海南自貿(mào)港背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐研究

摘 要：文章基于海南自貿(mào)港建設(shè)的實(shí)際，深入探討了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新舉措和實(shí)踐效果。從黨性融合檔案工作、檔案制度修訂、綜合檔案管理、檔案借閱利用、安全管理以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)和信息化建設(shè)幾個(gè)方面展開了較為詳盡的論述，并對(duì)醫(yī)院檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新需要展開分析，為提升醫(yī)療質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支撐，也為海南自貿(mào)港建設(shè)背景下的醫(yī)院檔案管理工作提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：海南自貿(mào)港；醫(yī)院檔案管理；黨性融合；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

建設(shè)海南自貿(mào)港，是海南改革開放以來的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略舉措，使海南各行業(yè)面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在醫(yī)療領(lǐng)域，隨著海南自貿(mào)港建設(shè)的推進(jìn)，醫(yī)院規(guī)模越來越大，業(yè)務(wù)越來越復(fù)雜，技術(shù)也越來越先進(jìn)，要求醫(yī)院檔案管理工作更加完善。醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史記錄，也是重要的信息資源，不僅關(guān)系醫(yī)院的日常管理，還關(guān)系到醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，更是海南自貿(mào)港建設(shè)背景下醫(yī)院對(duì)外交流與合作的重要支撐。因此，在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，對(duì)醫(yī)院檔案管理實(shí)行創(chuàng)新和實(shí)踐是很有意義的。

一、黨性融合在醫(yī)院檔案管理工作中的引領(lǐng)作用

1.黨性修養(yǎng)與思想政治覺悟的提升

在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，醫(yī)院支部支委、檔案室骨干充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)黨性修養(yǎng)對(duì)檔案工作的重要作用，提出了加強(qiáng)黨性教育的對(duì)策。要用黨的方針政策來指導(dǎo)自己的實(shí)踐，要用黨員的標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，不斷地增強(qiáng)自己的黨性修養(yǎng)，在檔案管理工作中不斷提高思想政治覺悟。這就要求檔案管理者要有較高的責(zé)任感和使命感，把黨的思想貫穿檔案管理全過程，保證檔案工作沿著正確的方向發(fā)展。

2.榮譽(yù)激勵(lì)與榜樣示范

榮獲醫(yī)院“優(yōu)秀共產(chǎn)黨員”稱號(hào)，充分體現(xiàn)了檔案工作人員的黨性意識(shí)和堅(jiān)定的理想信念。這份榮譽(yù)激勵(lì)著他們繼續(xù)以身作則，把蘭臺(tái)精神發(fā)揚(yáng)光大。在建設(shè)海南自貿(mào)港的過程中，這種榜樣的力量會(huì)激勵(lì)更多的檔案工作者積極投身到工作中去，努力踐行對(duì)黨的誓言與承諾，為提高醫(yī)院檔案管理工作提供強(qiáng)大的精神推動(dòng)力。在海南自貿(mào)港建設(shè)的背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)十分重要的工作。

二、檔案制度修訂與規(guī)范化管理

1.依據(jù)法律法規(guī)修訂檔案管理制度

2021年，醫(yī)院全面修訂了《醫(yī)院管理制度匯編》，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況，修訂完善了《醫(yī)院檔案管理辦法》。在檔案管理中，詳細(xì)規(guī)定了檔案的歸檔、轉(zhuǎn)、借、用、庫管理及信息化建設(shè)，使檔案工作有法可依，有章可循。在海南自貿(mào)港建設(shè)的大背景下，醫(yī)院檔案管理必須遵循法律法規(guī)，才能保證檔案管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，從而保證醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

2.推進(jìn)“三合一”檔案制度的實(shí)施

從2023年開始，我院開始建立檔案材料歸檔范圍及保管期限表，落實(shí)“三合一”檔案制度，成為檔案館工作的一項(xiàng)重要工作。由檔案管理員牽頭制定醫(yī)院“三合一”檔案管理制度，待市檔案館審核通過后執(zhí)行。該制度的實(shí)施，將進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案資源配置，提高工作效率與質(zhì)量，達(dá)到集中、統(tǒng)一管理的目的。在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)外交流與合作，規(guī)范的檔案管理體系及先進(jìn)的“三合一”檔案管理體系，有利于提升醫(yī)院整體形象與競(jìng)爭(zhēng)力，為醫(yī)院國(guó)際化發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

