加強醫(yī)院檔案管理，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

摘 要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理和發(fā)展的重要組成部分，記錄了患者的診療信息、醫(yī)療設備設施的使用情況、財務記錄以及人事檔案等各個方面的信息。有效的檔案管理可以幫助醫(yī)院提高運營效率、優(yōu)化資源配置，并給醫(yī)療服務的質(zhì)量和安全提供有力支持。因此，加強醫(yī)院檔案管理成為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要課題。本研究目的是為醫(yī)院管理層和相關(guān)從業(yè)人員提供有關(guān)加強檔案管理的理論指導和實踐經(jīng)驗，幫助他們更好地理解檔案管理的重要性，提高檔案管理水平，進一步促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。通過優(yōu)化檔案管理、提高醫(yī)院管理的效能，推動醫(yī)院向著高效、安全以及可持續(xù)發(fā)展的目標邁進。

關(guān)鍵詞：加強；醫(yī)院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展

在信息技術(shù)高度發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案管理面臨著更加復雜和多樣化的挑戰(zhàn)。隨著患者數(shù)量的不斷增長，醫(yī)院檔案的數(shù)量和種類也呈現(xiàn)出爆炸式增長的趨勢。同時，檔案中包含的敏感信息也引起關(guān)注，保護患者隱私和防止個人信息被泄露成為醫(yī)院檔案管理的重要要求。此外，由于檔案管理涉及多個部門的合作，缺乏完善的管理機制和流程也給檔案管理帶來了一定的困難。因此，本論文旨在探討如何加強醫(yī)院檔案管理，促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。通過研究檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的重要作用，分析醫(yī)院開展檔案管理工作應具備的各種特性，并創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的路徑。本文將重點從建立完善的檔案管理機制、加強檔案保密管理、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化等方面展開研究。

一、加強醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的重要作用

1.提高醫(yī)院管理水平

檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于提高醫(yī)院管理水平具有至關(guān)重要的作用。通過對檔案實施管理，醫(yī)院可以規(guī)范各項業(yè)務流程，確保各項工作的有序開展，從而提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理還可以為醫(yī)院各項決策提供重要的數(shù)據(jù)支持。通過定期整理和分析檔案數(shù)據(jù)，醫(yī)院可以更全面地了解患者的診療情況、藥品使用情況以及醫(yī)療器械使用情況等信息，為制定更科學、合理的診療方案和醫(yī)療政策提供依據(jù)，不僅有助于提高醫(yī)療服務水平，還能夠更好地滿足患者的需求。通過檔案記錄，醫(yī)院可以了解各科室的醫(yī)療資源使用情況，進而根據(jù)實際情況實行資源的合理調(diào)配。同時，檔案管理還能夠為醫(yī)院的物資管理提供重要支持，確保物資的及時補充和有效利用，避免浪費現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理涉及醫(yī)院日常工作的方方面面，加強檔案管理有助于規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部管理流程，提高各部門之間的協(xié)作效率，從而提高醫(yī)院整體的管理水平。

2.促進科研教學

醫(yī)院檔案中蘊藏著豐富的資源，其中大量的科研教學資料是一座巨大的信息寶庫，等待發(fā)掘和利用。這些資料包括但不限于病歷檔案、診療記錄、醫(yī)學研究報告、教學病例、學術(shù)論文以及器械使用記錄等。它們不僅是醫(yī)學研究的重要素材，還是教學的重要參考。加強檔案管理可以為科研人員提供翔實的數(shù)據(jù)支持。病歷檔案、診療記錄等資料詳細記錄了患者的病情、治療過程和治療效果，是醫(yī)學研究的重要數(shù)據(jù)來源。通過對這些資料的分析和挖掘，科研人員可以從中發(fā)現(xiàn)新的研究方向、尋找疾病的發(fā)病規(guī)律以及探究治療的有效方法，不僅可以推動醫(yī)學科學的進步，還有助于提升醫(yī)療服務質(zhì)量。檔案管理還可以為教學人員提供豐富的教學素材。教學病例、學術(shù)論文以及器械使用記錄等資料可以為教學提供真實詳細與生動的案例，幫助教師更好地理解疾病、指導學生。同時，這些資料還可以作為教學參考資料，為教師提供新的教學思路和方法，不僅可以提高教學質(zhì)量，還有助于培養(yǎng)更多的醫(yī)學人才。醫(yī)院應該利用充分發(fā)掘和利用檔案資源，推動醫(yī)院的科研教學水平不斷提高。

二、醫(yī)院檔案管理應具備的各種特性

1.系統(tǒng)性

在實施管理工作的時候保證良好的系統(tǒng)性，可以為實踐工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理部門必須重視檔案的分類存放工作，能夠保證在調(diào)閱檔案時能夠在最短的時間內(nèi)查找到所需資料。目前，對于檔案實行分類與管理，全面顯示出現(xiàn)代化與系統(tǒng)化的特點，如有效利用先進的科學技術(shù)完成檔案信息管理工作，能夠提高醫(yī)院檔案管理工作總體水平與效率。

