淺議農(nóng)機(jī)檔案管理工作

農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理管理檔案工作，是農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理工作的重要組成部分，是農(nóng)業(yè)機(jī)械管理的基礎(chǔ)工作，是開(kāi)展農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)最根本的工作。農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理的正規(guī)化能夠全面反映我縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展現(xiàn)狀。反映農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛操作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能有效地提高工作效率，隨著信息快速發(fā)展的今天，搞好農(nóng)機(jī)檔案管理工作，是農(nóng)機(jī)安全管理工作中的重點(diǎn)。基于此，文章首先概述了農(nóng)機(jī)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況，其次梳理了農(nóng)機(jī)檔案管理存在的主要問(wèn)題，最后提出了加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理的工作措施，希望能夠?yàn)樘嵘r(nóng)機(jī)檔案管理工作提出有益參考。

農(nóng)機(jī)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

農(nóng)機(jī)的檔案管理不僅關(guān)乎農(nóng)社的穩(wěn)定發(fā)展，而且對(duì)于保障農(nóng)民的合法權(quán)益、提升農(nóng)業(yè)機(jī)械的使用效率和安全性能具有重要意義。近年來(lái)，我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)機(jī)械化率持續(xù)提升，根據(jù)國(guó)家農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理司的數(shù)據(jù)，2022年全國(guó)農(nóng)作物耕種收綜合機(jī)械化率達(dá)到了73.11%，較上年提高了1.08個(gè)百分點(diǎn)；而在2021年，全國(guó)農(nóng)作物耕種收綜合機(jī)械化率為72.03%，較上年提高了0.78個(gè)百分點(diǎn)；2022年國(guó)家也發(fā)布《“十四五”全國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展規(guī)劃》重點(diǎn)工作和重要項(xiàng)目，這些都為農(nóng)機(jī)科學(xué)化管理工作提出了更為嚴(yán)格化、規(guī)范化和系統(tǒng)化的要求。

為了滿(mǎn)足這些要求，一方面，農(nóng)機(jī)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。同時(shí)，為了促使農(nóng)機(jī)檔案管理工作的正常化運(yùn)作，單位也應(yīng)設(shè)置能夠容納全部農(nóng)機(jī)業(yè)務(wù)檔案的專(zhuān)用檔案室并設(shè)立檔案查閱室，購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)用的檔案柜、檔案袋、遵循文件表格用紙等有關(guān)規(guī)定要求以確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面，檔案管理室還需要配備空調(diào)以及其他必要的設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮和防蟲(chóng)等以確保檔案的安全。而在業(yè)務(wù)檔案管理方面，單位也必須順應(yīng)辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，配備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，鑒于檔案管理的嚴(yán)肅性和重要性，單位必須建立一套嚴(yán)格的檔案管理制度以確保檔案的安全和完整。此外，單位還需要指定專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作以確保檔案的準(zhǔn)確性和可追溯性，這些人員應(yīng)當(dāng)接受專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)和技能以便更好地履行職責(zé)，綜合來(lái)看，單位通過(guò)完善基礎(chǔ)設(shè)施可以有效地提高檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而確保檔案的安全和完整。

農(nóng)機(jī)檔案管理存在的主要問(wèn)題

相關(guān)部門(mén)缺乏農(nóng)機(jī)檔案管理的重視

現(xiàn)階段，為了確保農(nóng)機(jī)檔案管理工作的高效進(jìn)行，政府相關(guān)部門(mén)頒布了一系列的管理規(guī)范，并且在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的大背景下，對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理工作提出了更高的要求。但是在農(nóng)機(jī)檔案管理過(guò)程中，有些部門(mén)或個(gè)人缺乏對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理的重視，仍然停留在傳統(tǒng)認(rèn)知上，將農(nóng)機(jī)檔案管理工作視為累贅，只專(zhuān)注操作農(nóng)業(yè)機(jī)械設(shè)備，沒(méi)有按照相關(guān)政策文件做好農(nóng)機(jī)檔案管理工作。在這種觀念的影響下，很多地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作停留于紙面，無(wú)法將其轉(zhuǎn)化為推動(dòng)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的工作動(dòng)力。

農(nóng)機(jī)檔案管理信息化不足

信息化時(shí)代，各類(lèi)信息技術(shù)早已融入各行各業(yè)，信息技術(shù)為農(nóng)機(jī)行業(yè)的發(fā)展提供了技術(shù)支撐。由于農(nóng)機(jī)設(shè)備類(lèi)型復(fù)雜多樣，其檔案管理工作也具備多元化、高信息量等特征。因此，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入農(nóng)機(jī)檔案管理工作中，將文字、圖片以及音訊等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，可以降低紙質(zhì)文件的消耗，滿(mǎn)足更為多元化的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)需求，從而推動(dòng)農(nóng)機(jī)管理的現(xiàn)代化，提高農(nóng)機(jī)檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。不過(guò)，我國(guó)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在差距，很多地方的農(nóng)機(jī)檔案信息化建設(shè)仍處在一個(gè)較低的水平，特別是農(nóng)村地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理更是如此。

