強(qiáng)化檔案審核工作，提高干部人事檔案管理水平

摘 要：在新時(shí)期，干部人事檔案管理工作面臨新要求，如何有效提高干部人事檔案管理水平，強(qiáng)化檔案審核工作值得深思與探究。對此，文章利用分析法與綜合法，剖析干部人事檔案管理及檔案審核工作現(xiàn)存的問題，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從樹立現(xiàn)代化的檔案管理思維、構(gòu)建數(shù)字化管理體系、推動干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展、建立數(shù)字化干部人事檔案審核機(jī)制、建立完善的監(jiān)督與問責(zé)機(jī)制以及強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)幾個(gè)方面提出具體的優(yōu)化策略方法，以期為促進(jìn)干部人事檔案管理高質(zhì)量發(fā)展提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案審核；干部；提拔任用；人事檔案；檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的快速發(fā)展，各種管理制度面臨深刻變革，為緊跟時(shí)代發(fā)展，充分發(fā)揮干部人事檔案效用，有必要從根本上強(qiáng)化檔案審核工作，保證人事檔案的完整性與真實(shí)性，有效提高干部人事檔案管理水平。目前，由于各種客觀因素的制約，以往干部人事檔案管理在新時(shí)代發(fā)展下暴露出一些問題。因此，必須加強(qiáng)檔案審核工作，采取有效的對策強(qiáng)化干部人事檔案管理工作，探究提高干部人事檔案管理水平的對策方法。

一、干部人事檔案管理及檔案審核工作現(xiàn)存的問題

1.管理意識欠缺

管理意識欠缺是影響干部人事檔案管理工作質(zhì)量水平的主要因素之一，在新時(shí)期，各類數(shù)智化技術(shù)的應(yīng)用推廣與普及，使得傳統(tǒng)檔案管理工作理念與技術(shù)方法逐漸被淘汰。但受思維固化、專業(yè)學(xué)習(xí)能力以及綜合素養(yǎng)等影響，一些檔案管理人員缺乏正確的認(rèn)知，沒有深刻理解現(xiàn)代化檔案管理意識的重要性與必要性，且對現(xiàn)代管理技術(shù)方法的使用不夠熟練。同時(shí)，在管理意識欠缺的影響下，檔案歸類、整理、保存以及利用等相關(guān)工作的效率較低，不利于深入挖掘與開發(fā)檔案價(jià)值，檔案管理效用得不到很好的發(fā)揮。

2.檔案管理信息化水平較低

新時(shí)期，檔案管理由紙質(zhì)檔案管理、無紙化檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化、智慧化檔案管理模式，而各類現(xiàn)代化、數(shù)智化技術(shù)的應(yīng)用也給干部人事檔案管理工作提出更高要求。近年來，全國多地針對干部人事檔案數(shù)字化工作做出了許多實(shí)踐，但從整體創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程來看，仍有許多事業(yè)單位尚未完成建設(shè)數(shù)字化干部人事檔案，難以在檔案資料閱讀、查詢和利用等方面實(shí)現(xiàn)真正的統(tǒng)籌管理。

3.檔案監(jiān)督與審核機(jī)制有待完善

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》對事業(yè)單位干部人事檔案管理開展了具體和實(shí)踐層面的規(guī)范要求。人事檔案屬于一項(xiàng)長期系統(tǒng)性工作，在以往管理工作中一些單位并沒有足夠重視干部人事檔案管理，存在檔案管理與審核較為簡單、粗放等問題，并缺乏明確的檔案收集、歸檔、管理以及借閱等操作標(biāo)準(zhǔn)要求。由于檔案審核與監(jiān)督機(jī)制的不完善，很多干部人事檔案管理問題沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決，增加了管理隱患與風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案管理人員素質(zhì)較低

部分單位面臨著專業(yè)人才、數(shù)字化人才短缺等問題，一些人事檔案管理人員在數(shù)字化專業(yè)能力和綜合素質(zhì)上仍需進(jìn)一步提升，未能系統(tǒng)地掌握高效且科學(xué)的審核程序與方法，導(dǎo)致在實(shí)際操作中檔案管理人員往往難以高效開展檔案核查與調(diào)研活動，檔案審核工作效率低下，整體管理與審核效果達(dá)不到預(yù)期。此外，檔案管理人員在信息技術(shù)知識方面積累有限，不能滿足信息化檔案管理工作日益增長的需求，導(dǎo)致其工作效率無法得到有效提高。與此同時(shí)，以往工作中針對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)活動相對較少，且缺乏持續(xù)性和系統(tǒng)性，無法形成一支專業(yè)素養(yǎng)扎實(shí)、技能過硬的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