三、綜合檔案管理工作的全面開展與成效

1.日常管理職責(zé)與工作內(nèi)容

作為醫(yī)院院辦檔案部門，肩負(fù)著綜合檔案室日常管理的重任。統(tǒng)籌各類檔案的整理和歸檔工作，保證文書、技術(shù)和影像資料的規(guī)范化管理。為醫(yī)院各科室提供借閱和使用服務(wù)。定期調(diào)整醫(yī)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以保證組織、協(xié)調(diào)和順暢。每年組織開展“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)員工檔案意識(shí)。負(fù)責(zé)全國(guó)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查報(bào)告的年度上報(bào)工作，為上級(jí)部門掌握醫(yī)院檔案工作狀況提供數(shù)據(jù)支撐。負(fù)責(zé)醫(yī)院大事記史料的收集和整理，記載醫(yī)院發(fā)展史上的重要事件。同時(shí)，在2024年完成國(guó)有檔案資源普查表的編制工作，進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案資源管理系統(tǒng)。另外，還負(fù)責(zé)撰寫院長(zhǎng)辦公會(huì)的會(huì)議紀(jì)要，并對(duì)其執(zhí)行情況實(shí)行跟蹤，將檔案管理工作與醫(yī)院管理緊密結(jié)合起來，為醫(yī)院的決策與管理提供強(qiáng)有力的信息支撐。

2.文書檔案管理的規(guī)范化與好評(píng)

在文書檔案管理方面，全面主持整理歸檔工作，嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》及《醫(yī)院文書檔案歸檔與整理分類方案》的要求，全程參與檔案資料的收集整理、分類、排序、編號(hào)、編目、著錄、裝訂、編頁、撰寫全宗說明和裝盒等工作。通過規(guī)范的工作程序，及時(shí)完成文件歸檔，受到市檔案局的高度評(píng)價(jià)。既體現(xiàn)了醫(yī)院公文檔案管理水平較高的特點(diǎn)，又是海南自貿(mào)港建設(shè)中醫(yī)院行政管理、信息交流的可靠保證。規(guī)范化的病歷檔案管理是醫(yī)院與國(guó)內(nèi)外醫(yī)療機(jī)構(gòu)交流與合作的重要手段，也是醫(yī)院管理水平與效率的重要體現(xiàn)，還是增強(qiáng)合作伙伴信任與信賴的重要手段。

3.科技檔案管理的挑戰(zhàn)與成果

（1）基建檔案管理。隨著醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的增加和改建，基建檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。工程項(xiàng)目歷時(shí)長(zhǎng)、資料多、涉及范圍廣和工作量大，對(duì)管理者的專業(yè)知識(shí)水平提出了更高的要求。已完成多年來零星工程基建文件的歸檔工作，還完成了核醫(yī)學(xué)樓工程項(xiàng)目的竣工文件及竣工圖資料，接收國(guó)際醫(yī)療部項(xiàng)目及二號(hào)住院病房等。對(duì)基建檔案開展有效管理，可為醫(yī)院基建項(xiàng)目的順利實(shí)施及后續(xù)維修管理提供歷史基礎(chǔ)與技術(shù)支撐。隨著海南自貿(mào)港建設(shè)進(jìn)程的加快，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷推進(jìn)，做好基建檔案管理工作是保證工程質(zhì)量、規(guī)范工程管理和將來擴(kuò)建、改建的重要環(huán)節(jié)。

（2）科研檔案管理。負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理和歸檔工作，按照《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，完成年度科研課題驗(yàn)收結(jié)題后，及時(shí)向科研處移交課題資料，使已驗(yàn)收的科研檔案順利完成立卷歸檔，共完成117卷立卷歸檔。對(duì)科研檔案展開有效管理，是醫(yī)院科研創(chuàng)新工作的有力支撐，是醫(yī)院科研成果與發(fā)展的重要載體。在海南自貿(mào)港大力推進(jìn)科技創(chuàng)新的大背景下，規(guī)范科研檔案管理，有利于提高醫(yī)院科研實(shí)力與競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用，也是醫(yī)院開展國(guó)際醫(yī)療科研合作與交流的重要基礎(chǔ)。

4.照片檔案管理的重要性與完成情況

負(fù)責(zé)醫(yī)院照片檔案的收集、整理和歸檔工作，特別是對(duì)醫(yī)院重大會(huì)議和活動(dòng)照片檔案的收集。照片檔案是醫(yī)院歷史的一種直觀記錄，既有歷史價(jià)值，又有宣傳價(jià)值。照片檔案管理得當(dāng)，能生動(dòng)地展示醫(yī)院的發(fā)展歷程、科技水平和文化建設(shè)成就。在海南自貿(mào)港建設(shè)過程中，影像檔案可作為醫(yī)院對(duì)外宣傳的一種方式，吸引國(guó)內(nèi)外患者及優(yōu)秀人才，提高醫(yī)院的知名度與影響力。同時(shí)，影像檔案也是醫(yī)院對(duì)外交流、合作、展示自身特色以及優(yōu)勢(shì)的重要資料。

