基層檔案管理現(xiàn)代化與信息化工作研究

摘 要：新時(shí)代基層檔案管理工作面臨制度、技術(shù)、法治現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的要求。本文從《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求出發(fā)，從“四個(gè)體系建設(shè)”的角度探討基層檔案管理現(xiàn)代化與信息化路徑。從治理結(jié)構(gòu)來看，基層應(yīng)該在優(yōu)化檔案管理體制、服務(wù)好中心大局、堅(jiān)持依法治理上下功夫；從資源建設(shè)來看，要著力推進(jìn)“三合一”制度落實(shí)、加強(qiáng)檔案資源征集力度和完善資源建設(shè)網(wǎng)絡(luò)等方面努力；從利用體系來看，要打造為民服務(wù)品牌和檔案文化品牌；從信息化轉(zhuǎn)型來看，需要建設(shè)數(shù)字檔案館、推進(jìn)共享建設(shè)和安全保障，推動基層檔案管理走深走實(shí)。

關(guān)鍵詞：基層；檔案管理；信息化；體系

基層檔案管理現(xiàn)代化是中國式檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)?；鶎訖n案管理部門擔(dān)負(fù)“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)和使命，必須深刻認(rèn)識和把握“檔案工作姓黨”的政治屬性，增強(qiáng)光榮感、使命感和責(zé)任感，用黨的創(chuàng)新理論指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐化和信息化轉(zhuǎn)型。本文從“四個(gè)體系”建設(shè)的角度對基層檔案管理現(xiàn)代化路徑進(jìn)行分析，以期為基層檔案管理者提供啟示。

1 新時(shí)代對基層檔案管理現(xiàn)代化與信息化的新要求

新時(shí)代基層檔案工作有其自身的普遍性和特殊性。普遍性指基層檔案是我國檔案治理體系的重要組成部分，隨著鄉(xiāng)村振興等戰(zhàn)略的推進(jìn)，基層檔案的地位日益凸顯，與其他檔案一樣具有檔案管理的共通性[1]。特殊性指基層檔案涉及面廣、基礎(chǔ)薄弱、信息化任務(wù)艱巨，必須以更大力氣提高檔案治理效能。伴隨檔案事業(yè)進(jìn)入新時(shí)代，著力推動基層檔案現(xiàn)代化、信息化與數(shù)據(jù)化成為新的發(fā)展方向，也是基層管理治理的重中之重。

1.1 “解放思想”對基層檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的新要求

黨的二十屆三中全會開啟改革開放、革故鼎新的新篇章，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)和求真務(wù)實(shí)，進(jìn)一步解放和發(fā)展社會生產(chǎn)力、激發(fā)和增強(qiáng)社會活力。對基層檔案工作來說，也應(yīng)當(dāng)將檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化建設(shè)放在更加重要的位置，這需要在推進(jìn)檔案體系現(xiàn)代化過程中敢于沖破思想觀念的束縛，突破制度固化的藩籬，敢于啃硬骨頭，敢于涉險(xiǎn)灘，堅(jiān)決破除檔案體制機(jī)制的弊端，構(gòu)建更為合理的檔案治理結(jié)構(gòu)，確保上下貫通、執(zhí)行有序。

1.2 “良法善治”對基層檔案制度執(zhí)行力的新要求

《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的出臺，標(biāo)志著檔案法治建設(shè)邁向良法善治、高效權(quán)威、規(guī)范有序的新階段，將推動基層檔案法治建設(shè)向更高階段邁進(jìn)。基層檔案現(xiàn)代化需要以國家法律法規(guī)為依托，嚴(yán)格按照《檔案法》等要求推進(jìn)工作，在已有的制度建設(shè)基礎(chǔ)上，深化制度創(chuàng)新和執(zhí)行能力建設(shè)，把檔案工作放在中國式現(xiàn)代化的歷史方位中思考和謀劃，把講政治貫穿檔案工作全過程，確保檔案事業(yè)始終沿著正確的方向前進(jìn)。

1.3 “數(shù)字中國”對檔案數(shù)字化建設(shè)的新要求

數(shù)字中國是指以數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)的國家發(fā)展戰(zhàn)略，旨在將各領(lǐng)域數(shù)字化、智能化和信息化，推動中國經(jīng)濟(jì)增長和社會進(jìn)步，這對全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家、全面推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興具有重要意義和深遠(yuǎn)影響?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也提出，要推動檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)與管理。一系列戰(zhàn)略的提出為做好基層檔案信息化建設(shè)提供了政策依據(jù)，促使基層部門加強(qiáng)信息化提檔升級，加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)與檔案管理有機(jī)融合，真正提升基層檔案管理實(shí)效。

