城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究

摘 要：伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，城市精神文明建設(shè)管理工作也面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以適應(yīng)新形勢的要求。文章以孝義市全國文明城市創(chuàng)建信息化平臺為例，重點分析該平臺在推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的創(chuàng)新實踐，總結(jié)了智慧化管理對提升城市文明創(chuàng)建科學(xué)化、規(guī)范化水平的重要意義，并提出了城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有效策略，以期為其他城市的精神文明建設(shè)管理信息化建設(shè)提供有益的啟示。

關(guān)鍵詞：精神文明建設(shè)；檔案數(shù)字化；信息化管理；創(chuàng)新實踐

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

黨的十八大以來，我國城市精神文明建設(shè)事業(yè)蓬勃發(fā)展。創(chuàng)建全國文明城市成為提升城市文明程度、增強城市軟實力的重要抓手。然而，在城市文明創(chuàng)建工作中大量的檔案資料堆積，傳統(tǒng)的檔案管理模式弊端凸顯，已成為制約創(chuàng)建工作質(zhì)效提升的“絆腳石”。積極運用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，推動檔案數(shù)字化、智能化管理，成為新時期加強和改進(jìn)文明創(chuàng)建工作的必然選擇。孝義市作為全國綜合實力百強縣市，堅持將精神文明建設(shè)作為城市發(fā)展的重中之重。為進(jìn)一步提升文明創(chuàng)建管理效能，孝義市開發(fā)了全國文明城市創(chuàng)建信息化管理平臺，率先探索文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理模式，取得了顯著成效。

一、文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理的必要性

文明創(chuàng)建工作是一項系統(tǒng)性、長期性的社會工程，涉及思想道德建設(shè)、公共文化服務(wù)以及生態(tài)文明建設(shè)等諸多領(lǐng)域。在文明創(chuàng)建過程中，隨著時間推移和創(chuàng)建工作不斷深入，積累了大量的檔案資料，包括各種類型的文字材料、圖表圖像以及音頻視頻等。這些檔案資料翔實地記錄了一個城市文明創(chuàng)建的發(fā)展歷程、重要成果和寶貴經(jīng)驗，是全面檢視和準(zhǔn)確評估一個城市精神文明建設(shè)水平的重要依據(jù)，也是推動文明創(chuàng)建工作優(yōu)化創(chuàng)新、邁向更高水平的重要參考和歷史借鑒。然而，在傳統(tǒng)的文明創(chuàng)建工作中，檔案管理工作還比較薄弱，普遍存在一些亟待解決的問題。一是文明創(chuàng)建涉及單位和部門眾多，各類檔案資料數(shù)量龐大、種類繁多。如果缺乏系統(tǒng)性地梳理、分類和整合，這些資料就難以發(fā)揮綜合效用，許多珍貴的第一手材料可能被深埋、沉睡在各部門。二是各單位的文明創(chuàng)建檔案資料分散存放、各自為政，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理措施，影響了檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和權(quán)威性，查詢調(diào)用十分不便，許多資料難以為繼續(xù)創(chuàng)建所用。三是大量的紙質(zhì)檔案資料需要專門的存儲空間，但檔案儲存設(shè)施有限，專業(yè)的檔案管理人員也十分緊缺，制約了檔案的規(guī)范化管理和長期妥善保管。

二、城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極意義

1.堅持問題導(dǎo)向，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型破解文明創(chuàng)建管理難題

孝義市在推進(jìn)城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，堅持問題導(dǎo)向，精準(zhǔn)識別檔案管理工作中存在的突出問題。通過調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，資源利用率不高，已難以適應(yīng)新時代文明創(chuàng)建工作的需求。為破解這些難題，孝義市明確了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵切入點，著力在體制機制創(chuàng)新、流程優(yōu)化再造等方面持續(xù)發(fā)力。通過制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案管理流程，建設(shè)集約高效的數(shù)字化管理平臺，創(chuàng)新檔案的應(yīng)用場景等措施，推動檔案管理從粗放式向精細(xì)化、智能化轉(zhuǎn)變。問題導(dǎo)向的數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，有效破解了檔案管理的瓶頸制約，為文明創(chuàng)建提供了高質(zhì)量的檔案支撐，助力城市精神文明建設(shè)管理水平的整體提升。

