“四清”助力檔案管理工作提質(zhì)增效

檔案接收入館后進(jìn)入管理階段，收管存用四個(gè)環(huán)節(jié)“管”的內(nèi)涵是最豐富的，細(xì)研起來(lái)“存”也可歸為“管”的范疇，是大“管理”概念。檔案管得好，檔案才能延遲壽命，更大程度進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。檔案管理“四清”，指的是檔案數(shù)量數(shù)得清、檔案質(zhì)量查得清、檔案內(nèi)容寫(xiě)得清、檔案工作過(guò)程記得清。做到“四清”，主要是圍繞檔案清點(diǎn)、撰寫(xiě)全宗介紹、建立檔案工作臺(tái)賬等幾項(xiàng)工作進(jìn)行的，這是檔案館開(kāi)展各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)。

河北省檔案館（省方志辦）2023年10月經(jīng)歷國(guó)家檔案局第二輪業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，第一輪測(cè)評(píng)暴露的問(wèn)題有的已完成整改，有的還在整改中，第二輪測(cè)評(píng)結(jié)果好于第一輪。那么，五年后第三輪測(cè)評(píng)又將是什么結(jié)果呢？不出意外，那時(shí)河北省檔案館（省方志辦）新館已經(jīng)建成并完成搬遷，河北省檔案館（省方志辦）將進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段，業(yè)務(wù)水平和管理層次都將實(shí)現(xiàn)跨越，邁入全國(guó)先進(jìn)行列。接下來(lái)的幾年就是河北省檔案館（省方志辦）實(shí)現(xiàn)跨越前積攢力量以期展翅騰飛的關(guān)鍵時(shí)刻，夯基固本極為重要。

一、檔案清點(diǎn)

（一）檔案清點(diǎn)的重要性及內(nèi)容

檔案館管好用好檔案首先要搞清楚家底都是什么，有多少，質(zhì)量怎么樣，只有底數(shù)清楚才知道從哪入手怎么干。盡管《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案館工作通則》《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，乃至《檔案管理學(xué)》的理論研究，都沒(méi)涉及檔案清點(diǎn)這個(gè)業(yè)務(wù)點(diǎn)，但并不影響檔案清點(diǎn)在實(shí)踐中的重要性。檔案清點(diǎn)的含義，百度解釋為“清理查點(diǎn)和點(diǎn)數(shù)?！庇迷跈n案領(lǐng)域就是檔案業(yè)務(wù)管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，用在倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存清點(diǎn)就是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，通過(guò)清點(diǎn)得到館藏蘊(yùn)含的各種信息和數(shù)據(jù)，而統(tǒng)計(jì)涉及檔案業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)，是工作成果數(shù)據(jù)化的集成，二者既有聯(lián)系又有區(qū)別。國(guó)家檔案局在2018年和2023年兩輪業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)中，在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)“檔案保管與保護(hù)”部分，都將“檔案資料清點(diǎn)”明確作為一個(gè)考核點(diǎn)，占1.5分值，并從檔案資料數(shù)量、整理質(zhì)量、案卷保管情況、排架情況等四個(gè)方面對(duì)“清點(diǎn)”內(nèi)容提出要求，對(duì)其重視程度不言而喻。

實(shí)踐中檔案清點(diǎn)內(nèi)容遠(yuǎn)不止這四個(gè)方面，還包括核實(shí)館藏檔案全宗名稱、全宗數(shù)量、全宗內(nèi)目錄情況、全宗內(nèi)檔案載體種類及其數(shù)量（存量紙質(zhì)檔案中聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等都夾雜在內(nèi)）、全宗內(nèi)專業(yè)檔案種類及其數(shù)量等，這些信息和數(shù)據(jù)都可以在清點(diǎn)過(guò)程中登記下來(lái)。所以一次清點(diǎn)基本上是對(duì)館藏檔案進(jìn)行一次全面梳理和清查。清點(diǎn)工作也是一項(xiàng)非常耗時(shí)耗力的工程，因此在檔案館尤其是館藏?cái)?shù)量龐大的檔案館做得并不徹底，有的甚至沒(méi)清點(diǎn)過(guò)，重要工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。

（二）為什么要定期進(jìn)行館藏檔案清點(diǎn)

