基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案信息資源整合與共享機(jī)制研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案信息資源的整合與共享已成為推動管理優(yōu)化和提升運(yùn)營效率的重要手段。然而，目前檔案信息資源整合與共享機(jī)制的構(gòu)建還存在諸多問題，包括檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)缺失、共享機(jī)制的制度保障不完善、數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重等。為此，建議制定統(tǒng)一的檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)、完善檔案信息共享機(jī)制的制度保障、推動企業(yè)內(nèi)外部檔案資源的互聯(lián)互通等，以便建立更加安全的檔案信息資源整合與共享機(jī)制。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息資源整合與共享機(jī)制；制度保障

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為企業(yè)管理來了深遠(yuǎn)影響，而檔案信息作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和決策的重要資源，其價值日益凸顯。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式存在資源分散、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，難以滿足企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的實(shí)際需求，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)的賦能下，檔案信息資源的整合與共享成為破解這一難題的關(guān)鍵途徑。目前，企業(yè)檔案信息資源整合與共享機(jī)制仍面臨諸多問題，亟須系統(tǒng)化的解決方案，在此背景下，研究企業(yè)檔案信息資源整合與共享機(jī)制的構(gòu)建，不僅是提升企業(yè)檔案管理能力的重要舉措，還是推動企業(yè)信息化建設(shè)的必然要求。針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息資源整合與共享機(jī)制展開深入探討，既具有理論價值，又具有現(xiàn)實(shí)意義。

1 大數(shù)據(jù)對檔案信息資源整合與共享的影響

1.1 有利于提高檔案信息資源整合的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常依賴人工整理，導(dǎo)致信息分類混亂、檢索困難及更新不及時等問題，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過自動化的數(shù)據(jù)采集、清洗、分析與存儲，能夠大幅度地提高檔案整合的效率，實(shí)現(xiàn)信息的系統(tǒng)化管理。首先，企業(yè)檔案通常涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)，包括文本、圖片、音頻和視頻等，不同類型的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過數(shù)據(jù)挖掘、文本分析和模式識別等手段，能夠快速整合多樣化的檔案數(shù)據(jù)，將其轉(zhuǎn)換為可用的結(jié)構(gòu)化信息。其次，傳統(tǒng)檔案整合依賴于人工審核與校驗(yàn)，難免出現(xiàn)信息遺漏、重復(fù)錄入和分類錯誤的問題，而大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過算法校驗(yàn)和智能化數(shù)據(jù)比對，發(fā)現(xiàn)并消除冗余信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而有利于提升整合效率。最后，在傳統(tǒng)檔案管理方式中，信息更新往往具有延遲性，而大數(shù)據(jù)系統(tǒng)通過實(shí)時數(shù)據(jù)流處理技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部和外部檔案信息的即時采集，保證檔案數(shù)據(jù)的時效性。例如，企業(yè)在不同部門之間通過大數(shù)據(jù)平臺實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時同步，能快速響應(yīng)業(yè)務(wù)需求并提供準(zhǔn)確的檔案支持。

1.2 有利于推動跨部門檔案資源的共享

大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，顯著推動了跨部門檔案資源的共享，這一影響主要體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案共享提供了技術(shù)支持、溝通橋梁與協(xié)作平臺，從而有效解決了企業(yè)內(nèi)傳統(tǒng)檔案共享存在的信息孤島等問題。一方面，在傳統(tǒng)檔案管理中，不同部門往往采用各自獨(dú)立的檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息格式不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響了檔案資源在部門之間的共享，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，整合來自不同部門的異構(gòu)數(shù)據(jù)，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案資源統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，減少因格式不兼容或數(shù)據(jù)不一致帶來的共享障礙[1]。另一方面，企業(yè)內(nèi)部的檔案共享通常涉及多個部門和業(yè)務(wù)單元的協(xié)作，但傳統(tǒng)方式依賴于文件傳遞，容易出現(xiàn)信息傳遞延誤的問題，而通過大數(shù)據(jù)平臺，企業(yè)可以搭建檔案信息的協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)跨部門檔案資源的實(shí)時共享。例如，通過企業(yè)級大數(shù)據(jù)平臺，各部門可以根據(jù)權(quán)限在平臺快速獲取所需的檔案資源，無需煩瑣地申請和審批流程，從而大幅度提升了共享效率。此外，在共享檔案資源的過程中，快速精準(zhǔn)地找到所需的檔案信息是提高共享效率的關(guān)鍵，而基于大數(shù)據(jù)的智能搜索能夠通過語義分析，幫助用戶快速定位目標(biāo)檔案，避免了傳統(tǒng)檔案共享中因信息分散導(dǎo)致的效率低下。

