大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理實踐策略探討

一、引言

在當今信息化社會，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的重要力量。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及和信息技術(shù)的不斷進步，數(shù)據(jù)量爆炸式增長，數(shù)據(jù)類型也日益多樣化。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已難以滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境對信息高效處理、快速檢索和廣泛共享的需求。因此，推進檔案數(shù)字化管理，探索適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的實踐策略，對提升檔案管理水平、保障數(shù)據(jù)安全、促進檔案資源開發(fā)利用具有重要意義。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用潛力

（一）數(shù)據(jù)處理能力強大

在檔案管理過程中，數(shù)據(jù)處理能力至關(guān)重要，尤其是在數(shù)字化背景下，檔案信息日益增加，數(shù)據(jù)處理的內(nèi)容也因此變得更加復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的最大挑戰(zhàn)之一便是如何高效地存儲和利用海量的檔案數(shù)據(jù)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過其分布式計算、并行處理等技術(shù)手段，能夠輕松應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，它不僅能夠快速地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速錄入與存儲，還能在需要時迅速檢索出所需信息，極大地提高了檔案管理的工作效率。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能有效應(yīng)對數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)沖突等問題，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和一致性。

（二）數(shù)據(jù)分析能力突出

大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅擅長處理數(shù)據(jù)，還具有強大的數(shù)據(jù)分析能力。在檔案數(shù)字化管理過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢，這對于檔案管理部門而言具有極高的價值，可以幫助檔案管理部門更好地了解檔案數(shù)據(jù)的分布情況、使用頻率等信息，從而優(yōu)化檔案管理策略，提高檔案資源的利用率。同時，通過對檔案數(shù)據(jù)進行分析還可以發(fā)現(xiàn)潛在的錯誤和漏洞，及時進行修正和完善，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、準確性和完整性。[1]現(xiàn)如今，基于數(shù)字技術(shù)的檔案管理已經(jīng)可以為檔案管理部門提供數(shù)據(jù)可視化服務(wù)，讓復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息變得直觀易懂，為決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。

（三）檔案管理利用實現(xiàn)智能化

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理也呈現(xiàn)出智能化發(fā)展趨勢。通過結(jié)合自然語言處理、機器學(xué)習等技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實現(xiàn)自動化的檔案分類、檢索和推薦，這不僅能夠極大地減輕檔案管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，還能為用戶提供更加個性化、精準化的服務(wù)體驗。比如，用戶需要查詢某類檔案信息時，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以根據(jù)用戶的歷史查詢記錄和興趣愛好，智能推薦相關(guān)檔案信息，提高用戶的滿意度。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以用于實現(xiàn)檔案的智能預(yù)警和實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（四）檔案存儲方式革新

大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入使檔案管理工作中的數(shù)據(jù)存儲方式發(fā)生了極大的變化，傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要依賴紙質(zhì)檔案、磁帶、光盤等物理媒介，不僅占用空間大，而且易于損壞和丟失。而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過分布式數(shù)據(jù)庫、云存儲等先進的數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集中化、高效化和安全化存儲。分布式數(shù)據(jù)庫能夠跨多個服務(wù)器節(jié)點存儲數(shù)據(jù)，提高了數(shù)據(jù)的可靠性和可用性；云存儲則提供了靈活的數(shù)據(jù)存儲和訪問方式，使檔案數(shù)據(jù)的存儲和備份更加便捷和高效?；谛畔⒓夹g(shù)發(fā)展而來的數(shù)據(jù)存儲方式不僅降低了檔案的存儲成本，還提高了數(shù)據(jù)處理的速度和準確性，為檔案數(shù)字化管理提供了強有力的支持。

（五）檔案安全性更強

在檔案數(shù)字化管理中，信息安全問題一直是難以忽視的問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上為信息安全性的提升提供了有力支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對檔案數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全威脅和漏洞。[2]此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能技術(shù)相結(jié)合，可以實現(xiàn)智能化的安全預(yù)警和應(yīng)急響應(yīng)，提高檔案館應(yīng)對信息安全事件的能力和效率。這些措施不僅有效提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性，還保障了檔案工作的正常運行和用戶的合法權(quán)益。

總之，檔案數(shù)字化管理利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)流程自動化、管理決策智能化和服務(wù)方式個性化。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對海量檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘和分析，揭示檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)在規(guī)律和趨勢，為檔案管理和服務(wù)提供科學(xué)依據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對檔案進行自動分類、智能檢索，同時為用戶提供個性化推薦，有助于提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量和效率。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，還加快了檔案管理向現(xiàn)代化、智能化方向發(fā)展的進程。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理面臨的問題

（一）專業(yè)人才匱乏

大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理人才的專業(yè)性提出了更高的要求，然而在現(xiàn)實中，專業(yè)人才匱乏的問題仍然沒有得到有效解決。一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員普遍年齡偏大，不具備過硬的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析能力，所以在信息化時代到來之后，他們難以迅速適應(yīng)新的環(huán)境。另一方面，部分檔案工作人員對檔案管理工作經(jīng)驗不足，很難將過硬的技術(shù)能力應(yīng)用到實際工作中。這些問題導(dǎo)致專業(yè)人才匱乏的局面很難得到有效改善，限制了檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）硬件設(shè)備落后

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理還面臨著硬件設(shè)備落后的問題，其根源主要在于資金不足。由于資金投入有限，許多檔案管理機構(gòu)無法及時更新和升級其硬件設(shè)備，導(dǎo)致現(xiàn)有的設(shè)備在處理大規(guī)模、高復(fù)雜度的數(shù)據(jù)時顯得力不從心，這不僅影響了檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量，還限制了檔案管理機構(gòu)在大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的潛力。資金短缺使檔案管理機構(gòu)無法采購先進的存儲設(shè)備、處理器和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，從而無法有效地應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)量的快速增長。

