事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探究

［摘 要］事業(yè)單位的檔案管理工作關(guān)乎每一位工作人員，檔案管理工作質(zhì)量直接影響著事業(yè)單位的工作效率，而推進檔案管理信息化建設(shè)對提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量至關(guān)重要。文章首先闡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然后分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實困境，最后提出事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略，旨在提高事業(yè)單位檔案管理水平，促使事業(yè)單位實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.057

［中圖分類號］D630.1；G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）22-0-03

0" " "引 言

事業(yè)單位在檔案管理過程中要引進信息化管理理念和方法，加強檔案管理信息化建設(shè)。目前，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中面臨一些現(xiàn)實困境，制約了檔案的高效管理和利用。事業(yè)單位管理者要注重對檔案管理信息化建設(shè)必要性和重要性的解讀，立足實際情況，解除現(xiàn)實困境，借助信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理的效率，充分利用檔案。

1" " "事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1" "提高管理效率

通過檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位可以大幅提高檔案管理效率。事業(yè)單位借助電子檔案系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，使得檔案檢索和訪問變得更加迅速和高效，工作人員可以通過關(guān)鍵詞搜索、索引查找等方式快速找到所需的檔案，避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找中的耗時問題。借助檔案管理系統(tǒng)，工作人員可以對檔案進行自動分類、歸檔和管理，大大提高檔案處理的效率。例如，借助檔案管理系統(tǒng)的自動分配和標記功能，檔案可以迅速被歸入相應(yīng)類別和文件夾中，降低人工操作的錯誤率。檔案管理系統(tǒng)還允許檔案信息的實時更新和多方共享，使各部門和相關(guān)人員可以及時獲取最新的檔案信息，避免信息滯后造成工作延誤和溝通不暢問題。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量人工操作，而信息化管理模式則可以借助自動化工具和系統(tǒng)減少煩瑣的人工操作，提高管理效率，減少人為錯誤。

1.2" "提高檔案資源的利用率和安全性

事業(yè)單位通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠提高檔案資源的利用率和安全性。檔案管理系統(tǒng)支持檔案的自動分類和歸檔，在預(yù)設(shè)的規(guī)則和標簽中，系統(tǒng)可以自動將檔案歸入相應(yīng)的類別和文件夾中，方便工作人員查詢和使用，從而提高檔案資源的利用率。檔案管理系統(tǒng)一般都具備自動備份功能，能定期將檔案數(shù)據(jù)備份到安全的存儲介質(zhì)中，這樣一來，可以有效防止因系統(tǒng)故障、硬件損壞或其他突發(fā)事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，從而增強檔案數(shù)據(jù)的安全性。此外，檔案管理系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時，工作人員可以及時恢復(fù)檔案信息。

2" " "事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實困境

2.1" "信息化管理意識薄弱

事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中存在信息化管理意識薄弱的問題，仍然使用傳統(tǒng)的管理模式進行檔案資料管理，沒有合理運用信息技術(shù)建立信息化的檔案管理平臺，導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用價值難以充分發(fā)揮出來，降低了檔案管理工作效能。員工由于信息化管理意識薄弱，所以缺乏對檔案管理信息化系統(tǒng)及其功能的了解，不清楚信息化系統(tǒng)的功能優(yōu)勢，對其重要性認識不足。認知缺失導(dǎo)致其在信息化系統(tǒng)的應(yīng)用過程中缺乏積極性和主動性。員工對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式依賴性較強，習(xí)慣使用傳統(tǒng)的工作流程和方法，難以適應(yīng)和接受新的管理模式，認為信息化系統(tǒng)功能復(fù)雜、難以操作，因此對信息化系統(tǒng)的接受度較低，降低了系統(tǒng)的使用效果［1］。

2.2" "存在信息安全隱患

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，黑客攻擊、軟件病毒等對檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性造成了嚴重影響。黑客攻擊將導(dǎo)致敏感檔案數(shù)據(jù)泄露，黑客借助各種手段獲取訪問權(quán)限，盜取或公開檔案數(shù)據(jù)，嚴重危害檔案的機密性。例如，黑客利用漏洞入侵檔案管理系統(tǒng)，獲取事業(yè)單位員工的個人信息或機密文件，導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全性和保密性遭受破壞。黑客攻擊還會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被篡改。例如，在獲取系統(tǒng)權(quán)限后，黑客可以修改或偽造檔案數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)的真實性、可靠性遭到破壞，對單位后續(xù)的相關(guān)決策和操作造成負面影響。在檔案管理系統(tǒng)中，病毒感染會導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)性能下降，出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的問題。例如，病毒以電子郵件附件、下載的文件或外部設(shè)備作為傳播載體，一旦感染系統(tǒng)，將導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或無法訪問。

