檔案管理存在的若干問題及優(yōu)化對(duì)策分析

一、引言

檔案作為記錄單位活動(dòng)歷史、資產(chǎn)利用情況、規(guī)劃變遷等信息的重要載體，在優(yōu)化信息資源配置、保護(hù)信息安全、推進(jìn)社會(huì)發(fā)展等方面具有重要作用。然而，伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與時(shí)代環(huán)境的變遷，以往固化的檔案管理模式日益顯露弊端?；诖?，本文主要就當(dāng)前檔案管理中存在的若干問題展開分析，并進(jìn)一步提出與之相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，旨在為檔案管理效能的提升提供理論參考。

二、檔案管理存在的若干問題

（一）信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，在檔案管理工作中，部分單位依然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。其一，一些單位存在信息化建設(shè)滯后現(xiàn)象。即便很多單位已經(jīng)意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，但在實(shí)際操作中，海量紙質(zhì)歷史檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換不但任務(wù)量大、耗費(fèi)時(shí)間長，還存在經(jīng)費(fèi)有限、技術(shù)支持不足等問題，面臨著服務(wù)器性能不佳、存儲(chǔ)容量有限、網(wǎng)絡(luò)帶寬低等問題，阻礙了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。其二，在系統(tǒng)集成性方面，許多單位出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。由于單位各部門未設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口，致使整體信息流的順暢程度受到影響。[1]其三，在加快檔案管理信息化進(jìn)程的同時(shí)，數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)也成為不容小覷的新挑戰(zhàn)。由于缺乏健全的檔案加密、備份及恢復(fù)機(jī)制，檔案信息面臨著泄露風(fēng)險(xiǎn)。

（二）管理體系不健全

在檔案管理中，由于缺乏一套統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程，檔案信息的收集、整理、保存與利用等環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)混亂，導(dǎo)致效率較低。其一，不同地區(qū)、部門之間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)往往存在一定差異，使檔案互認(rèn)度較低，信息共享難度大。其二，檔案從初步生成到最終銷毀的整個(gè)生命周期缺乏明確細(xì)致的管理流程，信息遺漏、重復(fù)工作問題突出。其三，隨著檔案管理相關(guān)政策的變動(dòng)及檔案信息化技術(shù)的更新，現(xiàn)行管理體系難以及時(shí)響應(yīng)變化，其前瞻性、適應(yīng)性不足，容易造成管理漏洞。其四，在監(jiān)管方面，一些單位缺乏嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的監(jiān)管與追責(zé)機(jī)制，檔案管理中出現(xiàn)的不規(guī)范行為很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)并得到糾正。

（三）檔案利用率較低

當(dāng)前，檔案管理的“重管理，輕利用”趨向日益明顯，許多有價(jià)值的檔案資料被長時(shí)間積壓在檔案柜當(dāng)中，難以展現(xiàn)其作用。一些單位對(duì)檔案數(shù)據(jù)的挖掘與分析仍停留于淺層，不夠深入，未能充分展現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，自然也難以為相關(guān)決策的制定、規(guī)劃的編制等提供準(zhǔn)確的信息支撐。究其原因，一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式限制了信息檢索的便捷性，檔案的查詢、利用方式仍舊局限于傳統(tǒng)的查閱模式，為檔案檢索和利用帶來了一定難度；另一方面，專業(yè)數(shù)據(jù)分析人才與技術(shù)手段缺乏，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)設(shè)備等前沿技術(shù)手段的應(yīng)用有待加強(qiáng)，導(dǎo)致難以從龐雜的電子檔案數(shù)據(jù)中獲取到更多有價(jià)值的信息。

（四）隊(duì)伍建設(shè)需加強(qiáng)

現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理隊(duì)伍在信息技術(shù)技能、檔案管理專業(yè)素養(yǎng)等方面存在一定的不足，不能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求。檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，他們雖然具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，但信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等信息化管理技能相對(duì)缺乏。由于日常工作任務(wù)重且缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，管理人員自我提升意識(shí)淡薄，持續(xù)學(xué)習(xí)的積極性不足，難以適應(yīng)新技術(shù)、新知識(shí)的快速發(fā)展。同時(shí)，在人員管理機(jī)制方面，一方面，缺乏行之有效的績效考核與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來激發(fā)管理人員的工作熱情與學(xué)習(xí)動(dòng)力，難以調(diào)動(dòng)他們的積極性與創(chuàng)造力；另一方面，缺乏完善可行的培訓(xùn)引導(dǎo)機(jī)制，培訓(xùn)頻率低、機(jī)會(huì)有限，難以滿足管理人員進(jìn)行持續(xù)性學(xué)習(xí)的訴求，且現(xiàn)有培訓(xùn)多強(qiáng)調(diào)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，培訓(xùn)內(nèi)容的針對(duì)性有待強(qiáng)化。

三、檔案管理的優(yōu)化對(duì)策分析

（一）加快信息化建設(shè)

