信息化時(shí)代文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑研究

一、引言

信息化時(shí)代的到來，為文書檔案管理工作帶來深刻的變革，不僅改變了檔案的存儲、檢索和利用方式，而且對檔案管理的效率、安全性和服務(wù)質(zhì)量提出了新的要求。文書檔案是重要的信息資源，對其進(jìn)行創(chuàng)新管理有助于確保檔案信息的完整性和安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，有效保護(hù)知識資產(chǎn)。[1]研究文書檔案管理的創(chuàng)新路徑，有助于推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、信息化時(shí)代文書檔案管理工作概述

信息化時(shí)代文書檔案管理工作流程是指，在網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境下，對政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位產(chǎn)生的電子文件、紙質(zhì)文件進(jìn)行收集、整理、存儲、檢索、利用和銷毀等一系列活動的全過程，不僅包含傳統(tǒng)的文書檔案管理職能，還融合了現(xiàn)代信息技術(shù)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理和智能化服務(wù)。[2]

信息化時(shí)代文書檔案管理工作的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在如下方面。（1）數(shù)字化。信息化時(shí)代的文書檔案主要以電子形式存在，便于快速檢索和長期保存，對物理存儲空間的需求有所下降。（2）實(shí)時(shí)性。借助信息化手段，實(shí)時(shí)記錄、更新和傳遞檔案信息，提高了工作效率。（3）網(wǎng)絡(luò)化。通過網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程訪問和跨地域共享，打破了地域限制。（4）智能化。利用人工智能技術(shù)進(jìn)行智能檢索、智能分類，提升了檔案管理的精確度和便捷性。（5）安全性。需要采取高級的數(shù)據(jù)加密和備份措施，確保檔案信息的安全性和完整性。

三、信息化時(shí)代文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

（一）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依賴人工操作，包括檔案的收集、整理、存儲和檢索，不僅耗時(shí)，而且容易出錯。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化和數(shù)字化工具的應(yīng)用，使檔案管理效率顯著提升。例如，通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、分類和索引，降低了人力成本。同時(shí)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索，幾秒鐘內(nèi)就能定位到所需資料，提高了工作效率。[3]此外，信息化還支持批量處理和遠(yuǎn)程訪問，使檔案管理工作不再受時(shí)間和地點(diǎn)限制，提升了管理效率。

（二）保證檔案信息完整和安全

在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作創(chuàng)新有利于確保檔案信息的完整性和安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等影響，造成檔案損壞或丟失等無法挽回的損失，而電子檔案不易受環(huán)境影響。由于其采用加密技術(shù)等對檔案信息進(jìn)行保護(hù)，能有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。例如，使用數(shù)字簽名和時(shí)間戳，能確保檔案數(shù)據(jù)的原始性和完整性；通過權(quán)限管理機(jī)制，能限制不同用戶對檔案的訪問權(quán)限，避免敏感信息泄露，保障檔案信息安全。此外，建立備份和恢復(fù)機(jī)制，也是保障檔案安全的重要手段。通過定期備份電子檔案至遠(yuǎn)程服務(wù)器或云端，即使本地系統(tǒng)出現(xiàn)故障，也能迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少損失。[4]例如，一些機(jī)構(gòu)采用分布式存儲系統(tǒng)，確保在某一處存儲出現(xiàn)問題時(shí)，其他備份點(diǎn)仍能提供完整的信息。

（三）促進(jìn)檔案信息共享和利用

傳統(tǒng)的檔案管理模式局限于實(shí)體檔案的保管和查閱，限制了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。通過信息化手段，文書檔案被快速數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子載體存儲，進(jìn)而打破地域和時(shí)間的限制，提高了檔案信息的可獲取性。利用云計(jì)算平臺，不同部門或機(jī)構(gòu)可即時(shí)訪問同一份檔案，降低了信息傳遞的時(shí)間成本。同時(shí)，信息化技術(shù)促進(jìn)了檔案信息的跨部門、跨系統(tǒng)共享，使相關(guān)部門、企事業(yè)單位甚至公眾在權(quán)限范圍內(nèi)能夠便捷地獲取到所需的檔案資料，在支持科學(xué)、歷史、文化研究等多方面發(fā)揮著重要作用。[5]例如，在商業(yè)領(lǐng)域，企業(yè)可以通過共享檔案信息，加快項(xiàng)目合作進(jìn)程，降低交易成本。

四、信息化背景下文書檔案管理面臨的困境

（一）電子檔案管理的困境

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能以及區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的崛起，極大地推動了檔案管理模式的創(chuàng)新。信息技術(shù)的進(jìn)步，使海量數(shù)據(jù)的存儲、檢索和分析成為可能，不僅提升了檔案管理的效率，也對傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)。例如，云計(jì)算提供彈性擴(kuò)展的存儲空間和計(jì)算資源，使文書檔案實(shí)現(xiàn)了分布式存儲和遠(yuǎn)程訪問；大數(shù)據(jù)技術(shù)則通過挖掘和分析檔案信息，為部門決策提供了有力支持；人工智能技術(shù)如自然語言處理和圖像識別，正在革新檔案的檢索方式，提高了信息提取的準(zhǔn)確性和速度。然而，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，也帶來數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)和合規(guī)性等問題，文書檔案管理工作在創(chuàng)新的同時(shí)，要積極應(yīng)對并解決這些新挑戰(zhàn)。