農(nóng)機(jī)檔案管理人員水平不足

現(xiàn)階段，由于很多地方缺乏對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理的關(guān)注，使得很多檔案管理部門(mén)的人員配置較低，特別是農(nóng)村地區(qū)的管理人員綜合素質(zhì)普遍較低，在進(jìn)行實(shí)際工作時(shí)缺乏積極向上的工作作風(fēng)，對(duì)于專(zhuān)業(yè)的農(nóng)機(jī)檔案管理知識(shí)也停留在書(shū)本上，無(wú)法在實(shí)際中加以運(yùn)用。并且，相關(guān)的管理人員多為轉(zhuǎn)崗人員，非科班出身，常常身兼數(shù)職，因此難以將更多的時(shí)間和精力投入農(nóng)機(jī)檔案管理工作中來(lái)，從而降低了農(nóng)機(jī)檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

農(nóng)機(jī)檔案管理總流程不完善

“車(chē)子快不快還得看車(chē)輪，農(nóng)機(jī)檔案管理效率高不高還得看流程。”農(nóng)機(jī)檔案管理的總流程是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要保障。然而，在現(xiàn)實(shí)檔案管理過(guò)程中很多地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理流程卻并不完善，大部分存在檔案收集不全面、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，特別是在農(nóng)村地區(qū)，由于村里的管理人員對(duì)檔案管理流程不熟悉或者受到工作條件限制，還可能導(dǎo)致檔案管理流程被簡(jiǎn)化甚至忽略，這不僅影響了檔案的完整性和準(zhǔn)確性，也阻礙了農(nóng)機(jī)檔案管理工作的正常開(kāi)展。

農(nóng)機(jī)檔案管理與實(shí)際應(yīng)用脫節(jié)

農(nóng)機(jī)檔案管理的目的是為了更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，然而在實(shí)際操作中，很多地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理與實(shí)際應(yīng)用存在脫節(jié)現(xiàn)象。一方面，管理人員對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的需求了解不足，他們?cè)诠ぷ髦锌赡軐?dǎo)致檔案內(nèi)容與實(shí)際需求不匹配，部分農(nóng)機(jī)檔案館存在重型機(jī)械檔案資料過(guò)多，而輕型機(jī)械檔案資料不足的現(xiàn)象，這便無(wú)法滿(mǎn)足不同農(nóng)業(yè)生產(chǎn)場(chǎng)景的需求；另一方面，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者對(duì)農(nóng)機(jī)檔案的認(rèn)識(shí)不足，缺乏利用檔案指導(dǎo)生產(chǎn)的意識(shí)，這種脫節(jié)現(xiàn)象不僅削弱了農(nóng)機(jī)檔案的價(jià)值，也影響了農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的進(jìn)程。

農(nóng)機(jī)檔案管理資源分配不均

在城鄉(xiāng)二元結(jié)構(gòu)的背景下，農(nóng)村地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理資源其實(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于城市，這不僅體現(xiàn)在硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備的配備上，還體現(xiàn)在軟件資源。如專(zhuān)業(yè)檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的建設(shè)上。由于資源分配的不均衡，農(nóng)村地區(qū)的農(nóng)機(jī)檔案管理工作往往難以得到有效支持，有的工作者甚至?xí)璐司売珊鲆暀n案管理的重要性，最后導(dǎo)致檔案信息的丟失和損壞，甚至導(dǎo)致管理效率低下，檔案利用效果不佳。同時(shí)，如果部分農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后，對(duì)檔案管理人員的福利待遇難以做出改善，這也會(huì)直接影響檔案管理人員的積極性，更難吸引和留住專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，這也將進(jìn)一步加劇資源分配不均的問(wèn)題。

加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理的工作措施

在推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化改革的進(jìn)程中，農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理的規(guī)范化構(gòu)成了農(nóng)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要一環(huán)，為了確保農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案能夠充分展現(xiàn)其效能與優(yōu)勢(shì)，各單位與各部門(mén)之間就必須對(duì)其管理實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化，鑒于當(dāng)前農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作面臨的諸多挑戰(zhàn)，文章將針對(duì)性地提出以下幾點(diǎn)具有實(shí)踐性的改進(jìn)建議，希望能夠?yàn)檗r(nóng)機(jī)檔案管理工作的改進(jìn)提供參考。