四、檔案借閱利用與服務(wù)保障

1.嚴(yán)格遵守制度，確保有序管理

醫(yī)院對(duì)檔案的借閱利用工作一直很重視，對(duì)檔案的借閱、利用及保密等制度實(shí)行了嚴(yán)格的規(guī)范。確保每一次使用檔案都有審批程序，及時(shí)清點(diǎn)和催還借出的檔案，確保檔案管理工作有條不紊。特別是在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，隨著醫(yī)院對(duì)外交流與合作的不斷增加，對(duì)檔案的借閱和使用要求也隨之提高。規(guī)范的借閱流程，嚴(yán)格的管理制度，是保證檔案信息安全使用、防止檔案信息外泄的重要手段，是保障醫(yī)院正常運(yùn)行與發(fā)展的重要保障。

2.積極支持重大檢查活動(dòng)

積極開展2021年三級(jí)醫(yī)院評(píng)審、2024年市委巡視和國(guó)家醫(yī)?；痫w行檢查等重大檢查活動(dòng)，為各項(xiàng)檢查工作提供了有力的保障。檔案是醫(yī)院各項(xiàng)檢查工作的重要憑證與參考依據(jù)，對(duì)醫(yī)院的考核、監(jiān)督與管理起到了強(qiáng)有力的支撐作用。在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，醫(yī)院面對(duì)著越來越高的監(jiān)管需求與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，高效率地開展檔案借閱與利用有助于醫(yī)院及時(shí)應(yīng)對(duì)各類檢查與評(píng)估，提升醫(yī)院管理與服務(wù)質(zhì)量，保證醫(yī)院在自貿(mào)區(qū)建設(shè)的大環(huán)境下健康發(fā)展。

五、檔案安全管理的多維度保障

1.檔案實(shí)體安全工作

（1）嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。嚴(yán)格執(zhí)行檔案館管理制度，對(duì)實(shí)物及保管安全情況定期檢查，是保證檔案實(shí)體安全的根本措施。對(duì)檔案實(shí)體定期檢查，可以發(fā)現(xiàn)檔案實(shí)體中存在的破損、丟失等問題，并采取適當(dāng)措施加以修補(bǔ)和補(bǔ)充。在海南自貿(mào)港氣候條件下，檔案實(shí)體安全面臨高溫和高濕等問題，影響檔案安全。因此，建立一套嚴(yán)格的倉庫管理制度是保證檔案長(zhǎng)期保存的關(guān)鍵。

（2）突發(fā)應(yīng)急事件防護(hù)。注重對(duì)突發(fā)事件的安全防范，保證檔案不受自然災(zāi)害和人為災(zāi)害的破壞。制定應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)檔案庫房的防火、防潮及防蟲等安全防護(hù)設(shè)施。當(dāng)遇到臺(tái)風(fēng)、水災(zāi)等自然災(zāi)害或發(fā)生火災(zāi)、偷盜等人為事故時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，確保檔案安全。隨著海南自貿(mào)港建設(shè)的推進(jìn)，可能會(huì)遇到各種各樣的突發(fā)事件，加強(qiáng)檔案實(shí)體安全保障可以有效降低風(fēng)險(xiǎn)，保證醫(yī)院檔案資源的完整和安全。

2.檔案安全保密工作

（1）執(zhí)行保密制度。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密制度，做好檔案的保密工作。檔案是醫(yī)院重要的機(jī)密資料，也是患者的個(gè)人隱私。因此，保密工作顯得尤為重要。加強(qiáng)檔案的借閱和利用工作，把好保密關(guān)，防止信息外泄。還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的保密教育，增強(qiáng)其保密意識(shí)。

（2）網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)作。與信息部門工程師一起建立并維護(hù)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。隨著我國(guó)檔案信息化進(jìn)程不斷加快，檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出。通過與信息部門的協(xié)作，采用防火墻、加密等技術(shù)手段，保證檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲(chǔ)過程中的安全性。在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，數(shù)字信息交互越來越頻繁，加強(qiáng)檔案安全與保密工作，可以保證醫(yī)院在信息化進(jìn)程中檔案信息的安全性，維護(hù)醫(yī)院聲譽(yù)與患者權(quán)益。

六、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與人才隊(duì)伍建設(shè)

1.檔案室的組織架構(gòu)與人員配置

醫(yī)院綜合檔案室于2009年被評(píng)為海南省二級(jí)綜合檔案室，現(xiàn)已劃歸我院辦公室管理。目前，檔案室存有各類檔案，有4名專職檔案工作者。明確的組織機(jī)構(gòu)與人員配置是檔案管理工作順利開展的根本保證。隨著海南自貿(mào)港建設(shè)的推進(jìn)，醫(yī)院對(duì)檔案管理人才的需求也越來越大。因此，必須不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)的承擔(dān)與實(shí)施

