高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)路徑探討

摘 要：21世紀(jì)，信息技術(shù)已全方位滲透人們的生活、學(xué)習(xí)與工作等領(lǐng)域，面對(duì)信息化進(jìn)程不斷加快的形勢(shì)，高校作為重要的人才教育基地，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化管理，以更好地傳承校園歷史、人文精神以及科學(xué)素養(yǎng)。同時(shí)，檔案管理信息化還可以在一定程度上促進(jìn)高校的現(xiàn)代化教育，讓高校在完善全面的信息資源和持續(xù)創(chuàng)新的服務(wù)機(jī)制中滿足日益復(fù)雜且多元的教學(xué)、科研與管理等方面的需求，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字校園環(huán)境建設(shè)。文章探討了高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)路徑，希望能夠?yàn)楦咝n案管理模式創(chuàng)新與工作機(jī)制變革提供一些建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案信息化管理；數(shù)字檔案館

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在信息化時(shí)代的浪潮中，高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)早已成為推動(dòng)教育現(xiàn)代化的重要力量。尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及人工智能等技術(shù)的出現(xiàn)，令檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校檔案作為學(xué)校歷史發(fā)展的重要見(jiàn)證，其信息化管理不僅影響著檔案資源的保存與利用，還是提升教育教學(xué)質(zhì)量與科研水平的關(guān)鍵所在。因此，探討高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)的路徑，對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要的理論與實(shí)踐意義。本文旨在探討數(shù)字檔案館建設(shè)的有效途徑，助力高校早日構(gòu)建數(shù)字檔案館，進(jìn)而推動(dòng)高校健康、穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案信息化與數(shù)字檔案館的含義

檔案信息化，即在有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一安排中，以現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)全面實(shí)行檔案管理活動(dòng)，從而給社會(huì)提供相應(yīng)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。數(shù)字檔案館作為檔案事業(yè)在新時(shí)代發(fā)展中的重要載體，具體是通過(guò)虛擬的檔案存儲(chǔ)空間來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸與智能化服務(wù)，其不僅能夠拓展檔案服務(wù)的范圍與深度，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)檔案文化的傳播與檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

二、高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性

1.提高檔案管理效率

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理人員日常的工作量與日俱增，為了緩解檔案管理人員的工作壓力，提升檔案資源的利用質(zhì)量與效率，高校可以通過(guò)電子技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡(jiǎn)化檔案資源的收集、整理、保管與利用等流程，讓數(shù)字檔案館得以高速運(yùn)轉(zhuǎn)。如此，高校師生就可以在短時(shí)間內(nèi)檢索到合適的資料，滿足自己的需求，為高校教學(xué)、科研與管理提供有力的支持。

2.保障檔案資源安全

在高校檔案管理工作中，信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)能夠有效提升檔案資源的安全性，減少檔案管理人員的工作量。通過(guò)采用先進(jìn)的數(shù)字加密和權(quán)限控制等技術(shù)手段，檔案管理人員能夠降低檔案信息被泄露與篡改的風(fēng)險(xiǎn)。即使數(shù)字檔案館遇到系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失情況，也可以采取備份與恢復(fù)機(jī)制將丟失的數(shù)據(jù)重新恢復(fù)，以確保檔案資源的長(zhǎng)期安全保存。另外，檔案管理人員還要運(yùn)用物理安全措施，如防火、防盜以及防潮等，為檔案資源提供雙重保障，以更好地維護(hù)學(xué)校歷史記憶與促進(jìn)學(xué)術(shù)研究。

3.促進(jìn)檔案資源共享

通過(guò)信息化管理，高校的檔案資源能夠?qū)嵭袛?shù)字化技術(shù)處理，不僅能夠打破傳統(tǒng)檔案利用的時(shí)空限制，還可實(shí)現(xiàn)跨校區(qū)、跨區(qū)域甚至跨國(guó)界的資源共享。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，高校能夠統(tǒng)一調(diào)度與分配檔案資源，此種共享機(jī)制能夠有效整合分散的檔案資源，推動(dòng)學(xué)術(shù)交流與合作，提高科研創(chuàng)新活力。另外，檔案資源共享還可以傳承校園文化，增強(qiáng)師生的歸屬感與認(rèn)同感。

4.適應(yīng)國(guó)家戰(zhàn)略需求

隨著國(guó)家對(duì)教育、科技和文化等領(lǐng)域的重視，高校檔案作為重要的信息資源，已成為推動(dòng)國(guó)家戰(zhàn)略實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。可以說(shuō)，數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅提高了檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平，還滿足了國(guó)家對(duì)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等新技術(shù)應(yīng)用的要求。通過(guò)檔案信息化管理，高校能夠更高效地參與國(guó)家重大科研項(xiàng)目、人才培養(yǎng)計(jì)劃與文化傳承創(chuàng)新，給政策制定提供數(shù)據(jù)支持，為社會(huì)發(fā)展提供智力保障。同時(shí)，數(shù)字檔案館的建立還能夠促進(jìn)信息資源的均衡配置，助力國(guó)家關(guān)于信息資源整合與共享的戰(zhàn)略部署。

