企業(yè)綜合檔案的知識(shí)管理與價(jià)值挖掘策略研究

摘 要：在新時(shí)代信息化發(fā)展背景下，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)得以不斷發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)正在崛起，企業(yè)綜合檔案的重要性越來(lái)越突出，尤其對(duì)于創(chuàng)新型企業(yè)與技術(shù)發(fā)展型企業(yè)，高效的檔案管理與知識(shí)挖掘?qū)τ诮窈蟀l(fā)展方向的確定及各項(xiàng)工作任務(wù)有著直觀重要的作用，已成為推動(dòng)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的根本動(dòng)力。本文以“企業(yè)綜合檔案的知識(shí)管理與價(jià)值挖掘策略研究”為題，在發(fā)展思想轉(zhuǎn)變、干部隊(duì)伍建設(shè)、管理體系完善、現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用、共享平臺(tái)建設(shè)和知識(shí)管理流程優(yōu)化等方面出發(fā)，探討現(xiàn)階段發(fā)揮知識(shí)管理與價(jià)值挖掘的可行性與重要性，由此為相關(guān)企業(yè)提供決策方法參考。

關(guān)鍵詞：信息化；綜合檔案；知識(shí)管理；價(jià)值挖掘

近年來(lái)，以大數(shù)據(jù)為主的信息技術(shù)、5G技術(shù)快速發(fā)展，企業(yè)綜合檔案已逐漸由過(guò)去以紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)化為以電子檔案為主的信息化模式，檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)及價(jià)值越來(lái)越多地參與到企業(yè)的生存發(fā)展中，已成為實(shí)現(xiàn)良好運(yùn)營(yíng)與核心競(jìng)爭(zhēng)力的必要手段。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化管理，并最大限度地發(fā)揮綜合檔案潛在的利用價(jià)值，良好的知識(shí)管理體系是必不可少的。但在現(xiàn)階段發(fā)展過(guò)程由于對(duì)檔案工作重視較少，仍存在發(fā)展思想落伍、干部隊(duì)伍業(yè)余、管理體系混亂、技術(shù)應(yīng)用淺顯及開(kāi)發(fā)利用較少等問(wèn)題，需要相關(guān)企業(yè)單位以知識(shí)管理為引導(dǎo)，圍繞時(shí)代優(yōu)勢(shì)及自身需求，將現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行研究分析并探索合理解決方案，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的整合、共享和傳遞，以期為推動(dòng)企業(yè)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

1 企業(yè)綜合檔案的知識(shí)管理與價(jià)值挖掘

1.1 新時(shí)代綜合企業(yè)檔案管理的新特點(diǎn)及改革措施

對(duì)于企業(yè)而言，企業(yè)綜合檔案與其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位相比有所不同，尤其在快速發(fā)展的信息化時(shí)代，企業(yè)種類繁多、數(shù)量龐大，內(nèi)容包含較多結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，其中的文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、科技檔案和黨建檔案等有各自的特點(diǎn)，并且檔案數(shù)據(jù)總量也在呈幾何級(jí)數(shù)倍增，對(duì)于檔案管理工作而言是一大挑戰(zhàn)。在新形勢(shì)發(fā)展背景下，各級(jí)各類企業(yè)以信息技術(shù)的應(yīng)用為出發(fā)點(diǎn)，為內(nèi)部檔案管理與知識(shí)的應(yīng)用提供可靠支撐，在一定程度上緩解了企業(yè)綜合檔案種類多、分散性強(qiáng)的工作壓力，并呈現(xiàn)以下三個(gè)方面的特點(diǎn)：一是樣式電子化?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨以及無(wú)紙化辦公模式的推進(jìn)，企業(yè)無(wú)論是對(duì)外交流還是內(nèi)部管理，產(chǎn)生的文件資料大多趨于電子化、數(shù)字化，其中人事檔案、財(cái)務(wù)憑證和工程資料等均在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上生成，整體呈數(shù)字化在線管理模式[1]。二是資源數(shù)字化。隨著信息化管理模式的推進(jìn)，在企業(yè)過(guò)去產(chǎn)生的各類檔案紙質(zhì)文件、照片文件及記錄在光盤磁帶的聲像文件也在逐漸進(jìn)行數(shù)字化加工、格式轉(zhuǎn)化與資源壓縮，并以電子數(shù)據(jù)的形式保存在檔案管理庫(kù)中，“存量數(shù)字化、增量電子化”的理念不斷深入人心。三是信息共享化。過(guò)去，企業(yè)綜合檔案的生成、管理及應(yīng)用大多呈現(xiàn)“各自為政”的狀態(tài)，交流少、聯(lián)通少、共享少和利用少，“信息孤島”問(wèn)題明顯，但在新時(shí)期通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)及管理平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案資源的共建共享與廣泛利用，不僅可長(zhǎng)期保存，還方便更新，降低了工作難度，有效提高了檔案知識(shí)管理的質(zhì)量與效率。