國(guó)家檔案局考核不僅要求綜合檔案館進(jìn)行清點(diǎn)，還要求5年進(jìn)行一次，費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事做一遍不行還要定期做，每年接收的檔案是有數(shù)的，相加算出總數(shù)即可，還清點(diǎn)什么？其實(shí)不是這么簡(jiǎn)單算的。檔案館館藏檔案一直是處于動(dòng)態(tài)的，這種動(dòng)態(tài)變化檔案管理者必須要及時(shí)掌握。一是館藏檔案數(shù)量每年都有變化，這種變化體現(xiàn)在檔案可能增加——接收分管范圍內(nèi)各機(jī)關(guān)單位到期應(yīng)交檔案以及征集的檔案，還體現(xiàn)在檔案或許減少——保管期限到期應(yīng)銷毀檔案。二是檔案經(jīng)過(guò)整理、數(shù)字化掃描、修復(fù)等管理過(guò)程，需要檢查核實(shí)管理過(guò)程對(duì)檔案載體、形式、內(nèi)容的影響。三是每年有大量檔案出庫(kù)利用，檔案利用后是否有變化，出入庫(kù)后是否原路返回存放、檔案排列是否準(zhǔn)確等等，這些都需要定期核實(shí)。四是檔案特別是年代久遠(yuǎn)的，時(shí)隔5年是否發(fā)生紙張脆化、霉變、蟲(chóng)蛀、酸蝕等現(xiàn)象，也需要定期檢查。這些變動(dòng)，一定比例的抽查不能全面反映檔案面貌和真實(shí)狀態(tài)，必須深入庫(kù)房打開(kāi)檔案卷宗實(shí)地查看，主動(dòng)固化動(dòng)態(tài)管理效果且深度進(jìn)行，才能得到真實(shí)準(zhǔn)確詳實(shí)數(shù)據(jù)，才能實(shí)施館藏檔案安全有效的全方位管理。

檔案是歷史的守護(hù)神，是中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的記錄者、傳承者、奉獻(xiàn)者，新中國(guó)的檔案工作者肩負(fù)著為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的重要職責(zé)，落腳點(diǎn)首要做到的就是檔案保管齊全完整、存放安全可靠，否則一切都是空談。所以，檔案館始終做到館藏檔案底數(shù)清楚，狀態(tài)良好，保管安全，是非常關(guān)鍵十分重要的大事，一旦清點(diǎn)完畢，是不能隨意更改的，但發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)整改，這也是定期清點(diǎn)館藏檔案的一個(gè)目的。

（三）河北省檔案館（省方志辦）檔案清點(diǎn)現(xiàn)狀

截至2023年12月底，河北省檔案館（省方志辦）館藏檔案資料部分進(jìn)行了清點(diǎn)，分為四種情況：一是2016年清點(diǎn)封存了部分現(xiàn)行檔案，是為館藏檔案搬遷提前做好準(zhǔn)備，篩選出一部分利用率相對(duì)較低、已經(jīng)數(shù)字化的檔案進(jìn)行了清點(diǎn)封存。二是2021年對(duì)后庫(kù)現(xiàn)行檔案進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)民國(guó)高法檔案、封箱檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。三是2022—2023年用時(shí)兩年對(duì)館藏資料、圖書(shū)（包括志書(shū)、地情書(shū)、年鑒等）、期刊、報(bào)紙等按照《中國(guó)圖書(shū)分類法》進(jìn)行了分類、整理、貼標(biāo)簽，同步完成清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。四是2021—2022年用時(shí)兩年對(duì)前館《全宗基本情況匯總表》現(xiàn)行檔案部分與實(shí)體進(jìn)行核實(shí)，對(duì)匯總表內(nèi)不完整不準(zhǔn)確信息進(jìn)行補(bǔ)充修正，對(duì)檔案實(shí)體檔號(hào)不完整、目錄、備考表缺失、頁(yè)碼不全等問(wèn)題進(jìn)行整改?！度诨厩闆r匯總表》是河北省檔案館（省方志辦）已經(jīng)退休的一位老同志在職時(shí)，對(duì)照目錄深入庫(kù)房核實(shí)檔案實(shí)體半年之久匯總制作的。這張表在沒(méi)有進(jìn)行館藏檔案清點(diǎn)的情況下是一個(gè)比較詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，這些年在檔案數(shù)據(jù)管理方面發(fā)揮了重要作用。但是這張表有別于檔案清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)表，它是依照檔案目錄匯總的，對(duì)目錄有疑問(wèn)的則與檔案實(shí)體進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)沒(méi)有做到全部覆蓋。

二、撰寫(xiě)全宗介紹

（一）撰寫(xiě)全宗介紹的重要性和難度

如果說(shuō)檔案清點(diǎn)是摸清檔案館藏有多少家當(dāng)?shù)脑?，那么撰?xiě)全宗介紹就是要搞清楚家當(dāng)里都有什么，有無(wú)珍品。檔案館是以全宗為基本單位進(jìn)行檔案管理的，全宗檔案是對(duì)一個(gè)立檔單位整個(gè)生命周期的真實(shí)記錄。全宗介紹就是對(duì)立檔單位及其整個(gè)生命周期形成的檔案進(jìn)行介紹和報(bào)道的一種檔案檢索工具，館藏若干個(gè)全宗介紹匯集在一起就是該館的全宗指南。

