大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式研究

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案管理的對(duì)象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型。隨著電子檔案規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已難以適應(yīng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理開(kāi)發(fā)的現(xiàn)實(shí)需求。一方面，不同地區(qū)和單位在文書檔案信息化、智能化方面存在資源、人才和數(shù)字化水平方面的差異，同時(shí)，數(shù)字化檔案管理本身也面臨著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露的隱患。另一方面，公眾對(duì)文書檔案的需求日益多樣化和個(gè)性化。因此，有必要對(duì)文書檔案信息化管理及智慧化服務(wù)的現(xiàn)狀進(jìn)行深入系統(tǒng)的分析，以充分了解在技術(shù)應(yīng)用和服務(wù)創(chuàng)新方面存在何種不足?；诖?，必須明確文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新的關(guān)鍵，通過(guò)需求分析、技術(shù)支持、服務(wù)模式設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息化管理、智慧化服務(wù)深度融合。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理與服務(wù)存在的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，文書檔案信息化管理和智慧化服務(wù)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，然而在實(shí)踐過(guò)程中還存在一些亟待解決的問(wèn)題。

（一）文書檔案信息化管理存在的問(wèn)題

首先，文書檔案信息化建設(shè)存在滯后現(xiàn)象。在不同地區(qū)和單位之間，文書檔案信息化進(jìn)程表現(xiàn)出顯著差異。一些單位已建立了完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文書檔案的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、檢索和利用。[1]然而，文書檔案信息化建設(shè)需要充分的資金支持，包括硬件設(shè)備的采購(gòu)、軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及人員的培訓(xùn)等。部分單位受限于技術(shù)與人才等因素，其信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，缺少平臺(tái)和系統(tǒng)支持，這在一定程度上阻礙了文書檔案信息化的發(fā)展。其次，文書檔案管理效率亟待提升。在大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案數(shù)據(jù)量日益龐大，而一些單位仍采用傳統(tǒng)的管理模式。由于缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理工具和方法，文書檔案在整理、分類和歸檔過(guò)程中遇到瓶頸。最后，文書檔案面臨信息安全危險(xiǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案的存儲(chǔ)和傳輸主要依賴于網(wǎng)絡(luò)，這使文書檔案容易受到黑客攻擊和病毒感染的威脅。同時(shí)，文書檔案中包含大量敏感信息，如個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密等，若保密工作不到位，極易導(dǎo)致信息泄露，帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

（二）文書檔案智慧化服務(wù)存在的問(wèn)題

首先，服務(wù)內(nèi)容單一，服務(wù)形式缺乏創(chuàng)新。在服務(wù)內(nèi)容方面，目前部分單位在文書檔案信息化建設(shè)方面存在滯后現(xiàn)象，導(dǎo)致智慧化服務(wù)手段極為有限，服務(wù)內(nèi)容相對(duì)單一，難以充分滿足公眾在知識(shí)挖掘、數(shù)據(jù)分析、決策支持等方面的需求。在服務(wù)形式方面，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)形式主要集中在線下，而當(dāng)前公眾更傾向于線上服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或智能終端進(jìn)行檔案自助查詢、電子檔案下載等，但目前許多單位的檔案尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，難以滿足公眾的線上服務(wù)需求。其次，對(duì)公眾個(gè)性化需求的響應(yīng)不足，缺少反饋機(jī)制。在大數(shù)據(jù)背景下，不同公眾對(duì)文書檔案的需求存在明顯差異，但目前文書檔案服務(wù)主體對(duì)不同群體的服務(wù)需求關(guān)注度不夠，同時(shí)缺少必要的反饋機(jī)制，難以對(duì)公眾的意見(jiàn)或建議進(jìn)行全面收集，導(dǎo)致文書檔案服務(wù)內(nèi)容與公眾需求存在偏差。最后，技術(shù)運(yùn)用不充分，技術(shù)更新滯后。在文書檔案智慧化服務(wù)過(guò)程中，大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)雖已得到一定應(yīng)用，但應(yīng)用深度和廣度不足。例如，在文書檔案檢索過(guò)程中，雖已運(yùn)用智能檢索工具，但在檢索準(zhǔn)確率和檢索效率方面仍有待提升。在數(shù)據(jù)分析方面，雖已進(jìn)行了一些統(tǒng)計(jì)工作，但在深度挖掘和知識(shí)關(guān)聯(lián)方面還存在不足。加之資金投入的限制，部分單位的技術(shù)更新速度緩慢，這使文書檔案智慧化服務(wù)難以跟上時(shí)代的步伐，影響了文書檔案智慧化服務(wù)的質(zhì)量。[2]

