報(bào)社開(kāi)展檔案管理工作法治化和規(guī)范化的分析

摘 要：檔案作為報(bào)社資料的重要記錄方式，其管理質(zhì)量與管理人員能否依托工作經(jīng)驗(yàn)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃存在著直接聯(lián)系。文章分析了報(bào)社檔案管理的不足，提出提高報(bào)社檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理朝著法治化、規(guī)范化方向發(fā)展的方法?；趫?bào)社檔案管理工作現(xiàn)狀，采用有效的方式提高報(bào)社檔案管理工作的法治化與規(guī)范化水平，助力報(bào)社高質(zhì)量發(fā)展，并為相關(guān)行業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：報(bào)社；檔案管理；法治化；規(guī)范化

報(bào)社檔案管理內(nèi)容包括管理報(bào)社公務(wù)文書(shū)、文章、出版物以及影像資料等文件，與其他單位管理工作相比，報(bào)社檔案管理工作不僅需要開(kāi)展報(bào)社內(nèi)部的資料管理，還需要對(duì)刊發(fā)的出版物資料實(shí)施外部管理。從內(nèi)部管理角度看，報(bào)社檔案管理重點(diǎn)在于人事檔案資料管理，此類(lèi)資料不僅是報(bào)社人員的從業(yè)證明，還能為報(bào)社人員晉升、人員配置優(yōu)化等工作提供資料支持；從外部資料管理角度看，在報(bào)社對(duì)外宣傳報(bào)道的出版物檔案資料中，不僅包含各時(shí)期黨和國(guó)家發(fā)展路線(xiàn)、方針政策的記錄，還包括當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化和人文社科等方面的介紹與宣傳，加強(qiáng)報(bào)社檔案管理，可以為當(dāng)?shù)匕l(fā)展研究提供參考。

一、報(bào)社檔案管理工作中存在的問(wèn)題

盡管在報(bào)社深化改革的過(guò)程中開(kāi)展了檔案管理體系優(yōu)化工作，但是在實(shí)踐活動(dòng)中，受報(bào)社員工檔案管理意識(shí)偏低、檔案管理人才大量流失、檔案管理機(jī)制不夠完善、檔案管理環(huán)節(jié)硬件投入不足以及檔案安全管理水平偏低等問(wèn)題的影響，報(bào)社檔案管理工作未能取得令人滿(mǎn)意的成效，這不僅阻礙了報(bào)社檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，還給報(bào)社整體運(yùn)營(yíng)管理水平的整體提升造成了阻礙。

1.員工檔案管理意識(shí)偏低

在媒體行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的環(huán)境下，報(bào)社為了進(jìn)一步強(qiáng)化自身的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，將工作重點(diǎn)放在報(bào)刊內(nèi)容優(yōu)化、報(bào)社結(jié)構(gòu)整改等方面，忽略了檔案管理工作的必要性，使得報(bào)社大部分員工未能將自身的工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合到一起、導(dǎo)致報(bào)社檔案管理工作無(wú)法取得令人滿(mǎn)意的成效。同時(shí)，受部分檔案管理人員保密意識(shí)不夠強(qiáng)的影響，在檔案管理實(shí)踐環(huán)節(jié)，存在著將各部門(mén)調(diào)用的紙質(zhì)資料堆放在一起、不能及時(shí)將其分類(lèi)存放在相應(yīng)的位置，在一定程度上增加了機(jī)密文件被泄露的可能性。

2.報(bào)社檔案管理人才大量流失

從外界環(huán)境看，在新媒體背景下，大量報(bào)社從業(yè)人員轉(zhuǎn)戰(zhàn)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，使得報(bào)社的檔案管理人才不斷減少；從內(nèi)部環(huán)境看，由于檔案管理工作內(nèi)容相對(duì)枯燥，檔案管理人員的工作積極性普遍偏低，部分專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員為獲取更好的發(fā)展前景，紛紛跳槽，留在報(bào)社的檔案管理人員普遍存在“養(yǎng)老”心態(tài)，使得報(bào)社檔案法治化與規(guī)范化管理工作無(wú)法順利落實(shí)。

