標(biāo)準(zhǔn)化視域下文書檔案數(shù)字化管理流程優(yōu)化策略

在數(shù)字時(shí)代，各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷加速，文書檔案管理也不例外，正從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。一方面，傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)為載體，其在收集、整理、存儲(chǔ)、利用過程中，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息的多元化訴求，檔案信息難以共享；另一方面，文書檔案作為重要的信息資源，在文化傳播、歷史研究、社會(huì)服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用，對(duì)推動(dòng)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書檔案信息資源的合理開發(fā)和高效利用。因此，在這一背景下，有必要以標(biāo)準(zhǔn)化視域?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)，對(duì)文書檔案數(shù)字化管理流程優(yōu)化相關(guān)問題進(jìn)行探討，建立更為科學(xué)規(guī)范的管理體系，提升文書檔案數(shù)字化管理的整體質(zhì)量。

一、標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)文書檔案數(shù)字化管理的重要意義

文書檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在管理過程中需對(duì)各個(gè)流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程。文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵包括對(duì)文書檔案的形成、收集、整理、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)制訂統(tǒng)一規(guī)范，需要滿足格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確完整、分類科學(xué)合理等要求，以提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案的真實(shí)性、可靠性和可用性。

（一）保障文書檔案信息準(zhǔn)確

標(biāo)準(zhǔn)化有助于保障文書檔案信息的準(zhǔn)確性。文書檔案作為重要的歷史記錄，要想發(fā)揮其特殊價(jià)值，就必須確保文書檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有助于提升文書檔案信息的質(zhì)量。例如，在數(shù)據(jù)錄入方面，制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，能夠減少數(shù)據(jù)信息錄入的人為因素干擾，確保每一份文書檔案信息都能按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范錄入系統(tǒng)。制訂元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，則能夠?yàn)槲臅鴻n案信息快速檢索提供有力支持，使檔案之間具有可比性和互操作性。完善質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，能夠更快地發(fā)現(xiàn)文書檔案信息在開發(fā)、利用、共享過程中的錯(cuò)誤，使文書檔案信息更加準(zhǔn)確可靠。

（二）提升文書檔案管理效率

標(biāo)準(zhǔn)化有助于提升文書檔案數(shù)字化管理的整體效率。當(dāng)前，公眾對(duì)文書檔案信息的需求越來越多樣，而標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)可以明確文書檔案數(shù)字化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體職責(zé)和崗位要求，在文書檔案管理過程中按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，既能夠使文書檔案管理工作井井有條，又能夠避免重復(fù)勞動(dòng)。統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠確保文書檔案信息在不同設(shè)備、不同軟件之間相互兼容。借助自動(dòng)化管理，可以在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案信息的自動(dòng)收集、分類、存儲(chǔ)、檢索，使文書檔案數(shù)字化管理工作變得更為便捷，也有助于提升文書檔案的利用效率。

（三）共享文書檔案信息資源

標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有助于實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的合理共享。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，文書檔案數(shù)字化管理的意義日益凸顯。文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門、單位之間文書檔案資源的互聯(lián)互通和共享利用，打破信息壁壘。統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源相互兼容、合理共享的重要前提。在共享平臺(tái)上，通過明確的合作機(jī)制和文書檔案共享標(biāo)準(zhǔn)，能夠更加明確不同單位、部門之間在共享過程中的責(zé)任分工，為文書檔案信息資源共享利用創(chuàng)造條件。隨著文書檔案資源在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，將更有利于合理開發(fā)文書檔案信息資源，從而更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展及公眾需求，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源的多元化利用。

二、標(biāo)準(zhǔn)化視域下文書檔案數(shù)字化管理流程中存在的問題

隨著數(shù)字信息技術(shù)與文書檔案管理流程的深度融合，文書檔案管理質(zhì)量得到了顯著提升。然而，在取得一定成效的同時(shí)，部分檔案管理部門在文書檔案實(shí)際操作過程中還存在一些亟待解決的問題。

（一）文書檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一是文書檔案數(shù)字化管理流程優(yōu)化的重要前提。然而，部分檔案管理部門在文書檔案數(shù)字化管理過程中仍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。其一，格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。不同單位和部門在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中采用的文件格式存在差異，如PDF、JPEG、TIFF等。這就導(dǎo)致文書檔案信息在不同系統(tǒng)之間容易出現(xiàn)不兼容的問題，需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，否則無法直接讀取或利用檔案信息，這不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，還容易導(dǎo)致文書檔案信息損毀或丟失。其二，編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在文書檔案數(shù)字化過程中，要對(duì)檔案信息進(jìn)行編碼以便對(duì)其進(jìn)行管理。然而不同檔案管理部門在編碼標(biāo)準(zhǔn)上并不一致，在文書檔案信息整合過程中，容易出現(xiàn)編碼混亂的問題，影響文書檔案信息的整合。其三，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致。在文書檔案數(shù)字化管理過程中，元數(shù)據(jù)是描述檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的最基本數(shù)據(jù)。然而，不同檔案管理部門對(duì)于元數(shù)據(jù)的定義、格式和內(nèi)容存在差異。元數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，在文書檔案信息查詢、利用和整合過程中，就無法全面、系統(tǒng)地了解文書檔案的內(nèi)容和背景信息。