2.完整性

要想從根本上保證檔案管理工作成效，最主要的是要保證檔案信息的完整性。一切檔案都不是憑空產(chǎn)生，其出現(xiàn)不可避免地涉及各種問題。因此，檔案管理人員在落實工作時，應遵循事件的起因、過程及結(jié)果等實行歸納與整理，為檔案信息提供全面性與完整性的保證。另外，為了能夠方便醫(yī)院工作人員調(diào)閱檔案，應確保檔案資料的完整性。

3.敏感性

醫(yī)院檔案管理人員不僅要很好地整理與保管檔案，在醫(yī)院組織開展各種實踐活動時還必須積極收集各種信息。檔案管理人員必須充分把握每項工作的進程，做好檔案資料的管理，并把在活動過程中形成的資料統(tǒng)一收集起來，要想高效地開展檔案管理工作，就要求檔案管理人員必須具有良好的資料敏感度，確保收集的信息資料全面、準確，并能夠根據(jù)經(jīng)驗準確判斷信息是否有價值。

4.真實性

醫(yī)院檔案管理部門要對其保管的各項資料展開評判，能夠判斷出各項資料是否準確、完整和真實，以便于合理地應用檔案信息。由于有的醫(yī)院發(fā)展歷史非常悠久，在歷史發(fā)展過程中留下的檔案信息會存在一些錯誤。針對以上情況，檔案管理人員必須嚴格檢查檔案內(nèi)容，認真按照規(guī)范要求執(zhí)行重復核對工作，并歸納檔案涉及的有效資料，為檔案室儲存資料的準確性與實用性提供保證。

三、醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新路徑

1.高度重視檔案管理工作

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常運營和發(fā)展的重要記錄和憑證，涵蓋了患者的診療信息、醫(yī)療設備設施的使用情況、財務記錄以及人事檔案等多個方面。這些檔案不僅反映了醫(yī)院的管理水平，還是醫(yī)院開展醫(yī)療服務的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院必須高度重視檔案管理工作，確保檔案的完整性和安全性，防止檔案信息被泄露和濫用。醫(yī)院管理人員和其他基層人員應積極學習《中華人民共和國檔案法》，使醫(yī)院的工作人員牢記檔案管理工作的重要性。尤其是醫(yī)院的領(lǐng)導者，因為領(lǐng)導的大力支持和高度重視是落實和有效開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。所以要把醫(yī)院檔案管理工作當作日常管理工作的重要任務，充分融合檔案管理工作和醫(yī)院的發(fā)展，促進醫(yī)院檔案水平的提高以及醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院其他部門人員也應該充分認識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中密切配合檔案管理人員，有效掃除檔案管理工作中的障礙。

2.建立完善的檔案管理機制

醫(yī)院要通過建立完善的檔案管理機制，確保對各種醫(yī)療檔案的有效管理和規(guī)范。具體來說，醫(yī)院應該明確檔案管理的責任和流程，以便在檔案管理過程中實現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依的管理模式。在管理過程中要明確規(guī)定檔案收集的范圍和標準，確保重要的醫(yī)療檔案被完整地收集和歸檔，包括患者的病歷、診斷報告、手術(shù)記錄、影像資料以及化驗結(jié)果等。此外，醫(yī)院還需要確保檔案收集的及時性，以便能夠及時了解患者的病情和治療過程。在收集到完整的檔案信息后，還需要對檔案實行分類、編號和歸檔。使用適當?shù)臋n案管理軟件或系統(tǒng)，以便能夠高效地開展檔案整理和歸檔工作。醫(yī)院需要制定清晰的歸檔標準，以確保檔案的準確性和完整性。此外，還應選擇合適的保存環(huán)境，確保檔案的安全和完整性。檔案儲存環(huán)境需要考慮到溫度、濕度、防塵、防潮、防火以及防盜等方面。同時，醫(yī)院需要定期對檔案開展備份和復制，以防止檔案丟失或損壞。