二、強(qiáng)化檔案審核工作，提高干部人事檔案管理水平的策略方法

1.樹立現(xiàn)代化的檔案管理思維

干部人事檔案審核人員的能力會直接對審核質(zhì)量、信息準(zhǔn)確性等造成影響，就現(xiàn)階段的干部人事檔案管理工作來看，若想進(jìn)一步提升審核質(zhì)量與信息準(zhǔn)確性，需要深化現(xiàn)代化與數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并幫助相關(guān)工作人員建立現(xiàn)代化干部人事檔案管理思維，以現(xiàn)代化手段加強(qiáng)對審核工作中各環(huán)節(jié)的監(jiān)管深度，以此為干部人事檔案管理工作的高質(zhì)與高效開展奠定基礎(chǔ)。

首先，干部人事檔案管理人員應(yīng)了解并學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理觀念，革新傳統(tǒng)管理理念，將現(xiàn)代化管理措施與管理模式引入干部人事檔案管理工作中，以此持續(xù)優(yōu)化、升級檔案管理工作舉措。在檔案審查環(huán)節(jié)，應(yīng)借助大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備提高數(shù)據(jù)信息篩選與整合的精確性，以此為審核工作的順利開展提供充足的數(shù)據(jù)支撐；其次，上級主管部門應(yīng)在合理范圍內(nèi)適當(dāng)提升基層檔案審核隊(duì)伍的指導(dǎo)和支持力度，使其在實(shí)際工作中享有更多的自主權(quán)，嚴(yán)格遵循《干部人事檔案工作條例》中的要求，規(guī)范與細(xì)化干部人事檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案的接收、應(yīng)用、移交、存檔以及調(diào)閱等，確保每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有制度可循、有法律可依；最后，相關(guān)工作人員應(yīng)規(guī)范開展工作賬簿的記錄與完善工作，以確保干部人事檔案管理工作的有序性、規(guī)范性，為檔案審核工作的開展與優(yōu)化提供重要幫助。同時(shí)，以信息技術(shù)應(yīng)用為依托，持續(xù)完善干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，尤其注重信息安全方面的建設(shè)，結(jié)合具體情況按需引入防火墻、網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)議以及局域網(wǎng)等技術(shù)，既可以借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢幫助干部人事檔案管理與檔案審核工作提質(zhì)增效，也能夠切實(shí)保障干部人事檔案內(nèi)容的私密性與安全性。

2.構(gòu)建數(shù)字化管理體系，推動干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展

在干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)方面，不僅涵蓋了各種信息化、數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，即硬件層面的建設(shè)，也包括軟件及渠道等方面的建設(shè)，如應(yīng)用系統(tǒng)與信息資源平臺等，更涉及數(shù)字化檔案管理制度的制定與創(chuàng)新、數(shù)據(jù)信息安全保障體系建設(shè)等諸多內(nèi)容。因此，干部人事檔案管理相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定科學(xué)、合理的數(shù)字化建設(shè)總綱，圍繞總綱逐步推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，以確保整體建設(shè)過程的科學(xué)性、有序性以及層次性，避免因混亂建設(shè)而出現(xiàn)的各種問題，確保干部人事檔案管理工作順利開展。

一方面，干部人事檔案管理有關(guān)部門應(yīng)立足自身發(fā)展情況，以規(guī)范、客觀、實(shí)際的角度審視當(dāng)前檔案管理工作中所存在的需求，并針對性落實(shí)數(shù)字化建設(shè)，基于需求與社會發(fā)展趨勢制定總體規(guī)劃、整體布局，以持續(xù)推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)工作。此外，檔案管理部門應(yīng)綜合實(shí)際情況合理調(diào)整數(shù)字化建設(shè)過程中所存在的各類問題，將檔案資料的唯一性、安全性以及私密性作為首要問題處理。同時(shí)，因檔案管理部門的特殊性，需要通過強(qiáng)化溝通頻率、拓寬溝通渠道的方式提升數(shù)字化建設(shè)問題解決的時(shí)效性，以達(dá)到整體化布局效果；另一方面，檔案管理部門應(yīng)以上級部門發(fā)布的相關(guān)指導(dǎo)內(nèi)容為依托，結(jié)合實(shí)際情況推動符合國家信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化建設(shè)工作，以提升檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性、實(shí)際性與可行性。同時(shí)，應(yīng)多吸取其他地區(qū)檔案管理部門的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，針對當(dāng)前實(shí)際情況合理完善數(shù)字化檔案管理制度，創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理服務(wù)體系，借助數(shù)智化技術(shù)幫助檔案管理工作提質(zhì)增效。