1.3 有利于優(yōu)化企業(yè)檔案資源利用水平

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不僅提高了企業(yè)檔案信息資源的整合與共享能力，同時對檔案資源的利用水平也產(chǎn)生了顯著的優(yōu)化作用。首先，企業(yè)的檔案資源往往涵蓋了大量歷史數(shù)據(jù)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息，但傳統(tǒng)檔案管理方式由于缺少數(shù)據(jù)分析能力，難以充分利用這些資源，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過數(shù)據(jù)挖掘、分析和可視化等手段，可以從海量檔案中提取對企業(yè)有用的關(guān)鍵信息。其次，在傳統(tǒng)檔案管理中，信息檢索的效率較低，且檔案資源的利用多停留在簡單的查詢層面，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過構(gòu)建檔案信息的智能檢索系統(tǒng)，能快速定位所需信息，并支持對信息的深度分析。最后，檔案資源的價值不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)本身，更體現(xiàn)在與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)的結(jié)合，而通過將檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合分析，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)決策支持。

2 困擾大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源整合與共享機(jī)制構(gòu)建的問題

2.1 檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)缺失

首先，盡管國家檔案局發(fā)布《電子檔案管理辦法》對檔案分類和標(biāo)注進(jìn)行規(guī)范要求，但在實(shí)際執(zhí)行中，企業(yè)在檔案分類標(biāo)準(zhǔn)仍然存在理解不一致、執(zhí)行不到位的問題，造成分類體系的混亂。其次，檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定不足。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源的共享與利用需要依賴元數(shù)據(jù)來描述檔案內(nèi)容、格式及來源等特性，但現(xiàn)階段企業(yè)在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范上存在明顯不足，不同部門間元數(shù)據(jù)字段的定義、命名規(guī)則與描述方法各異，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在跨系統(tǒng)整合時難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檢索和調(diào)用[2]。再次，檔案信息數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化不足。檔案信息資源在記錄和存儲時，由于歷史遺留原因或不同管理系統(tǒng)的局限性，形成了多種數(shù)據(jù)格式，但在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，這種數(shù)據(jù)格式的多樣性增加了整合的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案資源在整合過程中需要進(jìn)行大量的格式轉(zhuǎn)換工作，增加了工作量和時間成本。最后，檔案信息資源整合過程中的命名規(guī)則缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)檔案信息資源管理中，不同部門在命名檔案文件時，通?；诟髯缘牧?xí)慣或業(yè)務(wù)需求，缺少全局性的統(tǒng)一規(guī)劃，這種命名規(guī)則的混亂性在整合過程中表現(xiàn)為檔案文件名稱重復(fù)、字段含義不明、沖突等問題，進(jìn)一步阻礙了檔案資源的高效整合。

2.2 共享機(jī)制的制度保障不完善

首先，檔案信息資源共享機(jī)制缺少明確的法律法規(guī)支撐。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息資源的共享需要清晰的法律框架來規(guī)范數(shù)據(jù)的使用、存儲和傳輸，但目前關(guān)于企業(yè)檔案信息資源共享的法律體系尚未健全，導(dǎo)致檔案信息在共享過程中缺少必要的制度依據(jù)。其次，檔案信息共享機(jī)制中的流程管理制度不完善。《電子檔案管理辦法》中提及共享流程應(yīng)規(guī)范化，企業(yè)在實(shí)施檔案資源共享時，缺少可操作性的實(shí)施細(xì)則，導(dǎo)致企業(yè)難以將其轉(zhuǎn)化為有效的業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致資源調(diào)用、權(quán)限審批、數(shù)據(jù)分發(fā)的過程存在混亂現(xiàn)象，影響了共享機(jī)制的有序運(yùn)行[3]。最后，檔案信息資源共享的權(quán)限分配制度不健全。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源涉及企業(yè)內(nèi)部多個部門和業(yè)務(wù)單元，不同層級和角色對檔案信息的使用需求存在差異，但部分企業(yè)在共享機(jī)制中缺少針對性強(qiáng)的權(quán)限分配制度，難以根據(jù)不同業(yè)務(wù)需求對檔案資源的訪問權(quán)限科學(xué)劃分，導(dǎo)致共享機(jī)制中權(quán)限管理混亂或權(quán)限分配不合理的問題較為普遍，使得部門之間在共享過程中容易出現(xiàn)矛盾和資源分配不均的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案共享過程缺少積極性和協(xié)作性。

