淺析檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

檔案對(duì)個(gè)人、單位乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展有著重要意義。檔案統(tǒng)計(jì)就是運(yùn)用一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，通過(guò)一定的形式描述和分析檔案工作中的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢(shì)的工作過(guò)程。檔案統(tǒng)計(jì)作為了解、認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作總體情況的重要手段，在檔案管理工作中起著重要作用。通過(guò)做好檔案統(tǒng)計(jì)及分析，檔案管理人員能夠更好地掌握檔案資源的現(xiàn)狀，優(yōu)化檔案資源的配置，提升檔案資源的利用效率，并為決策提供依據(jù)。信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理方法面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案分類的不規(guī)范等，使檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度進(jìn)一步增加。而檔案管理者通過(guò)優(yōu)化檔案統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，能夠提升檔案服務(wù)的效率與質(zhì)量?；诖耍疚闹饕獙?duì)檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用進(jìn)行分析，旨在為相關(guān)管理工作的科學(xué)開展起到一定的參考。

一、檔案統(tǒng)計(jì)詳述

檔案統(tǒng)計(jì)是對(duì)檔案工作中的現(xiàn)象、狀態(tài)、程度進(jìn)行量的描述與分析，為完善檔案管理提供真實(shí)的數(shù)據(jù)和資料。檔案統(tǒng)計(jì)能夠?qū)n案工作進(jìn)行定量分析和認(rèn)識(shí)，以指標(biāo)數(shù)量揭示檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律。

（一）檔案整體情況的直觀反映

檔案統(tǒng)計(jì)作為檔案管理的重要工具，其功能不僅限于數(shù)據(jù)收集，可以較為全面、系統(tǒng)地反映檔案各方面的情況，包括但不限于檔案種類、數(shù)量、更新變動(dòng)情況等。科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)方法，能夠幫助檔案管理人員全面地掌握檔案資源的狀態(tài)，更好地識(shí)別管理工作中的優(yōu)勢(shì)以及不足，并為優(yōu)化檔案管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。同以往憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的檔案分析不同，科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)可以更客觀、更精確地評(píng)估檔案的各類情況。這不僅能夠提高管理決策的科學(xué)性，還能夠保障檔案管理的有效性和規(guī)劃的合理性。通過(guò)這樣的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)管理方式，檔案管理工作可以在更加科學(xué)與系統(tǒng)的框架下高質(zhì)量地開展，從而有效提高檔案資源的使用效率。[1]

（二）優(yōu)化檔案管理流程的重要手段

檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)優(yōu)化檔案管理流程具有重要作用。通過(guò)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析，工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和隱患，并及時(shí)識(shí)別潛在的管理漏洞。這種及時(shí)的信息反饋機(jī)制，不僅有助于解決當(dāng)前的管理難題，也能夠?yàn)槿蘸蠊ぷ鞯拈_展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

實(shí)踐過(guò)程中，檔案統(tǒng)計(jì)能夠幫助管理人員較好地識(shí)別如檔案安全風(fēng)險(xiǎn)、重復(fù)存儲(chǔ)等現(xiàn)象，從而采取針對(duì)性措施進(jìn)行糾正。同時(shí)，檔案統(tǒng)計(jì)能有效地挖掘有價(jià)值的檔案材料，確保這些重要信息能夠得到充分利用，從而完善檔案管理流程，更好地進(jìn)行檔案資源的交流與共享，進(jìn)一步提高檔案的可獲取性。基于統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，檔案管理流程得以不斷優(yōu)化，管理質(zhì)量和效率隨之提升，進(jìn)而更好地滿足社會(huì)的需求，進(jìn)一步發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。[2]

（三）了解檔案工作的重要方式

檔案統(tǒng)計(jì)可以作為管理人員了解檔案工作的重要手段。通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)，管理人員可以直觀地了解檔案資源的規(guī)模、結(jié)構(gòu)、利用頻率等關(guān)鍵信息，加深對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，逐漸把握檔案工作的一般性規(guī)律。通過(guò)深入分析和利用這些統(tǒng)計(jì)信息，檔案工作人員能夠不斷提升檔案的管理效率與服務(wù)水平，確保檔案資源得到更加科學(xué)、高效的利用與管理。

