(dǎo)致了業(yè)務(wù)水平和工作能力低下。如地名檔案數(shù)字化錄入時錯誤率較高等，嚴(yán)重影響了工作效率與質(zhì)量。

2.5 信息化建設(shè)滯后

信息化建設(shè)是當(dāng)前地名檔案管理面臨的最大問題之一。全國近30%的地名檔案管理部門尚未建立完善的地名檔案信息管理系統(tǒng)。如西南某地級市，信息化建設(shè)仍處于起步階段，缺乏地名檔案數(shù)據(jù)庫，大量檔案仍以紙質(zhì)形式存儲，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理遙不可及。因此，在城市規(guī)劃建設(shè)過程中，相關(guān)部門難以快速獲取地名信息，地名檔案信息的開發(fā)利用和共享服務(wù)亦受到嚴(yán)重影響。

3 新時期地名檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 強化檔案管理意識：從源頭抓起，構(gòu)建戰(zhàn)略共識

首先，必須深化地方政府及相關(guān)部門對地名檔案管理重要性的認(rèn)識。地名檔案不僅是社會治理現(xiàn)代化的基石，還是城市規(guī)劃、歷史文化傳承的重要依據(jù)。因此，地方機構(gòu)應(yīng)將地名檔案管理納入其戰(zhàn)略規(guī)劃的核心地位，定期召開專題研討會，及時解決工作中遇到的難題，確保地名檔案工作的持續(xù)性與實效性。檔案管理人員需樹立高度的職業(yè)榮譽感與責(zé)任感，以積極主動的態(tài)度投入工作。通過參與歷史文化街區(qū)的改造項目，檔案管理人員可主動梳理相關(guān)檔案，提出富有文化底蘊的地名建議，從而在城市建設(shè)中留下深刻的歷史印記，彰顯地名檔案的價值與魅力。

3.2 善管理制度：構(gòu)建科學(xué)規(guī)范，強化執(zhí)行力

地名檔案管理的制度建設(shè)是確保其規(guī)范運行的關(guān)鍵。地方政府及相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)，結(jié)合本地實際情況，制定一套既科學(xué)規(guī)范又具實操性的地名檔案管理制度。這些制度應(yīng)涵蓋地名檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化。此外，制度的執(zhí)行力度同樣重要。對于違反制度的行為，如私自泄露未解密的地名檔案等，應(yīng)依法依規(guī)進行嚴(yán)肅處理，以儆效尤。通過強化制度的執(zhí)行力，確保地名檔案管理工作的有序進行，為地名檔案的安全與利用提供堅實的制度保障?！兜诙稳珖孛詹闄n案管理辦法》中指出地名檔案管理作為地名工作的核心組成部分，對于地名管理、標(biāo)準(zhǔn)化及研究具有基礎(chǔ)性意義[4]。因此，需高度重視地名檔案管理法規(guī)體系的建立健全，進一步細(xì)化并出臺相關(guān)配套文件，以形成更為完善的法規(guī)框架，對于違反地名檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)依法處罰，以維護地名檔案管理的規(guī)范性與嚴(yán)肅性，為地名檔案的利用提供堅實的法規(guī)保障。

3.3 提高設(shè)施水平：打造現(xiàn)代化庫房，強化硬件支撐

地名檔案管理的硬件設(shè)施是保障其安全、高效運行的基礎(chǔ)。地方政府及相關(guān)部門應(yīng)加大投入，按照國家一級檔案庫房的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)現(xiàn)代化的地名檔案管理庫房。這些庫房應(yīng)具備恒溫、恒濕、防火、防蟲及防盜等全方位的安全保障措施，確保地名檔案的長期保存與有效利用。信息化設(shè)備的配備同樣不可或缺。高速掃描儀、大容量服務(wù)器、數(shù)據(jù)備份一體機等現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用，將極大地提升地名檔案的數(shù)字化存儲與網(wǎng)絡(luò)化傳輸能力，為地名檔案的信息化建設(shè)提供有力的硬件支撐。

3.4 加強人才培養(yǎng)：構(gòu)建專業(yè)隊伍，提升整體素質(zhì)

