破解難題 智賦未來

依法開放檔案、服務(wù)社會是檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案開放必須實施審核程序。近年來，各級檔案館認真履行法定職責，審慎推進檔案開放審核工作，但由于種種原因，工作成效不及預(yù)期。檔案開放審核滯緩成為檔案利用服務(wù)、檔案資源深度開發(fā)的制約瓶頸，嚴重影響檔案館事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。面對任務(wù)艱巨、方法陳舊、人才短缺等問題，檔案開放審核還需創(chuàng)新手段、持續(xù)發(fā)力、久久為功。

一、檔案開放審核現(xiàn)狀調(diào)查與思考

為全面了解檔案開放審核工作現(xiàn)狀，我們綜合運用文獻分析、抽樣調(diào)查、問卷函調(diào)、電話咨詢及網(wǎng)頁跟蹤等多種方式，對河北省內(nèi)57個綜合檔案館、河北省外35個綜合檔案館開展調(diào)研，實地走訪了遼寧、天津、江西、四川、成都5個副省級以上國家綜合檔案館，并對基本情況進行了分析研究。

（一）檔案開放審核工作開展不協(xié)調(diào)不均衡

一是不同層級檔案館工作進展不一，越向基層越為滯后。省內(nèi)57個市、縣檔案館，36個已開展工作，占比63%，21個尚未啟動（其中18個為縣級檔案館）。二是不同地區(qū)工作進程差異顯著。省外35個檔案館中（主要為副省級以上，少數(shù)為設(shè)區(qū)市級），中東部地區(qū)由于檔案數(shù)字化基礎(chǔ)扎實、率先應(yīng)用新技術(shù)，工作開展迅速且進展順利，4個館借助新技術(shù)完成全部館藏到期檔案開放審核任務(wù)。三是注重檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時也重視開放審核工作。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，那些明確自身職能定位，聚焦主責主業(yè)，在檔案科學保管、檔案數(shù)字化、檔案利用服務(wù)等方面工作扎實的檔案館審核工作起步早、精力集中，審核工作成效符合預(yù)期目標。

總體上看，部分檔案館開放審核工作不盡人意，主要原因是對檔案開放審核工作的重視程度不夠、存在畏難情緒，開放審核制度不完善、流程不健全、標準不細致，專業(yè)人員匱乏，經(jīng)費限制等等。

（二）人工審核的方式仍然被多數(shù)檔案館所采用

目前，多數(shù)檔案館的審核工作仍然依賴人工操作，采取“直接審核法”對檔案進行逐件逐頁閱審。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，河北省檔案館（省方志辦）檔案開放審核工作歷程較長，可追溯至20世紀80年代，但是，受當時的規(guī)范和基礎(chǔ)條件所限，檔案鑒定劃控主要是圍繞檔案實體及其目錄展開，采取相對簡單粗放的方式來確定檔案的開放與限制使用范圍。時至2019年，基于電子檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化成果，河北省檔案館（省方志辦）加大了檔案開放審核工作力度，先后采取了抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干組建工作專班、全館各內(nèi)設(shè)機構(gòu)參與任務(wù)承包、職能部室專項負責等三種工作模式。這三種不同的工作模式在全省乃至全國范圍內(nèi)也具有較高的普遍性。面對海量的檔案數(shù)據(jù)和嚴格的審核標準，多數(shù)檔案館選擇了以大量的人力投入來應(yīng)對任務(wù)壓力。一般來說，參與審核的人員能占到本館總?cè)藬?shù)的十分之一多，但耗費人力、成效不大。同時，由于參與人員的政策水平、歷史知識、專業(yè)素養(yǎng)、保密意識等參差不齊，在對檔案原文內(nèi)容的理解上難免受主觀因素影響，審核標準把控很難做到一致。

（三）審核工作效能不佳致使整體進度緩慢

鑒于人工審核存在的思維局限及效率短板，當前檔案開放審核工作進度普遍滯后。目前，河北省檔案館（省方志辦）已數(shù)字化待審核現(xiàn)行檔案數(shù)量已逾百萬，而在過去的四年里，僅完成了審核任務(wù)的五分之一左右。更為嚴峻的是，館藏檔案數(shù)字化進程的加快使得每年新增的待審核檔案數(shù)量持續(xù)攀升，年均增長量約在30萬至40萬件之間，人工審核的速度遠遠跟不上新增的步伐。如果繼續(xù)按照當前的工作方式和速度進行，將需要相當長的時間才能整體完成館藏檔案的開放審核任務(wù)。在調(diào)研的河北省內(nèi)57個檔案館中，封閉期滿待審核檔案總量共計約1518.7萬件，已完成開放審核約92.5萬件，僅占總數(shù)的6%左右。顯然，眾多檔案館在檔案開放審核工作上正面臨重大難題，任務(wù)積壓越來越多，而總體推進又十分緩慢。