建立相關(guān)的檔案制度化管理

單位對(duì)農(nóng)機(jī)檔案制度的管理可以保證農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作順利開(kāi)展，但是期間必須制定檔案管理制度，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《拖拉機(jī)、聯(lián)合收割機(jī)牌證業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》和農(nóng)業(yè)農(nóng)村部有關(guān)農(nóng)機(jī)安全管理工作業(yè)務(wù)規(guī)范要求，制定適合本地區(qū)農(nóng)機(jī)檔案管理工作規(guī)程和制度，并張貼上墻。檔案管理制度內(nèi)容如下：第一，建立拖拉機(jī)聯(lián)合收割機(jī)的檔案立卷歸檔主要材料和內(nèi)容；第二，建立農(nóng)機(jī)駕駛操作人員的檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容；第三，建立農(nóng)業(yè)機(jī)械事故檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容；第四，建立辦理農(nóng)機(jī)行政處罰票據(jù)的檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容；第五，建立農(nóng)機(jī)購(gòu)置補(bǔ)貼檔案立卷歸檔的主要材料與內(nèi)容，其中包括農(nóng)機(jī)作業(yè)服務(wù)合同檔案、農(nóng)機(jī)維修服務(wù)檔案等各類(lèi)檔案的歸檔要求，制度中還應(yīng)明確檔案的收集、整理、保管、利用、移交和銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作流程，以此確保檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。

注重現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理的融合

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化技術(shù)在農(nóng)機(jī)檔案管理中的應(yīng)用變得越來(lái)越重要，所以檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，這不僅能夠提高檔案檢索的效率，還能確保檔案信息的安全性和長(zhǎng)期保存。同時(shí)，為了方便管理檔案的工作者能便于錄入信息，單位也可以引入條形碼或RFID技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和追蹤，這樣可以有效提升檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性。此外，管理者應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，還可以為農(nóng)機(jī)管理決策提供科學(xué)依據(jù)，增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值；為了進(jìn)一步提升單位的管理效能，單位也需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，提升他們的操作技能和管理能力，確保技術(shù)應(yīng)用的有效性。通過(guò)這些措施，農(nóng)機(jī)檔案管理工作將更加高效、規(guī)范，更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)機(jī)械化的發(fā)展。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

作為單位的領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)檔案管理的重要性有一個(gè)全面而深刻的認(rèn)識(shí)，只有這樣，才能在人力和物力上給予更多的支持和投入。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接影響檔案管理人員對(duì)自身崗位重要性的認(rèn)知和重視程度。因此，單位應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)人員，確保他們能夠定期參加檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，每個(gè)負(fù)責(zé)單位通過(guò)這些培訓(xùn)，不僅可以加強(qiáng)管理人員對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》的理解和掌握，還能讓他們更加深入學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)的農(nóng)機(jī)管理知識(shí)。這樣，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力將得到顯著提升，從而更好地履行他們的職責(zé)，確保檔案管理工作的高效和規(guī)范。

注重檔案的收集歸檔工作

在日常的管理工作過(guò)程中，工作人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成檔案的收集和整理工作，為了確保檔案的完整性和可靠性需要建立一套完善的檔案收集制度，這包括明確檔案收集的具體范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及相關(guān)要求，從而確保每一份檔案都能被完整地收集和保存。當(dāng)然，加強(qiáng)檔案整理工作也是不可或缺的，工作人員需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編號(hào)和裝訂工作以確保檔案的有序性和可檢索性。為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的價(jià)值和效率，管理人員也需要采取多種措施來(lái)督促和監(jiān)督檔案收集工作的落實(shí)，管理者被要求定期檢查和評(píng)估檔案收集的進(jìn)度和質(zhì)量以確保相關(guān)部門(mén)能夠及時(shí)上交所需的資料和文件，以及他們需要通過(guò)定期更新檔案內(nèi)容來(lái)確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，從而更好地服務(wù)于組織的決策和運(yùn)營(yíng)需求。只有這樣，檔案管理工作才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為組織的發(fā)展提供有力的支持和保障。在進(jìn)行歸檔文件資料的工作時(shí)，首先，管理者必須確保農(nóng)機(jī)使用者手續(xù)完備，資料齊全，信息完整統(tǒng)一且準(zhǔn)確無(wú)誤。所有歸檔的文件必須是原件，以確保其權(quán)威性和可靠性。對(duì)于那些不易保存的文件材料，如傳真件、復(fù)印件等還應(yīng)當(dāng)保留復(fù)印件，并將這些復(fù)印件與原件一同存檔，同時(shí)，管理人員需要在復(fù)印件上加以說(shuō)明以確保信息的完整性和可追溯性。其次，歸檔的資料內(nèi)容管理者也必須準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化并且整潔有序，表格的填寫(xiě)必須規(guī)范，不得隨意添加、修改或涂改以保持資料的原始性和真實(shí)性，字跡還必須工整清晰，裝訂整齊以便于查閱和管理。對(duì)駕駛農(nóng)機(jī)的操作人員也應(yīng)實(shí)行一人一檔案的管理方式以確保每位操作人員的檔案獨(dú)立完整。同樣，單位對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械也應(yīng)實(shí)行一車(chē)一檔案的管理方式以確保每輛農(nóng)業(yè)機(jī)械的檔案獨(dú)立完整。最后，當(dāng)所有檔案統(tǒng)一裝入檔案袋內(nèi)時(shí)要分別進(jìn)行編號(hào)排序，以便于后期的管理和查閱。如果接入信息化的檔案管理室，業(yè)務(wù)檔案管理人員也應(yīng)定期核對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的電子信息，復(fù)核紙質(zhì)資料，確保兩者的一致性。在完成所有流程后，確認(rèn)電子檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，管理人員也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，以確保檔案的時(shí)效性和完整性。

