大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理特點與實踐路徑

隨著信息技術的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已然來臨。在這一時代背景下，數(shù)據(jù)成為至關重要的信息資源，對各個領域的發(fā)展均產(chǎn)生了深刻影響。在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案作為社會活動和組織發(fā)展的重要載體，其價值愈發(fā)凸顯。檔案管理部門在文書檔案管理的過程中，一方面需充分認識到大數(shù)據(jù)技術為文書檔案管理帶來了新方法、新理念和新手段。借助大數(shù)據(jù)技術，能夠實現(xiàn)對海量文書檔案信息的存儲與分析，使文書檔案管理更加科學高效。另一方面也要認識到，大數(shù)據(jù)技術在帶來技術便利的同時，也存在著數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)管理復雜性、技術人才短缺以及傳統(tǒng)管理模式落后等問題。因此，新時期對文書檔案進行合理地開發(fā)與利用，必須立足于大數(shù)據(jù)時代背景，對文書檔案的管理特點進行深入分析，并探尋切實可行的實踐路徑，以進一步提升文書檔案管理的整體質量。

一、大數(shù)據(jù)時代文書檔案的管理特點

大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案管理呈現(xiàn)出全新的特點，不僅重塑了文書檔案管理模式，也對新時期文書檔案管理工作提出了新的要求。

（一）數(shù)據(jù)量大且類型多樣化

隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理部門在文書檔案管理過程中面臨著新的情況。一方面，越來越多的文書檔案以數(shù)字載體呈現(xiàn)，文書檔案數(shù)據(jù)迅速增長。檔案管理部門面臨各類組織和機構移交的大量文書檔案，這些文書檔案涵蓋行政文件、郵政函件、業(yè)務報告、財務報告等，且與社會經(jīng)濟發(fā)展息息相關。檔案管理部門需要對這些文書檔案妥善保存，并結合其他部門的實際需求，對文書檔案信息進行整理，形成相關課題，提供高質量的文書檔案信息支持。另一方面，數(shù)據(jù)類型也越發(fā)多樣。除了傳統(tǒng)紙質文檔數(shù)字化處理后形成的電子檔案之外，文書檔案數(shù)據(jù)類型也日益多元化，包括圖像、音頻、視頻等，這些新型文書檔案同樣非常重要。

（二）信息化程度高

大數(shù)據(jù)技術與檔案管理流程的深度融合，既推動了文書檔案管理的信息化進程，也提升了文書檔案的信息化程度。當前，檔案管理部門在檔案管理過程中借助大數(shù)據(jù)技術，使文書檔案的生成、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)銜接得更為緊密。首先，電子文檔成為文書檔案的主要形式，其具有易傳輸、易存儲、易編輯的優(yōu)點，進一步提升了文書檔案的歸檔效率和管理質量。其次，檔案管理部門的檔案管理系統(tǒng)智能化水平也越來越高。特別是辦公自動化系統(tǒng)的普及，使文書檔案在生成、傳輸、共享方面變得更為迅捷。檔案管理系統(tǒng)不僅能夠實現(xiàn)對文書檔案的快速收集、系統(tǒng)整理、科學分類和快速檢索，還能夠借助大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術，對海量的文書檔案信息進行挖掘，提煉出有價值的文書檔案信息，為用戶提供個性化的文書檔案服務。

（三）文書檔案的研究價值進一步提升

知識管理理論認為，對知識的存儲、共享、應用和創(chuàng)造，能夠進一步提升組織的創(chuàng)新能力和競爭力。文書檔案作為重要的知識資源，對其進行科學管理，可以將文書檔案中蘊含的隱性知識轉化為顯性知識，為組織發(fā)展提供理論支持。在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案信息蘊含著巨大價值，其不僅是組織發(fā)展的真實記錄，還蘊含著大量有價值的信息資源，可以為組織的戰(zhàn)略決策、業(yè)務規(guī)劃和創(chuàng)新發(fā)展提供支持。首先，通過對大量文書檔案數(shù)據(jù)進行分析，可以更好地把握文書檔案信息中蘊含的內在規(guī)律。其次，文書檔案中的非結構化數(shù)據(jù)，如音頻、視頻、圖像、文本等，借助自然語言處理和圖像識別等技術對其進行深度挖掘，可以獲得有價值的信息。這些文書檔案信息是常規(guī)檔案利用手段無法獲得的，具有一定的研究價值。

二、大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)更為多樣，問題也更為突出，影響著文書檔案管理的質量。