3.建立數(shù)字化干部人事檔案審核機(jī)制

為進(jìn)一步提升干部人事檔案審核的準(zhǔn)確性，提高審核工作效率，有效解決審核過程中存在的關(guān)鍵信息把握不充足、重要信息溝通不暢等問題，需要結(jié)合實(shí)際情況建立一套科學(xué)、合理且符合檔案管理部門實(shí)際情況的數(shù)字化干部人事檔案審核機(jī)制。首先，需要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、數(shù)字化技術(shù)在干部人事檔案審核過程中的優(yōu)勢，構(gòu)建高效、高質(zhì)、規(guī)范和精準(zhǔn)的干部人事檔案數(shù)字化審核平臺與審核機(jī)制，幫助審核工作人員更快地定位干部人事檔案審核的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，利用網(wǎng)絡(luò)化、智能化的措施強(qiáng)化檔案信息之間的關(guān)聯(lián)性與互動性，以便于快速查閱、比對及審核；其次，基于數(shù)字化技術(shù)的精準(zhǔn)采集、整合、分析和數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，有效提高干部人事檔案審核工作精準(zhǔn)性與效率，通過專業(yè)化、規(guī)范化的檔案管理技術(shù)與信息系統(tǒng)，嚴(yán)格把控檔案數(shù)據(jù)的錄入與審核流程，以確保每條檔案信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，還可以利用計(jì)算機(jī)對既有的檔案資源審核模式完善與調(diào)整，通過建設(shè)優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)庫提高對檔案信息的采集精度與存儲深度；最后，在改進(jìn)與優(yōu)化干部人事檔案審核流程中，還需要合理完善檔案管理審核機(jī)構(gòu)，建立能夠清晰、直觀地反映各類干部所有數(shù)據(jù)信息的人事檔案數(shù)據(jù)對比系統(tǒng)，以此為檔案審核工作的順利開展提供幫助。需要注意的是，在強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)信息透明化和有效利用的同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)高度重視信息安全問題。在建立和使用人事檔案數(shù)據(jù)對比系統(tǒng)時(shí)，必須采取必要的保密措施和技術(shù)手段，確保所有人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和隱私性，不被未經(jīng)授權(quán)的人員訪問，從而維護(hù)檔案信息的可靠性與公信力。

4.建立完善的監(jiān)督與問責(zé)機(jī)制

首先，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況健全日常研判內(nèi)容，強(qiáng)化指導(dǎo)監(jiān)督效能。在單位整體戰(zhàn)略規(guī)劃中融入干部人事檔案監(jiān)督管理工作，常態(tài)化地落實(shí)精細(xì)、規(guī)范的日常分析研判工作，從而不斷提升干部人事檔案審核監(jiān)管工作的規(guī)范性、科學(xué)性以及前瞻性。單位黨組織應(yīng)當(dāng)每年保持兩次或以上的專題會議，集中研討干部人事檔案審核工作與結(jié)果，并按規(guī)范定期向上級有關(guān)部門上報(bào)干部人事檔案的專項(xiàng)審核報(bào)告。組織部應(yīng)每年定期對干部人事檔案開展至少兩次的專項(xiàng)研判，包括但不限于對干部人事檔案內(nèi)容的規(guī)范性、真實(shí)性以及完整性等方面的審核，以確保干部人事檔案信息準(zhǔn)確無誤。當(dāng)干部調(diào)整較為頻繁或大量干部職位變動的時(shí)候，組織部門應(yīng)第一時(shí)間開展干部人事檔案的研判工作，深挖其中存在的問題，如內(nèi)容矛盾或檔案缺失等，并結(jié)合實(shí)際情況制定常態(tài)化的干部人事檔案監(jiān)督機(jī)制，以確保檔案管理與審核工作的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，預(yù)防各類違規(guī)違紀(jì)情況出現(xiàn)。