近年來，檔案管理員承擔(dān)起檔案業(yè)務(wù)輔導(dǎo)的主要任務(wù)，對(duì)專、兼職人員、新進(jìn)人員、進(jìn)修人員及實(shí)習(xí)人員展開培訓(xùn)與指導(dǎo)。通過分享檔案專業(yè)知識(shí)，使醫(yī)院檔案專業(yè)水準(zhǔn)持續(xù)提升。制訂詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃及培訓(xùn)內(nèi)容，針對(duì)檔案管理的基本知識(shí)、業(yè)務(wù)技能和法律法規(guī)展開培訓(xùn)。通過理論教學(xué)和實(shí)際操作的結(jié)合，使學(xué)員掌握檔案管理的重點(diǎn)。同時(shí)，鼓勵(lì)學(xué)生積極實(shí)行實(shí)踐探索和創(chuàng)新，提高解決實(shí)際問題的能力。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)的意義與成效

通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)，培養(yǎng)了一批既有理論知識(shí)又有實(shí)際操作能力的人才隊(duì)伍，為醫(yī)院檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。建設(shè)海南自貿(mào)港，關(guān)鍵是人才。一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，可以滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，提升檔案管理的質(zhì)量與效率，為醫(yī)院開展國(guó)際交流與合作提供強(qiáng)有力的保證。與此同時(shí)，檔案管理人員在指導(dǎo)他人的同時(shí)，自身的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)也得到了提高，達(dá)到了教學(xué)相長(zhǎng)的目的，促進(jìn)了醫(yī)院整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的成長(zhǎng)與進(jìn)步。

七、檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)與展望

1.項(xiàng)目前期申報(bào)與領(lǐng)導(dǎo)支持

為了繼續(xù)推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，在院領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的大力支持下，聘請(qǐng)具有資質(zhì)的單位編制了醫(yī)院綜合檔案室工程項(xiàng)目建議書。經(jīng)過與編制單位的多次溝通、協(xié)調(diào)，初步完成了項(xiàng)目的前期申報(bào)，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)研究同意后，擬向上級(jí)主管部門申請(qǐng)，解決建設(shè)項(xiàng)目的資金問題。領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為項(xiàng)目的順利實(shí)施提供了強(qiáng)有力的保證。在海南自貿(mào)港建設(shè)背景下，醫(yī)院信息化已成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)提高醫(yī)院檔案管理效率、服務(wù)水平、促進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化具有重要意義。

2.項(xiàng)目進(jìn)展與未來展望

經(jīng)市發(fā)展改革委回復(fù)，目前正在對(duì)該項(xiàng)目建設(shè)的必要性展開分析論證，同時(shí)根據(jù)醫(yī)院檔案管理的迫切需要，已順利將檔案管理系統(tǒng)升級(jí)及數(shù)字掃描項(xiàng)目列入2025年醫(yī)院預(yù)算中。這是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的階段性成果，也為下一步工作打下了良好的基礎(chǔ)。今后，隨著檔案信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院將實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案查詢與利用的效率，為醫(yī)療服務(wù)、科研教學(xué)和管理決策等提供更便捷、更有效的檔案信息服務(wù)。隨著海南自貿(mào)港建設(shè)的推進(jìn)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)也將得到進(jìn)一步的創(chuàng)新性發(fā)展，將成為醫(yī)院國(guó)際化發(fā)展的重要支撐，也是提高醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的重要手段。

八、結(jié)論

海南自貿(mào)港建設(shè)給醫(yī)院檔案工作帶來新的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案工作者以黨的宗旨為引領(lǐng)，經(jīng)過不斷地創(chuàng)新與實(shí)踐，在制度修訂、專業(yè)指導(dǎo)和信息化建設(shè)上取得了明顯成效。這些創(chuàng)新舉措與實(shí)踐結(jié)果有助于提高醫(yī)院檔案管理水平與質(zhì)量，為醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐，對(duì)海南自貿(mào)港建設(shè)背景下的醫(yī)療行業(yè)檔案管理具有重要的借鑒意義。在今后的發(fā)展過程中，醫(yī)院要不斷加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新和實(shí)踐，緊跟海南自貿(mào)港建設(shè)的新要求，進(jìn)一步提高檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化水平，服務(wù)于醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，為海南自貿(mào)港建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。同時(shí)，還要加強(qiáng)與國(guó)內(nèi)外的交流與合作，借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)與方法，將醫(yī)院檔案管理工作推向一個(gè)新的高度。

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作者單位：?？谑腥嗣襻t(yī)院

（中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬?？卺t(yī)院）