2.堅持集約管理，實現(xiàn)文明創(chuàng)建檔案互聯(lián)共享

孝義市在推進(jìn)城市精神文明建設(shè)檔案數(shù)字化管理過程中，堅持集約管理理念，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，打破部門信息壁壘，實現(xiàn)文明創(chuàng)建檔案信息的互聯(lián)互通、共建共享。一方面，通過建設(shè)統(tǒng)一的檔案資料數(shù)據(jù)庫，將分散在各部門的檔案材料實行歸集、整合，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，提高了檔案資源的完整性和規(guī)范性；另一方面，依托信息化平臺，構(gòu)建協(xié)同管理機制，促進(jìn)各部門間檔案資料的實時共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。集約化的管理模式，既減少了重復(fù)建設(shè)和維護成本，又實現(xiàn)了檔案資源效益的最大化。通過互聯(lián)共享，各部門可及時獲取所需檔案，有力提高了文明創(chuàng)建工作效率和管理水平。集約管理是適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，推進(jìn)城市文明檔案信息整合利用的必由之路。

3.堅持創(chuàng)新應(yīng)用，發(fā)掘檔案資料在文明創(chuàng)建中的新價值

孝義市在推進(jìn)城市精神文明建設(shè)檔案數(shù)字化管理中，不斷創(chuàng)新拓展數(shù)字檔案資源的應(yīng)用場景，充分發(fā)掘檔案在新時代文明創(chuàng)建工作中的新價值。一是建立文明指數(shù)測評體系?；跈n案資料數(shù)據(jù)分析各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道及部門的精神文明建設(shè)水平，為創(chuàng)建工作提供決策參考；二是融入績效考核機制，依托檔案大數(shù)據(jù)客觀評價各責(zé)任主體創(chuàng)建工作實效，激發(fā)內(nèi)生動力；三是拓展智慧化展示功能，生動呈現(xiàn)城市文明風(fēng)貌，提升社會公眾的參與度。創(chuàng)新應(yīng)用使得檔案資料從單一的“靜態(tài)存儲”走向多元的“動態(tài)應(yīng)用”，盤活了檔案資源，釋放了檔案的潛在價值，為文明創(chuàng)建工作插上騰飛的翅膀。

4.堅持高點定位，以數(shù)字化檔案管理引領(lǐng)文明創(chuàng)建工作創(chuàng)新發(fā)展

孝義市高度重視城市精神文明建設(shè)檔案數(shù)字化管理，將其上升到引領(lǐng)文明創(chuàng)建工作整體創(chuàng)新發(fā)展的戰(zhàn)略高度。一方面，以數(shù)字化檔案管理撬動文明創(chuàng)建理念更新，樹立大數(shù)據(jù)思維，運用智能化手段提高創(chuàng)建工作的科學(xué)化、精細(xì)化水平；另一方面，將檔案數(shù)字化融入文明創(chuàng)建工作全過程，建立常態(tài)化長效機制，推動形成文明創(chuàng)建與檔案管理的良性互動。實踐表明，檔案數(shù)字化管理是新時期推進(jìn)城市文明創(chuàng)建工作轉(zhuǎn)型升級的重要牽引，為增強城市文明軟實力、提振城市文明形象的注入了不竭動力。