2.3 數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

首先，檔案管理系統(tǒng)之間缺少互聯(lián)互通能力。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理需要依賴信息系統(tǒng)的協(xié)作和數(shù)據(jù)的互聯(lián)，但由于不同系統(tǒng)之間的技術(shù)架構(gòu)、接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式各不相同，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接。在《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)互聯(lián)的重要性，但由于企業(yè)歷史系統(tǒng)復(fù)雜、接口開發(fā)成本高，現(xiàn)有技術(shù)能力難以滿足互聯(lián)互通的要求。其次，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案資源共享需要在合理劃分權(quán)限的基礎(chǔ)上進(jìn)行，但當(dāng)前許多企業(yè)的權(quán)限劃分機(jī)制存在問題，導(dǎo)致檔案資源難以在部門之間流通，進(jìn)一步強(qiáng)化了數(shù)據(jù)孤島的存在。最后，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的不一致。企業(yè)內(nèi)部不同部門在記錄和存儲檔案信息時，由于缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息的格式、內(nèi)容、命名規(guī)則各異，使得即使數(shù)據(jù)可以被物理整合到同一個平臺，也無法在邏輯層面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

3 大數(shù)據(jù)下檔案信息資源整合與共享機(jī)制構(gòu)建的策略

3.1 制定統(tǒng)一的檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案信息資源的管理已從傳統(tǒng)的靜態(tài)記錄向動態(tài)化、結(jié)構(gòu)化、智能化方向轉(zhuǎn)變，而檔案資源作為企業(yè)運(yùn)營的重要支撐，其整合規(guī)范化程度直接影響資源共享機(jī)制的構(gòu)建效果，必須要制定統(tǒng)一的檔案資源整合標(biāo)準(zhǔn)。第一，為解決檔案信息資源分類標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題，需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下對企業(yè)檔案資源進(jìn)行全面梳理，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和行業(yè)特性，制定適用于不同部門和業(yè)務(wù)單元的分類框架和細(xì)化規(guī)則。同時，針對《電子檔案管理辦法》中的分類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，企業(yè)應(yīng)在整合機(jī)制中對檔案分類的執(zhí)行方式細(xì)化，將法規(guī)要求轉(zhuǎn)化為實(shí)際操作規(guī)則，減少由于標(biāo)準(zhǔn)理解不一致導(dǎo)致的分類混亂。第二，針對元數(shù)據(jù)定義和描述不統(tǒng)一的問題，企業(yè)應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)規(guī)范，明確元數(shù)據(jù)的命名規(guī)則、字段設(shè)置和描述方法。具體而言，可以根據(jù)檔案資源的業(yè)務(wù)用途和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，劃定元數(shù)據(jù)字段的統(tǒng)一模板，并通過大數(shù)據(jù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的自動采集與錄入。第三，企業(yè)需要制定內(nèi)部統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式規(guī)范，保證不同類型的檔案資源能夠被大數(shù)據(jù)系統(tǒng)高效整合，在此基礎(chǔ)上要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對已有檔案數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換，將分散的異構(gòu)數(shù)據(jù)整合為可操作性強(qiáng)的統(tǒng)一格式。第四，針對檔案命名混亂的問題，企業(yè)需要在檔案信息資源整合與共享機(jī)制中明確命名規(guī)則，統(tǒng)一文件名稱的組成方式、字符編碼和版本標(biāo)識，以便保證所有新上傳的檔案均符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，從而減少因命名不一致導(dǎo)致的整合困難。