加快信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，是提高檔案管理水平以及檔案查詢、利用效率的重中之重，可以為檔案信息的科學(xué)管理與高效利用提供更有力的技術(shù)支撐。對(duì)此，應(yīng)做好如下工作。其一，加大資金投入力度，為各種前沿?cái)?shù)字化軟硬件設(shè)備（如高性能的服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、專業(yè)化的檔案管理軟件等）的購置提供充足的預(yù)算。同時(shí)，還要積極引入適應(yīng)檔案管理工作的數(shù)字化技術(shù)，如人工智能輔助下的檔案分類與檢索算法等。[2]其二，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案要進(jìn)行細(xì)致掃描，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，注意提高掃描質(zhì)量，確保其可以適應(yīng)長時(shí)間存儲(chǔ)與查閱的需要。掃描后的數(shù)字檔案需進(jìn)行嚴(yán)格的清洗、整理、分類、標(biāo)引，并設(shè)置規(guī)范的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，為后續(xù)的查閱與利用掃清障礙。其三，致力于搭建統(tǒng)一的檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，將檔案管理、信息查詢、利用分析等多元功能整合于一體，以便檔案的統(tǒng)一管理與有效共享?？梢蚤_發(fā)移動(dòng)應(yīng)用或提供網(wǎng)頁端服務(wù)，用戶只需利用手機(jī)、平板電腦等設(shè)備，便可以便捷地查詢、利用檔案信息。其四，以數(shù)字化技術(shù)等有效手段提高信息查詢與利用效率。可以通過人工智能技術(shù)優(yōu)化檢索算法，更準(zhǔn)確且快速地進(jìn)行信息檢索；利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)加以深度挖掘與剖析，從中提取更多有價(jià)值的信息，為相關(guān)決策的制定、規(guī)劃的編制等提供數(shù)據(jù)參考；搭建知識(shí)庫與專家系統(tǒng)，將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，致力于信息的共享與傳播。

（二）健全管理機(jī)制

健全和完善檔案管理相關(guān)機(jī)制，明確管理職責(zé)、細(xì)化管理流程，可以很好地解決現(xiàn)階段檔案管理中的低效率、無序性問題，從而提高檔案管理的規(guī)范性與有效性。其一，制定統(tǒng)一且細(xì)致的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。確保各個(gè)來源、類型的檔案信息可以依循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分門別類，提高檢索、管理的便捷性；細(xì)化檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，讓整個(gè)檔案管理過程皆有據(jù)可依、有章可循。其二，推行更嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。進(jìn)一步明確各個(gè)檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限，使各個(gè)管理環(huán)節(jié)皆有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人；深化部門間的協(xié)作，明確不同部門在檔案管理中的具體職責(zé)及配合要求，讓檔案信息可以順暢流轉(zhuǎn)、有效共享。其三，優(yōu)化、精簡管理流程。對(duì)當(dāng)前的檔案管理流程加以梳理與調(diào)整，將不必要的冗余環(huán)節(jié)剔除，簡化流程步驟，更好、更快地管理檔案；在管理流程中適當(dāng)融入信息化手段，致力于檔案信息的電子化流轉(zhuǎn)與在線審批，減少紙質(zhì)文檔的使用，節(jié)省更多流轉(zhuǎn)時(shí)間。其四，注重管理體系的更新與修訂。推行及時(shí)更新機(jī)制，在綜合考量檔案管理相關(guān)政策、技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r及具體工作需要的基礎(chǔ)上，動(dòng)態(tài)化審查、修訂現(xiàn)有的管理體系；在制訂新體系的過程中，應(yīng)秉持前瞻性與適應(yīng)性原則，充分考慮檔案管理的發(fā)展趨勢及內(nèi)在需求。其五，完善監(jiān)督與考核機(jī)制。設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)可行的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，就檔案管理體系的實(shí)際執(zhí)行情況加以定期核查與評(píng)估，確保其可以按部就班執(zhí)行下去；加大考核力度，將檔案管理納入績效考核體系當(dāng)中，明確考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲規(guī)定，以充分激發(fā)管理人員履職的積極性與責(zé)任感。

（三）完善防護(hù)措施

一方面，要優(yōu)化紙質(zhì)檔案的保管環(huán)境。借助溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)系統(tǒng)創(chuàng)設(shè)溫濕度條件適宜的庫房條件，確保庫房內(nèi)空氣的順利流通，避免塵埃、有害氣體等積聚，以免檔案出現(xiàn)受潮、霉變、過熱等問題。在防火防盜方面，配置健全的消防系統(tǒng)與報(bào)警裝置，定期組織消防演練活動(dòng)，以便在突發(fā)緊急情況時(shí)可以快速響應(yīng)、妥善處理。[3]在防震防磁方面，對(duì)于一些重要檔案，可以通過防震架或防震墊等設(shè)施加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，注意不能將磁性介質(zhì)檔案置于強(qiáng)磁場周圍，防止信息丟失或損壞。除此之外，還要緊抓安全意識(shí)引導(dǎo)工作，增強(qiáng)管理人員檔案安全意識(shí)，重申密碼安全、信息保密、物理安全等的重要性，強(qiáng)化庫房的物理安全管理，打擊非法入侵行為。

