新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化管理探究

摘 要：檔案是歷史的記錄和見證，是支撐各項(xiàng)事業(yè)的重要依據(jù)。在衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域，檔案起著監(jiān)督衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、保證人民群眾健康的重要作用。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代衛(wèi)生機(jī)構(gòu)監(jiān)督的職能不斷優(yōu)化，給衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作提出了更高的要求，衛(wèi)生監(jiān)督檔案作為記錄衛(wèi)生監(jiān)督各項(xiàng)工作的重要依據(jù)，必須開展管理優(yōu)化。基于此，文章對(duì)新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理展開探討，文章介紹了新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理需要遵循的原則，探討了新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化管理的具體策略，以期提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的效率和質(zhì)量，保證衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；檔案工作；衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)；規(guī)范化管理

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案工作，檔案工作是經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)的重要事業(yè)。在長(zhǎng)期的檔案事業(yè)發(fā)展中，檔案的價(jià)值日益突出，檔案工作對(duì)于各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性支撐作用越來越明顯。檔案是在工作中形成的，記錄了以往的各項(xiàng)信息，是決策和各項(xiàng)管理的重要依據(jù)。新時(shí)期，人們的生活水平顯著提高，對(duì)檔案信息的要求越來越高，各項(xiàng)有關(guān)檔案管理的政策性文件表明，檔案管理工作需要順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為人民群眾提供高效的檔案服務(wù)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是各衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在行政過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的信息資料。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的形式可為文字、視頻、圖像以及音頻等，是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)以及執(zhí)法活動(dòng)的全面與真實(shí)的記錄，是檔案監(jiān)督發(fā)展中不可缺少的部分，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，可以對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)實(shí)行有效的評(píng)估，保證各項(xiàng)衛(wèi)生管理工作有序開展，更好地為人民群眾服務(wù)。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理需要遵循的原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理原則

《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020修訂）指出，檔案工作應(yīng)實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則。具體就是國(guó)家檔案主管部門主管全國(guó)的檔案工作，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)全國(guó)的檔案工作，對(duì)各檔案管理部門的工作制度作出了統(tǒng)一的制度規(guī)范。在國(guó)家檔案主管部門的統(tǒng)籌規(guī)劃下，下一級(jí)的檔案管理部門需要負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)各組織、各單位的檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府既要負(fù)責(zé)自身的檔案工作，又要兼顧所屬組織、單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位、組織、團(tuán)體要做好自身的檔案工作。

2.堅(jiān)持依法管理檔案原則

“全面依法治國(guó)”是我國(guó)治理國(guó)家的基本方略，“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”是基本方針，一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織和個(gè)人都必須遵守法律法規(guī)，依法辦事。司法機(jī)關(guān)和工作人員要嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求執(zhí)法，堅(jiān)決維護(hù)法律的權(quán)威和尊嚴(yán)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在執(zhí)法過程中形成的信息資料，要求執(zhí)法人員必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定辦事。并且，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理上，要按照相關(guān)的法律法規(guī)管理，以保證檔案工作的規(guī)范化與合法化。

3.堅(jiān)持以人民為中心的原則

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，檔案工作要始終堅(jiān)持人民立場(chǎng)，檔案工作要始終為人民群眾的利益服務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案信息的需求越來越頻繁。因此，必須加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，使檔案信息能被充分利用，凸顯檔案的服務(wù)性質(zhì)。為了方便人民群眾對(duì)檔案信息的利用，檔案管理部門應(yīng)建立檔案服務(wù)體系，拓展檔案的覆蓋范圍，使檔案信息資源能夠覆蓋更多的用戶。

4.堅(jiān)持安全底線原則

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強(qiáng)調(diào)檔案工作對(duì)國(guó)家和人民的根本利益具有重要作用，檔案信息十分重要，必須貫徹總體國(guó)家安全觀，保護(hù)檔案的安全、完整，避免檔案信息被泄露。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，應(yīng)保證檔案信息的安全，確保不泄露、不遺失檔案信息。衛(wèi)生監(jiān)督檔案與人民群眾的利益緊密相連，與衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，要保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案的安全，應(yīng)建立檔案的備份、應(yīng)急恢復(fù)以及檔案信息訪問控制機(jī)制等，在檔案信息的開發(fā)利用過程中，應(yīng)注重開放權(quán)限設(shè)置，機(jī)密信息必須嚴(yán)格保護(hù)，防止被泄露。

5.堅(jiān)持改革創(chuàng)新原則

檔案是為人民服務(wù)的，是為社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步服務(wù)的。因此，檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)今社會(huì)是信息化的社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)深入人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，給人們的生產(chǎn)生活方式帶來了翻天覆地的變化。在檔案工作中，也應(yīng)充分融合創(chuàng)新性的信息技術(shù)，推動(dòng)檔案工作信息化建設(shè)，提升檔案工作信息化程度，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