3.檔案管理工作機(jī)制不夠完善

新媒體行業(yè)的飛速發(fā)展給報(bào)社的經(jīng)營(yíng)發(fā)展造成了極大的壓力，為了更好地應(yīng)對(duì)這一壓力，大部分報(bào)社將工作重點(diǎn)放在宣傳渠道的組織經(jīng)營(yíng)方面，忽略了報(bào)社檔案管理工作的必要性，使得報(bào)社檔案管理機(jī)制較為落后，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的需求。同時(shí)，在將信息技術(shù)引入檔案管理工作后，檔案管理工作的內(nèi)容與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制間出現(xiàn)了一定的偏差，若報(bào)社無(wú)法及時(shí)開(kāi)展檔案管理機(jī)制優(yōu)化工作，那么報(bào)社的檔案管理工作必然會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，檔案保存與使用質(zhì)量無(wú)法得到保障。

4.對(duì)檔案管理硬件投入不夠

硬件設(shè)備設(shè)施是報(bào)社檔案管理工作正常開(kāi)展的基礎(chǔ)，但受行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈、報(bào)刊受眾規(guī)模不斷縮小等因素的影響，報(bào)社投入檔案硬件方面的資金不斷縮減，大部分報(bào)社檔案管理工作出現(xiàn)了場(chǎng)地不足、設(shè)備設(shè)施老舊、硬件條件落后等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約了檔案管理工作法治化與規(guī)范化開(kāi)展。

5.檔案管理的信息化水平不高

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作并不是單純地將檔案信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而是應(yīng)用大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等技術(shù)手段，挖掘檔案信息的價(jià)值。然而，受報(bào)社檔案管理工作信息化水平偏低的影響，檔案資料中的價(jià)值無(wú)法得到充分挖掘與利用，不僅降低了檔案管理工作的有效性，還阻礙了報(bào)社整體的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展。

6.檔案安全管理水平偏低

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理技術(shù)融入了報(bào)社檔案管理工作中，并提高了報(bào)社檔案管理工作的效率。但是，信息化檔案體系也提升了報(bào)社檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)泄密等情況。上述情況的出現(xiàn)不僅給報(bào)社檔案管理工作的高質(zhì)量推進(jìn)造成了嚴(yán)重的威脅，還可能導(dǎo)致報(bào)社經(jīng)濟(jì)受損失。

二、提升報(bào)社檔案管理工作質(zhì)量的方法

為切實(shí)提升報(bào)社檔案管理工作的質(zhì)量水平，報(bào)社方面應(yīng)當(dāng)在明確當(dāng)前檔案管理工作不足的基礎(chǔ)上，通過(guò)增強(qiáng)報(bào)社員工檔案管理理念、構(gòu)建完善檔案人才管理機(jī)制、健全報(bào)社檔案管理機(jī)制、加大檔案管理硬件投入、提高檔案管理信息化水平以及完善報(bào)社安全管理體系等方式，切實(shí)將檔案管理工作融入報(bào)社員工的日常工作中，推動(dòng)高質(zhì)量檔案管理工作的常態(tài)化發(fā)展。

1.增強(qiáng)報(bào)社員工的檔案管理理念

首先，在信息化時(shí)代背景下，為提高報(bào)社檔案管理水平，應(yīng)增強(qiáng)報(bào)社員工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，確保報(bào)社全體員工均能為法治化、規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作提供支持。具體來(lái)說(shuō)，報(bào)社管理人員要對(duì)檔案管理工作的重要性有著全面認(rèn)識(shí)，并將其納入報(bào)社整體發(fā)展戰(zhàn)略當(dāng)中。報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)結(jié)合報(bào)社內(nèi)部改革工作現(xiàn)狀，正視檔案管理工作的作用與價(jià)值，并通過(guò)積極與檔案管理人員溝通的方式，提高對(duì)檔案管理工作必要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)增加檔案管理工作資金投入、搭建信息化檔案管理工作平臺(tái)等方式，為法治化與規(guī)范化地開(kāi)展檔案管理工作提供支持。