（二）文書檔案數(shù)字化管理流程不規(guī)范

只有文書檔案數(shù)字化管理流程科學(xué)合理，才能夠確保文書檔案數(shù)字化工作順利推進(jìn)。然而，當(dāng)前部分檔案管理部門在文書檔案數(shù)字化管理過程中，對(duì)流程規(guī)范問題重視程度不足。其一，缺少宏觀層面的統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)。在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，部分檔案管理部門對(duì)上級(jí)統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)落實(shí)不到位。有些單位沒有對(duì)文書檔案數(shù)字化流程進(jìn)行充分調(diào)研，邊工作邊找問題，導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化偏離了最初方向。由于沒有明確的時(shí)間表，也容易導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢。其二，文書檔案整理不規(guī)范。文書檔案整理是文書檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，然而在實(shí)際操作過程中，部分檔案管理部門在檔案整理過程中沒有按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，導(dǎo)致文書檔案管理混亂。其三，文書檔案數(shù)字化過程不規(guī)范。部分檔案管理部門在文書檔案數(shù)字化過程中沒有選擇合適的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，導(dǎo)致文書檔案數(shù)字化建設(shè)效果并不理想。一些檔案管理部門對(duì)數(shù)字檔案質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致文書檔案信息存在錯(cuò)誤或漏洞。

（三）文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用不合理

在數(shù)字化背景下，選擇恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，能進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)字化質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的合理開發(fā)與利用。然而，部分檔案管理部門在文書檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程中，技術(shù)應(yīng)用方面尚存在諸多問題。其一，數(shù)據(jù)采集技術(shù)應(yīng)用不足。部分檔案管理部門在文書檔案數(shù)字化管理過程中，硬件設(shè)備不完善，致使檔案信息采集不完整、不準(zhǔn)確。這與準(zhǔn)確、完整的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化要求背道而馳，進(jìn)而極大地影響了檔案的利用價(jià)值。其二，存儲(chǔ)技術(shù)不合理，會(huì)對(duì)檔案信息安全造成不良影響。在檔案管理過程中，若未采用先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)格式，極易導(dǎo)致檔案信息丟失、損毀。使用不穩(wěn)定的存儲(chǔ)介質(zhì)或過時(shí)的文件格式，隨著時(shí)間的推移可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法讀取的情況，同時(shí)，也難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這與檔案標(biāo)準(zhǔn)化所要求的統(tǒng)一規(guī)范原則相背離。其三，檢索技術(shù)應(yīng)用不足極大地影響了文書檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。若缺乏智能檢索算法與工具的支持，將難以滿足基于標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的檔案高效利用的需求，進(jìn)而致使部分檔案資源被閑置。在檔案利用過程中，若沒有相應(yīng)的技術(shù)支持，如在線瀏覽、下載權(quán)限控制等，可能導(dǎo)致檔案信息被不當(dāng)使用或遭到泄露，進(jìn)一步破壞標(biāo)準(zhǔn)化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

三、標(biāo)準(zhǔn)化視域下文書檔案數(shù)字化管理流程的優(yōu)化策略

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案數(shù)字化管理已成為必然趨勢。然而，目前文書檔案在數(shù)字化管理過程中，仍存在著諸多問題，如標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、流程不規(guī)范、技術(shù)運(yùn)用不合理以及人才隊(duì)伍建設(shè)滯后等問題。這些問題嚴(yán)重制約了文書檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率，也使文書檔案的價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。因此，優(yōu)化文書檔案數(shù)字化管理流程迫在眉睫。為進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量，就要從標(biāo)準(zhǔn)化視角出發(fā)，采取一系列有針對(duì)性的措施，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化和完善。