（一）數(shù)據(jù)安全與隱私問題

隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術在文書檔案管理中的廣泛應用，一系列數(shù)據(jù)安全和隱私問題也逐漸顯露。文書檔案中通常包含大量的重要信息，因此，在數(shù)據(jù)共享傳輸過程中需要妥善管理、使用這些文書檔案信息，以避免相關數(shù)據(jù)被竊取盜用，或出現(xiàn)用戶隱私泄露的情況。

（二）文書檔案標準化建設滯后

文書檔案標準化建設應與文書檔案信息化建設同步進行，這樣既能為文書檔案信息化提供標準支持，也有助于提升文書檔案管理的成效。然而，當前部分檔案管理部門對文書檔案標準化建設重視程度不足，導致文書檔案標準化建設滯后。目前，新型文書檔案載體除了電子文檔外，還包含傳感器數(shù)據(jù)和社交媒體數(shù)據(jù)等多種載體。如果文書檔案標準化建設未能跟上信息化建設步伐，就無法對這些新型載體的文書檔案進行收集整理，導致一些重要的文書檔案信息遺漏或重復收集，這既造成了資源浪費，也不利于提升文書檔案的管理效率。同時，大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用也對文書檔案標準化提出了更高的要求。當前，在文書檔案管理的過程中，大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術應用非常普遍，如果沒有相應的技術標準，這些技術的應用勢必會受到限制。

（三）復合型技術人才短缺

在文書檔案管理的過程中需要大量的技術人才參與。然而，目前技術人才短缺成為制約文書檔案管理高質量發(fā)展的重要因素。一方面，文書檔案管理人員需要對文書檔案管理的各個流程較為熟悉，同時還需要具備一定的大數(shù)據(jù)知識和技能，這樣才能夠確保文書檔案管理與大數(shù)據(jù)技術深度融合，并借助大數(shù)據(jù)技術創(chuàng)新文書檔案管理工作。但這種復合型人才相對短缺，沒有這些技術型人才支持，就無法借助大數(shù)據(jù)技術對海量有價值的文書檔案信息進行挖掘。另一方面，文書檔案管理技術人才在引進方面還缺少高校的支持。目前，檔案管理部門在檔案人才引進過程中更加傾向于檔案管理專業(yè)的相關人才，但高校在檔案管理人才的培養(yǎng)過程中并沒有將信息技術作為人才雖培養(yǎng)的重要方向，這就客觀造成了這些人才專業(yè)素質較高，但綜合素養(yǎng)仍有待提升。

（四）傳統(tǒng)管理模式落后

傳統(tǒng)文書檔案管理模式已經(jīng)很難適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。傳統(tǒng)文書檔案管理更加注重實體管理，管理流程相對煩瑣，效率低下，需要投入大量人力、物力、財力，但取得的效果并不理想。大數(shù)據(jù)時代的文書檔案管理更加注重檔案的數(shù)字化、智能化和信息化，要求管理模式更加靈活高效。然而，目前部分檔案管理部門在管理模式上還存在一些亟待解決的問題。首先，管理理念落后。傳統(tǒng)檔案管理更加注重前期的保存保管，而忽略了對檔案信息價值的挖掘。如果依然沿用傳統(tǒng)檔案管理思路，勢必會影響大數(shù)據(jù)技術在檔案管理流程中的利用效率，也不利于后續(xù)海量檔案信息的開發(fā)和利用。其次，管理方法陳舊。傳統(tǒng)檔案管理方法更依賴于人工，管理思路相對保守。部分檔案管理人員更依賴于傳統(tǒng)檔案管理方法，在大數(shù)據(jù)時代缺少主動學習的積極性。傳統(tǒng)檔案管理模式限制了檔案管理人員的創(chuàng)新思維，不利于文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理的應對策略

新時期推進文書檔案管理工作，需從多方面入手。檔案管理部門應高度重視文書檔案管理，積極主動地將大數(shù)據(jù)技術引入文書檔案管理的各個流程。同時，要采取多項舉措提升文書檔案管理質量，促進文書檔案管理與大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)深度融合。

（一）加強數(shù)據(jù)安全防護

為切實提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性，需從技術、管理等多個方面共同發(fā)力。首先，運用加密技術，對文書檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，如在文件生成環(huán)節(jié)，確保元數(shù)據(jù)不可更改。在訪問控制方面，綜合運用權限管理與身份認證等手段，防止未授權人員訪問重要文書檔案數(shù)據(jù)。其次，建立嚴格的數(shù)據(jù)安全管理制度，通過制度固化明確各個崗位工作人員的具體職責，進一步提升檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識。此外，建立數(shù)據(jù)安全審查制度，對重要文書檔案數(shù)據(jù)的使用過程進行審查和監(jiān)管。