其次，為保證法制化、規(guī)范化開(kāi)展檔案管理工作，報(bào)社各部門(mén)應(yīng)樹(shù)立系統(tǒng)性與全面性的管理理念，了解檔案管理對(duì)報(bào)社長(zhǎng)期發(fā)展的影響，并結(jié)合檔案管理工作規(guī)范，明確各崗位員工的檔案管理職責(zé)，通過(guò)將具體檔案管理權(quán)責(zé)落實(shí)到員工身上的方式，營(yíng)造良好的檔案管理氛圍，充分發(fā)揮報(bào)社員工在檔案管理工作中的價(jià)值。

最后，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的源頭性管控，報(bào)社工作人員應(yīng)具備靈活開(kāi)放的思維方式，不斷將新的技術(shù)與方法引入檔案管理工作中，通過(guò)加大安全管理工作必要性的宣傳力度，將檔案安全管理責(zé)任落實(shí)到具體的檔案管理人員等方式，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化與信息化開(kāi)展。

2.構(gòu)建完善的檔案人才管理機(jī)制

報(bào)社檔案管理人員的綜合素質(zhì)與檔案管理工作的質(zhì)量存在著直接的聯(lián)系，由于報(bào)社檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜且工作量較大，為保證檔案管理工作能夠法制化與規(guī)范化地開(kāi)展，報(bào)社應(yīng)積極開(kāi)展檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，并通過(guò)不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平、激發(fā)其努力奮進(jìn)的方式，為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供專(zhuān)業(yè)化的人才支持。首先，為緩解報(bào)社檔案管理工作成員老齡化情況嚴(yán)重的問(wèn)題，報(bào)社應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的需要，面向社會(huì)招聘具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，為檔案管理工作的開(kāi)展注入新的活力；其次，報(bào)社在開(kāi)展人力資源管理工作時(shí)，應(yīng)定期組織檔案管理人員參加知識(shí)技能、職業(yè)道德修養(yǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，并通過(guò)為檔案管理人員提供績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)的方式，調(diào)動(dòng)其自主開(kāi)展相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)的積極性，提高檔案管理隊(duì)伍的整體工作能力；再次，為降低檔案管理人才的流失率，報(bào)社應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員與報(bào)社其他工作人員之間的交流，報(bào)社管理層應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為檔案管理工作的規(guī)范化與法治化開(kāi)展?fàn)I造良好的工作環(huán)境；最后，為進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員積極主動(dòng)參與檔案管理工作的熱情，報(bào)社不僅可以將檔案管理工作成效與員工績(jī)效相關(guān)聯(lián)，還可以通過(guò)為檔案管理人員設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理指標(biāo)，并將考核結(jié)果與檔案管理人員晉升情況相關(guān)聯(lián)的方式，增強(qiáng)檔案管理人才對(duì)報(bào)社的黏性，避免報(bào)社因?qū)I(yè)化檔案管理人才大量流失而無(wú)法順利開(kāi)展法治化與規(guī)范化管理體系改革的情況。