編制全宗指南也是國(guó)家局業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)的一個(gè)指標(biāo)項(xiàng)，占0.6分，并要求五年修訂一次。前面說(shuō)了，檔案館工作是動(dòng)態(tài)的、不間斷的、可持續(xù)的，即便有間斷也要彌補(bǔ)上使之呈現(xiàn)為連續(xù)性，比如檔案開(kāi)放審核。每年都要對(duì)到期應(yīng)開(kāi)放檔案進(jìn)行審核，前面我們沒(méi)有完成的現(xiàn)在就得補(bǔ)上，必須把應(yīng)開(kāi)未開(kāi)的歷史欠賬補(bǔ)齊才行，這是越不過(guò)去的坎，這樣檔案館才能將依法開(kāi)放做扎實(shí)做深入，檔案開(kāi)放工作才能持續(xù)進(jìn)行。所以檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是不能欠賬的，欠賬不還是邁不過(guò)去的。

撰寫(xiě)?zhàn)^藏存量檔案全宗介紹是檔案館的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。把每個(gè)全宗的歷史沿革、檔案內(nèi)容等基本情況進(jìn)行介紹和報(bào)道，是檔案館比較直接的自我宣傳方式，是檔案館工作人員了解館藏熟悉家底的快速通道，也是發(fā)現(xiàn)館藏檔案是否有珍品、哪些是重要檔案的平臺(tái)，概括講全宗指南是檔案館非常重要且應(yīng)必備的大型檢索工具。同時(shí)，通過(guò)編寫(xiě)全宗介紹全面系統(tǒng)了解全宗檔案內(nèi)容，提高檔案人員業(yè)務(wù)認(rèn)知和寫(xiě)作水平，引導(dǎo)大家鉆研業(yè)務(wù)營(yíng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)氛圍。只是這項(xiàng)工作與檔案清點(diǎn)一樣，也是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的工作，對(duì)每個(gè)全宗歷史沿革進(jìn)行考證，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸納描述，如果歸檔齊全完整的檔案里能夠找到歷史沿革還行，沒(méi)有的則需要通過(guò)其他渠道查找，尤其是機(jī)構(gòu)頻繁調(diào)整的，檔案數(shù)量多的全宗，寫(xiě)出一個(gè)頗費(fèi)功夫。國(guó)家檔案局2012年發(fā)布了《全宗指南編制規(guī)范》，撰寫(xiě)全宗介紹有具體要求，除了沿革和內(nèi)容以外，還要反映該全宗檢索查閱方面的內(nèi)容，包括檢索目錄、數(shù)字化掃描、全宗內(nèi)檔案分類、組卷、排序、保管期限、開(kāi)放審核、利用等管理全宗檔案涉及的所有內(nèi)容，這些都需要收集整理歸納匯總，工作量巨大。

（二）堅(jiān)定信心攻堅(jiān)克難

2023年保管利用部抽調(diào)一名業(yè)務(wù)骨干，加班加點(diǎn)三個(gè)月，匯集梳理整合全宗卷中1998年以前撰寫(xiě)的209個(gè)和收錄《河北省檔案館指南》的288個(gè)，共計(jì)497個(gè)全宗介紹，按照《全宗指南編制規(guī)范》要求，逐個(gè)進(jìn)行格式調(diào)整和內(nèi)容補(bǔ)充完善，編制了河北省檔案館（省方志辦）第一本全宗指南，計(jì)77.2萬(wàn)字。不僅完成了一輪評(píng)價(jià)整改問(wèn)題，二輪評(píng)價(jià)得了分，同時(shí)還為館（辦）提供了一部比較系統(tǒng)、全面、詳實(shí)地揭示館藏497個(gè)全宗的檢索工具，打開(kāi)了館藏介紹的一扇窗。

目前，還有館藏370多個(gè)全宗未寫(xiě)，保管利用部計(jì)劃利用兩年時(shí)間攻克這個(gè)難關(guān)，確有一定難度，一是利用完成日常工作之余的時(shí)間撰寫(xiě)，時(shí)間不確定;二是部室人員一直調(diào)整變動(dòng)不斷減少，人員不保證;三是剩余的全宗都是機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁或者撤銷機(jī)構(gòu)，不好寫(xiě)。不過(guò)，保管利用部全體同志，包括三名60后老同志和后庫(kù)同志們，積極迎戰(zhàn)，主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)，利用零碎時(shí)間加班加點(diǎn)，目前已經(jīng)看到了曙光。相信只要我們有恒心有耐心有毅力，樹(shù)立目標(biāo)堅(jiān)持下去久久為功，必定能完成。