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案智慧化服務(wù)模式構(gòu)建

大數(shù)據(jù)時(shí)代，推進(jìn)文書檔案智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新已經(jīng)成為必然選擇，在推進(jìn)文書檔案智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新的過(guò)程中，首先要對(duì)智慧化服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行分析，并以此作為智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新的重要依據(jù)。在此基礎(chǔ)上主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，提升人工檔案智慧化服務(wù)水平，豐富文書檔案服務(wù)內(nèi)容，提升文書檔案服務(wù)質(zhì)量和效率，更好地滿足公眾對(duì)檔案服務(wù)便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的訴求。

（一）智慧化服務(wù)需求分析

當(dāng)前，公眾對(duì)文書檔案服務(wù)的需求呈現(xiàn)出多樣化和個(gè)性化的特征。從多樣化的角度看，公眾群體的多樣性決定了需求內(nèi)容的多樣性。例如，學(xué)術(shù)研究者相對(duì)更關(guān)注文書檔案中的歷史文化資料部分，企業(yè)管理人員則較關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息。同時(shí)，公眾需求形式也發(fā)生了變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)內(nèi)容逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化內(nèi)容的需求，更傾向于通過(guò)便捷的方式獲取數(shù)字化的文書檔案內(nèi)容，并對(duì)服務(wù)過(guò)程的交互性和可視化提出了更高的要求。從個(gè)性化需求的角度看，每個(gè)公眾的需求都具有其獨(dú)特性，智慧化服務(wù)應(yīng)根據(jù)用戶的研究方向、工作需求和個(gè)人興趣，提供更加個(gè)性化和針對(duì)性的服務(wù)內(nèi)容。這就需要利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)用戶的行為數(shù)據(jù)、查詢歷史和反饋內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，繪制用戶畫像，以更精確地判斷用戶需求，并為后續(xù)服務(wù)供給提供依據(jù)。同時(shí)，還要對(duì)用戶需求變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。隨著時(shí)間和環(huán)境的變化，公眾需求呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，這就要求文書檔案管理部門建立動(dòng)態(tài)需求反饋機(jī)制，確保服務(wù)內(nèi)容與用戶需求同步。

（二）智慧化服務(wù)技術(shù)支撐

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，構(gòu)建文書檔案智慧化服務(wù)模式需依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)。首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)與智慧化服務(wù)深度融合。一方面，大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)能有效應(yīng)對(duì)文書檔案信息量龐大的存儲(chǔ)挑戰(zhàn)，通過(guò)分布式系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分布式存儲(chǔ)，這不僅提升了文書檔案的存儲(chǔ)效率，也確保了存儲(chǔ)的安全性。另一方面，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)使文書檔案管理人員能夠從龐大的檔案信息中提取有價(jià)值的數(shù)據(jù)，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)深入分析文書檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與用戶需求的精準(zhǔn)對(duì)接，進(jìn)而提高智慧化服務(wù)的質(zhì)量。其次，人工智能技術(shù)與智慧化服務(wù)深度融合。在文書檔案智慧化服務(wù)過(guò)程中，自然語(yǔ)言處理技術(shù)可用于自動(dòng)分類、標(biāo)注和檢索。智能機(jī)器人技術(shù)亦可為用戶提供基礎(chǔ)的在線咨詢與服務(wù)，解答疑問(wèn)，提高服務(wù)滿意度。[3]再次，云計(jì)算技術(shù)與智慧服務(wù)深度融合。云計(jì)算平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)海量文書檔案信息的存儲(chǔ)，并為用戶隨時(shí)隨地提供檔案信息訪問(wèn)服務(wù)，無(wú)需擔(dān)憂本地設(shè)備的存儲(chǔ)與計(jì)算限制。云計(jì)算平臺(tái)還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的動(dòng)態(tài)分配與管理，進(jìn)一步提高文書檔案信息資源的利用效率，有效降低管理與服務(wù)的成本。最后，區(qū)塊鏈技術(shù)與智慧服務(wù)深度融合。區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化、不可篡改和可追溯特性，能夠有效防止檔案信息被篡改和偽造，其分布式存儲(chǔ)和管理機(jī)制也有助于確保文書檔案信息的安全。

