山海關中國長城博物館檔案資源體系建設探究

山海關中國長城博物館的歷史可追溯到1984年。隨著《長城國家文化公園建設保護規(guī)劃》的出臺，該博物館被列為重大標志性項目，于2021年啟動新館建設，2023年正式定名為“山海關中國長城博物館”（以下簡稱“長城博物館”）。2024年榮獲國家一級博物館稱號。隨著長城博物館的不斷發(fā)展與升級，其檔案建設與管理工作，尤其是博物館檔案資源體系建設的重要性日益凸顯。

一、長城博物館檔案資源體系構(gòu)建的重要性

（一）銘記與傳承長城文化

長城國家文化公園作為中華民族的標志性符號，肩負著弘揚民族精神、延續(xù)中華文明的重要職責。長城博物館作為探索長城文化精髓的重要窗口，其檔案資源體系在記錄長城歷史、展現(xiàn)文化魅力及藝術價值方面扮演著核心角色。構(gòu)建并完善長城博物館的檔案資源體系，對于全面搜集、系統(tǒng)整理與長城緊密相關的各類檔案資料具有不可估量的價值。這些珍貴的檔案資料，不僅詳細記錄了長城從誕生到演變的壯闊歷程，揭示了其社會背景、設計理念與建造技藝，還深入剖析了長城的布局規(guī)劃、功能特性及防御策略，為我們深入解讀長城的軍事價值與戰(zhàn)略意義提供了不可或缺的線索。同時，檔案中還珍藏了眾多關于長城抗戰(zhàn)的英雄事跡、歷史人物傳記、文學作品及民俗風情等內(nèi)容。這些元素共同構(gòu)成了長城獨特的文化符號，為后人傳承與弘揚長城文化提供了翔實而豐富的資源。

（二）加強文化交流與協(xié)作

長城博物館的檔案資源體系在國內(nèi)文化研究與國際文化交流中占據(jù)著舉足輕重的地位。它不僅為國內(nèi)的學術探索提供了豐富的素材，也是連接國際文化交流的橋梁。首先，這一體系對長城學術研究具有深遠意義。專家學者們可以通過這些珍貴的檔案資料，深入挖掘長城文化的內(nèi)涵與價值，推動長城學術研究向更深層次發(fā)展。其次，長城博物館的檔案資源體系在國際文化交流與合作中發(fā)揮著重要作用。通過開放和共享這些資源，我們向世界展示了中國長城文化的獨特韻味，增強了中國的文化軟實力。同時，也為中外文化交流搭建了平臺，促進了各國人民之間的相互理解和友誼，推動了長城文化的國際傳播，提升了其在全球的影響力。最后，長城博物館的檔案資質(zhì)體系還為長城國家文化公園的建設提供了有力的檔案支撐。在公園的建設藍圖中，整合長城沿線的文化資源是核心任務之一。構(gòu)建完善的檔案資源體系，全面搜集和精心整理這些珍貴的檔案資料，可以為公園的建設與運營提供豐富的素材和依據(jù)。這不僅將提升公園的文化內(nèi)涵與品位，還將進一步促進長城文化的國際交流與合作。

（三）深化文旅融合發(fā)展

長城博物館檔案資源體系的構(gòu)建，是文旅深度融合的重要驅(qū)動力。它不僅能夠深入挖掘長城文化資源，提煉出獨特的文化元素與象征，還能巧妙地將這些元素融入各類文化旅游產(chǎn)品中。無論是舉辦旅游發(fā)展大會，開發(fā)“長城+體育賽事+戶外探險”項目，還是打造蘊含長城文化底蘊的文化創(chuàng)意產(chǎn)品、手工藝品及特色美食，都能吸引大量游客，讓他們在游玩中領略長城文化的獨特魅力與深厚底蘊。同時，這一體系的構(gòu)建也促進了長城相關教育基地、博物館、歷史文化街區(qū)及古建筑等文物和文化資源的融合共生。通過展覽、教育、研學等多種方式，公眾能更加深入地了解長城這一偉大歷史遺跡，從而增強民族自豪感與文化自信。這些舉措不僅提升了長城文化的知名度與影響力，更為地方經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力與動能，推動了地方經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展。