其次，問責(zé)方面。有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照《公務(wù)員法》《檔案法》等法律法規(guī)構(gòu)建科學(xué)、合理的干部人事檔案管理問責(zé)機(jī)制，全力解決檔案管理不規(guī)范、資料不健全以及造假等相關(guān)問題。針對各類違法違規(guī)的檔案管理行為，需結(jié)合具體情況細(xì)化判定標(biāo)準(zhǔn)與程序，量化針對不同問題的懲罰措施，以實(shí)現(xiàn)對各類違規(guī)行為的有力約束和震懾效果。此外，還需按標(biāo)準(zhǔn)明確各層級管理主體在干部人事檔案管理與審核工作中的權(quán)責(zé)，針對檔案篡改、偽造以及缺失等失職行為，明確其所需承擔(dān)的責(zé)任與后果，嚴(yán)肅干部人事檔案管理及審核工作。

5.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理及審核工作人員的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)以及思想觀念等要素是確保檔案管理工作高質(zhì)高效開展的關(guān)鍵因素，為進(jìn)一步提升檔案審核及管理質(zhì)量，需要通過以下幾方面開展對檔案管理及審核人員的培訓(xùn)：其一，在新時(shí)代背景下，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況適當(dāng)提升檔案管理崗位的用人標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立專門的檔案管理及審核人員的選聘機(jī)制，既要考察應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)知識，也要全面考量其職業(yè)道德、責(zé)任心以及對機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)的熟悉程度，以確保入選人員不僅具有過硬的專業(yè)能力，還擁有優(yōu)秀的綜合素質(zhì)與責(zé)任感，以免因工作人員自身的隨意性而影響檔案管理質(zhì)量和準(zhǔn)確性。此外，還可以設(shè)立專門的監(jiān)督負(fù)責(zé)部門，從而有效杜絕因工作人員自身問題而導(dǎo)致工作質(zhì)量差的問題；其二，加大在職人員的培訓(xùn)力度。檔案管理部門應(yīng)常態(tài)化地開展檔案管理及審核崗位的培訓(xùn)活動，不僅要制定針對性的專業(yè)技能培訓(xùn)內(nèi)容，還應(yīng)引入有關(guān)現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化的技術(shù)培訓(xùn)，可以聘請專門的檔案管理與審核專家指導(dǎo)培訓(xùn)活動，或是通過信息技術(shù)打造“互聯(lián)網(wǎng)+”的線上線下混合式培訓(xùn)模式，以滿足不同員工在培訓(xùn)方面的個(gè)性化需求，鼓勵(lì)相關(guān)工作人員通過學(xué)習(xí)持續(xù)提升個(gè)人能力與綜合素質(zhì)；其三，為進(jìn)一步提升相關(guān)工作人員在學(xué)習(xí)與培訓(xùn)方面的積極性和主動性，單位可結(jié)合實(shí)際情況，針對參加培訓(xùn)活動且取得良好成效的員工制定補(bǔ)貼政策，并在周期性培訓(xùn)結(jié)束后開展有關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容、個(gè)人能力以及綜合素質(zhì)等方面的考核，基于考核結(jié)果發(fā)放不同程度的獎(jiǎng)勵(lì)，以此作為對員工專業(yè)能力提升的認(rèn)可，增強(qiáng)員工自主學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力，久而久之便會為檔案管理部門培養(yǎng)一支專業(yè)水平強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的干部人事檔案管理隊(duì)伍。

三、結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，面對新時(shí)期的發(fā)展要求，事業(yè)單位要認(rèn)真審視檔案管理工作現(xiàn)存問題，樹立現(xiàn)代化的檔案管理思維，積極借用數(shù)智化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理體系，并不斷強(qiáng)化檔案審核工作，提高干部人事檔案管理水平，推動干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

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作者單位：濟(jì)南市歷城區(qū)人力資源和社會保障局

作者簡介：邢兆花（ 1976—），女，漢族，山東濟(jì)南人，省委黨校研究生，副研究館員，研究方向：事業(yè)單位干部人事檔案管理。