3.實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化

在電子檔案逐漸普及和應用的今天，醫(yī)院的檔案管理工作也應該通過投入相關(guān)的設備設施和技術(shù)應用建立和實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。使用現(xiàn)代化的檔案管理軟件或系統(tǒng)可以大幅提高檔案管理的效率和質(zhì)量。這些軟件或系統(tǒng)通常具有強大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，能夠快速、準確地完成檔案的收集、整理、保存和利用等工作。同時，這些軟件或系統(tǒng)還具有易用性和可擴展性，可以根據(jù)醫(yī)院的需求來定制和升級。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，可以大幅提高檔案的利用效率和管理水平。數(shù)字化檔案可以通過掃描、拍照、錄入等方式實行轉(zhuǎn)化，存儲在電子檔案庫，不僅可以方便檢索和查閱檔案，還可以實現(xiàn)遠程共享和傳輸，提高檔案的利用范圍和效率。在檔案管理中引入人工智能技術(shù)，可以對數(shù)字化檔案實行智能化的管理和分析，為醫(yī)院提供更加智能化的決策支持。例如，可以利用人工智能技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)展開挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療規(guī)律和趨勢，為醫(yī)院的管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化需要從軟件、硬件以及數(shù)據(jù)等方面全面規(guī)劃，并結(jié)合醫(yī)院的需求實行定制和升級。只有這樣，才能為醫(yī)院提供更加高效、安全以及智能化的檔案管理服務。

4.加強醫(yī)院檔案的保密管理

醫(yī)院檔案中包含大量的患者信息和敏感數(shù)據(jù)，如病歷、診斷結(jié)果和治療方案等。

首先，為了確保檔案信息不被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和使用，醫(yī)院應制定明確的檔案利用流程和權(quán)限規(guī)定。通過設置訪問權(quán)限，根據(jù)員工的角色和需要，設定不同級別的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和處理檔案信息。同時，建立嚴格的審批流程，確保所有訪問和使用檔案的行為都經(jīng)過授權(quán)和記錄。

其次，醫(yī)院需要采用加密措施保護檔案數(shù)據(jù)的安全。通過使用先進的加密技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)實行加密處理，確保即使數(shù)據(jù)被非法獲取也無法解讀內(nèi)容。加密措施應涵蓋檔案數(shù)據(jù)的存儲、傳輸和處理環(huán)節(jié)，全面保障數(shù)據(jù)的安全性。此外，醫(yī)院還需要加強檔案的紙質(zhì)和電子檔案安全措施。對于物理檔案，醫(yī)院應設立安全的檔案庫房，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。對于數(shù)字化檔案，醫(yī)院應設置權(quán)限控制、訪問日志等措施，確保檔案的安全性和完整性。

最后，醫(yī)院應建立完善的網(wǎng)絡安全管理制度，保障檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。通過定期對系統(tǒng)實施安全檢查和漏洞掃描，加強網(wǎng)絡隔離和訪問控制，對員工開展網(wǎng)絡安全培訓等措施，提高系統(tǒng)的抗攻擊能力和員工的網(wǎng)絡安全意識。通過以上措施，醫(yī)院可以有效保護檔案信息，防止敏感信息被泄露和濫用。

5.提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不僅與醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量掛鉤，還能促進醫(yī)院整體服務質(zhì)量的提升，更好地服務于患者和社會。

首先，醫(yī)院檔案管理工作人員應當具備的專業(yè)素質(zhì)包括對醫(yī)院檔案內(nèi)容的深入理解，如病歷、科研、教學以及行政管理等檔案的分類、整理和歸檔流程。要求工作人員具有醫(yī)學知識背景或至少對醫(yī)學有一定的了解，以確保檔案的準確性和醫(yī)學信息的有效性。同時，還應對于檔案的保密性、安全性有充分的認識，嚴格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，維護患者隱私和醫(yī)院利益。

其次，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作人員還需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，包括電子檔案管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)分析等工具的應用，不僅能夠提高檔案檢索和利用的效率，還能夠通過數(shù)據(jù)分析為醫(yī)院管理決策提供支持。因此，定期接受信息技術(shù)培訓，不斷提高自身的信息化管理能力，對于檔案管理工作人員來說至關(guān)重要。

最后，熟知相關(guān)法律法規(guī)也是醫(yī)院檔案管理人員不可或缺的專業(yè)素質(zhì)之一。工作人員應熟悉《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，了解醫(yī)療檔案的合法性、真實性和有效性，能夠在實際工作中依法行事，確保檔案管理的合規(guī)性。此外，對于醫(yī)療事故的處理、醫(yī)療糾紛的預防等方面的知識也應有所掌握。在提升醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的途徑上，醫(yī)院可以組織定期培訓和學術(shù)交流活動，鼓勵工作人員參加國家或地方檔案管理部門舉辦的培訓班以及專業(yè)學會的研討會。同時，還應建立激勵機制，鼓勵工作人員通過在職學習取得相關(guān)學位或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，從而提高整體隊伍的專業(yè)水平。

四、結(jié)論

要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學性和規(guī)范性，就必須積極革新才能適應新時期的要求，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。加大檔案管理的力度，可以提高醫(yī)院整體的管理水平，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)，適應現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，對現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展和進步極為有利，從而實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：鄄城縣中醫(yī)醫(yī)院

作者簡介：吳艷麗（1975—），女，漢族，山東鄄城人，本科，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。