內(nèi)部控制視角下審計(jì)在采購管理過程中的價(jià)值及實(shí)踐

【摘要】采購管理活動(dòng)是企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。鑒于企事業(yè)單位發(fā)展的內(nèi)在需求、經(jīng)濟(jì)形式發(fā)展以及市場經(jīng)濟(jì)下行業(yè)間競爭的加劇，企事業(yè)單位在采購管理活動(dòng)中遭遇的風(fēng)險(xiǎn)日益增加?；诖?，加強(qiáng)采購管理活動(dòng)的審計(jì)工作，不僅能夠提升工作效率，還能促進(jìn)日常工作流程的規(guī)范化。此外，這也有助于對財(cái)務(wù)支出活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)管，進(jìn)而最大限度地提高運(yùn)營效率和效益，對經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生積極影響。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；審計(jì)；采購管理

在市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代企事業(yè)單位制度日益完善的當(dāng)下，強(qiáng)化對采購行為的規(guī)范管理以及對內(nèi)部管理的監(jiān)督，已成為一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)。采購部門作為企事業(yè)單位的核心部門之一，其流程的規(guī)范性與操作的合法性直接關(guān)乎正常運(yùn)營。面對日益激烈的市場競爭，必須采取多樣化策略以增強(qiáng)自身的核心競爭力，確保在競爭中占據(jù)有利地位。

一、采購管理及其審計(jì)概述

采購管理是對采購活動(dòng)過程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過程。采購管理涉及采購需求、采購計(jì)劃、采購實(shí)施、合同管理、履約驗(yàn)收、合同支付等采購活動(dòng)全過程的管理控制。而采購管理審計(jì)則主要是對采購活動(dòng)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)開展評估審計(jì)，以確保采購活動(dòng)的合規(guī)合法有效，這一過程通常涉及采購計(jì)劃、采購實(shí)施過程、供應(yīng)商選取、合同審計(jì)等多方面，是企事業(yè)單位開展采購工作的重要管理保障手段。

二、審計(jì)采購管理對內(nèi)部控制的意義

1.規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

在單位內(nèi)部，審計(jì)工作扮演著至關(guān)重要的角色，特別是在協(xié)助單位規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)方面具有顯著意義。內(nèi)部審計(jì)部門作為關(guān)鍵部門，梳理查找采購工作制度和采購流程的漏洞和廉政風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，持續(xù)加強(qiáng)采購和合同管理制度建設(shè)，優(yōu)化關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)質(zhì)量和審批控制，從源頭上降低采購廉潔風(fēng)險(xiǎn)；通過全流程監(jiān)督采購活動(dòng)流程的規(guī)范性，參與市場調(diào)研，共同制定采購控制價(jià)，有效減少采購管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提升經(jīng)營效率和成本控制能力。

2.輔助財(cái)務(wù)決策

采購管理審計(jì)有助于根據(jù)市場發(fā)展趨勢，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化自身的財(cái)務(wù)管理策略。通過這種方式，逐步提升財(cái)務(wù)、采購等部門的運(yùn)作效率，確保資金使用的合理性，并以有效的資本運(yùn)營為支撐，推動(dòng)單位朝著可持續(xù)發(fā)展的方向邁進(jìn)。例如，采購管理審計(jì)工作的實(shí)施，能夠?qū)︶t(yī)療機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)進(jìn)行全面評估，判斷其是否符合法律法規(guī)的要求，進(jìn)而規(guī)范采購流程，預(yù)防違規(guī)行為，有效控制藥品及醫(yī)用耗材的采購成本，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，輔助財(cái)務(wù)決策。

3.能夠有效應(yīng)對政策變化

近年來，一系列政策、法規(guī)的相繼出臺，有效地解決了醫(yī)療器械材料價(jià)格虛高的問題，減輕了廣大群眾的負(fù)擔(dān)。但是，醫(yī)療器械材料全面集中批量采購的常態(tài)化實(shí)施，必然會(huì)對醫(yī)院產(chǎn)生一定的影響。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療器械材料的管理已經(jīng)成為必然趨勢。而作為洞察醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要窗口，內(nèi)部審計(jì)部門可以用系統(tǒng)規(guī)范的方式對采購活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查和評估，確保采購活動(dòng)的科學(xué)性、合理性和完整性，促進(jìn)醫(yī)療器械物資采購管理工作的不斷改善，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、內(nèi)部控制視角下審計(jì)在采購管理過程中的實(shí)踐要點(diǎn)

1.前期審計(jì)工作要點(diǎn)