（一）制訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提升文書檔案管理規(guī)范性

在優(yōu)化文書檔案數(shù)字化管理流程的過程中，應(yīng)當(dāng)將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范全面落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)，涵蓋文書檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索以及利用等多個(gè)方面。其一，制訂文書檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋數(shù)字化技術(shù)要求、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)方面。例如，在數(shù)據(jù)格式方面，要嚴(yán)格執(zhí)行國家關(guān)于文書檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編碼等的相關(guān)要求，確保文書檔案數(shù)據(jù)格式的一致性。其二，建立檔案分類標(biāo)準(zhǔn)?？梢园凑瘴臅鴻n案的主題、時(shí)間、事件主體等因素進(jìn)行分類，通過多級(jí)分類體系確保文書檔案分類的科學(xué)性，以便后續(xù)文書檔案信息的檢索和利用。其三，制訂文書檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)包括存儲(chǔ)介質(zhì)選擇、存儲(chǔ)方式選擇、存儲(chǔ)環(huán)境要求等。例如，在存儲(chǔ)介質(zhì)選擇上，應(yīng)充分考慮存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性、可靠性、耐久度和容量。其四，建立文書檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)。檢索標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包含檢索語言選擇、檢索算法選擇、檢索結(jié)果呈現(xiàn)等。在檢索算法確定時(shí)，要充分考慮檢索算法的先進(jìn)性和準(zhǔn)確性。在檢索結(jié)果呈現(xiàn)上，要盡量以可視化技術(shù)為支撐，對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行精準(zhǔn)、多元的呈現(xiàn)。

（二）堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，優(yōu)化文書檔案數(shù)字化管理流程

文書檔案數(shù)字化管理涵蓋文書檔案的整個(gè)生命周期，因此，應(yīng)對(duì)文書檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。其一，優(yōu)化文書檔案收集流程。文書檔案信息收集是文書檔案數(shù)字化管理的首要步驟，需明確檔案接收制度，對(duì)文書的接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，確保文書檔案信息接收的準(zhǔn)確性與完整性。在文書檔案登記環(huán)節(jié)，應(yīng)建立文書檔案登記臺(tái)賬，對(duì)文書檔案進(jìn)行登記和編號(hào)。而在文書檔案信息審核環(huán)節(jié)，要依據(jù)相關(guān)審核標(biāo)準(zhǔn)和制度要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保文書檔案信息的真實(shí)性和完整性。其二，優(yōu)化文書檔案整理流程。結(jié)合文書檔案特點(diǎn)對(duì)文書檔案信息進(jìn)行分類。在立卷環(huán)節(jié)，需根據(jù)文書檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和用途進(jìn)行立卷。在編目環(huán)節(jié)，要按照文書檔案編目標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行編目，確保編目的準(zhǔn)確、清晰、易懂。其三，優(yōu)化文書檔案利用流程。建立先進(jìn)的檢索系統(tǒng)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，結(jié)合不同用戶需求制訂個(gè)性化檔案利用方案。同時(shí)，重視文書檔案數(shù)字化宣傳，讓更多用戶了解當(dāng)前文書檔案數(shù)字化管理的具體流程，拉近檔案管理部門與用戶之間的距離。其四，優(yōu)化文書檔案共享流程。制訂統(tǒng)一的共享標(biāo)準(zhǔn)，明確文書檔案信息共享的范圍和方式，確保文書檔案信息共享的規(guī)范性。同時(shí)，建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同主體之間文書檔案信息的互聯(lián)互通。

（三）應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，助力文書檔案數(shù)字化管理流程優(yōu)化

在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理部門應(yīng)合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，以進(jìn)一步提升文書檔案信息資源的安全性和可利用性。其一，在數(shù)據(jù)采集方面，應(yīng)選用高質(zhì)量的掃描設(shè)備和光學(xué)字符識(shí)別（OCR）軟件，以確保數(shù)據(jù)采集的精準(zhǔn)性與清晰度。同時(shí)，按照統(tǒng)一的掃描參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保障檔案數(shù)據(jù)來源的一致性。同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集工具，如機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)，確保采集到的檔案符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)流程，能夠自動(dòng)提取關(guān)鍵信息。其二，在存儲(chǔ)管理方面，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保文書檔案信息存儲(chǔ)安全。在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，建立文件夾命名規(guī)則和文件分類體系，使文書檔案信息既易于管理，又方便用戶查詢。其三，在檢索利用方面，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化檢索平臺(tái)，采用更先進(jìn)的檢索技術(shù)，如模糊搜索、語義搜索等手段，進(jìn)一步提升檢索的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。同時(shí)，為提升用戶的體驗(yàn)效果，可將虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）等技術(shù)融入文書檔案服務(wù)環(huán)節(jié)，按照相關(guān)操作標(biāo)準(zhǔn)，為用戶提供更加直觀、沉浸式的檔案利用體驗(yàn)。這在提升文書檔案服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，也有助于體現(xiàn)文書檔案的特殊價(jià)值。

四、結(jié)語

總之，標(biāo)準(zhǔn)化視域下文書檔案數(shù)字化管理流程的優(yōu)化對(duì)新時(shí)期文書檔案管理工作的開展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，既保障了文書檔案信息安全，又提升了文書檔案資源的利用效率。在實(shí)際工作過程中，要充分認(rèn)識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要意義，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，對(duì)文書檔案數(shù)字化管理流程進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)字化管理的整體質(zhì)量。

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（作者簡介：邵瑞萍，女，本科，自然資源部第二大地測量隊(duì)lt;黑龍江第一測繪工程院gt;，館員，研究方向：檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）