二、新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化管理策略

1.建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

衛(wèi)生監(jiān)督工作是行政執(zhí)法類的工作，工作必須嚴(yán)謹(jǐn)與規(guī)范，在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中形成的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，也必須嚴(yán)謹(jǐn)與規(guī)范。因此，相關(guān)部門必須建立健全得衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作人員的管理工作。我國(guó)出臺(tái)了一系列關(guān)于檔案管理的文件，有《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《檔案執(zhí)法監(jiān)督工作暫行規(guī)定》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等，但對(duì)于衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理卻缺少詳細(xì)的規(guī)定。盡管有《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的發(fā)布，但時(shí)間較早，且其中也缺少對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的詳細(xì)規(guī)定，導(dǎo)致衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的過程中缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作人員在管理檔案時(shí)會(huì)依據(jù)自身對(duì)各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度的理解和自身經(jīng)驗(yàn)開展工作，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)降低衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的效率和質(zhì)量。

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理中，必須建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)檔案工作的各項(xiàng)工作作出具體規(guī)定，使檔案管理工作更加規(guī)范和高效。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的主管部門應(yīng)按照社會(huì)實(shí)際建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，供各衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)參考執(zhí)行。例如，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集方面，應(yīng)建立收集制度，規(guī)定衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集范圍、收集方式與收集期限等內(nèi)容；在衛(wèi)生監(jiān)督檔案整理方面，應(yīng)規(guī)定檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)和范圍，可以將衛(wèi)生監(jiān)督檔案分為業(yè)務(wù)類、行政處罰類以及綜合類等分類標(biāo)準(zhǔn)；在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保存方面，應(yīng)制定檔案保存的格式規(guī)范，數(shù)字類檔案的存儲(chǔ)格式要有名稱、時(shí)間以及元數(shù)據(jù)等，應(yīng)制定檔案的備份與恢復(fù)機(jī)制，以防突發(fā)事件發(fā)生影響檔案安全，對(duì)于紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案應(yīng)分別制定保存制度；在檔案的利用方面，應(yīng)制定檔案的開發(fā)利用制度，明確檔案利用和保密的范圍、檔案信息利用的途徑等內(nèi)容；在檔案的銷毀方面，應(yīng)明確檔案的保管期限以及銷毀程序，保管期限到期后鑒定檔案信息的價(jià)值，若無繼續(xù)保存的價(jià)值，則按照規(guī)定實(shí)行檔案銷毀，檔案銷毀目錄需要永久保存；在檔案的移交方面，應(yīng)明確移交的程序。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)明確檔案工作人員的各項(xiàng)職責(zé)以及工作的具體流程，規(guī)章制度應(yīng)由檔案保管單位根據(jù)自身的實(shí)際情況制定，保證單位的檔案工作有序、規(guī)范地開展。

此外，還要保證相關(guān)制度的貫徹落實(shí)情況，衛(wèi)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局可以組建專門負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)小組，不定期對(duì)各單位檔案管理工作、各項(xiàng)制度的落實(shí)情況展開詳細(xì)調(diào)查，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案各項(xiàng)規(guī)章制度能夠切實(shí)落實(shí)。

2.提高檔案工作人員的能力素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)與檔案工作的質(zhì)量有著直接關(guān)系。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理中，應(yīng)注重提升檔案工作人員的能力素質(zhì)，使其扎實(shí)掌握檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)以及衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的法律法規(guī)及各項(xiàng)規(guī)章制度。因此，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)組織統(tǒng)一、規(guī)范以及具有針對(duì)性的培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)的系統(tǒng)性和持續(xù)性，相關(guān)部門可制訂科學(xué)、合理的培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)頻次、培訓(xùn)人員以及授課人員等。培訓(xùn)之前，相關(guān)部門可以調(diào)查培訓(xùn)人員的檔案知識(shí)，明確參與培訓(xùn)的人員存在哪些不足，以此制訂針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，使培訓(xùn)切實(shí)可行。培訓(xùn)可以采用線上和線下結(jié)合的方式。線下可由上級(jí)檔案主管部門統(tǒng)一組織，在高校或機(jī)關(guān)單位內(nèi)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或?qū)W者指導(dǎo)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員。在線下培訓(xùn)的過程中，授課人員應(yīng)注意與參加培訓(xùn)的學(xué)員積極互動(dòng)，相互討論，吸引參與培訓(xùn)人員的注意力。線上可以開通學(xué)習(xí)平臺(tái)，專家和學(xué)者可以直播講解，相關(guān)單位也可上傳視頻或圖文資料等學(xué)習(xí)資源，供檔案工作人員自行學(xué)習(xí)，特別是衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)規(guī)章制度、信息化檔案管理系統(tǒng)的操作方式等內(nèi)容，適合檔案工作人員自主學(xué)習(xí)。

