關于抽水蓄能電站建設項目檔案形成質量管控的實踐與思考

摘 要：從本質上分析，抽水蓄能電站有著工程建設規(guī)模大、施工周期長、工藝標準嚴格與參建單位復雜等特點。在電站項目建設中，項目檔案質量能夠真實記錄電站整個項目的建設過程，客觀反映建設成果，也是工程項目建設者汗水以及智慧的結晶。文章以某抽水蓄能電站工程為例，對工程項目檔案質量管控現狀及系列解決措施展開分析。

關鍵詞：抽水蓄能電站；項目檔案；質量管控

一、工程項目概述

浙江縉云抽水蓄能電站位于浙江省麗水市縉云縣境內，項目靜態(tài)投資83.76億元，動態(tài)投資103.90億元。項目檔案作為抽水蓄能電站的一項重要戰(zhàn)略資源，唯有保證其真實性、完整性和系統(tǒng)性，才能夠深挖其作用和價值，為抽水蓄能電站的建設與運營等決策提供服務。其中，項目檔案質量尤為重要，是反映抽水蓄能電站建設整個過程，能夠具體、真實地記錄工程項目建設過程的各個環(huán)節(jié)，為抽水蓄能電站的運行、管理以及改擴建等提供重要的參考依據，也為審計稽查、確定權屬以及維護合法權益等提供有效憑證，為抽水蓄能電站的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

二、項目檔案質量管控的重要性

1.影響項目檔案專項驗收

一個質量合格的工程必須有一整套內容齊全、原始技術記錄完整、文字記載真實可靠的工程項目檔案。在整個電站的項目建設過程中，會產生大量相應的項目檔案資料，如前期勘察設計、可預可研階段，中期施工階段包括土建開挖、機電設備安裝調試等，再到設備移交試運行等施工過程，都應被真實、完整地記錄在項目檔案中。如果出現項目檔案記錄不全面或記錄與實際不相符，甚至缺少檔案記錄的情況，會嚴重影響項目檔案專項驗收，從而導致整個電站工程建設項目驗收工作無法正常開展，無法按照規(guī)定時間驗收。

2.影響工程項目質量的好壞

對于優(yōu)良工程的評定，如達標創(chuàng)優(yōu)、評獎等，工程建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效和規(guī)范性尤為重要。項目檔案作為工程項目的重要組成部分，直接反映了工程的實際施工情況和質量水平。然而，在施工過程中，施工單位往往只注重工程進度，對項目檔案形成的質量缺乏足夠的重視和關注，導致一些關鍵性的檔案文件記錄不完整甚至缺失，特別是對于隱蔽工程的記錄更是如此。此外，一些施工人員可能為了追求短期利益，妄圖走捷徑，偷工減料，實際施工情況與記錄不符，不僅違反了工程建設的基本原則，還給工程項目的質量評估帶來了極大的隱患。

三、電站建設項目檔案質量現狀分析

項目文件是項目檔案的前身，項目檔案則是由項目文件轉化而來。因此，項目文件的真實性、完整性和規(guī)范性直接影響項目檔案的質量。具體而言，真實性是指文件內容準確、可靠，確保其真實反映項目的實際情況；完整性是指文件內容全面和無遺漏，確保項目各個方面的信息均被記錄在案；規(guī)范性則是指文件的編制和管理符合相關標準和規(guī)定，確保其格式和內容具有一致性和合法性。項目文件的質量對項目檔案的影響是深遠的。如果項目文件在形成過程中出現虛假、不完整或不規(guī)范的情況，不僅影響項目后期的管理和審計，還可能對項目的整體評價和信譽造成負面影響。

1.項目文件形成缺乏專業(yè)性

項目文件存在內容填寫不完整、缺乏專業(yè)深度、支撐性文件材料不全或缺失、應形成而未形成、附件缺失或不全等問題。以電站的某一單元工程為例，已評定的單元工程由于現場工序資料沒有及時形成、沒有認真查閱施工圖紙及設計修改資料、沒有認真整理測量數據、沒有正確理解評定標準及施工規(guī)范、監(jiān)理工程師沒有真正履行審查、審核職責等因素，造成歸檔的單元工程質量驗收評定及支撐性資料數據與設計及工程實際不相符，填寫不符合評定標準要求及歸檔要求。