3.2 完善檔案信息共享機(jī)制的制度保障

檔案信息資源的共享是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，而制度保障則是支撐共享機(jī)制高效運(yùn)行的核心要素。因此，形成一套覆蓋共享全流程的管理體系。第一，企業(yè)可以結(jié)合國家層面的法律要求，明確檔案信息資源在共享中的權(quán)責(zé)界定、使用范圍和數(shù)據(jù)保護(hù)要求，同時細(xì)化檔案共享的實(shí)施細(xì)則，將檔案共享的行為規(guī)范化，以便有效避免因缺少法律依據(jù)而導(dǎo)致的檔案共享過程中的操作混亂[4]。第二，企業(yè)需要制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案提交、審核、共享、調(diào)用流程，來保證共享機(jī)制的高效運(yùn)行，還要明確各部門在流程中的職責(zé)權(quán)限，以便避免流程交叉。同時，針對《電子檔案管理辦法》中提到的共享流程規(guī)范化問題，企業(yè)可以通過構(gòu)建權(quán)限管理模塊，對調(diào)用檔案資源的權(quán)限進(jìn)行分層管理，保障檔案資源共享過程中既滿足業(yè)務(wù)需求又符合數(shù)據(jù)安全要求。第三，針對權(quán)限劃分不合理的問題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案信息資源的重要性、敏感性和使用需求，制定詳細(xì)的權(quán)限分配規(guī)則。在此過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過權(quán)限管理模塊，實(shí)現(xiàn)對用戶操作權(quán)限的自動分配和動態(tài)調(diào)整，保證檔案信息資源的共享既滿足業(yè)務(wù)需求，又不損害資源安全。第四，企業(yè)需要在共享機(jī)制中加入利益衡量規(guī)定。利益分配機(jī)制的完善不僅能夠激發(fā)各部門參與檔案共享的積極性，還能促進(jìn)企業(yè)整體資源整合與共享的高效推進(jìn)。

3.3 推動企業(yè)內(nèi)外部檔案資源的互聯(lián)互通

第一，為了解決檔案信息資源的分散存儲問題，需要建立統(tǒng)一的檔案資源集中管理平臺，為此，企業(yè)應(yīng)依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，將分散在不同部門或子單位的檔案資源匯集到一個統(tǒng)一的數(shù)字化平臺集中管理。同時，應(yīng)結(jié)合檔案資源的實(shí)際情況，對已有的歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進(jìn)行整合，保證檔案資源能夠以標(biāo)準(zhǔn)化的形式存儲在集中管理系統(tǒng)中，便于后續(xù)的互聯(lián)互通。第二，為了解決檔案管理系統(tǒng)之間缺少互聯(lián)互通能力的問題，企業(yè)需要建設(shè)檔案資源的互聯(lián)互通技術(shù)體系，為此要搭建基于大數(shù)據(jù)架構(gòu)的檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)不同檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸。針對系統(tǒng)互聯(lián)需求，企業(yè)應(yīng)遵循《電子檔案管理辦法》中關(guān)于系統(tǒng)對接接口標(biāo)準(zhǔn)的要求，在平臺開發(fā)中采用統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)，避免技術(shù)架構(gòu)不兼容導(dǎo)致的對接障礙。第三，為了解決檔案信息資源訪問權(quán)限劃分不合理的問題，企業(yè)需要制定科學(xué)的檔案權(quán)限管理策略，保證資源互聯(lián)互通的同時不損害數(shù)據(jù)安全[5]。第四，為了解決檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，企業(yè)要通過制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)格式、分類規(guī)則和命名規(guī)范，保證不同系統(tǒng)和部門生成的檔案資源在格式和邏輯上具有一致性。

結(jié)語

本研究圍繞企業(yè)檔案信息資源整合與共享機(jī)制中的關(guān)鍵問題，提出了針對性的策略，具有較強(qiáng)的應(yīng)用價值。然而，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理面臨的技術(shù)、制度、應(yīng)用需求也將不斷變化。因此，未來需要進(jìn)一步探索智能化的管理方式，以便適應(yīng)企業(yè)多元化發(fā)展的需求，為企業(yè)的持續(xù)創(chuàng)新提供更全面的支持。

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作者簡介：孫燕（1985.03.10—），大學(xué)學(xué)歷，山東浪潮數(shù)字服務(wù)有限公司副研究館員，研究方向：檔案管理。