三、城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有效路徑

1.制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

孝義市在推進(jìn)城市精神文明建設(shè)管理平臺檔案數(shù)字化的過程中，高度重視標(biāo)準(zhǔn)化工作，制定了統(tǒng)一規(guī)范的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。針對文明創(chuàng)建檔案資料種類多樣、形式各異的特點，平臺從資料分類框架、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等方面入手，系統(tǒng)梳理了文明創(chuàng)建檔案的分類體系，明確了不同門類資料的著錄項目、元數(shù)據(jù)屬性，形成了涵蓋紙質(zhì)文本、圖片和視頻等多種載體的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，平臺進(jìn)一步細(xì)化了各類檔案資料的采集要求、編碼規(guī)則以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化全過程有規(guī)可依、有據(jù)可循。統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，為文明創(chuàng)建檔案資料的規(guī)范化采集、標(biāo)準(zhǔn)化著錄以及系統(tǒng)化管理提供了基礎(chǔ)性遵循，是實現(xiàn)跨部門檔案資源互聯(lián)互通、深度整合的關(guān)鍵舉措。這一做法有力推動了文明創(chuàng)建檔案管理從“各自為政”走向“協(xié)同一致”，促進(jìn)了分散異構(gòu)檔案向規(guī)范統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)集成的方向轉(zhuǎn)變，對破解檔案資源“孤島”問題、提高資源利用效能具有重要價值。

2.優(yōu)化文明創(chuàng)建檔案資料管理流程

孝義市在構(gòu)建城市精神文明建設(shè)檔案數(shù)字化管理平臺中，著眼于流程優(yōu)化再造，按照文明創(chuàng)建工作的實際，對檔案管理各環(huán)節(jié)實行了系統(tǒng)梳理和流程重組。平臺充分運用信息化手段，將過去低效的人工報送、審核以及紙質(zhì)歸檔等環(huán)節(jié)實行數(shù)字化改造，實現(xiàn)了檔案資料網(wǎng)上報送、實時審核把關(guān)以及自動歸檔等閉環(huán)管理，打通了檔案數(shù)字化采集、管理以及利用的“最后一公里”。流程再造后，文明創(chuàng)建工作人員可以隨時通過平臺提交檔案資料，系統(tǒng)即時完成資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性審查。審核通過的資料可直接歸入數(shù)字檔案庫統(tǒng)一管理，審核未通過的實時反饋，便于資料的及時修正完善。同時，平臺嵌入了嚴(yán)格的全流程質(zhì)量監(jiān)督機制，從資料采集到入庫等各個環(huán)節(jié)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保障入庫檔案資料的真實性、完整性、規(guī)范性和安全性。流程優(yōu)化再造使得文明創(chuàng)建檔案管理實現(xiàn)了全過程數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化運行，有效提高了檔案管理效率，促進(jìn)了檔案管理與文明創(chuàng)建工作的深度融合，為文明創(chuàng)建工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案支撐。

3.建立集約高效的檔案數(shù)字化管理平臺

孝義市充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立了集約高效的城市精神文明建設(shè)檔案數(shù)字化管理平臺。平臺采用云計算技術(shù)，搭建了全市統(tǒng)一的文明創(chuàng)建檔案大數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)了分散在各部門的檔案資料的集中存儲和管理。各責(zé)任單位可通過平臺隨時提交檔案資料，也可便捷地檢索、調(diào)閱所需檔案。平臺綜合運用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)，開發(fā)了一系列檔案管理應(yīng)用功能。一是精細(xì)化編目。支持對檔案實行多維度、多層次的主題描述，便于資源精準(zhǔn)檢索；二是智能化檢索。通過關(guān)鍵詞、語義等智能匹配，快速鎖定所需檔案；三是可視化展示。提供檔案內(nèi)容在線瀏覽、重點信息比對等功能，方便管理人員直觀了解檔案。集約化的檔案數(shù)字化管理平臺，整合了分散的檔案資源，破解了檔案查找難、共享難和利用難等問題，使得檔案資料在更大范圍內(nèi)共建共享、充分利用成為可能。