（四）人工智能輔助審核帶來變革和躍升

人工智能給檔案領(lǐng)域帶來了巨大變革。2014年，青島市智慧檔案館項目開啟了“人工智能+檔案”應(yīng)用的初步探索。2019年，國家檔案局《科技項目立項選題指南》中首次出現(xiàn)“人工智能”，自此，人工智能輔助檔案開放審核實踐在檔案部門受到廣泛關(guān)注。在調(diào)研的省外35個檔案館中有30個館在人工智能審核方面進行了積極探索與嘗試，占比85.7%。這些館引入人工智能技術(shù)的方式主要有三種：自主研發(fā)系統(tǒng)、購置軟硬件設(shè)施設(shè)備以及政府購買服務(wù)。人工智能技術(shù)的融入，不僅極大提高了檔案開放審核效率，還實現(xiàn)了人力資源優(yōu)化配置。更為重要的是，新技術(shù)的應(yīng)用推動了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，使檔案開放審核邁入了全新的智能化發(fā)展階段。

二、人工智能輔助審核的測試與評價

當前，檔案開放審核工作面臨著數(shù)量日益增大且人力資源緊張的現(xiàn)狀，而人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展及其展現(xiàn)的高效便捷特性，正逐步推動其在檔案行業(yè)的廣泛應(yīng)用。為更好適應(yīng)新技術(shù)變革，推進人工智能輔助檔案開放審核落地，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，我們組織開展了人工智能輔助檔案開放審核現(xiàn)場測試。

（一）人工智能輔助檔案開放審核測試過程完整嚴謹

2024年6月，我們啟動了人工智能輔助檔案開放審核測試，制定詳細的測試方案，明確測試流程，并公開發(fā)布測試公告。經(jīng)過嚴格的資質(zhì)審查、經(jīng)驗評估及技術(shù)方案綜合比選，確定了三家機構(gòu)參與測試并簽訂協(xié)議，以確保測試嚴密有序及數(shù)據(jù)安全有效（表1）。從已審核合規(guī)的檔案數(shù)據(jù)中，精心挑選2萬件作為測試樣本，這些檔案數(shù)據(jù)圖像清晰、內(nèi)容覆蓋廣泛、復(fù)雜程度適中，形成時間主要集中在1977—1989年，涵蓋了機關(guān)單位在職能管理活動中形成的決定、意見、決議、紀要、通知、通報、公告、報告、批復(fù)、報表等各類文件。同時，對測試條件統(tǒng)一設(shè)定，并采取“背對背”的方式進行，保證了測試結(jié)果的客觀公正。測試歷時18天，工作人員全程跟蹤監(jiān)督，詳細記錄了各機構(gòu)的測試過程及發(fā)現(xiàn)的問題。

測試結(jié)束后，組織召開評審研討會，邀請開放審核、信息技術(shù)等方面的9名專家學者及省內(nèi)6個市檔案館的9名相關(guān)工作人員參加，圍繞人工智能輔助檔案開放審核的可行性、安全性、準確性進行了探討和評估。專家們一致認為，人工智能輔助檔案開放審核高效、安全、準確，與業(yè)務(wù)需求契合度高，能大量節(jié)約人力，提升審核效率和質(zhì)量。

（二）人工智能輔助檔案開放審核顯現(xiàn)出技術(shù)優(yōu)勢

速度快。相較于傳統(tǒng)人工審核方式，人工智能審核系統(tǒng)能夠高速處理海量檔案數(shù)據(jù)，成倍提升了工作效率。以河北省檔案館（省方志辦）測試2萬件任務(wù)量為例，按照參與測試的3家機構(gòu)平均審核速度推算，每小時可審核檔案約600件，完成全部初審任務(wù)僅需約34個小時。尤為突出的是，機器審核能夠24小時不間斷運行，意味著在不足2個工作日的時間內(nèi)即可對檔案數(shù)據(jù)全部篩查一遍。