2.項目文件編制有失規(guī)范性

抽水蓄能電站工程項目建設前需要由多部門核準審批，而施工時參與的單位也比較多。因此，工程技術資料的管理往往會發(fā)生不銜接問題，導致工程檔案管理有失規(guī)范性。比如，一些項目文件歸檔不完善、沒有形成閉環(huán)，工程項目竣工圖編制比較粗糙，存在文件編號漏號或者重號等問題。此外，還存在文件的內容深度不滿足規(guī)范標準要求、紙張或字跡材料不符合歸檔要求、字跡潦草難以辨識、頁面不清晰、印章使用印油加蓋、電子文件歸檔格式與規(guī)范要求不一致等問題。（1）準確性方面。形成檔案的項目文件來自工程現場，數據真實、可靠，且須具有可追溯性。存在內容填寫不準確、引用標準規(guī)范錯誤、題名不準確、日期簽署不準確或錯誤、竣工圖修改不到位或圖物不相符等問題。例如，開挖斷面測量成果與開挖斷面竣工圖不吻合，試驗檢驗報告、隱蔽工程檢查、各種原始記錄、原材料出廠合格證等與規(guī)范標準要求不相符。（2）有效性方面。復印件代替原件、簽字為打印、代簽字、簽署不全或未簽署、未加蓋相應的印章或使用個人印章代替正式印章、電子簽名不滿足電子簽名法等問題都會導致文件的法律效力受到質疑。這些問題不僅可能影響文件的真實性和有效性，還可能在法律糾紛中引起爭議，導致法律風險的增加。在處理重要文件時，應確保使用原件并由相關責任人親筆簽署，簽署完整且加蓋相應的正式印章。在使用電子簽名時，應遵循電子簽名法的相關規(guī)定，確保電子簽名具有法律效力，避免因簽署方式不規(guī)范而帶來的法律風險和不必要的麻煩。因此，確保文件的合法性和合規(guī)性是保護各方權益的重要措施。

3.項目檔案管理人員和現場技術人員檔案意識薄弱

有的施工單位管理機構大部分是臨時建立的，工作人員存在比較大的流動性，工程建設基本是以工程臨時交付使用為目標，而忽略了檔案管理，缺少嚴格、有效的歸檔標準和交接程序以及不完善的檔案管理機制與具體方法等。若施工單位不高度重視工程項目檔案工作，項目檔案管理人員和現場技術人員檔案意識薄弱，就會導致項目檔案形成質量得不到有效管控，存在工程竣工后再花費大量時間重新整理項目檔案的現象，導致一些重要的文件資料丟失，且嚴重浪費人力、物力和時間等。

