摸清家底理思路 檔案服務(wù)再提升

為加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化精細(xì)化管理水平，石家莊市檔案館于2024年4月至11月組織開展館藏檔案盤庫清點(diǎn)工作，對館藏檔案進(jìn)行全面“體檢”。本次盤庫清點(diǎn)工作主要涉及石家莊市本館、橋東分館的館藏檔案（紙質(zhì)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案）和館藏資料（圖書、報(bào)紙）。檔案保管科全體人員歷時(shí)7個(gè)月，先后通過制定完善盤庫方案、盤庫計(jì)劃實(shí)施推進(jìn)以及全面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等階段，高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成了盤庫工作。

一、堅(jiān)持以問題導(dǎo)向?yàn)榛驹瓌t，找準(zhǔn)檔案管理痛點(diǎn)難點(diǎn)

一是檔案保管科工作人員深入庫房實(shí)地查看檔案保管情況，對當(dāng)前已有的檔案數(shù)量、位置、立卷質(zhì)量等共性問題進(jìn)行深入了解。二是將舊版館藏檔案位置索引與系統(tǒng)中館藏檔案數(shù)字化結(jié)果進(jìn)行比對，隨機(jī)抽查20個(gè)全宗檔案的具體情況，對接下來解決盤點(diǎn)清查工作中痛點(diǎn)難點(diǎn)問題有充分準(zhǔn)備。三是檔案保管科多次組織召開科室工作會(huì)議，對擬定盤庫方案、人員分工等前期工作多方征求意見。

二、堅(jiān)持以科學(xué)統(tǒng)籌為根本遵循，制定高效合理盤庫方案

一是通過國家檔案局官網(wǎng)各地工作動(dòng)態(tài)板塊檢索“盤庫”“清點(diǎn)”“規(guī)范管理”等關(guān)鍵詞，借鑒其他省市檔案館的盤庫經(jīng)驗(yàn)，梳理成功做法形成盤庫指南。二是細(xì)化盤點(diǎn)任務(wù)清單。數(shù)量統(tǒng)計(jì)。全面掌握館藏紙質(zhì)檔案、館藏資料的準(zhǔn)確數(shù)量，做到每個(gè)全宗精確到卷（件）數(shù)。對館藏紙質(zhì)檔案中專業(yè)檔案、重大活動(dòng)與重要事件檔案數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。位置索引。完善現(xiàn)有的檔案存放位置統(tǒng)計(jì)表，更新各庫房存放位置索引圖。精細(xì)分類匯總。完成盤點(diǎn)后，按照《副省級以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》的評分要求，對館藏資料（圖書、報(bào)紙）和音像檔案數(shù)量進(jìn)行更新。對檔案形成時(shí)間、保管年限、檔案所屬類別、責(zé)任者、位置進(jìn)行分類匯總，提高后續(xù)調(diào)卷工作的效率和精準(zhǔn)度。問題整改。對立卷不規(guī)范的檔案進(jìn)行糾正，如全宗號補(bǔ)填、目錄號完善、脊背描重、金屬物移除、備考表補(bǔ)充、位置調(diào)整等。三是明確人員分工。按照“靈活分組、以老帶新、人崗相適、人事相宜”的原則，將檔案保管科全體人員分為盤點(diǎn)組、統(tǒng)計(jì)組和橋東組。盤點(diǎn)組負(fù)責(zé)10個(gè)庫房館藏紙質(zhì)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、立卷質(zhì)量記錄、位置登記以及檔案保管不規(guī)范的糾正工作；統(tǒng)計(jì)組將盤點(diǎn)手抄結(jié)果及時(shí)錄入Excel表，每周上報(bào)進(jìn)度，最后按需求分類匯總館藏檔案情況；橋東組全面負(fù)責(zé)橋東分館紙質(zhì)檔案的盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)事項(xiàng)。

三、堅(jiān)持以靶向攻堅(jiān)為工作思路，推進(jìn)盤庫工作有序進(jìn)行

經(jīng)過前期摸排，發(fā)現(xiàn)館藏檔案管理中存在檔案整理標(biāo)準(zhǔn)有待提升、檔案保管規(guī)范性需要完善、老舊庫房保管環(huán)境受限等問題。

（一）進(jìn)一步提升檔案整理質(zhì)量

盤庫過程中，盤點(diǎn)組發(fā)現(xiàn)存在少量未整理以及部分整理不規(guī)范檔案，其中未整理檔案、目錄、證書等雜亂零散檔案若干，整理不規(guī)范的現(xiàn)象有散頁掉頁、未按照“三孔一線”裝訂、金屬物未拆除、目錄備考表不完整、檔案盒側(cè)脊信息不全等。針對上述問題，工作人員對封皮、內(nèi)容存在破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，補(bǔ)充了備考表，對曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥镞M(jìn)行了拆除，對暫時(shí)無法修復(fù)的問題進(jìn)行了詳細(xì)登記。

（二）進(jìn)一步規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

由于歷經(jīng)多次機(jī)構(gòu)改革，館藏檔案存在全宗號、目錄號、保管期限等要素混淆不清、不全的問題，還有個(gè)別檔案全宗號與全宗名稱無法對應(yīng)。同時(shí)，由于前期預(yù)留位置不足，部分檔案的存放呈現(xiàn)分散狀態(tài)，給日常保管利用工作帶來不便。針對上述問題，工作人員一是反復(fù)比對和甄別，將其歸入到相應(yīng)的屬類，補(bǔ)全相關(guān)著錄要素。二是對同全宗下分散檔案、混放錯(cuò)放檔案的位置進(jìn)行調(diào)整，確保連貫性、一致性。三是注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)著錄的準(zhǔn)確性，反復(fù)核對，為最后的橫向統(tǒng)計(jì)（分大類）和縱向精準(zhǔn)（分全宗）統(tǒng)計(jì)打下良好基礎(chǔ)。

（三）盡可能改善館庫環(huán)境

石家莊市檔案館新館尚未正式啟用，舊館在基礎(chǔ)設(shè)施、館庫環(huán)境等方面由于年代久遠(yuǎn)受到客觀條件限制，影響了檔案的使用壽命。檔案保管人員以盤庫工作為契機(jī)，堅(jiān)持每日手動(dòng)調(diào)控記錄庫房溫濕度和光照強(qiáng)度，定期對庫房衛(wèi)生進(jìn)行全方位清潔，最大限度延長檔案壽命。

四、堅(jiān)持以規(guī)范長效為最終目標(biāo)，強(qiáng)化管理責(zé)任末端落實(shí)

歷時(shí)半年的盤庫清點(diǎn)，石家莊市檔案館的檔案數(shù)量得以清晰，分類統(tǒng)計(jì)更加精細(xì)，檔案整理質(zhì)量也有了顯著提升。下一步，為持續(xù)推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、長效化，將聚焦重點(diǎn)工作和短板弱項(xiàng)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。一是加強(qiáng)檔案日常管理，對本次盤點(diǎn)出的未整理以及整理不規(guī)范的檔案分類制定后續(xù)處置方案，如集中銷毀鑒定、更換裝具、統(tǒng)一整理等，結(jié)合檔案利用情況，根據(jù)使用頻率、破損程度、重要程度有計(jì)劃地提升檔案保存質(zhì)量。二是及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)盤庫工作制度化、長效化。定期開展檔案盤點(diǎn)清查，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。三是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理“八防”規(guī)定，加強(qiáng)庫房溫濕度調(diào)控，確保在現(xiàn)有條件下最大限度保護(hù)檔案，減緩紙張、彈力繩等受損進(jìn)度。

作者單位：石家莊市檔案館