（四）制訂計(jì)劃和決策的重要依據(jù)

檔案統(tǒng)計(jì)是制訂有關(guān)檔案工作計(jì)劃和決策的重要依據(jù)。一方面，檔案統(tǒng)計(jì)通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)量、類型、分布、利用情況等進(jìn)行全面記錄和分析，為檔案管理部門提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考。這些數(shù)據(jù)有助于評(píng)估檔案工作的現(xiàn)狀并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，幫助制訂合理的計(jì)劃和決策。另一方面，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，可以了解檔案利用的需求和規(guī)律，為檔案開放審核、編研利用等提供指導(dǎo)，并為調(diào)整和優(yōu)化檔案工作提供參考。因此，檔案統(tǒng)計(jì)在檔案工作中具有舉足輕重的作用。[3]

二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體要求

（一）保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性

確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是檔案統(tǒng)計(jì)工作的核心要求。在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，如實(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)檔案資料，任何虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)統(tǒng)計(jì)資料的行為均為禁止行為。同時(shí)，嚴(yán)禁偽造或篡改統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)工作人員應(yīng)當(dāng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，確保所填報(bào)的數(shù)字精確無(wú)誤，真實(shí)反映客觀實(shí)際情況。總之，保證統(tǒng)計(jì)資料準(zhǔn)確無(wú)誤是檔案統(tǒng)計(jì)工作可靠性和有效性的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案管理決策的科學(xué)性和檔案服務(wù)的質(zhì)量具有決定性的影響。

（二）保證統(tǒng)計(jì)工作的科學(xué)性

檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作的相關(guān)規(guī)定，采用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)資料的收集、整理與分析。為了確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和可比性，應(yīng)當(dāng)采用全國(guó)范圍內(nèi)通用的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并采用一致的報(bào)表格式、統(tǒng)計(jì)口徑和標(biāo)準(zhǔn)。具體而言，應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)的范圍、內(nèi)容、項(xiàng)目以及具體要求，逐步推進(jìn)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系的完整性、統(tǒng)計(jì)分類的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)計(jì)調(diào)查的科學(xué)化、統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、統(tǒng)計(jì)計(jì)算與數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的現(xiàn)代化以及統(tǒng)計(jì)服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化，從而為檔案管理提供更加精確和高效的數(shù)據(jù)支持。

（三）保證統(tǒng)計(jì)工作的及時(shí)性

檔案統(tǒng)計(jì)工作的及時(shí)性要求是指工作人員必須按照既定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成統(tǒng)計(jì)資料的報(bào)送。若統(tǒng)計(jì)資料的上報(bào)未能遵循規(guī)定的時(shí)間要求，將不可避免地影響整個(gè)統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性和時(shí)效性，從而錯(cuò)失關(guān)鍵的數(shù)據(jù)分析時(shí)機(jī)，導(dǎo)致檔案統(tǒng)計(jì)工作無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的功能和作用。因此，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章和紀(jì)律，確保按照規(guī)定的時(shí)限，及時(shí)地報(bào)送相關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，以保障檔案統(tǒng)計(jì)工作的高效運(yùn)行和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。[4]

三、在檔案管理中發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)重要作用的措施

（一）強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)

為了充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的重要作用，促進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的上下級(jí)協(xié)同，形成強(qiáng)大合力，首要任務(wù)是深化工作人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)知。在檔案管理實(shí)踐中，每位工作人員都應(yīng)清晰界定自身職責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任感，充分認(rèn)識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)提升檔案管理效能的關(guān)鍵作用，并將其融入日常管理流程中。此外，需從人員配置和機(jī)制建設(shè)兩方面著手，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作的每一項(xiàng)細(xì)節(jié)都得到有效執(zhí)行。同時(shí)，相關(guān)部門可從宏觀角度出發(fā)，完善職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系，借助日常宣傳、專業(yè)培訓(xùn)等多種途徑，持續(xù)增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)，從而在思想上全面深化他們對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)。[5]