（1）開展多元化調(diào)研。為確保采購管理投標(biāo)過程的公正性和全面性，必須在投標(biāo)文件發(fā)布前對項(xiàng)目進(jìn)行深入且多元化的市場調(diào)研。在引用技術(shù)要求相關(guān)資料時(shí)，應(yīng)于引用后添加“相似”或“等同”等表述，以避免誤解。同時(shí)，必須對投標(biāo)文件進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其中不包含違反商業(yè)慣例的附加條件，也不應(yīng)設(shè)定超出投標(biāo)內(nèi)容特性和要求的業(yè)績指標(biāo)。為此，可從兩個(gè)方面著手改進(jìn)。首先，招標(biāo)采購辦公室嚴(yán)格規(guī)范前期流程管理，重點(diǎn)在于選擇合適的調(diào)研方法，并在調(diào)研結(jié)束后進(jìn)行詳盡的總結(jié)，所有這些都需事先進(jìn)行周密的規(guī)劃和安排，以保證流程的規(guī)范性、有序性和效率。其次，應(yīng)加強(qiáng)對招投標(biāo)團(tuán)隊(duì)成員業(yè)務(wù)能力的全面提升。

（2）采購立項(xiàng)審計(jì)。在執(zhí)行采購活動(dòng)前，必須對采購項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)。立項(xiàng)過程涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)及審批、組織專家評審、以及基于評審結(jié)果作出采購決策等多個(gè)階段。在這一流程中，項(xiàng)目審核工作將圍繞上述環(huán)節(jié)展開。審計(jì)的主要內(nèi)容包括：首先，核實(shí)項(xiàng)目申報(bào)流程的執(zhí)行情況及申報(bào)材料的完整性；其次，確認(rèn)是否由專家組進(jìn)行了全面的可行性評估；最后，審計(jì)專家組的評估結(jié)論，確保其符合審計(jì)相關(guān)規(guī)定與單位發(fā)展計(jì)劃需求，并考慮資金狀況進(jìn)行合理規(guī)劃；對于大型設(shè)備，還需進(jìn)行市場調(diào)研和用戶調(diào)研，對性能指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、售后服務(wù)等關(guān)鍵要素進(jìn)行細(xì)致的驗(yàn)證和分析。在這一過程中，所有采購資金的使用亦將接受核查。

（3）招標(biāo)文件審計(jì)。在采購過程中，招標(biāo)文件扮演著至關(guān)重要的角色，對招標(biāo)成果產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。因此，對招標(biāo)文件的審計(jì)成為一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)，具體而言，審計(jì)流程應(yīng)包含以下內(nèi)容：首先，評估申請人的資格條件是否恰當(dāng)。研究招標(biāo)文件中是否存在不合理的“最低標(biāo)準(zhǔn)”，這可能導(dǎo)致潛在投標(biāo)人的資格被不公正地剝奪，或存在對特定投標(biāo)人的明顯偏袒。其次，對標(biāo)書的條款內(nèi)容進(jìn)行詳盡檢查，確保其完整性和合規(guī)性。必須明確投標(biāo)書的準(zhǔn)備條件、投標(biāo)保函的支付方式、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)的時(shí)間和地點(diǎn)。最后，對投標(biāo)中的控制價(jià)格進(jìn)行細(xì)致審查，以確保其合理性。審計(jì)材料的數(shù)量、價(jià)格、人工、安裝費(fèi)和其他各項(xiàng)費(fèi)用及稅費(fèi)的合理性。

2.中期審計(jì)工作要求

（1）投標(biāo)文件審計(jì)。投標(biāo)書作為投標(biāo)者對招標(biāo)文件的回應(yīng)及承諾，是確定中標(biāo)者后簽訂合同的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此，在審計(jì)過程中，必須詳盡地檢驗(yàn)投標(biāo)書中所載明的各項(xiàng)相關(guān)資質(zhì)證明。同時(shí)，亦需核實(shí)中標(biāo)單位的投標(biāo)書是否全面滿足招標(biāo)文件的所有條款和條件。