3.建立健全報(bào)社檔案管理機(jī)制

為使當(dāng)前報(bào)社檔案管理工作能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，報(bào)社要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，借鑒最新的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位檔案管理需求開(kāi)展報(bào)社檔案管理機(jī)制優(yōu)化工作，為檔案管理人員相關(guān)工作的開(kāi)展提供指引。具體來(lái)說(shuō)，就是在信息化時(shí)代背景下，報(bào)社可以通過(guò)建立信息化檔案管理模式提高檔案收集、分析和歸類(lèi)工作的效率，降低人為操作失誤給檔案管理工作帶來(lái)的不良影響。同時(shí)，為了更好地挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，報(bào)社應(yīng)優(yōu)化檔案資料的整理方式，構(gòu)造多層次的庫(kù)藏檔案管理體系。在實(shí)踐活動(dòng)中，檔案管理人員可以借助現(xiàn)代化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)資源，收集包括文字報(bào)道、音頻和視頻等多種形式、不同來(lái)源的檔案資料，并從多角度開(kāi)展資料的收集、分類(lèi)與整合工作，以滿(mǎn)足當(dāng)前報(bào)刊受眾對(duì)多樣化信息的具體需求。此外，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)分類(lèi)與整理，報(bào)社可以依托信息技術(shù)手段建立清晰的資料索引與目錄系統(tǒng)，在降低資料管理人員開(kāi)展資料分類(lèi)存儲(chǔ)難度的同時(shí)，為后續(xù)資料分析工作的開(kāi)展提供支持。

4.加大報(bào)社檔案管理的硬件投入

為保證檔案管理工作能夠取得令人滿(mǎn)意的成效，報(bào)社應(yīng)適當(dāng)增加在檔案管理硬件方面的資金投入。首先，報(bào)社可以通過(guò)為檔案管理工作配置專(zhuān)門(mén)的硬件和軟件系統(tǒng)，滿(mǎn)足信息化檔案管理工作的需求。其次，報(bào)社不僅需要配置專(zhuān)門(mén)的防盜儲(chǔ)存柜、檔案柜，還需要配置完善的監(jiān)控系統(tǒng)和消防系統(tǒng)，保障檔案管理工作的安全。需要注意的是，在配置監(jiān)控系統(tǒng)的過(guò)程中，報(bào)社不僅要保證監(jiān)控系統(tǒng)能夠全方位監(jiān)控檔案管理辦公室及周邊走廊的環(huán)境，還需要為其安排專(zhuān)門(mén)的監(jiān)控管理人員，定期升級(jí)監(jiān)控系統(tǒng)，保障監(jiān)控系統(tǒng)的可靠性。同時(shí)，在構(gòu)建消防系統(tǒng)時(shí)，一方面，要設(shè)置火災(zāi)警報(bào)器，加強(qiáng)檔案室及其附近火災(zāi)隱患的管理；另一方面，應(yīng)配置滅火毯、沙箱和防毒面罩等消防器材，并加強(qiáng)消防器材的管控，降低火災(zāi)發(fā)生和蔓延情況的概率；最后，由于報(bào)社部分工作人員在查詢(xún)使用某些檔案資料時(shí)，需要打印檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化檔案資料。因此，為滿(mǎn)足檔案信息的正常查詢(xún)和使用需求，報(bào)社需要配置充足的打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備設(shè)施，并要定期開(kāi)展設(shè)備設(shè)施的維護(hù)工作，保證檔案管理設(shè)備設(shè)施能夠正常運(yùn)行。

5.提高報(bào)社檔案管理信息化水平

構(gòu)建信息化的檔案管理體系是推動(dòng)報(bào)社檔案管理工作法治化與規(guī)范化開(kāi)展的必要舉措。首先，為優(yōu)化檔案管理方式，提高檔案管理工作的效率，報(bào)社應(yīng)建立電子化的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)將先進(jìn)的電子管理技術(shù)引入檔案管理工作中，為檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索與共享提供平臺(tái)支持。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，電子化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建可以有效簡(jiǎn)化檔案管理流程，降低檔案管理工作的時(shí)間和人力等成本，提高檔案管理工作的效率；其次，為強(qiáng)化檔案信息的可訪(fǎng)問(wèn)性，降低相應(yīng)信息查詢(xún)分析的難度，報(bào)社可以利用人工智能技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案分類(lèi)處理。具體來(lái)說(shuō)，人工智能技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中可以自動(dòng)識(shí)別檔案的內(nèi)容，并結(jié)合相關(guān)的分類(lèi)規(guī)范，完成檔案信息的智能分類(lèi)與標(biāo)注工作。將該技術(shù)應(yīng)用于報(bào)社檔案管理工作當(dāng)中，可以有效減輕人工檔案信息處理工作的負(fù)擔(dān)，提高檔案信息查詢(xún)工作的效率。舉例來(lái)說(shuō)，檔案管理人員可以利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)處理檔案信息，自動(dòng)提取檔案信息中的關(guān)鍵詞，并為檔案添加標(biāo)簽，降低后續(xù)檔案檢索應(yīng)用工作的復(fù)雜性；最后，在信息化時(shí)代背景下，需要管理的報(bào)社檔案總量不斷增加，為提高檔案管理工作效率，報(bào)社應(yīng)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，構(gòu)建檔案更新機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)歸檔、更新處理，在保障檔案信息準(zhǔn)確性與完整性的同時(shí)，將檔案信息備份到云存儲(chǔ)平臺(tái)，提升檔案管理工作的安全性。