1.4 “安全為要”對檔案風(fēng)險(xiǎn)防控提出的新要求

檔案安全責(zé)重如山，是檔案工作的“生命線”。維護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全與發(fā)展利益是中國特色社會主義事業(yè)順利發(fā)展、實(shí)現(xiàn)國家長治久安和中華民族偉大復(fù)興的重要保障，也是基層檔案管理工作的神圣使命?；鶎硬块T要堅(jiān)持和貫徹總體國家安全觀，強(qiáng)化系統(tǒng)辯證、統(tǒng)籌兼顧的國家安全理念，提高化解檔案領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)隱患能力，結(jié)合具體任務(wù)，將總體國家安全觀落實(shí)到檔案現(xiàn)代化工作的各個(gè)方面。

1.5 “服務(wù)為本”對基層檔案服務(wù)能力的新要求

新時(shí)代檔案工作“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)任務(wù)，把黨對檔案工作的認(rèn)識提高到新的高度，為做好新時(shí)代檔案工作提供了根本遵循。做好基層檔案服務(wù)工作是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展和檔案工作“四個(gè)好”的新要求。管理部門要加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，與時(shí)俱進(jìn)地推進(jìn)檔案服務(wù)工作理論創(chuàng)新、實(shí)踐創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，及時(shí)跟進(jìn)記錄好、留存好新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民的奮斗歷史，更好地服務(wù)黨和國家的各項(xiàng)事業(yè)、服務(wù)人民群眾[2]。

2 著力在推進(jìn)檔案治理結(jié)構(gòu)上提質(zhì)增效

2.1 優(yōu)化檔案管理體制

結(jié)合基層實(shí)際，修訂完善檔案管理制度，明確檔案的收集、整理、保管和利用等方面的具體要求，為檔案工作提供制度保障[3]。把檔案工作列入年度重點(diǎn)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，從管理入手，以培訓(xùn)為重點(diǎn)，逐步規(guī)范綜合檔案管理，積極宣傳法律法規(guī)。要明確分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，配備專職檔案工作人員、打造專業(yè)化的檔案專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍。

2.2 服務(wù)中心大局

基層部門要緊跟經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展步伐，對接融入發(fā)展重大戰(zhàn)略，推動檔案工作跨區(qū)域、跨行業(yè)和跨部門協(xié)作。扎實(shí)地做好重特大事件、重大活動、重大項(xiàng)目和重大工程等檔案收集管理和價(jià)值闡釋。比如，發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)村振興方面的重要作用，深入挖掘檔案中蘊(yùn)含的好經(jīng)驗(yàn)與好做法，賦能鄉(xiāng)村戰(zhàn)略實(shí)施。做好檔案的常態(tài)化收集、整理和歸檔工作，將黨和國家推進(jìn)鄉(xiāng)村全面振興過程中取得的實(shí)質(zhì)性進(jìn)展、階段性成果記錄好、留存好。

2.3 堅(jiān)持依法治理

把貫徹實(shí)施檔案法引向深入，進(jìn)一步增強(qiáng)社會檔案法治觀念和檔案意識，全面提高基層檔案工作法治化、規(guī)范化和科學(xué)化水平，努力使基層檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，推動檔案法落地落實(shí)見效。比如，基層要強(qiáng)化依法治檔，遵守收集、整理、分類、保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3 著力在推進(jìn)檔案資源體系上提質(zhì)增效

3.1 加強(qiáng)“三合一”制度編制

“三合一”制度編制工作是推進(jìn)基層檔案工作規(guī)范化管理的重要抓手。基層單位要按照“三定方案”和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等，全面收集本單位在公務(wù)活動中形成的、對國家和社會有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式與載體的文件材料，重點(diǎn)收集做好科技、專業(yè)、照片、網(wǎng)頁信息和實(shí)物等文件材料，切實(shí)做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸，并根據(jù)檔案價(jià)值確定相應(yīng)的保管期限。采取集中培訓(xùn)的方式對檔案人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，著力提高檔案業(yè)務(wù) “三合一”制度編制工作的水平。

