基于信息化技術(shù)的檔案管理數(shù)字化實踐策略探究

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理成為檔案管理的重要模式。實行檔案管理數(shù)字化，不僅可以提高檔案管理效率，而且可以提高檔案資源的利用效率，對于檔案管理事業(yè)長遠發(fā)展而言是極為有利的。因此，檔案管理人員要加強對檔案管理工作的重視，積極轉(zhuǎn)變自身理念，加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，以推動檔案管理數(shù)字化的不斷發(fā)展?；诖?，本文從檔案管理數(shù)字化的特點和意義入手，基于檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題，探討信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的對策，以期為相關(guān)研究者提供參考。

一、檔案管理數(shù)字化的特點

檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理相比，具有以下顯著特點。

（一）檔案管理信息化

在檔案管理數(shù)字化過程中，檔案資料的存儲、分類、搜集可以借助先進的信息化技術(shù)完成，進而使檔案管理的規(guī)范性及效率得到切實提高。除此之外，檔案管理數(shù)字化還能促進檔案資源的實時共享、實時瀏覽、實時傳輸，而這對提高檔案資源利用效率是極為有利的。

（二）檔案管理虛擬化

在檔案管理數(shù)字化過程中，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及單位互借等先進技術(shù)手段，能夠構(gòu)建出一個龐大且便捷的虛擬檔案資源庫。這一資源庫不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理在時間和空間上的限制，還極大地促進了檔案資源的高效利用及跨機構(gòu)的共建共享。[1]

（三）檔案管理智能化

在檔案管理數(shù)字化背景下，檔案管理人員可以借助先進的數(shù)字化技術(shù)，對檔案資源實行智能化管理，進而使檔案管理成效得以切實提高。除此之外，檔案管理數(shù)字化還能為用戶提供智能化的檔案檢索服務(wù)，進而可以有效降低檔案的檢索難度，切實提高檔案檢索效率，使用戶獲得更為優(yōu)質(zhì)的檔案檢索體驗。

（四）檔案管理安全化

受客觀因素及管理條件限制，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案在使用、存儲及搜集過程中極易受損或丟失，這對檔案的使用價值構(gòu)成了嚴重威脅。而實施檔案數(shù)字化管理，可以在不影響檔案資源正常利用的前提下，有效加強對檔案原件的保護，避免其遭受損壞或丟失。此外，檔案數(shù)字化管理還能借助電子加密技術(shù)，確保檔案資源在存儲和傳輸過程中的安全性，防止信息泄露。

二、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的意義

（一）提高工作效率

檔案資源是檔案管理工作得以開展的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案資料數(shù)量龐大，無論是檔案檢索還是檔案調(diào)取，均依賴人工操作，因此耗時較長。而在信息化技術(shù)背景下，實施檔案資源的數(shù)字化管理，不僅能顯著提升檔案整理與收集的效率，還能為檔案利用提供一個更為便捷的渠道，確保提供準確、及時的檔案信息，從而有效提高檔案管理工作的整體效率。

（二）降低管理成本

在以往的檔案管理模式下，要想提高檔案管理效率，就要加大對檔案管理人員及檔案管理設(shè)備的投入力度，而這勢必會大幅提升檔案管理成本。在信息化技術(shù)背景下實行檔案數(shù)字化管理，可以很好地解決上述問題。檔案管理數(shù)字化可以使檔案資料朝無紙化方向轉(zhuǎn)變，不僅可以縮減檔案資料的存儲空間，而且可以減少檔案管理對物力和人力的需求，進而大幅降低檔案管理成本。[2]

（三）保護檔案原始資料

傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)版檔案管理為主，但是紙質(zhì)版檔案在收集、整理、存儲、使用的過程中極易出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。一旦出現(xiàn)此類現(xiàn)象就會對檔案資料的完整性造成嚴重影響。在信息化技術(shù)背景下實行檔案數(shù)字化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案。這不僅可以加強對檔案原始資料的保護，防止檔案丟失或損壞，而且可以實現(xiàn)檔案的重復(fù)利用，切實提高檔案的利用效率。

三、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題

（一）安全防護不到位

雖然在信息化技術(shù)背景下對檔案實行數(shù)字化管理，可以很好地彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，切實提高檔案管理工作效率，但與此同時也存在諸多問題。例如，在檔案管理數(shù)字化過程中如果安全防護措施不到位，會導(dǎo)致檔案資料在傳輸、利用過程中遭受病毒攻擊，進而出現(xiàn)檔案資料丟失或泄露的現(xiàn)象，這勢必使檔案資源的安全風(fēng)險加劇。除此之外，檔案管理數(shù)字化對硬件及軟件均有著較高的要求，在此情況下，如果軟件更新不及時、硬件設(shè)備落后，也會導(dǎo)致檔案資料在存儲、傳輸、利用過程中出現(xiàn)問題。因此，在檔案管理數(shù)字化過程中，亟須檔案管理人員增強檔案安全意識，采取行之有效的舉措，切實降低檔案安全風(fēng)險。