（三）智慧化服務(wù)模式設(shè)計(jì)

智慧化服務(wù)模式的設(shè)計(jì)應(yīng)以服務(wù)理念為指導(dǎo)，構(gòu)建文書檔案智慧化服務(wù)體系架構(gòu)，并對(duì)服務(wù)方式和檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新。首先，必須轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。傳統(tǒng)文書檔案服務(wù)多聚焦于檔案的保存與管理，而對(duì)服務(wù)本身的關(guān)注度不足。與此相反，文書檔案智慧化服務(wù)模式則以用戶為核心，更加注重用戶需求與體驗(yàn)。因此，檔案管理部門需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思維，積極主動(dòng)探究用戶需求，并提供個(gè)性化、定制化的服務(wù)，提高用戶滿意度。其次，服務(wù)內(nèi)容需拓展。在智慧化服務(wù)模式下，文書檔案服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持開(kāi)放共享的原則，除提供基礎(chǔ)檔案服務(wù)外，還應(yīng)為用戶提供增值服務(wù)。例如，根據(jù)用戶需求提供數(shù)據(jù)分析服務(wù)，以減少用戶的檢索與分析時(shí)間；或提供檔案知識(shí)管理服務(wù)，幫助用戶構(gòu)建更為科學(xué)合理的檔案知識(shí)體系。在拓展服務(wù)內(nèi)容的同時(shí)，還應(yīng)設(shè)計(jì)科學(xué)合理的文書檔案智慧化服務(wù)體系架構(gòu)，該架構(gòu)應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)層、技術(shù)層、應(yīng)用層和用戶層。數(shù)據(jù)層主要負(fù)責(zé)文書檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)與管理；技術(shù)層則提供大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)支持；應(yīng)用層實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)管理、檢索、分析、提取、推薦等功能；用戶層則致力于為用戶提供高效、便捷、高質(zhì)量的檔案服務(wù)。最后，在服務(wù)方式和服務(wù)管理上需要進(jìn)行創(chuàng)新。在智慧化服務(wù)模式的背景下，文書檔案服務(wù)亦需與時(shí)俱進(jìn)。一方面，應(yīng)利用移動(dòng)智能終端、互聯(lián)網(wǎng)為用戶提供在線服務(wù)，使用戶能夠隨時(shí)隨地訪問(wèn)文書檔案信息，使文書檔案智慧化服務(wù)突破時(shí)間與空間的限制；另一方面，為確保智慧化服務(wù)的順利實(shí)施，必須建立完善的服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督體系，對(duì)服務(wù)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保服務(wù)質(zhì)量。

三、文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)的實(shí)施策略

文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)需要將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為保障，通過(guò)硬件設(shè)備升級(jí)和軟件系統(tǒng)優(yōu)化，更好地滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案工作需求。同時(shí)還要提升檔案管理人員素質(zhì)，使其更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的文書檔案管理工作。此外，還要建立健全的管理與服務(wù)機(jī)制，確保文書檔案管理與服務(wù)工作規(guī)范化、高效化、智慧化、系統(tǒng)化。

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)依賴于一定的資金支持，用以完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