節(jié)省人力。通過機器初篩，人工智能審核系統(tǒng)能夠自動過濾掉大量無需人工再審的檔案內(nèi)容信息，僅將存在疑問或需要進一步核實的檔案數(shù)據(jù)提交專業(yè)審核人員進行復(fù)審。這種方式不僅大幅度減少了人工審核的工作量，還有效降低了對初審人員數(shù)量上的需求，緩解檔案館普遍存在的人員短缺問題。

精準度高。人工智能審核系統(tǒng)采用了深度學習、自然語言處理等前沿技術(shù)，自動提取檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵信息，如時間、地點、人物、事件等，并與預(yù)設(shè)的審核規(guī)則進行精確匹配。這種基于大數(shù)據(jù)和智能算法的審核方式，相比傳統(tǒng)人工審核，具有更高的準確性和一致性，且能夠自動生成審核報告，詳細列出審核過程中的關(guān)鍵節(jié)點和判斷依據(jù)，使得審核結(jié)果更透明、可追溯。

匹配性強。人工智能審核系統(tǒng)內(nèi)置審核規(guī)則和模板，支持自定義規(guī)則、定制流程、在線協(xié)作、任務(wù)分配等功能，能夠緊密貼合檔案館的實際工作場景，滿足多樣化的審核需求，并通過多重加密和權(quán)限控制機制，為審核過程中的檔案數(shù)據(jù)安全保密提供了相應(yīng)的保障。

構(gòu)建知識庫。人工智能審核系統(tǒng)能夠精準識別并明確標注檔案原文中的敏感詞匯、具有歷史含義的語句、重要段落以及特定的文種格式、著名人物等關(guān)鍵信息，為專家復(fù)審和后續(xù)檔案資源的深度挖掘、整合、關(guān)聯(lián)性分析奠定基礎(chǔ)，逐步構(gòu)建起一個全面、系統(tǒng)、豐富的知識庫，助力知識的傳承、共享與創(chuàng)新。

（三）人工智能輔助檔案開放審核風險把控必須到位

通過測試，我們也關(guān)注到了在采用人工智能輔助檔案開放審核時需要注意的一些關(guān)鍵點。

首先，自主開發(fā)系統(tǒng)成本高。如要開發(fā)基于館藏專用的人工智能審核系統(tǒng)，面臨兩大顯著挑戰(zhàn)：一是高昂的項目采購成本，不僅包括系統(tǒng)核心組件的采購，如高性能服務(wù)器、大容量存儲設(shè)備，還涉及各種輔助硬件；二是軟件開發(fā)周期長，從需求分析到系統(tǒng)設(shè)計，再到數(shù)據(jù)訓練與測試，每一個環(huán)節(jié)都需要大量的人力、物力和時間投入。

其次，系統(tǒng)性能受限于檔案數(shù)字化質(zhì)量和數(shù)字化率。檔案數(shù)字化程度和質(zhì)量，直接影響人工智能審核的應(yīng)用范圍與精準度。盡管參與測試的3家機構(gòu)均表示OCR識別技術(shù)在理論層面上的準確率超過90%，但在實際應(yīng)用過程中，我們發(fā)現(xiàn)部分年代久遠、紙張老化、字跡模糊、手寫體的檔案，其本身的可讀性就已經(jīng)較低，數(shù)字化掃描后的圖像質(zhì)量往往不佳，導致智能識別與審核結(jié)果會出現(xiàn)一些偏差。

再者，對特殊情況的處置不夠自如。人工智能審核系統(tǒng)在某些特殊或復(fù)雜情況下可能會出現(xiàn)誤判或漏判的情況。例如，檔案原文中的文字圖表混合、分頁跨行等情況有時會干擾到文字的識別，導致系統(tǒng)無法準確提取關(guān)鍵信息，進而造成審核結(jié)果的誤差；對于有歧義的詞匯或多義詞，系統(tǒng)在理解時可能出現(xiàn)偏差，無法準確領(lǐng)會其實際含義，也會對審核的準確性造成不利影響。

最后，數(shù)據(jù)安全與保密問題不容忽視。在人工智能審核過程中，檔案數(shù)據(jù)的傳輸、存儲與使用等環(huán)節(jié)均存在數(shù)據(jù)隱私泄露、決策邊界模糊、結(jié)果偏差以及安全漏洞等多重風險，需引起高度重視并采取有效措施加以防范。

三、人工智能賦能檔案開放審核的策略與展望

檔案開放審核是一項長期而艱巨的任務(wù)，當前新技術(shù)應(yīng)用尚處于探索嘗試階段，雖說自主研發(fā)開放審核系統(tǒng)是檔案部門的最佳路徑，但由于受經(jīng)濟水平、技術(shù)條件、專業(yè)人才等方面因素的限制難以一蹴而就。鑒于此，通過政府購買服務(wù)的方式引進人工智能審核，成為實現(xiàn)智能化、高效化檔案開放審核目標的切實可行的策略。