二、長城博物館檔案資源體系建設面臨的困境

（一）檔案總量匱乏且資源分散

長城博物館于2023年調(diào)整為市管單位后，其原有檔案（除文物藏品檔案、文保檔案和會計檔案）已移交至區(qū)檔案館，但留存的多類別紙質(zhì)檔案總量僅為128卷、975件，與其33年的運營歷程不匹配，顯得內(nèi)容匱乏。特別是與博物館核心業(yè)務緊密聯(lián)系的展覽檔案、照片、實物等重要資料稀少，且在移交前管理狀況不佳，存在散亂堆放、整合保護不足的問題。深入分析此問題的根源，首要因素在于檔案管理意識薄弱，對檔案工作的重要性認識不足，更多地將精力投入與“文物”直接相關的業(yè)務工作中，而在檔案管理方面的人力、物力投入不足。另外，員工也缺乏主動收集與保護檔案的意識，導致檔案資源建設得不到應有的重視。其次，檔案管理制度不完善。博物館內(nèi)部各部門間缺乏有效的溝通協(xié)作機制，使得檔案資源難以得到統(tǒng)一有效的管理，而檔案管理人員職責不明確、人員變動頻繁且交接不暢，進一步加劇了檔案資源管理的混亂局面。最后，收集方式單一，缺乏創(chuàng)新。博物館主要依賴各部門自行移交檔案，這種被動的收集方式不僅效率低下，而且容易導致有價值的檔案資源的流失。同時，博物館在對外征集檔案資源方面缺乏積極性和創(chuàng)新力，使得大量珍貴的檔案資源未能得到及時有效地收集和保護。

（二）檔案結(jié)構(gòu)失衡且整理不規(guī)范

長城博物館的檔案資源構(gòu)成中，存在一個顯著的結(jié)構(gòu)性問題：文書檔案數(shù)量占比過高，而其他業(yè)務類檔案則顯得相對匱乏。這種不均衡的檔案結(jié)構(gòu)難以全面、客觀地展現(xiàn)博物館的業(yè)務活動及其承載的歷史文化價值。特別是展覽策劃、宣傳教育、觀眾反饋等核心檔案的缺失，不僅削弱了檔案的完整性，也大大降低了其實用性，這對于深入研究博物館的歷史與業(yè)務造成了障礙。此外，檔案的整體品質(zhì)也亟需提升。在移交前，博物館檔案存在著格式不統(tǒng)一、文件重復、編號混亂等一系列問題，增加了檔案管理和利用的難度。深入剖析這一問題，我們不難發(fā)現(xiàn)，其根源在于長城博物館尚未建立起科學合理的檔案管理“三合一”制度。制度的缺失，使得檔案工作缺乏明確的方向和規(guī)范，導致檔案在分類、整理過程中易出現(xiàn)遺漏和混淆，難以形成全面系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)合理的資源體系。同時，博物館沒有配備足夠的檔案管理人員，僅有一名兼職檔案員負責此項工作，這使得檔案員難以全身心投入到檔案工作中去。更為關鍵的是，檔案員缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，對檔案工作流程和規(guī)范不熟悉，在很大程度上制約了檔案資源建設的質(zhì)量和效率。

（三）管理手段滯后且數(shù)字化程度低

在當今信息化快速發(fā)展的背景下，長城博物館的檔案管理手段卻顯得有些滯后，主要依賴傳統(tǒng)的手工操作進行檔案的收集、整理、歸檔和檢索。珍貴的博物館檔案仍停留在紙質(zhì)形式，未能及時轉(zhuǎn)化為電子形式，融入數(shù)字化、網(wǎng)絡化的現(xiàn)代管理體系中，導致這些資源長期被閑置，無法發(fā)揮其應有的價值。造成這一現(xiàn)狀的原因主要有三個方面。首先，管理觀念的落后是關鍵。博物館領導層和檔案管理者未能跟上信息化時代的步伐，對檔案工作的新趨勢、新技術以及新產(chǎn)品缺乏深入了解，仍將檔案管理工作視為耗時費力、枯燥乏味的手工活。其次，資金短缺也是不可忽視的因素。對檔案管理工作的資金投入不足，使得檔案管理設施設備條件差，難以滿足日益增長的檔案存儲、管理和利用需求。最后，專業(yè)人才和技術的缺乏也制約了檔案數(shù)字化進程。由于資金和人才的雙重短缺，檔案數(shù)字化工作難以取得實質(zhì)性進展，導致檔案資源的呈現(xiàn)方式單一，無法滿足當今時代對檔案資源高效利用與廣泛傳播的新要求。

三、長城博物館檔案資源體系建設對策

（一）拓寬資源收集途徑，豐富館藏總量

為了建立一個相對門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏資源體系，可以從內(nèi)部管理和外部協(xié)作兩方面著手，拓寬檔案資源收集途徑，不斷豐富長城博物館館藏。在內(nèi)部管理上，博物館管理層需深刻認識檔案管理的核心價值，將其納入博物館整體戰(zhàn)略規(guī)劃，確保檔案工作與博物館其他業(yè)務同步進行、相互促進。為此，應設立專門的檔案室，作為檔案管理的核心，負責制定檔案規(guī)章制度，統(tǒng)籌組織文件材料的收集、整理與歸檔。同時，構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡，包括分管領導、綜合部負責人、專職檔案員及各部門檔案工作負責人和兼職檔案員，明確職責，形成統(tǒng)一領導、分級負責的管理體制。對于文件材料的收集，各部門專兼職檔案員平時要做好全面收集，尤其對于重要活動資料等，應重點專項收集，避免遺漏。在外部協(xié)作上，博物館需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動接收檔案模式，采取主動建檔的新模式。具體而言，應廣泛征集檔案，積極與政府部門、科研機構(gòu)、高校、社會組織及個人合作，通過捐贈、購買、復制等方式，廣泛收集與博物館相關的檔案資料，進一步充實檔案資源。在此過程中，應特別注重口述歷史檔案的收集，通過訪談記錄、錄音錄像等手段，將老員工、專家學者、文化名人的珍貴記憶轉(zhuǎn)化為口述歷史檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的多元化。