首先，要及時(shí)升級(jí)硬件設(shè)施。隨著文書檔案數(shù)據(jù)量的持續(xù)增長(zhǎng)及服務(wù)需求的日益多元化，陳舊的硬件設(shè)備已難以滿足高效處理、快速響應(yīng)和安全存儲(chǔ)的檔案工作需求。因此，一方面，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，選擇擴(kuò)展性更強(qiáng)、穩(wěn)定性更好的大型存儲(chǔ)系統(tǒng)，以滿足文書檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需求；另一方面，要提升服務(wù)器的處理能力和響應(yīng)速度，確保其在檔案查詢、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)整合等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的高效運(yùn)行。[4]其次，引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)。由于不同檔案管理軟件在功能和性能上存在顯著差異，檔案管理部門在軟件升級(jí)方面必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的檔案管理軟件。同時(shí)，建立統(tǒng)一的智慧化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，進(jìn)一步優(yōu)化軟件檢索算法，提高檢索查詢的效率。此外，還需提升軟件系統(tǒng)的兼容性，實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，促進(jìn)文書檔案數(shù)據(jù)信息的共享共用。值得注意的是，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露或遭受外部惡意攻擊也至關(guān)重要?？赏ㄟ^(guò)采用加密技術(shù)和訪問(wèn)控制等手段，確保文書檔案信息安全。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員作為文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)的執(zhí)行者，其專業(yè)素養(yǎng)與能力直接關(guān)系到文書檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。

首先，強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)。鑒于信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，檔案管理人員必須對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等前沿技術(shù)進(jìn)行充分的了解，并能在日常工作中熟練運(yùn)用。因此，應(yīng)定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，邀請(qǐng)行業(yè)專家及高校教授對(duì)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，使其掌握最新的技術(shù)工具和應(yīng)用技巧。同時(shí)，通過(guò)案例分析和實(shí)操練習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)其技術(shù)應(yīng)用能力。其次，培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)據(jù)思維和創(chuàng)新意識(shí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)已成為關(guān)鍵資產(chǎn)，檔案管理人員應(yīng)具備從大量文書檔案中提取有價(jià)值數(shù)據(jù)信息的能力。因此，應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員在文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)方面創(chuàng)新思維，探索新的工作模式。

（三）建立健全的管理與服務(wù)機(jī)制

為確保智慧化服務(wù)順利實(shí)施，必須建立完善的管理與服務(wù)機(jī)制。

首先，應(yīng)從文書檔案管理與服務(wù)實(shí)際出發(fā)，制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理流程標(biāo)準(zhǔn)及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案服務(wù)各環(huán)節(jié)緊密銜接，進(jìn)而提升文書檔案管理、利用、存儲(chǔ)和服務(wù)的規(guī)范化水平。同時(shí)，要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。

其次，應(yīng)完善質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)督機(jī)制，從智慧化服務(wù)角度出發(fā)，建立服務(wù)質(zhì)量評(píng)估指標(biāo)體系，從服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效能、用戶滿意度等多個(gè)維度對(duì)智慧化檔案服務(wù)進(jìn)行綜合評(píng)估。通過(guò)收集用戶反饋，及時(shí)掌握用戶的意見(jiàn)和建議，從而對(duì)智慧化服務(wù)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化與完善。此外，建立監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督相結(jié)合的方式，確保檔案管理和服務(wù)工作符合相關(guān)規(guī)定。

最后，應(yīng)重視部門間的協(xié)同合作，鑒于文書檔案管理與服務(wù)涉及多個(gè)部門，需要各部門之間密切協(xié)作。為此，應(yīng)建立部門協(xié)作機(jī)制，明確各部門在文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)中的具體責(zé)任分工，加強(qiáng)溝通互動(dòng)，并定期舉行協(xié)調(diào)會(huì)議，解決管理與服務(wù)過(guò)程中的具體問(wèn)題，形成多元主體的合力。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，文書檔案信息化管理與智慧化服務(wù)模式創(chuàng)新對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。新時(shí)期要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案信息數(shù)據(jù)的價(jià)值和作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)與文書檔案信息化管理和智慧化服務(wù)的深度融合，提升文書檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足用戶多元化的訴求。

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（作者簡(jiǎn)介：張曉晨，男，本科，中共洛陽(yáng)市委黨校，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>