1.2 綜合檔案利用的必要性及知識(shí)管理的重要意義

對(duì)于企業(yè)綜合檔案而言，基本可與企業(yè)自身發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)體系共通。一方面，檔案是企業(yè)知識(shí)的存儲(chǔ)器。企業(yè)在發(fā)展中所累積的知識(shí)是零散化、碎片化的，且較多是屬于隱性知識(shí)，不被記錄則難以呈現(xiàn)并共享。而檔案是將各類知識(shí)顯性化的重要載體，其本身是對(duì)企業(yè)從成立到現(xiàn)在發(fā)展歷程的重要記錄，不僅歸納整合各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史，還積累員工在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)和體會(huì)，通過(guò)檔案的實(shí)時(shí)記錄，可使企業(yè)以史為鑒，總結(jié)整體智慧，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面，檔案是實(shí)現(xiàn)知識(shí)流通的中介。在信息化發(fā)展背景下，通過(guò)建立系統(tǒng)平臺(tái)，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可進(jìn)一步加快知識(shí)共享與數(shù)據(jù)流通，從而將檔案知識(shí)與實(shí)際工作開(kāi)展形成更深層次的融合。同時(shí)企業(yè)也可依托檔案管理系統(tǒng)形成開(kāi)放知識(shí)平臺(tái)并對(duì)外提供服務(wù)，促進(jìn)挖掘價(jià)值的最大化[2]。

檔案作為知識(shí)管理的重要載體及手段，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著重要意義。一是推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。創(chuàng)新作為企業(yè)生存的核心競(jìng)爭(zhēng)力，做好知識(shí)管理工作則十分重要，需要管理人員將所擁有的知識(shí)進(jìn)行積累、整合、優(yōu)化和更新，使其在內(nèi)部有良好的流通、應(yīng)用和循環(huán)，在此基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，從而拓寬穩(wěn)定創(chuàng)新渠道。二是促進(jìn)個(gè)人價(jià)值的彰顯。企業(yè)的知識(shí)積累與每一位員工息息相關(guān)，知識(shí)的高效管理、快速流通與深度應(yīng)用，一方面，可加強(qiáng)企業(yè)與員工的信任關(guān)系，另一方面，可促進(jìn)員工快速成長(zhǎng)，激發(fā)主觀能動(dòng)性與創(chuàng)新創(chuàng)造性，在企業(yè)內(nèi)部形成良性循環(huán)。

2 企業(yè)綜合檔案的知識(shí)管理與價(jià)值挖掘面臨困難及處境

2.1 發(fā)展思想有滯后，干部隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)

一是檔案信息化意識(shí)薄弱。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，大多領(lǐng)導(dǎo)與管理人員多注重經(jīng)濟(jì)效益的提升與對(duì)外市場(chǎng)的開(kāi)拓，對(duì)自身運(yùn)行過(guò)程中形成的檔案管理工作關(guān)注較少。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)直接利益，無(wú)需過(guò)多投入資金與精力，僅做好文件收集存儲(chǔ)工作即可。同時(shí)，管理人員對(duì)檔案的數(shù)字化建設(shè)與信息化管理存在知識(shí)盲區(qū)，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的認(rèn)知較少，使得相關(guān)轉(zhuǎn)型改革工作無(wú)從開(kāi)展。二是檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。開(kāi)展檔案信息化工作需要具有檔案管理技能與信息技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，但現(xiàn)在大多企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，人員中非“科班出身”“半路出家”者較多，基本專業(yè)知識(shí)欠缺、年齡較大且學(xué)歷層次較低，無(wú)法做到檔案崗位的專人專管[3]。

2.2 管理體系有漏洞，安全管理存在缺失

在檔案管理上，許多企業(yè)尚未建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案管理體系，檔案的征集整合、管理利用和共享服務(wù)等流程缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，甚至存在部分企業(yè)受傳統(tǒng)管理模式的影響，工作開(kāi)展方式較為隨意，檔案利用效率低下、管理混亂，相關(guān)工作人員在管理工作時(shí)畏手畏腳，為相關(guān)工作開(kāi)展造成一定的負(fù)面影響。例如，在檔案的安全管理方面，由于在檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用、共享服務(wù)中缺乏科學(xué)健康的管理規(guī)范，使得相關(guān)人員責(zé)任意識(shí)較差，安全意識(shí)不夠，在工作開(kāi)展中容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露、信息被篡改，不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)價(jià)值的深度利用，還對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全造成較大風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 知識(shí)利用不到位，協(xié)同共享不夠健全