（二）傳統(tǒng)檔案管理的困境

首先，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的存儲方式主要依賴紙質(zhì)文檔，不僅占用大量的物理空間，而且在查找、歸檔和保護(hù)方面，存在效率低下和資源浪費(fèi)的問題。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，紙質(zhì)文檔難以滿足檔案快速檢索和高效利用的需求。其次，傳統(tǒng)檔案管理的安全性受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案容易遭受物理損壞，如潮濕、蟲蛀、火災(zāi)等。同時(shí)，人為操作失誤，也會導(dǎo)致檔案遺失或損毀。缺乏有效的備份和恢復(fù)機(jī)制，一旦發(fā)生災(zāi)難性事件，檔案無法恢復(fù)，會造成不可估量的損失。再次，傳統(tǒng)檔案管理的封閉性，阻礙了信息的共享與交流。由于缺乏有效的數(shù)字化平臺，檔案信息局限于內(nèi)部流通，難以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨機(jī)構(gòu)的協(xié)同利用，限制了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。最后，傳統(tǒng)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和技能水平，無法適應(yīng)新的技術(shù)要求，對新技術(shù)工具的掌握不足，對數(shù)據(jù)管理和分析的理解有限，這些都制約了文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

此外，公眾對信息獲取的需求日益增長，期望快速、方便地查閱和利用檔案資源，需要檔案管理工作打破傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案的開放性與公眾服務(wù)功能。隨著大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息不再僅僅是歷史記錄，更成為決策支持的重要依據(jù)，這就要求檔案管理能夠提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。

五、信息化時(shí)代文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）建立信息化檔案管理系統(tǒng)

隨著信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前的社會需求。建立信息化檔案管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵步驟。該系統(tǒng)應(yīng)具備以下核心功能。其一，集成化管理是信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，能整合各種類型的檔案資源，包括電子文檔、紙質(zhì)文件以及多媒體資料，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的存儲、檢索和管理，通過構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，打破部門間的壁壘，提高檔案信息的整合度。其二，系統(tǒng)應(yīng)具備智能化特性，如智能分類、智能檢索和智能識別功能。例如，利用自然語言處理技術(shù)，自動對文書檔案進(jìn)行主題分類和關(guān)鍵詞提取，提高檢索效率；同時(shí)，OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)的應(yīng)用，可將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文本，便于長期保存和快速訪問。其三，安全性和穩(wěn)定性是信息化檔案管理系統(tǒng)不可或缺的要素。系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)和備份策略，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲和使用過程中的安全，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法訪問，系統(tǒng)應(yīng)具備良好的容災(zāi)恢復(fù)能力，以應(yīng)對可能的技術(shù)故障。其四，系統(tǒng)的用戶界面應(yīng)操作簡便，便于不同層次的用戶使用。通過培訓(xùn)和支持，使檔案管理人員和使用者能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用，提高工作效率。其五，提供定制化的權(quán)限管理，確保檔案信息的合理使用和保密性。其六，信息化檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性和兼容性，隨著技術(shù)進(jìn)步和業(yè)務(wù)發(fā)展進(jìn)行升級和擴(kuò)展，以適應(yīng)未來出現(xiàn)的新需求和新技術(shù)。

（二）優(yōu)化檔案管理流程

傳統(tǒng)的檔案管理流程煩瑣且效率低下，涉及紙質(zhì)文件的收集、整理、存儲、檢索等多個環(huán)節(jié)，不僅耗時(shí)，而且容易出錯。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，可以利用數(shù)字化手段簡化甚至使這一流程自動化。首先，通過數(shù)字化手段進(jìn)行檔案的無紙化處理，從文檔的創(chuàng)建、審批到歸檔，實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化，從而減少對物理空間的需求，降低人力成本。例如，采用工作流系統(tǒng)，自動跟蹤文件狀態(tài)，減少人為干預(yù)，提高處理速度。其次，引入智能分類和標(biāo)簽系統(tǒng)，根據(jù)文件內(nèi)容自動分類，便于快速定位和檢索，不僅能提升查找效率，也能降低因人為錯誤導(dǎo)致的文件丟失或錯放風(fēng)險(xiǎn)。再次，利用協(xié)同辦公平臺，可實(shí)現(xiàn)多部門、多用戶之間的實(shí)時(shí)共享與協(xié)作，使檔案的更新和審核更加流暢，提高團(tuán)隊(duì)合作的效率。例如，通過云存儲技術(shù)，不同地點(diǎn)的工作人員都能訪問同一份檔案，進(jìn)行同步編輯和評論。最后，實(shí)施定期的流程審計(jì)和反饋機(jī)制，以便不斷調(diào)整和完善管理流程，使之更加適應(yīng)信息化環(huán)境的變化。通過數(shù)據(jù)分析，可發(fā)現(xiàn)流程瓶頸，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理流程始終處于高效、安全的狀態(tài)。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全保障