人才是地名檔案管理工作的核心動力。地方政府及相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家關(guān)于檔案管理專業(yè)人員配備的規(guī)定，結(jié)合本地的業(yè)務(wù)量與工作復(fù)雜程度，合理配置人員。在大城市等地名檔案業(yè)務(wù)需求較大的地區(qū)，更應(yīng)注重引進檔案管理專業(yè)的碩士研究生、歷史學(xué)博士和信息技術(shù)專家等多元化人才，構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)化的地名檔案管理隊伍。地名檔案管理人員應(yīng)掌握檔案專業(yè)的基礎(chǔ)知識，良好的職業(yè)素養(yǎng)是工作的基石。檔案管理人員需要持續(xù)學(xué)習(xí)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，掌握檔案的形成、收集、整理、保管直至利用和銷毀全過程。管理人員需對地名檔案進行科學(xué)規(guī)劃與精細(xì)管理，依據(jù)地名檔案的地域、類型（如山川、河流等）及命名來源等特點進行合理分類，實現(xiàn)檢索更為便捷。管理人員要把握“保管”與“利用”的關(guān)鍵要點，科學(xué)保管地名檔案，掌握環(huán)境條件的控制方法，如溫濕度控制、防火防盜措施等，以確保地名檔案的安全與完整性[2]。在利用方面，需了解用戶的不同需求，為其提供準(zhǔn)確、高效的信息服務(wù)。管理人員需及時熟悉電子檔案的特點、相關(guān)法規(guī)政策及操作方法，以適應(yīng)不斷變化的新形勢。

此外，業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提升隊伍素質(zhì)的重要途徑。通過定期組織專業(yè)知識講座、學(xué)術(shù)研討會和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等活動，讓檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，提升其專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力。對于地名檔案管理人員來說，還應(yīng)具備高尚的職業(yè)道德，以確保地名檔案信息的安全與保密。在日常工作中，工作人員需嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行檔案保密規(guī)定。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)采取嚴(yán)密的保密措施。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的地名檔案，保密工作應(yīng)做到萬無一失。例如，處理涉及國家安全的重要檔案時，必須嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員方可查閱。同時，檔案管理人員還應(yīng)堅守原則，不為私利破壞職業(yè)道德。面對各種誘惑，必須堅守底線，不做任何危害地名檔案信息安全和完整性的事情。例如，處理檔案借閱和復(fù)制業(yè)務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定程序辦理，確保檔案信息正常、安全流轉(zhuǎn)。再者，維護地名檔案信息的完整性和真實性是職業(yè)道德的重要內(nèi)容。要求工作人員仔細(xì)核對每份文獻資料，確保內(nèi)容無誤。在保存過程中，應(yīng)謹(jǐn)慎小心，防止檔案受損或篡改，保持其原始信息價值。

3.5 加速信息化建設(shè)：構(gòu)建綜合系統(tǒng)，拓展服務(wù)功能

在新時期，地名檔案信息化建設(shè)已成為提升管理效率、拓展服務(wù)功能和促進文化傳播的重要手段。地方政府及相關(guān)部門應(yīng)加大投入，建設(shè)綜合性的地名檔案信息管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，地名檔案相關(guān)管理辦法鼓勵采用新技術(shù)、新方法和新手段，加強地名檔案的收集、管理與利用，特別是在數(shù)字化管理方面，要緊跟時代步伐，不斷提高管理水平[5]。通過引入先進的檔案管理系統(tǒng)與技術(shù)手段，如數(shù)字化存儲和云存儲等，可以顯著提高地名檔案的存儲效率與安全性，同時便于檔案的檢索與利用，提升整體管理效能。

地名檔案翔實記錄了各地豐富的歷史文化及地理環(huán)境的演變歷程，并且與國家安全和公共利益緊密相關(guān)，其重要性不容小覷。在此背景下，地名檔案管理工作需要與時俱進，可充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)手段，對地名檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化處理。通過構(gòu)建全面且完善的地名檔案數(shù)據(jù)庫，將海量的信息進行系統(tǒng)整理與存儲，實現(xiàn)地名信息的快速檢索與高效共享。不僅能顯著提高工作效率，還可大幅提升信息利用率。對于從事研究、使用資料以及傳播知識的人員而言，將更為便捷與高效。此外，數(shù)據(jù)庫需持續(xù)維護與更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時效性，從而為地名檔案的長期保存和有效利用提供堅實保障。

結(jié)論

綜上所述，若要將新時期的地名檔案管理工作做好，檔案管理人員需持續(xù)學(xué)習(xí)，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，緊跟時代步伐。當(dāng)然，僅靠檔案管理人員的努力是不夠的，地名管理部門也需發(fā)揮積極作用。通過強化檔案管理意識、完善管理制度、提高設(shè)施水平、加強人才培養(yǎng)與加速信息化建設(shè)等綜合措施的實施，顯著地提高地名檔案管理水平，提高地名檔案的利用效率?？傊枰蠹夜餐?，不斷提高地名檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化水平，使地名檔案管理工作便能更好地服務(wù)于地名管理、歷史文化傳承和社會經(jīng)濟發(fā)展，為大家提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和保障。

參考文獻

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[5]周學(xué)亮.第二次全國地名普查檔案的整理指南[J].黑龍江檔案，2017（03）：84.

（作者單位：黑龍江省救助申請家庭經(jīng)濟狀況核對中心）