在企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，無(wú)形中積累了大量的檔案資料，但由于收集不全、管理不善、檢索不快和利用范圍不廣等問(wèn)題，使得大部分檔案始終處于閑置狀態(tài)，對(duì)于其內(nèi)含知識(shí)的挖掘基本為零，檔案潛在意義的價(jià)值發(fā)揮無(wú)法順利推進(jìn)。同時(shí)在檔案知識(shí)共享過(guò)程中，出現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部部門溝通不暢，資源與業(yè)務(wù)需求脫節(jié)，尚未面向全部員工提供針對(duì)性服務(wù)支持，實(shí)際知識(shí)利用體驗(yàn)感較差，利用率與開(kāi)放率自然難以提升。

2.4 技術(shù)應(yīng)用不充分，價(jià)值挖掘浮于表面

知識(shí)的提取與價(jià)值的體現(xiàn)主要在于數(shù)據(jù)的挖掘，但對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，研發(fā)的檔案系統(tǒng)平臺(tái)較為落后，基本只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件管理而已，系統(tǒng)功能研發(fā)力度不夠，對(duì)于海量檔案文件的精細(xì)化分類、深度挖掘與廣泛利用較少，使得信息化優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮。一方面是資金扶持力度不夠。沒(méi)有為信息化建設(shè)提供有力的資金保障，使得無(wú)論在硬件設(shè)備采購(gòu)還是后期功能研發(fā)與優(yōu)化升級(jí)，都無(wú)法順利開(kāi)展，在一定程度上制約了整體工作水平的提高。另一方面是系統(tǒng)功能研發(fā)力度不夠。相關(guān)負(fù)責(zé)同志對(duì)系統(tǒng)研發(fā)了解不夠，沒(méi)有針對(duì)自身工作需求有針對(duì)性地選擇技術(shù)應(yīng)用，使得大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)和區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用度與貼合度不夠，無(wú)法滿足員工知識(shí)利用服務(wù)的需求。

3 企業(yè)綜合檔案的知識(shí)管理與價(jià)值挖掘未來(lái)優(yōu)化路徑

3.1 全面營(yíng)造信息化發(fā)展大環(huán)境

一是樹(shù)立信息化理念。對(duì)于企業(yè)而言，要在日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中積極宣傳大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈和物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段對(duì)于海量信息管理的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)定期開(kāi)展專項(xiàng)工作會(huì)議、企業(yè)宣傳欄、公眾平臺(tái)信息發(fā)布和文娛活動(dòng)等形式，鼓勵(lì)員工生成新思想、利用新手段和應(yīng)用新技術(shù)來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作，營(yíng)造良好的企業(yè)信息化建設(shè)氛圍。與此同時(shí)要成立領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)于檔案管理轉(zhuǎn)型及知識(shí)利用工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，加速推進(jìn)，提高重視程度，加強(qiáng)發(fā)展信心，保障項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，從而推動(dòng)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。二是建立專業(yè)化隊(duì)伍。檔案的信息化建設(shè)與深度數(shù)據(jù)知識(shí)挖掘是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷優(yōu)化的過(guò)程，在此過(guò)程中需要足夠的干部人才隊(duì)伍做支撐。為此相關(guān)企業(yè)要構(gòu)建人才“引育結(jié)合”的模式，一方面加大檔案信息化管理崗位的數(shù)量，面向社會(huì)、高校和人力資源中心進(jìn)行人才引進(jìn)招聘，構(gòu)建一支專業(yè)隊(duì)伍，也為企業(yè)的發(fā)展注入活力。另一方面要對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行信息技術(shù)實(shí)踐操作的培訓(xùn)，通過(guò)邀請(qǐng)外部專業(yè)技術(shù)人才、檔案主管部門業(yè)務(wù)專家、高校檔案專業(yè)教授開(kāi)展授課活動(dòng)，引導(dǎo)管理人員快速掌握與計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)相關(guān)的管理手段，不斷加強(qiáng)干部隊(duì)伍知識(shí)體系構(gòu)建，從而為今后實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理與價(jià)值挖掘做好人才保障。

3.2 全面健全檔案管理制度體系

企業(yè)檔案資源管理體系的構(gòu)建關(guān)系到相關(guān)工作的全生命周期，是保障各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障，相關(guān)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要從實(shí)用性、科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和動(dòng)態(tài)性角度出發(fā)，出臺(tái)系列制度，使檔案規(guī)章制度的立、改、廢常態(tài)化，從而滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的實(shí)際需要。企業(yè)檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《檔案法》《公司法》《信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)行動(dòng)計(jì)劃（2024—2027 年）》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子簽名法》等系列法律法規(guī)，在檔案整合分類、立卷歸檔、排列編目、共建共享及對(duì)外服務(wù)等方面制定科學(xué)有效、可行性強(qiáng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)全流程制度的覆蓋。如建立《公司檔案工作規(guī)定》，明確公司各類檔案管理工作職責(zé)與基本要求，進(jìn)一步細(xì)化工作任務(wù)分工，明確檔案知識(shí)管理與開(kāi)發(fā)利用負(fù)責(zé)部門，從而構(gòu)建統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)交融、動(dòng)態(tài)實(shí)施的工作格局。同時(shí)要在制度體系架構(gòu)上做好檔案安全工作，依托《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》出臺(tái)《電子檔案安全利用制度》《電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案》等標(biāo)準(zhǔn)體系，一方面加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，另一方面最大限度地降低檔案文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的潛在威脅，從而推動(dòng)檔案管理工作整體的持續(xù)改進(jìn)和提升[4]。