三、高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)路徑研究

1.制定信息化發(fā)展規(guī)劃

高校想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理與數(shù)字檔案館的建設(shè)，就必須制定科學(xué)、合理的信息化發(fā)展規(guī)劃。該規(guī)劃不僅是指導(dǎo)檔案管理工作朝著信息化轉(zhuǎn)型的重要綱領(lǐng)，還是確保檔案資源有效利用與持續(xù)發(fā)展的基石。因此，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，明確信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性任務(wù)，讓各項(xiàng)工作更具備前瞻性與可操作性。

首先，在制定信息化發(fā)展規(guī)劃時(shí)，高校要充分考慮國(guó)家政策導(dǎo)向與行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，將檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略。這意味著規(guī)劃必須和學(xué)校的教育教學(xué)、科研創(chuàng)新以及社會(huì)服務(wù)等方面緊密關(guān)聯(lián)，形成相互促進(jìn)、共同發(fā)展的良好格局，以更好地滿足廣大師生的資源使用需求。

其次，規(guī)劃應(yīng)包含信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，如檔案數(shù)字化、管理系統(tǒng)升級(jí)以及信息安全保障等方面。在檔案數(shù)字化方面，要制定切實(shí)可行的方案，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程與進(jìn)度；在管理系統(tǒng)升級(jí)方面，要選擇適合高校特點(diǎn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)的自動(dòng)化與智能化；在信息安全保障方面，要建立健全檔案信息安全制度，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

最后，規(guī)劃還要包含實(shí)施策略與保障措施，以確保信息化發(fā)展規(guī)劃得以順利實(shí)施。比如，建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)體系，明確各部門(mén)職責(zé)，形成協(xié)同推進(jìn)的工作機(jī)制。加大資金投入，為檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)提供必要的經(jīng)費(fèi)保障等。此外，高校還要建立完善的監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)規(guī)劃實(shí)施過(guò)程展開(kāi)跟蹤評(píng)估，一旦發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題都要及時(shí)調(diào)整與優(yōu)化。通過(guò)規(guī)劃，高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)將邁出堅(jiān)實(shí)的步伐，為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

2.打造統(tǒng)一的信息平臺(tái)

高校要打造一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，這是推進(jìn)資源整合、提高服務(wù)效率的必要舉措。該平臺(tái)的構(gòu)建重在為廣大師生提供集中、全面的一站式檔案服務(wù)體驗(yàn)，讓教師教學(xué)、學(xué)生管理以及領(lǐng)導(dǎo)決策都在完善的信息資源下變得合理可循，提高信息的利用價(jià)值。

首先，高校要全方位地整合現(xiàn)有信息系統(tǒng)，通過(guò)將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)生管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等互聯(lián)互通，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源在各系統(tǒng)間的自由流通與實(shí)時(shí)共享，進(jìn)而消除數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，不僅可以提高檔案管理的整體效率，還可給師生用戶提供豐富且多元的信息服務(wù)。

其次，為了確保檔案數(shù)據(jù)的一致性與管理的便捷性，高校要制定相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與元數(shù)據(jù)規(guī)范，使高校各院系的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)保持統(tǒng)一。這就要求檔案管理人員必須給每個(gè)檔案建立準(zhǔn)確且豐富的元數(shù)據(jù)，如文件屬性、創(chuàng)建者、關(guān)鍵詞以及訪問(wèn)權(quán)限等信息，給后續(xù)的檔案檢索與管理提供方便。

最后，高校要重視友好界面的設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館時(shí)，高校要設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、直觀以及易用的使用界面，使師生在訪問(wèn)與利用檔案信息時(shí)感到輕松自如。當(dāng)然，考慮師生使用習(xí)慣與使用需求的多元化，高校在建設(shè)平臺(tái)時(shí)還要提供關(guān)鍵詞搜索、分類瀏覽以及時(shí)間范圍篩選等檢索方式與查詢功能，保障檔案資源的可訪問(wèn)性，提高檔案服務(wù)的及時(shí)性，為高校檔案信息化管理的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.數(shù)字化轉(zhuǎn)型與技術(shù)應(yīng)用

面對(duì)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已無(wú)法滿足現(xiàn)代高?？焖侔l(fā)展的需求。因此，數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，還是高校檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。

首先，高校要重視云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用。它就像一股強(qiáng)大的動(dòng)力，推動(dòng)著檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷向前。比如，云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字檔案館的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案管理提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理能力，此項(xiàng)技術(shù)的引入能夠讓檔案管理人員根據(jù)師生的實(shí)際需求展開(kāi)靈活的彈性擴(kuò)展與高效配置，進(jìn)而滿足高校在信息服務(wù)方面的快速增長(zhǎng)需求。同時(shí)，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的引入也能夠幫助師生更深入地挖掘檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，給高校的決策層提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持與策略指導(dǎo)。