三、建立檔案工作臺(tái)賬，日積月累見(jiàn)成效

建立工作臺(tái)賬做好匯總統(tǒng)計(jì)，每項(xiàng)工作都能做到清楚明了。若從怎么干好工作的角度看，這是屬于掌握工作技巧優(yōu)化工作方法形成一個(gè)良好工作習(xí)慣，提高工作效率和成果的問(wèn)題。若從工作結(jié)果應(yīng)用看，屬于檔案統(tǒng)計(jì)范疇。以前檔案統(tǒng)計(jì)工作沒(méi)有得到足夠重視的情況已大為改觀，依法統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)是事實(shí)的記錄，用數(shù)據(jù)說(shuō)話是最有力的，數(shù)據(jù)是記錄過(guò)去反映當(dāng)下啟迪未來(lái)的工具等說(shuō)法，有力證實(shí)了數(shù)據(jù)的功能和作用越來(lái)越強(qiáng)大的事實(shí)，促使各行各業(yè)高度重視。舉個(gè)例子，中國(guó)共產(chǎn)黨一大時(shí)黨員有多少？是53？57？還是58？后人一直研究探尋，因無(wú)實(shí)據(jù)不能確定，只能約為50多人。現(xiàn)在呢？中組部最新黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2022年12月31日中共黨員9804.1萬(wàn)名，相當(dāng)準(zhǔn)確。或許有人不以為然，差上一個(gè)兩個(gè)也沒(méi)本質(zhì)區(qū)別。有的對(duì)于一群人來(lái)講，1個(gè)人很渺小甚至微乎其微，而對(duì)于那個(gè)人來(lái)講卻是全部，多么大的數(shù)量都是從1開(kāi)始累積起來(lái)的。數(shù)據(jù)的科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、具有強(qiáng)大說(shuō)服力就在于數(shù)字的準(zhǔn)確，不模糊也不含糊。任何事情都有起點(diǎn)，水有源樹(shù)有根，保護(hù)好根源才能水流不斷樹(shù)高萬(wàn)丈，做好事情的源頭記錄，發(fā)展脈絡(luò)才能清楚，才知道從哪來(lái)到哪去，途中經(jīng)歷了什么，最后收獲了什么。

檔案館工作收管存用四環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又細(xì)分若干內(nèi)容，比如檔案保管，包括全宗號(hào)發(fā)放、全宗卷管理、檔案資料出入庫(kù)登記、庫(kù)房溫濕度記錄、檔案破損登記、全宗檔案排列、遴選珍貴檔案標(biāo)準(zhǔn)等；檔案保護(hù)，包括數(shù)字化掃描、檔案修復(fù)、仿真復(fù)制等；檔案編目，包括著錄全宗數(shù)量統(tǒng)計(jì)、編制專題目錄索引等。開(kāi)展每項(xiàng)工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)登記完成后及時(shí)匯總，做到每個(gè)工作環(huán)節(jié)都有據(jù)可查，有跡可循，把留痕的工作做全做實(shí)做深無(wú)遺漏。例如，建立全宗號(hào)發(fā)放登記表，發(fā)一個(gè)記一個(gè)建立臺(tái)賬，即便間隔時(shí)間長(zhǎng)、工作人員調(diào)整，工作也不會(huì)斷檔;檔案整理著錄時(shí)同步記錄檔案破損情況，匯總而成《檔案破損情況登記表》，做一件事達(dá)到兩個(gè)目的，取得事半功倍成效；收集匯總館藏檔案開(kāi)放審核中的敏感詞，不僅提高審核效能，而且為人工智能應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支撐等等?？傊瑪?shù)據(jù)臺(tái)賬建得越全分類越細(xì)，推進(jìn)工作就會(huì)更快效率更高，工作總結(jié)會(huì)更全面客觀、更有深度，不僅年底統(tǒng)計(jì)上報(bào)有準(zhǔn)確依據(jù)，而且做好工作積累同時(shí)，還能促進(jìn)工作承上啟下、有序銜接、可持續(xù)發(fā)展。統(tǒng)計(jì)學(xué)博大精深，應(yīng)用廣泛，把它應(yīng)用于檔案工作，通過(guò)數(shù)據(jù)管理、研究分析，從中找出規(guī)律，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提質(zhì)增效。最后，將每個(gè)工作環(huán)節(jié)留下的記錄收集保存到全宗卷，把圍繞全宗形成的“檔案”收集齊全完整，整理規(guī)范，保存完好，用數(shù)據(jù)講準(zhǔn)全宗發(fā)展的歷史，講好館藏檔案的故事，講全檔案工作者的工作歷程，是件全贏的事。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）