四、建設項目檔案形成質量管控的主要措施

1.落實事前管控手段（事前）

（1）制定工程項目檔案管理相關規(guī)定。把項目檔案具體要求列入工程合同的范本中，通過合同、協(xié)議等制定專門條款，確定各參建方相應的檔案工作責任，防止檔案歸檔時發(fā)生管理問題。以《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)為依據，并根據各單位管理體制，建立切實可行的工程檔案管理機制，確定負責機構和具體的管理工作人員，引入崗位目標責任制，實行嚴格的年終考核。根據國家規(guī)范和施工單位的具體情況，編制項目檔案具體的歸檔范圍與標準，編制相應項目文件歸檔實施細則，實現項目檔案工作和工程建設的同步實施。（2）項目文件形成人員管理。工程技術人員及質量管理人員在項目文件的形成過程中起至關重要的作用。因此，必須高度重視這些人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，特別是施工單位的技術人員、質量檢驗人員、現場監(jiān)理工程師及專職檔案人員，其專業(yè)能力和工作態(tài)度直接影響項目文件的質量和準確性。如果發(fā)現他們不符合項目要求，項目法人有權要求相關單位更換，以確保項目文件高質量形成。施工單位技術人員需要具備扎實的工程技術知識和實踐經驗，以確保施工過程中各項技術要求和標準的落實。質量檢驗人員必須嚴格按照規(guī)范和標準對施工質量開展監(jiān)督和檢驗，確保每個施工環(huán)節(jié)都符合質量要求；現場監(jiān)理工程師負責全面監(jiān)督施工過程，及時發(fā)現和解決在施工中的各種問題，確保工程按計劃和標準實施；專職檔案人員則負責項目文件的整理、保存和歸檔工作，確保文件的完整性和可追溯性。（3）建立項目檔案技術交底制度。以項目法人為主導的檔案人員應根據檔案管理制度規(guī)定，在工程各施工階段對參建各單位專職檔案管理人員和相關技術人員實施檔案技術交底。檔案人員需要參加相應的施工技術交底工作，以便及時了解掌握項目文件形成關鍵控制點，及時跟蹤項目文件形成。（4）以抽水蓄能電站為例，編制工程項目劃分與工程管理信用表。在工程項目開工初始，建設單位、監(jiān)理單位和各參建單位質量管理的首要工作是工程項目劃分。施工單位根據《抽水蓄能電站項目劃分導則》結合工程實際，編制工程項目劃分，報監(jiān)理審核、項目法人批準實施。監(jiān)理單位應參照《水電水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》，并結合工程實際編制一整套工程安全、質量、技術、進度、投資和驗收等表格，供施工單位使用。在正式使用過程中，還需動態(tài)管理，即當有國家或行業(yè)標準更新時，施工單位、監(jiān)理和業(yè)主工程管理部門需及時研究更新相應的記錄表格。

2.加強過程監(jiān)管（事中）

（1）加強項目文件形成過程的監(jiān)督指導。項目法人組建工程資料檢查小組，根據項目檔案過程管控考核實施細則，定期或不定期地檢查評分各參建單位產生的檔案，實行獎懲。嚴格實行單元工程資料審查機制。一個基建項目的工程檔案，有70%以上檔案是單元工程質量驗收評定，且其文件資料基本上是從施工現場產生的原始檢查記錄的數據、文字、圖表和音像等資料，是工程質量評定最重要的基礎文件資料。因此，應根據施工圖紙、技術、施工、測量規(guī)范、評定標準及項目劃分，嚴格檢查各單元工程質量評定資料的完整性、準確性、有效性和規(guī)范性，對存在的問題及時下發(fā)《單元工程資料整改通知單》，并督促限期整改完善，以確保項目檔案質量的管控。（2）切實落實監(jiān)理對項目檔案工作的監(jiān)督檢查職責。監(jiān)理單位應將項目文件編制和檔案整理質量作為工程質量監(jiān)理工作的內容之一。監(jiān)督管理施工單位在工程施工過程中，對不完整、不準確和不符合規(guī)范要求的施工文件材料應及時指出，限期整改。監(jiān)理單位在單位、分部和分項工程質量評定審核時，需同時評定文件材料的形成質量和完整程度。（3）嚴格落實項目文件審簽制。各參建單位對施工組織設計、各類施工方案措施和成果報告等，要求編制單位切實落實編、校、審三級簽字（手簽），并嚴格執(zhí)行文件簽署不全不流轉至下一環(huán)節(jié)的文控要求，以確保項目文件編制深度滿足規(guī)程規(guī)范要求。（4）督促落實“三檢制”。監(jiān)理單位要求施工單位的三檢人員資格報驗，并詳細備案三檢人員的簽字。同時，在日常檢查過程中，監(jiān)理單位會嚴格核查三檢人員的簽署情況，確保簽署的真實性和有效性。通過這種方式，監(jiān)理單位能夠有效監(jiān)督和督促三檢人員切實履行職責，保障項目文件的質量。三檢人員的規(guī)范操作和簽字行為不僅是對其專業(yè)素養(yǎng)的體現，還是項目文件質量和項目整體管理水平的重要保障。因此，監(jiān)理單位的這一要求對于確保項目文件的高質量形成具有重要的現實意義和學術價值。