（二）實施“三合一”制度，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

實施“三合一”制度是“十四五”時期推進檔案資源體系建設，加強檔案資源質(zhì)量管控的重要內(nèi)容。制定科學規(guī)范、系統(tǒng)完整、合理準確的檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表，對于提高博物館檔案歸檔文件質(zhì)量，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)具有重要的意義。針對長城博物館的具體情況，我們對其檔案資源進行了深入的調(diào)研，并緊密結(jié)合博物館的運營實踐和檔案管理需求，綜合考量檔案的來源、時間、內(nèi)容及形式特征等多個維度，制定了檔案分類方案。此方案遵循“分類整合、有序歸集”的原則，將長城博物館的檔案細化為七個一級類目[1]，即：文書檔案、會計檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、音像檔案、實物檔案及電子檔案。專業(yè)檔案作為博物館檔案資源的精髓，涵蓋了博物館圍繞“文物藏品”運營中產(chǎn)生的各項業(yè)務活動檔案。這些專業(yè)檔案進一步細化為五個二級類目：文物藏品檔案、展覽陳列檔案、文物保護檔案、社會教育檔案以及文化創(chuàng)意檔案。通過這些二級類目，不僅可以對博物館的各項業(yè)務活動一目了然，也為后續(xù)的檔案檢索和利用提供了極大便利。文件材料的歸檔范圍按照《機關檔案管理規(guī)定》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合《科學技術研究檔案管理規(guī)范》《建設項目檔案管理規(guī)范》《文物藏品檔案規(guī)范》等制度規(guī)范要求進行確定。并在全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值的基礎上準確判定檔案的保管期限。

（三）推動信息化轉(zhuǎn)型，深化資源共享

信息化時代要求檔案工作從傳統(tǒng)載體向數(shù)字管理轉(zhuǎn)型。長城博物館應緊跟時代步伐，充分利用現(xiàn)代科技，加速檔案信息化進程，實現(xiàn)資源共享。首先，加強信息化建設。博物館需加大資金投入，完善數(shù)字化基礎建設，如建立數(shù)字化工作室，并配備先進的數(shù)字化設備[2]。在此基礎上，應對傳統(tǒng)載體檔案進行全面數(shù)字化處理，同時，構(gòu)建館藏文物的三維模型庫，為虛擬展覽、數(shù)字修復等提供數(shù)據(jù)基礎。其次，構(gòu)建科學合理的檔案數(shù)據(jù)庫。為提升檔案管理效能，博物館可以考慮引入電子檔案管理系統(tǒng)（EAMS）、數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)（DAM）等先進管理工具，對數(shù)字化檔案進行科學分類與高效存儲，實現(xiàn)檔案管理的自動化與智能化升級。再次，搭建檔案資源共享平臺。博物館應加強與其他機構(gòu)的館際合作與跨省協(xié)作，將長城沿線相關單位的檔案資源納入其中，共同構(gòu)建“長城記憶庫”，以確保長城相關檔案資源的完整性和豐富性。同時，通過開展合作項目，深入挖掘與利用檔案資源，與中國長城學會、燕山大學、董耀會長城文化工作室等機構(gòu)攜手共進，共同推進長城歷史文化研究，共享研究成果。未來，博物館可將檔案信息系統(tǒng)融入智慧博物館項目中，使其成為智慧博物館信息存儲與管理的核心組成部分，進一步提升長城博物館的信息化水平和影響力。

山海關中國長城博物館在檔案資源體系的建設道路上，需深刻認識到技術與管理并重的深遠意義。通過科學管理與先進技術的深度融合，致力于構(gòu)建一個前瞻性與可持續(xù)性并重的檔案資源體系。這一體系不僅能夠有效整合與保護長城文化的珍貴檔案資源，還能借助多元化的合作與共享機制，廣泛傳播長城文化的獨特魅力。

參考文獻：

[1]周享弘.博物館檔案資源體系整合初探[J].福建文博，2022 （4）： 79-84.

[2]鹿繼敏.關于博物館業(yè)務檔案建設的幾點思考[J].云南檔案，2017（9）：58-60.

河北省檔案局科研立項項目“長城國家文化公園建設背景下山海關中國長城博物館檔案資源體系建設探究”（課題編號：2024—R—10）

作者單位：秦皇島市山海關區(qū)檔案館