（2）評、定標(biāo)審計(jì)。在評標(biāo)過程中，需重點(diǎn)關(guān)注評標(biāo)專家組的構(gòu)成是否合規(guī)，評標(biāo)過程是否客觀，以及是否公正和合法，確保評標(biāo)結(jié)論的準(zhǔn)確性，建立評標(biāo)評判準(zhǔn)則是至關(guān)重要的步驟。審計(jì)內(nèi)容涵蓋以下幾個(gè)方面：首先，對審計(jì)委員會(huì)成員的構(gòu)成及其資質(zhì)進(jìn)行審查；其次，重點(diǎn)審計(jì)項(xiàng)目評標(biāo)小組的構(gòu)成，確保包括適當(dāng)比例的投標(biāo)人代表和技術(shù)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的專家；此外，嚴(yán)格審計(jì)評委的抽取程序，確保其符合相關(guān)法律法規(guī)，并依法排除可能產(chǎn)生利益沖突的人員。進(jìn)一步通過細(xì)致研究評標(biāo)委員會(huì)成員的審核活動(dòng)，確保其依據(jù)標(biāo)書和評分細(xì)則，以較低成本、高效率對提交的標(biāo)書進(jìn)行客觀、公正的評分。最終，對所有評委提交的評審報(bào)告進(jìn)行審計(jì)，以確保報(bào)告內(nèi)容的科學(xué)性、完整性和合理性。

（3）采購合同審計(jì)。與供應(yīng)商簽訂的采購合同，是構(gòu)成了雙方“供需關(guān)系”的重要法律依據(jù)。合同審計(jì)的核心在于確保合同簽訂過程的合規(guī)性、合同的合法性及合同條款的完整性和標(biāo)準(zhǔn)化。采購合同審計(jì)工作主要包括以下方面：首先，對合同簽訂過程的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)，對合同的簽署是否遵循招標(biāo)文件和中標(biāo)單位的標(biāo)書進(jìn)行擬定，并對合同條款的描述內(nèi)容進(jìn)行全面、嚴(yán)密審查，以確保合同簽訂過程的合規(guī)性、有效性；其次，是對采購合同的合法性進(jìn)行審計(jì)，要求在簽訂合同時(shí)，必須嚴(yán)格遵守單位的采購預(yù)算以及相關(guān)法律法規(guī)，并確保合同的關(guān)鍵條款與投標(biāo)文件的要求保持一致；最后，對《招標(biāo)投標(biāo)法》的相關(guān)條款及其具體內(nèi)容進(jìn)行了深入的分析，主要關(guān)注合同條款的完整性、清晰度以及表述的準(zhǔn)確性。

3.后期審計(jì)工作要點(diǎn)

（1）采購驗(yàn)收審計(jì)。采購驗(yàn)收被視為對合同履行至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，其體現(xiàn)了整個(gè)采購管理活動(dòng)的最終成效。為確保采購流程的公正性和合法性，對于所采購的貨物、工程和服務(wù)，由指定的專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收，審計(jì)人員參與驗(yàn)收或者進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，以保障驗(yàn)收活動(dòng)中的記錄和報(bào)告的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。對于規(guī)模較大的工程項(xiàng)目，還應(yīng)邀請專業(yè)的第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作。采購部門需嚴(yán)格遵循采購計(jì)劃，在品種、數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)間等方面及時(shí)完成采購任務(wù)，并對采購事項(xiàng)的規(guī)格、技術(shù)性能等關(guān)鍵參數(shù)是否與投標(biāo)、合同進(jìn)行一致性審計(jì)。最終還需對采購方案進(jìn)行復(fù)核，以確保其實(shí)施過程與相關(guān)要求及程序相符。

（2）采購付款審計(jì)。在合同履行過程中，采購付款環(huán)節(jié)審計(jì)至關(guān)重要。對其進(jìn)行審計(jì)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查支付金額是否符合采購合同所規(guī)定的各項(xiàng)支付條款及付款條件，必須確保其滿足投標(biāo)文件及合同的相關(guān)要求。同時(shí)，需對項(xiàng)目的結(jié)算過程進(jìn)行細(xì)致審查，確認(rèn)預(yù)付款項(xiàng)是否得到妥善扣減，是否已為履約保證金、質(zhì)量保證金作出適當(dāng)安排，并檢查是否存在異常的提前支付情況。

四、結(jié)語

作為企事業(yè)單位內(nèi)部控制重要構(gòu)成部分，采購管理審計(jì)具備重要價(jià)值意義。良好的采購管理審計(jì)可有效控制規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)、輔助財(cái)政決策、應(yīng)對政策變化，從而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位采購管理控制的可靠推行。本文建議從事前、事中、事后三階段入手，以建設(shè)完全的內(nèi)部控制制度體系，滿足企事業(yè)單位采購管理審計(jì)需求，并在未來的審計(jì)工作開展中，注重對內(nèi)部控制制度、風(fēng)險(xiǎn)管理體系、責(zé)任追究制度等予以完善，最大限度發(fā)揮審計(jì)工作的優(yōu)勢作用。

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（作者單位：連云港徐圩新區(qū)人民醫(yī)院）