其次，高校要重視人工智能技術(shù)的融合。通過(guò)應(yīng)用人工智能技術(shù)，師生可利用智能檢索、語(yǔ)音識(shí)別等前沿功能來(lái)實(shí)施快速訪問(wèn)，不僅能夠提升用戶的體驗(yàn)，讓他們以更自然、直觀的方式獲取和利用檔案信息，還可以從整體上提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平?？梢哉f(shuō)，這種提升體現(xiàn)在服務(wù)效率的飛躍上，更體現(xiàn)在服務(wù)的個(gè)性化與智能化上。當(dāng)高校檔案管理人員綜合應(yīng)用以上技術(shù)，檔案管理工作就可以超越簡(jiǎn)單的信息存儲(chǔ)和檢索范疇，演變成一個(gè)集數(shù)據(jù)管理、知識(shí)服務(wù)和決策支持于一體的綜合性服務(wù)平臺(tái)，為高校的長(zhǎng)期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

4.數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

隨著檔案資源的數(shù)字化程度不斷提高，如何確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與用戶隱私的保護(hù)成為高校檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)。

首先，高校要重視檔案數(shù)據(jù)的安全性。由于高校檔案往往涉及師生的個(gè)人信息、科研成果和教學(xué)資料等敏感信息，一旦被泄露，造成的后果不堪設(shè)想。因此，建立一套完善的數(shù)據(jù)安全管理體系至關(guān)重要。包括制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、實(shí)施用戶的身份認(rèn)證與角色的授權(quán)機(jī)制，并根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況合理地分配高校的檔案資源，讓通過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)與操作檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，加密技術(shù)的應(yīng)用也是保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全的重要手段，高校通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行加密存儲(chǔ)和傳輸，可有效防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。

其次，高校要重視隱私保護(hù)。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中，檔案管理人員要遵循相關(guān)法律法規(guī)，尊重并保護(hù)檔案內(nèi)容涉及的個(gè)人信息。在檔案數(shù)字化處理與利用過(guò)程中，高校應(yīng)對(duì)個(gè)人信息展開(kāi)脫敏處理，避免敏感信息被不當(dāng)使用。同時(shí)，高校還要建立健全隱私保護(hù)制度，明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，確保在處理檔案時(shí)能夠有效保護(hù)個(gè)人隱私。

最后，高校要重視安全審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。為了進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，高校可通過(guò)模擬攻擊測(cè)試和漏洞掃描等手段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)安全隱患，以采取相應(yīng)的措施來(lái)應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)，讓各項(xiàng)檔案管理工作在安全的狀態(tài)下開(kāi)展。

5.提高檔案管理人員的能力

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理人員在高校工作中面臨著越來(lái)越大的挑戰(zhàn)，基于此，高校必須重視檔案管理人員能力的培養(yǎng)，給檔案管理工作的高效運(yùn)行與數(shù)字化檔案管理的成功建設(shè)提供助力。

首先，高校要確保檔案管理人員不僅具備深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等環(huán)節(jié)，還要掌握檔案信息化管理的核心技能。比如，新興信息技術(shù)的洞察力、檔案管理系統(tǒng)的操作能力、檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)制定與規(guī)范處理能力以及信息資源的深度挖掘與高效利用能力等，以發(fā)揮檔案信息價(jià)值的最大化。

其次，要培育檔案管理人員對(duì)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和人工智能等前沿技術(shù)的敏感度與應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)能夠熟練操作各類軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的數(shù)字化處理，提高檔案信息安全防護(hù)水平，以確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲(chǔ)與使用過(guò)程中的安全性與完整性。同時(shí)，高校還要重視檔案管理人員創(chuàng)新能力的培育，讓他們跳出傳統(tǒng)的檔案管理思維，積極探索與數(shù)字檔案館相匹配的管理理念、工作流程與服務(wù)模式。這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)人員要鼓勵(lì)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)，不斷提高自己的學(xué)習(xí)能力，及時(shí)吸收新知識(shí)和掌握新技能，以應(yīng)對(duì)不斷變化的檔案管理工作環(huán)境。

最后，高校要重視檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力。由于在數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理人員需要與校內(nèi)外的多個(gè)部門(mén)與廣大師生展開(kāi)有效溝通，在該過(guò)程中，不但要協(xié)調(diào)資源、解決問(wèn)題，而且要確保檔案信息化管理工作的順暢開(kāi)展。此種跨部門(mén)、跨專業(yè)的協(xié)作能力顯然是檔案管理人員必須掌握的，以提升檔案管理工作的整體效能與服務(wù)水平，進(jìn)而為高校檔案管理工作注入持續(xù)的動(dòng)力，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)達(dá)到一個(gè)新的歷史高度。

四、結(jié)束語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案信息化管理與數(shù)字檔案館建設(shè)顯得尤為迫切，不僅能夠加快高校信息檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，還能夠?yàn)楦咝n案管理工作者提供實(shí)踐指導(dǎo)，推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展。高校要不斷引入先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建全面且完善的數(shù)字檔案館，以滿足廣大師生多元化與個(gè)性化的檔案數(shù)據(jù)需求。同時(shí)，高校還要重視數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題，采取加密機(jī)制與恢復(fù)機(jī)制等措施，避免數(shù)據(jù)被泄露，提升數(shù)字檔案館的高效運(yùn)用。

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作者單位：山東財(cái)經(jīng)大學(xué)