隨著電子文檔的廣泛使用，檔案信息的存儲、傳輸和訪問，存在潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，加強(qiáng)檔案信息安全保障，是檔案管理工作創(chuàng)新中不可或缺的一環(huán)。首先，建立完善的信息安全防護(hù)體系。包括采用先進(jìn)的防火墻技術(shù)，防止非法入侵；實(shí)施訪問控制策略，確保只有授權(quán)人員才能訪問敏感檔案信息；定期更新和升級安全軟件，抵御新型網(wǎng)絡(luò)威脅。其次，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。對重要檔案進(jìn)行加密處理，即使數(shù)據(jù)被盜，也無法輕易解密，從而保護(hù)檔案內(nèi)容不被泄露；使用數(shù)字簽名和時(shí)間戳等技術(shù)，保證檔案信息的完整性，防止檔案信息被篡改。再次，強(qiáng)化備份與恢復(fù)機(jī)制。定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲在不同的物理空間，以防止因自然災(zāi)害或人為破壞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失；建立快速恢復(fù)機(jī)制，確保在突發(fā)事件后迅速恢復(fù)檔案服務(wù)。最后，加強(qiáng)員工的信息安全意識培訓(xùn)。通過定期的教育和演練，增強(qiáng)檔案管理人員的安全防范意識，使其了解并遵守信息安全規(guī)定，減少因操作失誤導(dǎo)致的安全隱患。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力

隨著信息化時(shí)代的深入發(fā)展，文書檔案管理工作日益復(fù)雜，對管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)提出了新要求。提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

首先，加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，使其熟練掌握并運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)，提升檔案的數(shù)字化處理和智能檢索能力。其次，強(qiáng)化法律知識教育，使管理人員了解并遵守相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案信息安全合規(guī)。再次，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新思維和解決問題能力，使他們在面對新的挑戰(zhàn)和需求時(shí)，迅速適應(yīng)并提出有效的解決方案。最后，提供跨部門協(xié)作和溝通渠道，以促進(jìn)檔案信息的共享與利用。通過定期舉辦專業(yè)研討會、培訓(xùn)課程和實(shí)踐鍛煉，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，從而加快文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（五）推動檔案資源共享與利用

在信息化時(shí)代，文書檔案的價(jià)值不僅體現(xiàn)在其原始記錄功能，更在于其信息資源的共享與利用。

首先，通過構(gòu)建統(tǒng)一的電子檔案平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，方便各類用戶快速查找和獲取所需信息。例如，建立基于元數(shù)據(jù)的檢索系統(tǒng)，使用戶能跨庫搜索，提升檔案檢索的便利性。其次，利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問和分布式存儲，使不同地域的用戶實(shí)時(shí)獲取和利用檔案信息。例如，國家檔案館利用云服務(wù)，將重要檔案數(shù)據(jù)備份并提供在線訪問，極大擴(kuò)展了檔案的使用范圍。同時(shí)，區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用為檔案的授權(quán)訪問和版權(quán)保護(hù)提供了新的解決方案，確保了檔案在共享過程中的安全性和完整性。最后，文書檔案管理創(chuàng)新還應(yīng)關(guān)注公眾參與的需求。通過制訂合理的開放機(jī)制，鼓勵公眾參與檔案的整理和利用，促進(jìn)檔案信息的活化和社會價(jià)值的提升。例如，一些地方檔案館開展“公眾參與檔案數(shù)字化”項(xiàng)目，既提高了檔案數(shù)字化處理的效率，又強(qiáng)化了公眾對檔案工作的認(rèn)知。

六、結(jié)語

綜上所述，在快速發(fā)展的信息技術(shù)環(huán)境下，文書檔案管理工作亟待轉(zhuǎn)型升級，以提高檔案管理工作的效率，確保信息完整安全并適應(yīng)時(shí)代需求。新時(shí)期文書檔案管理工作將繼續(xù)深度融合信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更智能化、個性化和安全化的服務(wù)。隨著5G、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的普及，檔案管理將更加動態(tài)化和實(shí)時(shí)化，而區(qū)塊鏈技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的不可篡改性。因此，需持續(xù)關(guān)注技術(shù)進(jìn)步，完善管理體系，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，以應(yīng)對未來的挑戰(zhàn)，推動文書檔案管理工作邁向新的高度。

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（作者簡介：陳琳，女，本科，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副研究館員，研究方向：高校綜合檔案）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）