3.2 加強(qiáng)檔案資源征集力度

長期以來，基層以文書檔案管理為主，結(jié)構(gòu)單一，難以滿足人民群眾的需求。要加強(qiáng)渠道拓展，將常規(guī)征集與重點(diǎn)征集相結(jié)合，改變傳統(tǒng)的等、靠、要等被動征集方式，采用定期接收、收購征購、免費(fèi)捐贈和寄存代管等形式征集檔案。及時(shí)宣傳檔案征集工作的知識和意義，持續(xù)擴(kuò)大征集工作的社會影響力，提高社會各界對征集工作的知曉度、認(rèn)可度和參與度，加強(qiáng)對捐贈善舉的宣傳報(bào)道，弘揚(yáng)檔案精神和奉獻(xiàn)意識，營造社會氛圍。

3.3 完善檔案資源建設(shè)網(wǎng)絡(luò)

持續(xù)優(yōu)化基層檔案結(jié)構(gòu)，更好地滿足人民群眾對檔案的需求。一是把反映新時(shí)代、新成就的重大“記憶”作為歸集重點(diǎn)。對區(qū)域性重大戰(zhàn)略提前介入，制定方案，明確負(fù)責(zé)部門和人員、工作程序、文件材料歸檔范圍和要求、檔案歸屬流向等，及時(shí)跟進(jìn)組織做好重大活動和重大事件文件材料的收集歸檔工作，確保重大活動和事件檔案完整安全和有效利用。二是聚焦人民群眾的新要求。將民生檔案、地域文化檔案和紅色檔案作為征集重點(diǎn)，基層管理部門要加強(qiáng)與民政、文化、旅游和黨史部門的合作，不斷拓寬接收征集范圍。要以民生需求為導(dǎo)向，以豐富民生檔案資源為手段，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。

4 著力在推進(jìn)檔案利用體系上提質(zhì)增效

4.1 打造為民服務(wù)品牌

一是創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”、云存儲技術(shù)優(yōu)勢，探索多元化、跨領(lǐng)域和個(gè)性化的服務(wù)方式，滿足不同群體對檔案資源的需求。二是擴(kuò)大資源公開力度。激發(fā)自然語言技術(shù)在分級分類上的潛能，通過關(guān)鍵詞設(shè)置等條件，及時(shí)劃控審核檔案信息資源，特別是房屋拆遷、土地流轉(zhuǎn)等民生檔案，加強(qiáng)數(shù)據(jù)集成，依托統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺向用戶提供服務(wù)，讓群眾在查詢利用時(shí)得到實(shí)惠。三是優(yōu)化線上線下服務(wù)。打造特色檔案數(shù)據(jù)APP，為檔案資源提供線上查詢、利用與下載服務(wù)，滿足群眾利用需求。比如，有的基層部門在數(shù)據(jù)共享平臺建設(shè)“檔案車”模式，參考淘寶購物車形式，為用戶提供批量下載，節(jié)約檔案利用實(shí)效。四是完善檔案數(shù)據(jù)平臺治理。常態(tài)化提升數(shù)字管理系統(tǒng)應(yīng)用能力，注重?cái)?shù)據(jù)糾錯，定期更新檔案數(shù)據(jù)資源，筑牢檔案部門社會公信力。

4.2 做精做細(xì)檔案文化品牌

一是注重資源可視化呈現(xiàn)。用好新媒體傳播優(yōu)勢，積極利用某信、某音等融媒體平臺，宣傳檔案價(jià)值，擦亮檔案新媒體平臺。推動基層部門與融媒體單位合作，刊登反映地域文化、紅色文章的檔案編研成果，以優(yōu)秀檔案文化引領(lǐng)和教育人民群眾堅(jiān)定理想信念、厚植家國情懷，激勵干事創(chuàng)業(yè)熱情；制作新媒體視頻，講述檔案背后的故事，釋放檔案蘊(yùn)含的文化力量，彰顯中華民族之智。二是做好數(shù)據(jù)挖掘與分析?；鶎訖n案蘊(yùn)含著大量的治理智慧和經(jīng)驗(yàn)，要下大力氣將分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、研究和分析，利用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)進(jìn)行挖掘，更好地賦能中心大局。實(shí)施農(nóng)村政策檔案的數(shù)據(jù)分析，有助于發(fā)現(xiàn)政策制定過程中的規(guī)律與教訓(xùn)，為提高決策科學(xué)化提供依據(jù)。三是提供好資政服務(wù)。堅(jiān)持“中心工作發(fā)展到哪里，檔案工作就記錄到哪里；中心工作推進(jìn)到哪里，檔案資政服務(wù)到哪里”的工作理念，以服務(wù)黨委政府和人民群眾為出發(fā)點(diǎn)，明確主攻方向，不斷推陳出新，挖掘具有地域特色的檔案資源，持續(xù)挖掘、推出彰顯檔案價(jià)值的資政展覽、檔案展覽和編研成果，為解決現(xiàn)實(shí)問題提供借鑒參考。