（二）電子檔案管理不規(guī)范

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案機構(gòu)每天都會生成海量的電子檔案，而這些電子檔案的收集與管理是當前檔案管理數(shù)字化的重要工作內(nèi)容。但是由于一些機構(gòu)會采用不同的系統(tǒng)開展檔案管理數(shù)字化工作，各個系統(tǒng)之間缺少兼容性，這在一定程度上給檔案資源共享帶來了挑戰(zhàn)。同時，一些檔案機構(gòu)未對檔案文件存儲標準進行統(tǒng)一，導(dǎo)致生成的電子檔案文件格式不統(tǒng)一，在不同的系統(tǒng)或設(shè)備上無法正常打開或顯示，導(dǎo)致信息傳遞不暢。另外，一些機構(gòu)在檔案管理過程中只重視紙質(zhì)檔案管理，未將電子檔案和紙質(zhì)檔案同步，對檔案資源的準確性及完整性造成不利影響。[3]

四、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化對策

（一）加強檔案安全防護

雖然相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案數(shù)字化管理模式可以提高檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案高效化、智能化管理，但是與此同時也增加了檔案資源的安全風(fēng)險。因此，在檔案管理數(shù)字化過程中，檔案管理人員除了要對檔案管理方法加以創(chuàng)新，還要加強對檔案資源的安全防護，特別是針對涉及個人隱私和重要信息的檔案，更要強化保護措施。具體而言，一方面，要增強檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員充分認識到檔案管理數(shù)字化過程中存在的安全問題，嚴格落實檔案管理數(shù)字化的相關(guān)規(guī)定，切實做好檔案管理數(shù)字化工作。另一方面，要構(gòu)建檔案安全體系，應(yīng)用信息化技術(shù)保障檔案信息安全。從軟件方面看，檔案管理部門要對檔案資源進行合理分級，然后根據(jù)檔案資源級別及類型設(shè)置訪問權(quán)限、做好加密處理，以防人為因素對檔案資料的安全造成不利影響。同時，檔案管理部門還要定期安排技術(shù)人員對殺毒軟件及時更新，防止病毒對檔案管理系統(tǒng)造成破壞。從硬件方面看，檔案管理部門要及時更新計算機、大型高速交換機、防火墻系統(tǒng)、高性能服務(wù)器、智能監(jiān)控等安全設(shè)備，以降低電子檔案安全風(fēng)險。同時，要加大對硬件設(shè)備的維護力度，通過定期升級、定期檢修、定期養(yǎng)護等方式，確保檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備始終處于高效運行狀態(tài)。[4]

（二）加強硬件設(shè)施建設(shè)

加強硬件設(shè)備建設(shè)是推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的基石。其一，檔案管理部門首要任務(wù)是進行深入的需求調(diào)研與規(guī)劃，明確當前檔案管理的實際狀況及未來發(fā)展的需求，并據(jù)此制訂詳盡的硬件設(shè)備引進方案。這包括對現(xiàn)有硬件設(shè)備性能的全面評估，以確定需升級或新增的設(shè)備種類與數(shù)量。其二，設(shè)立專項基金，確保資金充足，?？顚Ｓ糜谫徶煤蜕壈ǜ咝阅苡嬎銠C、掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備等在內(nèi)的硬件設(shè)備。鑒于檔案數(shù)據(jù)的長期保存與安全需求，應(yīng)優(yōu)選穩(wěn)定性強、故障率低、兼容性佳的設(shè)備。其三，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)同樣至關(guān)重要，需確保檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)高速穩(wěn)定以及與外部網(wǎng)絡(luò)的可靠互聯(lián)，為檔案的遠程訪問與共享奠定堅實基礎(chǔ)。在硬件設(shè)施布局上，應(yīng)綜合考慮檔案館的空間布局，科學(xué)規(guī)劃設(shè)備擺放，確保良好的散熱條件與穩(wěn)定的電力供應(yīng)，防范設(shè)備過熱及電源故障風(fēng)險。同時，高度重視數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)的構(gòu)建，實施多級備份策略，有效防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。在硬件設(shè)施建設(shè)過程中，應(yīng)嚴格遵循國家相關(guān)標準及行業(yè)規(guī)范，確保設(shè)備間的兼容性與后續(xù)的維護升級便利性。其四，建立健全的硬件設(shè)施維護管理體系，實施定期的設(shè)備檢查、維護與升級，保障硬件設(shè)備高效穩(wěn)定運行。通過上述舉措，檔案管理部門的硬件設(shè)備建設(shè)將得到全面完善，能夠為檔案管理和服務(wù)提供堅實的技術(shù)支撐。

（三）規(guī)范電子檔案格式

電子檔案的收集和管理是檔案管理數(shù)字化重要的工作內(nèi)容。但是在以往的檔案管理過程中，由于檔案機構(gòu)的不同部門或不同的檔案機構(gòu)生成的電子檔案格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致電子檔案的整合與利用存在一定難度。因此，檔案管理部門要正確認識到規(guī)范電子檔案格式的重要性。