3.嚴把項目文件驗收關（事后）

（1）實行分部工程資料審查制度。在施工單位申請分部工程驗收前，項目法人會同監(jiān)理單位開展對該分部單元工程評定資料完整、準確、有效、系統(tǒng)、文件整理規(guī)范性及預組卷等情況展開檢查核驗，填寫“分部工程資料審查表”，經監(jiān)理、業(yè)主工程管理部門和檔案管理部門審查通過后，方可實行實體工程驗收。（2）歸檔實行審核“三方會審四檢制”。在項目文件歸檔時，對歸檔案卷實行施工單位自查、監(jiān)理單位復查、項目法人工程管理人員復核以及檔案管理人員確認，填寫“歸檔資料審定表”，以確保歸檔的項目文件完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范以及有效。

五、項目檔案形成質量過程管控中應注意的事項

1.單元工程質量驗收評定文件形成時注意的事項

（1）落實各種單元質量在評定標準中的設計參數、規(guī)范要求及強制性條文執(zhí)行條款編寫的責任部門及責任人。（2） 組織工程技術和質量管理人員學習掌握《單元工程質量評定標準》、熟悉施工圖紙及設計變更內容、理解施工方案及標準工藝要求。（3） 終檢人員對現場施工人員實行項目劃分原則和單元工程質量驗收評定支撐性用表的交底。例如，開挖工程需提交四方驗收表、開挖面殘留炮孔痕跡檢查記錄表、強調執(zhí)行記錄表、反映施工質量的照片、三檢表以及開挖斷面測量；混凝土工程提交工序評定表、倉面設計、開倉證、試驗委托以及養(yǎng)護記錄等。（4）單元工程質量等級評定宜在單元工程完工后28天內完成評定。（5）注意同一部位不同施工內容，如開挖、支護和混凝土等，在單元評定時應厘清相應工序各類表格填寫的時間邏輯關系。（6）施工測量應注意過程測量資料的全面采集、收集和初步整理，為工程竣工資料編制打好基礎。（7）試驗檢測：一是統(tǒng)一各類試驗委托單、取樣單的格式；二是明確責任，確定由哪個部門負責填寫；三是填寫時如何保證與實際施工內容一致性等。

六、總結與思考

綜上所述，抽水蓄能電站工程項目檔案是整個電站建設和基礎管理工作中的基礎性內容，國家和行業(yè)對工程項目檔案質量要求很高，要充分保證項目檔案的真實性、完整性、有效性以及系統(tǒng)性，檔案形成的質量管控是重中之重。首先，大部分檔案管理人員不是工程技術人員出身，并不很了解整個工程項目會產生哪些項目文件，難以真正把控項目文件內容和時間編制，是否專業(yè)規(guī)范。一個高質量的項目檔案必須由項目法人業(yè)主、監(jiān)理和施工單位三方齊心合力，從管理、落地實施到實現項目檔案管理和工程建設的同部署和同落實。其次，深化工程項目檔案各環(huán)節(jié)的有效管理，檔案管理及專業(yè)技術人員能夠及時、完善、準確地完成檔案收集、歸檔與移交等工作，保證項目檔案信息的準確性與完整性。最后，項目檔案的專項驗收應著重審核檢查項目檔案形成的質量，因為其不僅可以反映工程項目的現實狀況，還能夠為工程審計以及專項驗收等環(huán)節(jié)提供依據。所以，工程項目檔案管理工作人員需要有深度的思考與研究，提高國家抽水蓄能電站項目檔案管理工作的效率與質量。

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作者單位：浙江縉云抽水蓄能有限公司

作者簡介：錢向清（1971—），女，漢族，浙江杭州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。