（二）提升工作人員素質(zhì)

提升檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的素質(zhì)，是提升統(tǒng)計(jì)工作質(zhì)量的重要保障。在檔案統(tǒng)計(jì)領(lǐng)域，工作人員不僅要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，還要在實(shí)際操作中，進(jìn)一步提升自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。

首先，應(yīng)重視對(duì)工作人員的教育培訓(xùn)。要定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，以幫助工作人員更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握最新的統(tǒng)計(jì)方法以及統(tǒng)計(jì)工具。其次，要加強(qiáng)業(yè)內(nèi)交流，借鑒其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)，從而對(duì)自身的工作進(jìn)行反思和改進(jìn)。最后，鼓勵(lì)檔案工作人員加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，不斷提高自身工作能力。

（三）完善監(jiān)督和評(píng)價(jià)機(jī)制

在檔案統(tǒng)計(jì)工作中，健全的監(jiān)督機(jī)制是確保工作質(zhì)量的關(guān)鍵。這一機(jī)制有助于保障各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，激勵(lì)檔案工作人員自覺遵守規(guī)定，提高工作效率，進(jìn)而保證檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性、即時(shí)性和有效性。對(duì)此，首先要通過(guò)定期檢查和評(píng)估統(tǒng)計(jì)工作及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題，并提高檔案統(tǒng)計(jì)工作整體的規(guī)范性，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，對(duì)于檔案統(tǒng)計(jì)工作而言，合理且完善的考評(píng)機(jī)制至關(guān)重要。該機(jī)制能夠確保檔案統(tǒng)計(jì)工作在明確的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，從而有效提升檔案統(tǒng)計(jì)工作的科學(xué)性和規(guī)范性。最后，檔案統(tǒng)計(jì)考評(píng)機(jī)制的建立與實(shí)施應(yīng)基于現(xiàn)有的檔案工作評(píng)價(jià)體系。在具體實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高考核評(píng)價(jià)在整體工作中的分值占比，并對(duì)考核指標(biāo)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化。應(yīng)避免使用過(guò)于寬泛的指標(biāo)，而應(yīng)采納諸如“報(bào)送時(shí)間排名”“數(shù)據(jù)正確率”“臺(tái)賬規(guī)范程度”等具體且可量化的指標(biāo)，以保障考評(píng)機(jī)制的有效性和實(shí)際操作中的適用性。

（四）創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)工作方法

在檔案統(tǒng)計(jì)工作中，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)方法可以顯著提高統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量和效率，更好地服務(wù)于檔案管理的實(shí)際需求。

首先，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行創(chuàng)新，這是提升統(tǒng)計(jì)工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵舉措。要準(zhǔn)確判斷檔案信息的價(jià)值，在依靠傳統(tǒng)數(shù)據(jù)收集和整理方法的基礎(chǔ)上，深入分析檔案內(nèi)容，挖掘數(shù)據(jù)背后的真實(shí)價(jià)值?？蛇\(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案的集成化統(tǒng)計(jì)管理。這有助于科學(xué)有效地整合各類檔案信息，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)分析和管理，極大提升檔案統(tǒng)計(jì)的綜合效能。

其次，為了更好地滿足檔案管理的具體需求，檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)提供直觀的統(tǒng)計(jì)呈現(xiàn)方式，如使用圖表、圖形等多維度的數(shù)據(jù)展示工具。通過(guò)這些呈現(xiàn)方式，檔案管理人員可以直觀地對(duì)比和分析數(shù)據(jù)，從而作出更為精準(zhǔn)的工作決策。同時(shí)，創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)方法還應(yīng)關(guān)注多層次、多角度的數(shù)據(jù)分析，在關(guān)注數(shù)據(jù)數(shù)量的同時(shí)，重視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及應(yīng)用場(chǎng)景。[6]總之，要通過(guò)不斷地創(chuàng)新和規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)工作，為檔案管理工作提供有力的數(shù)據(jù)信息支撐，保證檔案信息的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