具體而言，一是要統(tǒng)一電子檔案存儲格式標準。應(yīng)參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）確定檔案數(shù)字化副本的文件存儲格式。對于不符合統(tǒng)一格式的電子檔案，檔案管理部門要一律退回，要求生成部門重新修改，以保證電子檔案格式的規(guī)范性。二是檔案管理部門要針對電子檔案收集中存在的問題做好反思和總結(jié)，同時要依據(jù)電子檔案管理現(xiàn)存問題對電子檔案管理方法予以針對性改進，以保證電子檔案生成的統(tǒng)一性和規(guī)范性。[5]

（四）打造復(fù)合型檔案管理人才隊伍

無論是信息化技術(shù)背景下的數(shù)字化檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理模式，都需要檔案管理人才的參與。檔案管理人員只有具備較高的信息素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，才能更好地滿足檔案管理數(shù)字化的需求。因此，檔案管理部門要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，切實做好檔案管理人才引進和培養(yǎng)工作。

1.引進人才

首先，檔案管理部門在人員招聘環(huán)節(jié)必須嚴格把關(guān)。招聘過程中，應(yīng)當對應(yīng)聘者的工作經(jīng)歷、學(xué)歷背景和專業(yè)技能提出具體而明確的要求。工作經(jīng)歷方面，優(yōu)先考慮那些具有一定檔案管理工作經(jīng)驗的人員，因為他們熟悉檔案管理的流程和規(guī)范，能夠迅速適應(yīng)工作環(huán)境。在學(xué)歷要求上，應(yīng)傾向于招聘具有檔案學(xué)、信息管理等相關(guān)專業(yè)背景的應(yīng)聘者，這樣可以保證他們具備扎實的理論基礎(chǔ)。技能方面，除了基本的計算機操作能力外，應(yīng)聘者還應(yīng)擁有一定的數(shù)字化技術(shù)操作能力，如數(shù)據(jù)庫管理、信息檢索等。通過這些措施，能夠從源頭上確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

其次，可以與高等院校建立合作關(guān)系，實施“招才引智”戰(zhàn)略。例如，山東省檔案館本著“合作共享、優(yōu)勢互補、實事求是、注重實效”的原則，與高校開展高層次檔案專業(yè)人才培養(yǎng)合作。這種合作模式不僅為檔案館帶來了新鮮血液，也為高校學(xué)生提供了實踐平臺。通過與高校的合作，檔案管理部門引進了具有創(chuàng)新精神和專業(yè)知識的高素質(zhì)人才，同時也為在校學(xué)生提供了實習(xí)機會，讓他們在實際工作中鍛煉能力、積累經(jīng)驗。這種校地合作模式實現(xiàn)了優(yōu)勢互補、資源共享和共同發(fā)展，為全省檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展注入了新的活力。

2.加強培訓(xùn)

為了適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的需求，檔案管理部門應(yīng)當重視并加強對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，提供必要的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會，確保檔案管理人員能夠熟練掌握檔案數(shù)字化管理的各項技能，使檔案管理人員熟練掌握各類數(shù)字化工具和軟件的使用方法，包括對電子文檔的處理、圖像的轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等。通過定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠有效提升自身業(yè)務(wù)水平。同時，檔案管理部門在開展培訓(xùn)時，應(yīng)當結(jié)合實際工作需求，針對性地設(shè)計符合不同層次、不同崗位的培訓(xùn)內(nèi)容。可以通過專家講座、案例分析、實地考察、在線課程等多種形式，提高培訓(xùn)的互動性和實效性，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)促使檔案管理人員更新自身的理論知識，了解行業(yè)發(fā)展趨勢。此外，檔案管理部門還應(yīng)建立培訓(xùn)效果評估機制，確保培訓(xùn)內(nèi)容能夠切實提升檔案管理人員的工作能力。

五、結(jié)語

綜上所述，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化管理成為檔案管理的主要模式。實行檔案管理數(shù)字化不僅可以降低檔案管理成本，而且可以提高檔案管理效率，確保檔案得以高效利用。因此，檔案管理部門必須加強對檔案管理數(shù)字化的重視，基于工作中存在的問題，通過多種舉措切實提高檔案管理數(shù)字化的成效。

參考文獻：

[1]杜偉.檔案信息化管理與數(shù)字化技術(shù)的融合研究[J].黑龍江檔案，2024（03）：145-147.

[2]牟麗娟.高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型：信息化管理的挑戰(zhàn)與機遇[J].蘭臺內(nèi)外，2024（07）：25-27.

[3]王茜茹.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].城建檔案，2021（03）：33-34.

[4]楊延萍.數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用[J].明日風(fēng)尚，2018（13）：306.

[5]盧秋蓉.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：167.

（作者簡介：劉婕，女，本科，開封市婦幼保健院，館員，研究方向：檔案信息化管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）