5 著力在推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)型升級上提質(zhì)增效

5.1 深化共享網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

共享利用是《檔案法實(shí)施條例》《“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展》的明確要求，也是數(shù)字中國建設(shè)的題中之義。要精準(zhǔn)核定檔案數(shù)據(jù)共享需求，進(jìn)一步擴(kuò)大共享檔案數(shù)據(jù)涉及領(lǐng)域，利用云平臺技術(shù)，不斷夯實(shí)政務(wù)云平臺、電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、檔案共享交換平臺建設(shè)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)跨部門、跨區(qū)域與跨行業(yè)安全高效地共享，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)支持決策咨詢的潛能。嚴(yán)格按照要求對共享檔案數(shù)據(jù)形式、內(nèi)容進(jìn)行審核，對共享數(shù)據(jù)進(jìn)行定期或不定期更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性與可用性。積極探索檔案數(shù)據(jù)共享創(chuàng)新應(yīng)用場景，利用數(shù)據(jù)價(jià)值為公共服務(wù)、社會治理、民生保障等領(lǐng)域全面賦能。比如，借助用戶行為大數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析，人工智能可以對用戶進(jìn)行精準(zhǔn)畫像，在此基礎(chǔ)上理解用戶的個(gè)性化需求，準(zhǔn)確推送所需信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的精準(zhǔn)傳播和服務(wù)[4]。

5.2 有序推進(jìn)建設(shè)數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館是基層檔案信息化管理轉(zhuǎn)型的必要條件。要嚴(yán)格按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，著力構(gòu)建以資源為核心、設(shè)施為基礎(chǔ)、應(yīng)用為關(guān)鍵、安全為保障的數(shù)字檔案館體系，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期、全流程管理。一是加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果轉(zhuǎn)換，推動平臺數(shù)據(jù)資源不斷豐富。建好專題數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化信息融合管理，提升檔案網(wǎng)站、移動端應(yīng)用等的服務(wù)能力。二是加強(qiáng)人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用，注重業(yè)務(wù)協(xié)同和系統(tǒng)集成，將檔案管理系統(tǒng)與各類業(yè)務(wù)、辦公自動化等系統(tǒng)有效銜接。

5.3 強(qiáng)化信息安全保障

信息安全是基層檔案管理現(xiàn)代化的“頭等大事”。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)安全已成為數(shù)字社會的關(guān)鍵議題，特別是在檔案等領(lǐng)域，數(shù)據(jù)被泄露、破壞、失控等檔案安全事件頻發(fā)，造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，凸顯了加強(qiáng)檔案保護(hù)的緊迫性。一是建立基層檔案全生命周期安全的技術(shù)體系。建立覆蓋檔案收集、整理、利用、開發(fā)和共享等環(huán)節(jié)的矩陣式體系，重點(diǎn)應(yīng)用加密技術(shù)、數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)和云計(jì)算安全技術(shù)等，提升數(shù)據(jù)安全保障能力。二是完善預(yù)警機(jī)制。加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)評估和監(jiān)測預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處置安全事件，堵塞安全風(fēng)險(xiǎn)漏洞。三是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。常態(tài)化開展網(wǎng)絡(luò)安全教育與培訓(xùn)，增設(shè)相關(guān)安全課程，提高安全風(fēng)險(xiǎn)意識，培養(yǎng)具備數(shù)據(jù)安全理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份意識培養(yǎng)，定期開展異地異質(zhì)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的絕對安全。

結(jié)語

新時(shí)代，基層檔案管理部門要推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》，以更高的政治站位、更新的思維方式、更嚴(yán)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和更細(xì)的工作措施，聚焦工作大局，健全制度抓管理，主動創(chuàng)新優(yōu)服務(wù)，破解檔案工作難題、創(chuàng)新檔案工作方式，積極推進(jìn)檔案信息化向智慧化轉(zhuǎn)變，全面提升檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)績效，為中國式現(xiàn)代化貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡介：吳榮興（1973—），大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沭縣店頭鎮(zhèn)人民政府館員，研究方向：檔案管理。