6.完善報(bào)社的檔案管理安全體系

文書(shū)檔案、人事檔案和新聞檔案等檔案資料是報(bào)社發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)富，具有十分重要的文化和歷史價(jià)值。為充分挖掘檔案信息價(jià)值，報(bào)社檔案管理工作已經(jīng)從過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上檔案管理，不僅降低了檔案管理工作的整體管控成本，還為我國(guó)信息化發(fā)展戰(zhàn)略的落實(shí)提供了助力。現(xiàn)階段，為保證報(bào)社檔案管理工作的安全性，降低網(wǎng)絡(luò)安全威脅給報(bào)社檔案管理工作帶來(lái)的損失，在構(gòu)建信息化檔案管理體系時(shí)，應(yīng)提高對(duì)檔案管理體系安全性的關(guān)注度。具體來(lái)說(shuō)，在構(gòu)建檔案管理體系時(shí)，報(bào)社應(yīng)為其配置完善的安全防護(hù)軟件和計(jì)算機(jī)殺毒軟件，并建立可靠的安全防火墻，以保證信息化檔案管理系統(tǒng)在遭遇病毒入侵前，能夠及時(shí)加以攔截。在日常工作過(guò)程中，一方面，檔案管理人員需要定期利用殺毒軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息加以維護(hù)，盡可能地提高檔案管理工作的安全性。為避免因人為操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案信息被泄露的問(wèn)題，報(bào)社應(yīng)加強(qiáng)員工的檔案安全管理意識(shí)；另一方面，報(bào)社應(yīng)結(jié)合員工的具體崗位和權(quán)責(zé)等信息，為員工配置分級(jí)的檔案信息上傳、查詢(xún)和共享權(quán)限。此外，報(bào)社應(yīng)為員工設(shè)置專(zhuān)有的安全登錄賬號(hào)與密碼，要求員工不能在打開(kāi)檔案管理平臺(tái)時(shí)隨意點(diǎn)擊陌生鏈接，不能將任意移動(dòng)端與計(jì)算機(jī)連接，保障檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、結(jié)論

總而言之，受新媒體行業(yè)的沖擊，報(bào)社等傳統(tǒng)紙媒單位在發(fā)展過(guò)程中遇到了諸多問(wèn)題。為更好地應(yīng)對(duì)行業(yè)的挑戰(zhàn)，更多的報(bào)社將關(guān)注點(diǎn)放在了改進(jìn)運(yùn)營(yíng)管理模式、豐富報(bào)刊內(nèi)容等方面，忽視了開(kāi)展檔案管理工作的必要性，給報(bào)社的可持續(xù)發(fā)展造成了阻礙。為解決上述問(wèn)題，報(bào)社需要提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，通過(guò)法治化、規(guī)范化地開(kāi)展檔案管理工作，保證報(bào)社能夠在時(shí)代浪潮中穩(wěn)健發(fā)展。

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作者單位：青島日?qǐng)?bào)社

作者簡(jiǎn)介：李妍妍（1984—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：如何實(shí)現(xiàn)報(bào)社檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。