另一方面，要借助前沿技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行加密處理，確保其在存儲(chǔ)、傳輸、利用期間不被非法竊取或違規(guī)篡改。其一，采用高強(qiáng)度的加密算法，并注意定期更換密鑰，緊抓訪問控制，提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。[4]其二，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝菩性L問控制機(jī)制。嚴(yán)格審核、驗(yàn)證檔案訪問用戶的身份與權(quán)限，依靠多因素認(rèn)證、生物識(shí)別等技術(shù)手段，全力保證訪問控制的安全性。其三，搭設(shè)安全審計(jì)系統(tǒng)。記錄、分析檔案的訪問、修改、刪除等操作行為，依托定期性審計(jì)核查，及時(shí)找出潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并加以針對(duì)性處理。其四，備份與恢復(fù)管理同樣不能忽略。制訂并實(shí)施完善的備份機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份，并將其存儲(chǔ)于安全可靠之處。其五，完善災(zāi)難恢復(fù)方案。建立檔案快速恢復(fù)機(jī)制，確保其在遭遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障等緊急情況時(shí)能夠第一時(shí)間得到恢復(fù)；定期組織災(zāi)難恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)可以及時(shí)恢復(fù)檔案資料。[5]

（四）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

其一，要注重對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)引導(dǎo)。定期開展形式多樣的培訓(xùn)活動(dòng)，立足具體的工作需求、技能短板，制訂針對(duì)性的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涉及檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化管理技能、安全防護(hù)措施、相關(guān)法律法規(guī)等不同方面的內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上增設(shè)實(shí)踐技能培訓(xùn)環(huán)節(jié)，利用模擬演練、案例分析等環(huán)節(jié)，提升管理人員的實(shí)操技能與問題解決能力。此外，還要定期對(duì)培訓(xùn)效果展開考核評(píng)估，了解受訓(xùn)成果，并將考核結(jié)果同績效掛鉤，調(diào)動(dòng)管理人員參與培訓(xùn)的熱情。其二，要積極引進(jìn)專業(yè)人才?；跈n案管理工作的具體需求，深入把握所需專業(yè)人才的能力細(xì)則，諸如專業(yè)背景、技能素養(yǎng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等。基于此深化同高校相關(guān)專業(yè)的交流與合作，拓寬人才引進(jìn)渠道，充分利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等不同渠道，吸引更多優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才。此外，要為人才提供良好的薪酬待遇及職業(yè)晉升機(jī)會(huì)，以期吸引并留住人才，多關(guān)注員工的職業(yè)發(fā)展與個(gè)體成長，并給予必要的支持、培訓(xùn)與引導(dǎo)。[6]其三，要不斷完善人員激勵(lì)機(jī)制。定期組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，從而提升整個(gè)隊(duì)伍的凝聚力與向心力。要鼓勵(lì)、引導(dǎo)管理人員多留意行業(yè)動(dòng)態(tài)及技術(shù)發(fā)展趨勢，進(jìn)行持續(xù)性學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識(shí)、掌握新技能，并為他們提供必要的學(xué)習(xí)資源，為管理人員的個(gè)人成長與職業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。[7]繼續(xù)健全激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于那些在日常工作中有優(yōu)異表現(xiàn)的人員，應(yīng)及時(shí)給以表彰與獎(jiǎng)勵(lì)，通過樹立典型或榜樣，激起整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作積極性與創(chuàng)造力。

總之，依托檔案管理人員培訓(xùn)的強(qiáng)化、專業(yè)檔案管理人才的引入、激勵(lì)機(jī)制的完善等措施，可以打造一支既專業(yè)又積極且具有強(qiáng)大凝聚力的人才團(tuán)隊(duì)。[8]有了這樣的團(tuán)隊(duì)作為支撐，檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化發(fā)展將獲得更堅(jiān)實(shí)的人才保障，進(jìn)而助推整個(gè)檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)、健康、有序的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，作為信息管理和流通的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的規(guī)范化、信息化程度同信息資源管理的科學(xué)性與利用的合理性直接相關(guān)。對(duì)于現(xiàn)階段檔案管理中存在的若干問題，比如說信息化建設(shè)滯后、管理體系不健全、檔案利用率低、團(tuán)隊(duì)建設(shè)需加強(qiáng)等，相關(guān)單位必須嚴(yán)陣以待，從加快信息化建設(shè)、健全管理機(jī)制、完善防護(hù)措施、強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面著手，全力提升檔案管理的規(guī)范化、信息化水平。唯有如此，方能更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的嚴(yán)格要求，促使檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者簡介：薛向楠，女，本科，秦皇島市撫寧區(qū)自然資源和規(guī)劃局，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>