3.3 全面構(gòu)建知識(shí)共享協(xié)同機(jī)制

一是做好價(jià)值評(píng)估。企業(yè)要邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家，會(huì)同相關(guān)員工成立相應(yīng)的專班，扎實(shí)開(kāi)展檔案開(kāi)放鑒定與價(jià)值評(píng)估工作，基于歷史、文化、相關(guān)度等因素，根據(jù)不同的檔案內(nèi)容、制定不同級(jí)別的分類與保護(hù)策略，尤其對(duì)于高價(jià)值敏感檔案進(jìn)行密封存儲(chǔ)、訪問(wèn)限制和多樣備份等操作，在保持檔案完整性的同時(shí)，最大限度地發(fā)揮檔案知識(shí)層面的利用價(jià)值。二是建立知識(shí)體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要從檔案價(jià)值挖掘角度出發(fā)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展背景、現(xiàn)狀及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，打造一套健全的知識(shí)管理框架，對(duì)各類檔案價(jià)值資料進(jìn)行有序整合與提煉，形成企業(yè)知識(shí)文化電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后期開(kāi)發(fā)利用打好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。三是優(yōu)化對(duì)外服務(wù)。要充分利用系統(tǒng)平臺(tái)，打造“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的知識(shí)協(xié)同，利用體系與共建共享工作模式，促進(jìn)檔案資料的互通，不斷提升檔案在促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展中的核心地位，同時(shí)通過(guò)某信群、某Q群為員工提供交流經(jīng)驗(yàn)、共享觀點(diǎn)、偏好調(diào)研與服務(wù)優(yōu)化的互通通道，從而提高檔案知識(shí)服務(wù)工作的運(yùn)作效率和成果質(zhì)量。

3.4 全面深化現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用

一是提供財(cái)政扶持。企業(yè)要?jiǎng)潛軝n案信息化平臺(tái)建設(shè)專項(xiàng)資金，一方面用于采購(gòu)服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等硬件設(shè)施。另一方面要與社會(huì)第三方公司簽訂運(yùn)維合同，加強(qiáng)機(jī)房的安全管理，確保系統(tǒng)平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。二是推動(dòng)技術(shù)應(yīng)用。管理者要定期開(kāi)展外出交流調(diào)研活動(dòng)，探索利用價(jià)值高、技術(shù)開(kāi)發(fā)成熟且性價(jià)比高的檔案系統(tǒng)功能，并與科技公司深度交流，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際實(shí)現(xiàn)檔案的在線歸檔、自動(dòng)分類、智能檢索、高效管理、協(xié)同共享與安全存儲(chǔ)，推動(dòng)整體工作再上新臺(tái)階[5]。三是強(qiáng)化數(shù)據(jù)挖掘。積極采用大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)，全方位地分析挖掘檔案的利用價(jià)值，通過(guò)相應(yīng)算法進(jìn)行檔案的自動(dòng)標(biāo)簽和關(guān)聯(lián)分析，提高檔案信息的利用水平，滿足用戶的檢索需求，保障用戶在使用數(shù)據(jù)時(shí)的精準(zhǔn)度與合理性，從而更深層次地發(fā)揮檔案知識(shí)利用的價(jià)值。

綜上所述，企業(yè)檔案在知識(shí)管理與價(jià)值挖掘中起著十分重要的作用，其實(shí)現(xiàn)信息化、精細(xì)化和規(guī)范化管理是將知識(shí)從零散到系統(tǒng)化、從隱性到顯性的重要途徑，也是未來(lái)發(fā)展的主要方向。這就需要領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活躍的現(xiàn)代社會(huì)，重視知識(shí)管理，構(gòu)建良好的信息化發(fā)展平臺(tái)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)廣大范圍的知識(shí)流通、共享和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的長(zhǎng)期化、規(guī)范化和高效化，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、創(chuàng)新力，搶占發(fā)展先機(jī)，進(jìn)而提升企業(yè)發(fā)展的效益，使其有著更好的生存和發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：童馨（1980—），大學(xué)學(xué)歷，浙江省交通投資集團(tuán)有限公司館員，研究方向：企業(yè)綜合檔案。