（一）依據(jù)政策穩(wěn)妥推進

考慮到新技術(shù)應(yīng)用的風險與不確定性，可以采取先行測試、嘗試實踐的方式，緊密結(jié)合審核業(yè)務(wù)需求，加強頂層設(shè)計與長遠謀劃，確保在順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢的同時穩(wěn)步推進。在此過程中，務(wù)必嚴格遵守國家關(guān)于人工智能的戰(zhàn)略規(guī)劃、政策指引及法律條文，審慎評估技術(shù)的適用性與契合度，精確測算成本效益，科學把控項目開展與風險防范，實現(xiàn)安全高效推進。

（二）重視可行性評估和實踐應(yīng)用優(yōu)化

鑒于館藏檔案數(shù)量龐大且種類繁多，應(yīng)提供豐富多樣的檔案數(shù)據(jù)，用于模型訓練與模擬測試，打造適用于本地館藏檔案實際情況的分類算法模型，并根據(jù)實際狀況反饋，不斷對算法進行精細調(diào)整與優(yōu)化，以提升人工智能審核的準確性與效率。通過適用性評估測試，明確技術(shù)引進是否能改善開放審核的現(xiàn)狀及其具體改進程度，增強風險預(yù)判能力，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷迭代和完善人工智能技術(shù)應(yīng)用方案，以確保審核過程更加科學合理。

（三）做好技術(shù)應(yīng)用適配性準備工作

首先，建立完善相關(guān)制度，包括檔案開放審核工作實施細則、開放與控制使用范圍、審核標準等，同時建立協(xié)同審核機制，壓實開放審核主體責任，明確人工智能在檔案開放審核中的具體應(yīng)用場景和操作流程。其次，總結(jié)傳統(tǒng)人工審核的實踐經(jīng)驗，構(gòu)建豐富且精準的關(guān)鍵詞庫，為人工智能檔案開放審核奠定規(guī)則基礎(chǔ)。再者，需要優(yōu)化審核流程，確保人工智能技術(shù)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的融合銜接；加強團隊建設(shè)和專業(yè)人才培養(yǎng)，有效實現(xiàn)檔案開放審核的智能化治理和管控；提升檔案數(shù)字化率和質(zhì)量，為人工智能的應(yīng)用提供堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（四）強化人機協(xié)同與自主能力提升

要堅持“前道服務(wù)后道，后道反哺前道”的理念，實現(xiàn)人工智能批量化初審與專家組精細化復(fù)審的有機結(jié)合，加大檔案審核專家在審核規(guī)則制定、流程設(shè)計、數(shù)據(jù)分析等關(guān)鍵節(jié)點的參與和把握，融合集體智慧訓練人工智能。在實施外包服務(wù)的同時，需重視并加強自身技術(shù)能力的建設(shè)，不斷累積技術(shù)與項目管理經(jīng)驗，逐步提升自主實施人工智能審核的能力。

（五）加強安全防控

在引入人工智能審核時，需深入把握其設(shè)計精髓與功能全貌，從源頭把控風險，明晰算法邏輯，提升決策透明度。同時，明確系統(tǒng)功能界限，制定嚴格審查流程，監(jiān)督算法決策，杜絕信息非法隱匿。選擇服務(wù)代理需慎之又慎，嚴審服務(wù)機構(gòu)資質(zhì)。構(gòu)建健全的信息安全管理體系與應(yīng)急響應(yīng)機制，提升專業(yè)人員信息安全素養(yǎng)與技能，多措并舉，確保檔案信息資源的絕對安全。

近幾年的工作實踐和調(diào)研測試表明，傳統(tǒng)的審核方式已經(jīng)無法滿足當前需求，必須尋求新的出路，采用更為高效、智能、便捷的審核手段，才能確保館藏檔案的及時審核與有效利用?？梢圆扇≌徺I服務(wù)的方式，分階段、分步驟逐步推進人工智能開放審核，不斷積累經(jīng)驗、培養(yǎng)人才，并逐步構(gòu)建和完善自身技術(shù)體系，為最終實現(xiàn)完全自主研發(fā)的開放審核系統(tǒng)奠定堅實基礎(chǔ)，推動檔案工作向更加智能化、高效化、便捷化和多元化的方向發(fā)展。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）