3" " "事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1" "革新觀念，加大宣傳力度

事業(yè)單位要加大檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，促使管理人員革新觀念，探索檔案管理信息化建設(shè)的路徑和方法，推動檔案管理信息化進程。高層管理人員要制訂詳細的宣傳計劃，明確宣傳的目標、對象、內(nèi)容，將宣傳活動覆蓋到所有管理人員和工作人員。利用多種渠道進行宣傳，如公告欄、電子郵件、單位網(wǎng)站和社交媒體等，擴大宣傳的覆蓋面。收集和分享其他事業(yè)單位或企業(yè)成功實施檔案信息化管理的案例，展示信息化建設(shè)的實際效果，激發(fā)管理人員和員工的興趣。例如，組織管理人員參觀已經(jīng)成功完成檔案管理信息化建設(shè)的單位，直觀了解信息化管理系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果，在此過程中，可以制作宣傳冊、海報、視頻等各種宣傳材料，詳細介紹檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢、實施步驟、注意事項，并保證材料內(nèi)容清晰、具有吸引力。此外，編制檔案管理信息化建設(shè)的培訓(xùn)手冊，并將其作為管理人員學(xué)習(xí)和參考的工具，幫助其了解信息化管理系統(tǒng)的功能和應(yīng)用方法。事業(yè)單位還可以舉辦檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)講座，邀請專家或從業(yè)者分享信息化建設(shè)的基本知識和經(jīng)驗［2］。

3.2" "加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案安全

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中要做好現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，在檔案管理中引進信息化技術(shù)，著力解決檔案管理工作中存在的信息化平臺安全漏洞問題，保證檔案安全。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面上，事業(yè)單位首先要投入更多的資金，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，建立保障體系，保證檔案管理信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行，維護檔案信息安全。其次，定期升級殺毒軟件，做好訪問控制工作，防范黑客攻擊和病毒感染問題，提高檔案信息安全管理的效能。配備高性能的服務(wù)器硬件，選擇具有冗余備份功能的服務(wù)器，保證檔案管理系統(tǒng)能夠處理大量數(shù)據(jù)，并保持高效運行，防止硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。再次，管理人員應(yīng)部署高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，包括路由器、交換機和防火墻等，提升網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性、安全性。使用最新版本的操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序，強調(diào)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性；定期更新軟件，修復(fù)已知的安全漏洞，選擇功能強大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，并進行優(yōu)化配置，保證數(shù)據(jù)安全存儲。最后，實施數(shù)據(jù)定期備份策略，包括全備份和增量備份，強調(diào)檔案數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性，將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地位置，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。制訂災(zāi)難恢復(fù)計劃，包括數(shù)據(jù)恢復(fù)和系統(tǒng)恢復(fù)的具體步驟，并定期進行演練，在發(fā)生突發(fā)事件時，保證能夠迅速恢復(fù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)［3］。

3.3" "制定檔案信息化管理標準

事業(yè)單位作為服務(wù)性機構(gòu)，要想充分履行服務(wù)職能，提高檔案管理水平，滿足民眾需求，有必要在實踐中制定明確的檔案信息化管理標準，以此提高檔案管理工作效率，為單位優(yōu)化公共服務(wù)提供保障。在制定檔案信息化管理標準的過程中，事業(yè)單位要明確檔案整理標準、統(tǒng)計標準、技術(shù)標準、服務(wù)標準，切實提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，增強檔案的可靠性、真實性，從而實現(xiàn)檔案資源共享，合理利用信息資源。對于檔案整理標準，事業(yè)單位要按照內(nèi)容、類型和重要性對檔案進行分類，建立統(tǒng)一的檔案編碼規(guī)則，為每個檔案分配唯一的編碼，編碼規(guī)則中要涵蓋檔案的類型、部門、年份等信息，在此基礎(chǔ)上，建立檔案數(shù)據(jù)更新機制，規(guī)定更新的頻率和方法，保證檔案數(shù)據(jù)的實時性、有效性。

對于統(tǒng)計標準，事業(yè)單位要明確需要統(tǒng)計的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，包括檔案數(shù)量、類型、使用頻率、借閱情況等，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)全面覆蓋檔案的各個方面，并規(guī)定統(tǒng)計的頻率、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析方法，包括數(shù)據(jù)處理、趨勢分析和異常檢測等，以及時發(fā)現(xiàn)問題和改進點，優(yōu)化檔案管理工作。對于技術(shù)標準，事業(yè)單位要選擇適合的檔案管理系統(tǒng)，綜合考慮系統(tǒng)的功能、性能、兼容性和可擴展性，確保系統(tǒng)具備檔案存儲、檢索、管理和備份等功能，并制定數(shù)據(jù)處理的規(guī)范，包括數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出和轉(zhuǎn)換等，強調(diào)數(shù)據(jù)處理的準確性和一致性［4］。

3.4" "增強檔案管理人員的服務(wù)意識

在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位要增強檔案管理人員的服務(wù)意識，在員工培訓(xùn)中注重滲透服務(wù)理念，要求檔案管理人員主動探索安全、便捷、高效率的檔案管理工作模式，承擔(dān)起自身的崗位職責(zé)，加強對檔案信息資源的共享，以滿足檔案使用者的需求。事業(yè)單位要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理知識、信息化系統(tǒng)操作、服務(wù)技能等，在提高管理人員專業(yè)水平的同時增強管理人員的服務(wù)意識［5］。