（五）應(yīng)用信息化技術(shù)

近年來(lái)，人們不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的信息化水平，注重運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)提高統(tǒng)計(jì)效率。為落實(shí)當(dāng)前國(guó)家對(duì)檔案工作的要求，緊跟科技發(fā)展腳步，檔案管理部門應(yīng)積極探索和應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，提高統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和便捷性，并顯著提升數(shù)據(jù)的可訪問(wèn)性和共享效率。首先，要及時(shí)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級(jí)，使之在配套新版統(tǒng)計(jì)制度的同時(shí)，操作更加便捷，功能更加完善，轉(zhuǎn)變?yōu)閭鹘y(tǒng)的報(bào)送形式，從而極大地提高統(tǒng)計(jì)工作效率。[7]其次，要利用信息技術(shù)全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，并在統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中增加統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析與展示功能，定期輸出基礎(chǔ)分析報(bào)告，并通過(guò)數(shù)據(jù)可視化替代單一的表格展示，使數(shù)據(jù)更加直觀。

（六）注重統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)用

檔案統(tǒng)計(jì)的價(jià)值在于統(tǒng)計(jì)資料的科學(xué)運(yùn)用，只有重視統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的運(yùn)用，提高統(tǒng)計(jì)分析水平，才能更好地為檔案事業(yè)頂層設(shè)計(jì)及各項(xiàng)工作的決策部署提供服務(wù)。隨著檔案管理信息化水平的不斷提高，應(yīng)基于檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)公布制度和統(tǒng)計(jì)信息共享機(jī)制，圍繞檔案法治建設(shè)、新媒體信息歸檔等檔案領(lǐng)域重大問(wèn)題展開研究，適時(shí)組織專題研討，積極參與部門間統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)共享，發(fā)揮統(tǒng)計(jì)資源聯(lián)動(dòng)優(yōu)勢(shì)，開闊視野，拓展思路。[8]同時(shí)，注重發(fā)揮研究成果的指導(dǎo)作用，推動(dòng)檔案統(tǒng)計(jì)工作達(dá)到更高水平，更好地服務(wù)檔案事業(yè)。

（七）修訂相關(guān)指標(biāo)

檔案統(tǒng)計(jì)作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，是為檔案發(fā)展決策服務(wù)的，檔案統(tǒng)計(jì)的具體內(nèi)容、指標(biāo)細(xì)則必須緊貼工作實(shí)際，以檔案工作需求為引領(lǐng)。檔案管理部門要積極對(duì)每年度的統(tǒng)計(jì)年報(bào)進(jìn)行及時(shí)修訂，對(duì)已經(jīng)落后于檔案事業(yè)發(fā)展的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)作出處理，對(duì)與檔案工作實(shí)際情況有偏差的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)加以調(diào)整，使統(tǒng)計(jì)指標(biāo)設(shè)置更加科學(xué)，指標(biāo)解釋更加準(zhǔn)確，表格類別劃分更加清晰。此外，也要針對(duì)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展變革中產(chǎn)生的新事物、出現(xiàn)的新情況研究制訂新指標(biāo)，為進(jìn)一步科學(xué)完善檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)制、加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作提供動(dòng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中具有不可忽視的作用。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)量、種類、使用情況等進(jìn)行系統(tǒng)分析，檔案統(tǒng)計(jì)不僅可幫助管理者精準(zhǔn)把握檔案資源現(xiàn)狀，還能提高管理效率和優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為作出各項(xiàng)重要決策提供一定的數(shù)據(jù)支持。新時(shí)期，檔案統(tǒng)計(jì)作為科學(xué)管理工具，其應(yīng)用范圍正在不斷擴(kuò)大。檔案管理部門應(yīng)重視檔案統(tǒng)計(jì)工作，不斷完善統(tǒng)計(jì)機(jī)制與方法，促進(jìn)檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中更好地發(fā)揮作用，為檔案管理現(xiàn)代化和科學(xué)化提供強(qiáng)有力的支持。

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（作者簡(jiǎn)介：黃璐，女，碩士研究生，梁山縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>