為了保證培訓(xùn)的有效落實(shí)，檔案管理部門應(yīng)建立針對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作人員的考核激勵(lì)制度，將檔案工作人員的工作表現(xiàn)、工作效果以及服務(wù)態(tài)度等作為考核指標(biāo)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案工作人員應(yīng)給予相應(yīng)的表彰，如頒發(fā)表彰證書、通報(bào)表揚(yáng)以及提供獎(jiǎng)金福利等獎(jiǎng)勵(lì)，發(fā)揮優(yōu)秀檔案工作人員的榜樣作用。對(duì)于考核成績(jī)靠后的檔案工作人員，應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提升其綜合素質(zhì)。通過系統(tǒng)、持續(xù)的培訓(xùn)，可以使檔案工作人員嚴(yán)格遵守衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)待檔案工作嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、有耐心，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。

3.建設(shè)檔案安全保障體系

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)著各單位、各組織的衛(wèi)生監(jiān)督工作，如醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督、消毒衛(wèi)生監(jiān)督以及學(xué)校衛(wèi)生監(jiān)督等，都與人們的健康息息相關(guān)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作過程的全面記錄，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息具有重要的意義，部分檔案信息甚至具有一定的機(jī)密性。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門要建立檔案安全保障體系，保證檔案信息安全。檔案工作人員要定期對(duì)檔案庫(kù)以及后備檔案庫(kù)開展全面的安全檢查，包括物理存儲(chǔ)空間以及線上存儲(chǔ)空間，對(duì)于存在安全隱患的存儲(chǔ)空間應(yīng)及時(shí)整改。上級(jí)檔案主管部門可以開展檔案存儲(chǔ)空間的評(píng)估工作，指出檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全隱患，指導(dǎo)下級(jí)檔案管理部門及時(shí)開展檔案存儲(chǔ)空間的整改。對(duì)于檔案庫(kù)，應(yīng)建立安全管理制度及應(yīng)急預(yù)案，特別是針對(duì)物理檔案的存儲(chǔ)空間實(shí)行精細(xì)化管理，保證檔案的安全。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案安全管理方面，相關(guān)檔案管理單位應(yīng)建立檔案安全管理責(zé)任制度，將檔案安全保障中的各項(xiàng)工作落實(shí)到具體的工作人員身上，并經(jīng)常開展檔案信息保密教育，增強(qiáng)檔案工作人員的保密意識(shí)。在檔案安全管理中，可以引入信息技術(shù)，提高數(shù)字檔案管理的設(shè)備水平，健全檔案信息系統(tǒng)，完善數(shù)字化的安全保密體系，做好檔案的數(shù)字化備份工作，在檔案信息備份的過程中安全監(jiān)控。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)引入防火墻、訪問日志、訪問權(quán)限控制以及信息傳輸數(shù)字加密等安全保障技術(shù)，防止數(shù)字檔案信息被泄露。

4.加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有顯著的應(yīng)用價(jià)值，檔案主管部門可以積極開發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督檔案，充分發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案對(duì)國(guó)家和社會(huì)的價(jià)值。在檔案開放利用的過程中，檔案主管部門應(yīng)建立檔案信息審核機(jī)制，避免機(jī)密檔案被泄露。衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息可以通過管理部門的門戶網(wǎng)站公布，建立檔案信息目錄，并支持檔案全文在線查閱、下載的功能，方便人民群眾查閱使用，提升檔案利用的便捷性，有利于檔案利用率的提高。檔案主管部門應(yīng)引導(dǎo)各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門深入挖掘檔案資源，為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)及上級(jí)部門的決策提供經(jīng)驗(yàn)參考。檔案工作人員可以編研出版檔案信息，一方面，可以作為相關(guān)的決策依據(jù)；另一方面，部分的編研成果還可以作為高校教學(xué)資源使用。同時(shí)，也可以作為相關(guān)人員繼續(xù)教育的教學(xué)資源，充分發(fā)揮檔案信息的教育作用。檔案信息可以在各種重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)開放，通過舉辦展覽活動(dòng)、新聞播報(bào)及短視頻發(fā)布等方式開放檔案信息，進(jìn)一步提高檔案信息的利用率，擴(kuò)大檔案信息的影響力，充分發(fā)揮檔案信息的各方面價(jià)值。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理，要堅(jiān)持中央的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持以人民為本的立場(chǎng)、堅(jiān)持檔案管理推陳出新、依法治檔，注重保障檔案信息安全。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理以完善的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，國(guó)家檔案管理部門應(yīng)建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作人員有章可循、有法可依。檔案管理人員也應(yīng)不斷提升自身工作素質(zhì)，保證各項(xiàng)規(guī)章制度的有效執(zhí)行。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理過程中，應(yīng)注重信息安全的規(guī)范化保障和信息資源的規(guī)范化利用，充分發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的作用，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平。

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作者單位：霞浦縣衛(wèi)生健康監(jiān)督所

作者簡(jiǎn)介：鄭其武（1974—），男，漢族，福建霞浦人，本科，館員，研究方向：檔案管理。