（三）安全管理難度大

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理正面臨硬件設(shè)備落后的嚴峻挑戰(zhàn)。許多檔案館存在存儲設(shè)備、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等落后問題，已難以滿足數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析的高要求。硬件設(shè)備落后，很容易引發(fā)安全隱患，如設(shè)備老化易引發(fā)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞；安全防護系統(tǒng)不完善，難以抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等風險。因此，硬件設(shè)備的升級和更新已成為亟待解決的問題。[3]

（四）數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進行檔案管理，往往需要多部門之間協(xié)同工作，然而由于不同來源、不同格式的檔案數(shù)據(jù)在采集、存儲和處理過程中缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合、共享和互操作。這不僅增加了數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性和成本，還限制了檔案數(shù)據(jù)在跨系統(tǒng)、跨平臺間的流通和應(yīng)用，還可能導(dǎo)致信息孤島的形成，使寶貴的檔案資源無法被充分利用，降低了檔案數(shù)字化管理的價值。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的實踐策略

（一）加強人才隊伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強檔案數(shù)字化管理的人才隊伍建設(shè)是提升檔案管理效能的關(guān)鍵。為此應(yīng)從多方面著手。

一是加強思想教育，培養(yǎng)檔案管理人員的責任心、事業(yè)心和奉獻精神，確保他們能夠以高度的責任感和使命感投入檔案數(shù)字化管理工作中。二是通過專題培訓(xùn)班、研討會等形式，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習檔案管理、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等專業(yè)知識，不斷提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，使其能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下新的工作要求。三是鼓勵檔案管理人員參加各類學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，了解檔案管理領(lǐng)域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，激發(fā)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。四是注重引進和培養(yǎng)既懂檔案管理又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才，通過人才引進和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合的方式，逐步構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理團隊。五是建立健全的激勵機制，對在檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的個人和團隊給予表彰和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。[4]通過這些措施的實施，可以不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案數(shù)字化管理的深入推進提供堅實的人才保障。

（二）及時更新軟硬件設(shè)備

為了進一步提高檔案管理工作效率，檔案管理部門要全面評估現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的性能與容量，根據(jù)大數(shù)據(jù)處理的需求升級或替換硬件設(shè)施，確保系統(tǒng)能夠高效、穩(wěn)定地處理海量檔案數(shù)據(jù)。同時引入高性能的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具，提升數(shù)據(jù)檢索、挖掘和分析的速度與準確性，為檔案信息的快速利用提供技術(shù)支持。[5]

（三）加大資金投入力度

檔案管理部門要積極向上級申請資金，用于設(shè)備的不斷升級與維護、人員的教育與培訓(xùn)。在資金的使用上要有完善的方案，可設(shè)立專項資金，定期劃撥固定資金，用于設(shè)備的更新和升級。另外，要拓寬資金來源渠道，積極尋求合作，為檔案管理工作的有效開展爭取資金支持。

（四）注重檔案安全與隱私保護

大數(shù)據(jù)時代的到來，雖然為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持，但同時也引發(fā)了一系列問題。為了保證數(shù)據(jù)安全，應(yīng)從以下幾個方面綜合發(fā)力。

其一，要建立健全的檔案信息安全管理體系，明確檔案信息的收集、存儲、處理、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)的安全責任與操作規(guī)范，形成一套科學(xué)、嚴密的安全管理體系。其二，采用先進的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)和數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行多層次、全方位的安全防護，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取、篡改，在存儲時不易被非法訪問或泄露。其三，加強網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全威脅，防止黑客攻擊、病毒傳播等不安全事件的發(fā)生。其四，要注重隱私保護，嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，對涉及個人隱私的檔案信息進行嚴格管理，僅在合法、必要的情況下對其進行使用，采取措施確保個人隱私不被泄露和濫用。其五，可以定期開展檔案信息安全培訓(xùn)與演練，提升檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速響應(yīng)、有效解決。

（五）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標準

建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標準在檔案數(shù)字化管理中是不可或缺的一項步驟，對提升檔案管理效率、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和促進數(shù)據(jù)共享具有重要意義。

其一，檔案管理部門應(yīng)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本單位檔案管理的實際情況制定出一套科學(xué)、合理、可行的數(shù)據(jù)管理標準，明確檔案數(shù)據(jù)的格式、編碼、存儲、交換等各個方面的具體要求，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性、一致性和可互操作性。[6]其二，建立標準執(zhí)行的監(jiān)督機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查與評估，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不符合標準的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和時效性。其三，應(yīng)積極推動與其他單位或機構(gòu)的數(shù)據(jù)標準對接與共享，通過協(xié)商與合作，逐步建立起跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享機制，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與高效利用。通過以上措施，能夠建立起一套科學(xué)、規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理標準體系，為檔案數(shù)字化管理的長遠發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案數(shù)字化管理是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，它涉及安全保障與隱私保護、數(shù)據(jù)管理標準的建立、軟硬件設(shè)備的升級以及人才隊伍的建設(shè)與培養(yǎng)等多個方面。檔案管理工作實踐中，因地制宜，采取切實可行的應(yīng)對措施，不僅可以顯著提升檔案管理的效率與質(zhì)量，還能有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性，促進檔案資源的共享與利用。未來，檔案館還需持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢，不斷探索檔案數(shù)字化管理的實踐策略，以適應(yīng)新時代發(fā)展的需要。

參考文獻：

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[5]李璟雯.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理實踐策略分析[J].參花，2024（10）：137-139.

[6]魏婕.大數(shù)據(jù)下高職院校檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2023（01）：31-33.

（作者簡介：王宗雪，女，碩士研究生，內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟應(yīng)急管理局，中級，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）