4.創(chuàng)新檔案資料數(shù)字化成果的應(yīng)用

孝義市在推進(jìn)城市文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化的同時，不斷創(chuàng)新拓展數(shù)字檔案資源的應(yīng)用場景，充分釋放數(shù)字檔案的價值效能。平臺充分利用數(shù)字檔案資源，針對文明創(chuàng)建管理的業(yè)務(wù)需求，研發(fā)了一系列特色應(yīng)用。比如，開發(fā)文明指數(shù)測評功能，基于檔案大數(shù)據(jù)對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道和部門的文明創(chuàng)建工作展開多維評價，及時發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，為創(chuàng)建工作提供精準(zhǔn)化、科學(xué)化的決策參考。嵌入建立績效考核機制，依托檔案資料客觀真實記錄，動態(tài)評估責(zé)任主體的創(chuàng)建工作實效，激勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。建立智慧化展示平臺，通過圖文、視頻和VR等生動形式，宣傳展示文明創(chuàng)建的成果，提高社會參與度和知曉度，營造文明創(chuàng)建的濃厚氛圍。創(chuàng)新應(yīng)用是檔案數(shù)字化的落腳點和歸宿。通過深度應(yīng)用，盤活了沉睡的檔案資源，使其從單純的“歷史記憶”升華為“現(xiàn)實生產(chǎn)力”，有力提高了文明創(chuàng)建工作的精細(xì)化、精準(zhǔn)化水平?？梢灶A(yù)見，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)的持續(xù)賦能，文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化應(yīng)用必將百花齊放，成為助推文明創(chuàng)建事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的強大引擎。

5.加強檔案數(shù)字化專業(yè)隊伍建設(shè)

孝義市高度重視檔案數(shù)字化管理工作，將專業(yè)隊伍建設(shè)作為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵著力點。市文明辦牽頭成立了專門的工作機構(gòu)，配備了復(fù)合型專業(yè)人才，統(tǒng)籌推進(jìn)全市文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理。同時，通過“請進(jìn)來”與“走出去”相結(jié)合，多層次、多渠道地加強檔案管理干部隊伍建設(shè)。一方面，聘請檔案管理和信息化領(lǐng)域的權(quán)威專家開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過舉辦專題講座、現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，及時傳授前沿理念和先進(jìn)技術(shù)，幫助檔案管理人員開闊視野、更新知識和拓展思路；另一方面，選派業(yè)務(wù)骨干外出學(xué)習(xí)考察，借鑒吸收先進(jìn)地區(qū)的成功經(jīng)驗做法，不斷提升隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力。同時，孝義市還注重加強檔案數(shù)字化人才的持續(xù)培養(yǎng)，通過集中輪訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式，建立常態(tài)化的檔案數(shù)字化培訓(xùn)機制，切實提高檔案管理人員的數(shù)字化技能和信息化意識，打造一支高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理隊伍。與此同時，孝義市積極營造檔案數(shù)字化管理的濃厚氛圍，開展形式多樣的交流研討、經(jīng)驗分享活動，促進(jìn)檔案管理人員相互學(xué)習(xí)、共同提高，形成比學(xué)趕超、創(chuàng)新爭優(yōu)的生動局面。正是依托專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，孝義市的文明創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理工作才能始終保持正確方向，擁有源源不斷的創(chuàng)新活力，推動檔案管理工作與時俱進(jìn)、行穩(wěn)致遠(yuǎn)。

四、結(jié)束語

城市精神文明建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，是提升城市品質(zhì)、塑造城市良好形象的持久動力。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已掣肘了文明創(chuàng)建工作高質(zhì)量的發(fā)展。孝義市積極順應(yīng)數(shù)字化變革大勢，以問題為導(dǎo)向，將文明創(chuàng)建檔案管理作為城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要突破口，探索構(gòu)建了集數(shù)字化管理、智能化應(yīng)用和專業(yè)化隊伍為一體的檔案數(shù)字化管理新模式。通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程再造、平臺建設(shè)和創(chuàng)新應(yīng)用等系列舉措，文明創(chuàng)建檔案資料實現(xiàn)了互聯(lián)互通、集約管理和充分利用，有效破解了檔案管理中的痛點和難點問題，為城市精神文明建設(shè)提供了高質(zhì)量的檔案支撐和數(shù)據(jù)服務(wù)，有力提高了文明創(chuàng)建工作的科學(xué)化、精細(xì)化和智能化水平。

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作者單位：孝義市文明城市服務(wù)中心