（二）加強文書檔案標準化建設

首先，統(tǒng)一文書檔案數(shù)據(jù)格式。當前部門文書檔案的形式越發(fā)多元，若不同格式的文書檔案存儲于大數(shù)據(jù)庫中，勢必影響檔案管理的質量，進而難以實現(xiàn)資源的系統(tǒng)整合與綜合利用。因此，必須制訂統(tǒng)一的文書檔案數(shù)據(jù)格式，要求相關文書檔案生成部門嚴格按照該格式生成，在使用和傳輸過程中不得隨意改變數(shù)據(jù)格式，以確保文書檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)和平臺之間的兼容性。其次，明確文書檔案收集范圍。制訂明確的文書檔案收集范圍標準，指導文書檔案管理人員開展收集工作，這樣既能避免資源浪費和管理混亂等問題，又能提升文書檔案收集的針對性。最后，明確文書檔案開發(fā)利用標準。規(guī)定文書檔案的開放程度、利用權限和審批流程，同時規(guī)范文書檔案的開發(fā)方式與方法，如檔案管理系統(tǒng)的運用、研究成果展示等形式，以更好地發(fā)揮文書檔案的價值，同時保障文書檔案的信息安全。

（三）培養(yǎng)復合型人才

大數(shù)據(jù)時代需要優(yōu)秀的復合型人才參與文書檔案管理。為培養(yǎng)復合型人才，需從教育、培訓、引進三個環(huán)節(jié)入手。首先，高校應加大對檔案學專業(yè)人才培養(yǎng)模式的改革力度。在課程設置方面，應增加大數(shù)據(jù)技術、信息技術等相關課程，使檔案專業(yè)人才更好地適應大數(shù)據(jù)時代要求。同時，開展跨學科合作教育，促進檔案學與計算機科學、信息管理科學等學科展開合作，培養(yǎng)多學科復合型人才。其次，加大對管理人員的培訓力度，組織檔案管理人員參加大數(shù)據(jù)技術等方面的培訓，進一步提升檔案管理人員應用大數(shù)據(jù)技術的能力，不斷更新其知識結構和專業(yè)技能。最后，引進復合型人才。檔案管理部門可通過招聘、引進等多種方式，吸引具備信息技術背景和檔案管理知識背景的復合型人才加入檔案管理隊伍。同時，還可以與高校和科研機構開展合作，引進高水平復合型人才，為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供高素質人才支持。

（四）創(chuàng)新文書檔案管理模式

傳統(tǒng)文書檔案管理模式已影響了文書檔案管理質量。為實現(xiàn)文書檔案管理模式的創(chuàng)新，需從理念、方法和技術等多個維度入手。首先，應樹立便于查詢、利用的服務理念，注重文書檔案的數(shù)據(jù)挖掘和利用。檔案管理部門要堅持開放的理念，主動提供個性化、精準化的文書檔案信息服務，同時加強溝通互動，利用各方反饋意見優(yōu)化文書檔案的管理流程。其次，采用先進的管理方法和技術手段。例如，利用信息化管理系統(tǒng)對文書檔案進行分類、檢索和推薦，采用大數(shù)據(jù)分析技術對文書檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘。最后，應構建文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺，并對其不斷優(yōu)化和完善，實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的在線存儲、檢索和利用，進一步提升文書檔案管理的整體質量。在文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺建設過程中要加強硬件設備保障，主動引入高性能服務器和存儲設備，以滿足文書檔案數(shù)據(jù)的存儲和快速訪問需求。同時，應打造高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡環(huán)境，確保文書檔案信息傳輸?shù)牧鲿承院凸蚕淼母咝?，方便后續(xù)利用云計算技術實現(xiàn)資源的靈活調配和綜合利用。在用戶界面與交互體驗方面要充分尊重用戶的習慣，為用戶提供分類瀏覽、關鍵詞檢索等多種查詢方式，滿足用戶的查詢需求，進一步提升文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率。此外，還要支持移動端訪問，開發(fā)移動應用程序，進一步擴大文書檔案服務的覆蓋范圍，方便用戶隨時隨地查詢和利用相關檔案資源，進一步提升信息訪問的便捷性。最后，還要組建專門的人才團隊，對文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺進行運營和維護。并加大對文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺的宣傳力度，進一步提升大數(shù)據(jù)文書檔案管理平臺的知名度和使用率。

四、結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理部門要注重數(shù)據(jù)安全防護，明確文書檔案數(shù)據(jù)管理標準，培養(yǎng)復合型人才，創(chuàng)新文書檔案管理模式，確保文書檔案信息的保密性、安全性和完整性，使文書檔案管理更適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，進而推動文書檔案管理事業(yè)邁上新臺階。

（作者簡介：蔣杜娟，女，北京新航城開發(fā)建設有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）