3.5" "加強對檔案管理的監(jiān)督

事業(yè)單位要加強對檔案管理進行監(jiān)督，構(gòu)建完善的監(jiān)督體系，用強有力的監(jiān)督機制，為檔案管理提供保障。第一，事業(yè)單位要充分發(fā)揮制度的保障作用，制定詳細的內(nèi)部監(jiān)督管理制度，明確監(jiān)督職責(zé)、流程和標準，以及內(nèi)部監(jiān)督人員的職責(zé)和權(quán)限，推動監(jiān)督工作有序開展，并設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，負責(zé)檔案管理的日常監(jiān)督和檢查［6］。第二，事業(yè)單位要建立檔案管理的信息化監(jiān)管系統(tǒng)，完善信息化監(jiān)管系統(tǒng)的監(jiān)督功能，對檔案管理系統(tǒng)的運行狀態(tài)、數(shù)據(jù)訪問、操作記錄等進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)異常和違規(guī)操作，并加強對數(shù)據(jù)的審計，記錄和追溯所有檔案操作的日志，包括用戶操作記錄、數(shù)據(jù)更改記錄、借閱記錄等，追蹤每一項操作，查明問題來源。第三，實施權(quán)限管理，控制用戶對檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限和操作權(quán)限，設(shè)置不同的權(quán)限級別，根據(jù)用戶角色和職責(zé)分配權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。管理人員要收集和存儲系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)，包括用戶活動日志、系統(tǒng)性能指標、數(shù)據(jù)訪問記錄等，保證數(shù)據(jù)的完整性、準確性，為后續(xù)的分析和審計奠定基礎(chǔ)。第四，利用數(shù)據(jù)分析工具對監(jiān)控數(shù)據(jù)進行分析，識別潛在的風(fēng)險和問題，生成數(shù)據(jù)報告，為管理決策提供支持。第五，為了實現(xiàn)有效監(jiān)管，事業(yè)單位要建立警報和響應(yīng)機制，在信息化監(jiān)管系統(tǒng)中設(shè)置異常警報功能，當(dāng)系統(tǒng)檢測到異常行為、未授權(quán)的訪問或操作時，自動觸發(fā)警報通知管理員，及時響應(yīng)潛在的安全威脅［7］。第六，建立事件響應(yīng)機制，包括問題診斷、應(yīng)急處理和修復(fù)措施，制訂應(yīng)急響應(yīng)計劃，確保管理人員在發(fā)生安全事件時，迅速采取行動，減少負面影響。

3.6" "注重利用現(xiàn)代化科技手段，整合各部門信息

事業(yè)單位要從信息技術(shù)應(yīng)用的視角入手，對檔案管理工作模式進行創(chuàng)新。事業(yè)單位要注重利用現(xiàn)代化科技手段，建立檔案信息網(wǎng)站，建設(shè)站點，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對檔案進行記錄。同時，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的形式提高信息服務(wù)水平，改進傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案信息化管理效率，體現(xiàn)信息服務(wù)的便捷性。

另外，事業(yè)單位要注重增設(shè)檔案管理系統(tǒng)的在線查找功能，對各部門的信息進行整合，實現(xiàn)資源共享，擴充單位的信息化檔案資源。管理人員還要借助搜索引擎功能、部門溝通平臺，對有關(guān)的檔案信息進行搜集整合，提高檔案信息資源的利用效率［8］。

4" " "結(jié)束語

在市場競爭加劇的環(huán)境下，事業(yè)單位在檔案管理工作過程中要注重與時俱進，提高檔案管理信息化建設(shè)水平，集成各部門的檔案資源，提高檔案管理的效率。但事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中面臨諸多現(xiàn)實困境，事業(yè)單位要結(jié)合自身實際情況有效擺脫建設(shè)困境。例如，事業(yè)單位要加大檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，促使管理人員革新觀念；加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；制定檔案信息化管理標準；增強檔案管理人員的服務(wù)意識；加強對檔案管理的監(jiān)督；注重利用現(xiàn)代化科技手段，整合各部門信息等。

主要參考文獻

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［2］肖思霈.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（1）：282-284.

［3］馮麗麗.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理研究［J］.黑龍江檔案，2022（6）：218-220.

［4］辛春.事業(yè)單位檔案信息化管理途徑［J］.電腦采購，2022（52）：4-6.

［5］額爾德木圖.事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用研究［J］.文淵（中學(xué)版），2022（9）：505-507.

［6］廖淑惠.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究［J］.海峽科學(xué)，2024（3）：136-139.

［7］楊樹立.大數(shù)據(jù)視角下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑分析［J］.黑龍江檔案，2024（1）：264-266.

［8］楊娟.新時期事業(yè)單位檔案信息化管理的對策探析［J］.暢談，2022（6）：233-235.