注重檔案的接收管理工作

檔案管理前的接收環(huán)節(jié)也是此工作不可忽視的方面。第一，接收檔案時(shí)檔案管理者必須認(rèn)真驗(yàn)收，確保資料準(zhǔn)確性完整性，逐一登記并辦理好交接手續(xù)，對(duì)于缺失或不全的資料需要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，盡快補(bǔ)齊以維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理工作服務(wù)；第二，完善檔案數(shù)字化管理，在檔案的接收與日常管理中還應(yīng)積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式不僅占用空間大，而且在查詢(xún)、利用方面效率低下。單位通過(guò)采用先進(jìn)的檔案管理軟件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案就可以大大提高檔案管理的便捷性和高效性。尤其是在農(nóng)村地區(qū)，由于交通不便、信息閉塞，數(shù)字化檔案管理更是顯得尤為重要。數(shù)字化后的檔案可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢(xún)和共享，使得農(nóng)機(jī)檔案的利用不再受地域限制，數(shù)字化檔案管理還能有效防止檔案的丟失和損壞，提高檔案的保存期限和安全性。因此，各單位應(yīng)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的投入，完善相關(guān)設(shè)施和設(shè)備，培訓(xùn)檔案管理人員掌握數(shù)字化檔案管理技能，確保數(shù)字化檔案管理的順利實(shí)施。

注重農(nóng)機(jī)檔案調(diào)檔查閱管理

在現(xiàn)實(shí)檔案應(yīng)用管理過(guò)程中，農(nóng)戶(hù)或者單位因工作需要查閱檔案時(shí)，管理人員需要寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等，還要填寫(xiě)檔案查閱登記表，經(jīng)辦人要簽字。查閱檔案時(shí)，一般情況下管理者要求其不得對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，確有特殊情況需要復(fù)制的，管理者應(yīng)要求其填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽署同意后才能復(fù)制，嚴(yán)禁檔案外借。查閱檔案必須在檔案室和檔案管理人員操作下進(jìn)行，注重農(nóng)機(jī)檔案的保密。而閱檔人員也必須保守秘密，不得泄露檔案內(nèi)容；查閱檔案不準(zhǔn)自拿、自取、自放檔案；嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜查找，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室；檔案管理人員要保護(hù)好農(nóng)機(jī)檔案，不得丟失。還應(yīng)注重保密，如檔案損壞、泄密等原因造成后果的，單位以及相關(guān)部門(mén)要追究當(dāng)事人的責(zé)任。

農(nóng)業(yè)是我國(guó)從古至今賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平的提升對(duì)保障國(guó)家糧食安全、促進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化具有重要意義，作為檔案管理體系的重要構(gòu)成部分，它能夠有效且全面地體現(xiàn)我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化的實(shí)際發(fā)展水平，對(duì)農(nóng)業(yè)發(fā)展進(jìn)程具有舉足輕重的意義。因此，在組織結(jié)構(gòu)建設(shè)及不同發(fā)展階段，檔案管理單位要完善農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案管理工作還需要從資料搜集與整理環(huán)節(jié)著手，做好檔案管理的切實(shí)性工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該利用現(xiàn)代科技建立更高效的管理模式，促進(jìn)檔案管理工作不斷提升。

（作者單位：安徽省懷遠(yuǎn)縣農(nóng)機(jī)安全檢驗(yàn)中心）