鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑

摘 要：進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，且檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了幾何級的增長。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是對開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的記錄，能夠?yàn)橹匾录奶幹?、?jīng)驗(yàn)總結(jié)及后續(xù)問題的處理提供相關(guān)借鑒。因此，開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理具有十分重要的意義，不僅是落實(shí)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》的內(nèi)在要求，還是助推鄉(xiāng)村振興，適應(yīng)時代發(fā)展的需求。基于此，文章分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的訴求，總結(jié)了數(shù)字化背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問題，并給出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，以期能夠?yàn)檫M(jìn)一步提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的效能提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化管理；現(xiàn)狀；優(yōu)化路徑

在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工作過程中，工作性質(zhì)復(fù)雜多變，各項(xiàng)任務(wù)環(huán)環(huán)相扣，展現(xiàn)出高度的系統(tǒng)性和時間延展性。在此背景下，關(guān)鍵事件的妥善處理與詳盡記錄，不僅是提煉實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)化未來應(yīng)對策略的寶貴財(cái)富，還是確保工作連續(xù)性和問題解決能力持續(xù)提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)的現(xiàn)代化發(fā)展需求，其固有的局限性日益凸顯。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用與軟件技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的主導(dǎo)趨勢。檔案數(shù)字化管理所帶來的便捷性與高效性為鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作中的諸多問題提供了強(qiáng)有力的解決方案，有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的不足。鑒于此，深入探索并研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的策略，不僅順應(yīng)了時代的發(fā)展潮流，還能夠提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理效能、促進(jìn)工作優(yōu)化升級具有舉足輕重的現(xiàn)實(shí)意義。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的意義

1.貫徹落實(shí)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》的需要

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理不僅是檔案管理領(lǐng)域技術(shù)革新的必然趨勢，還是深入貫徹落實(shí)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》的具體實(shí)踐需要。《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》作為指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的綱領(lǐng)性文件，明確提出了加強(qiáng)檔案管理、提高檔案服務(wù)能力的要求，旨在通過科學(xué)、規(guī)范的管理手段，確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展和社會治理提供有力支撐。首先，檔案數(shù)字化管理能夠顯著提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。通過采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，可以大幅減少手工操作，縮短檔案處理時間，提升檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性；其次，檔案數(shù)字化管理有助于加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的安全保障。數(shù)字化檔案則可以通過多重備份、加密存儲等技術(shù)手段，有效防止信息被篡改和丟失，確保檔案的安全性和完整性。此外，檔案數(shù)字化管理還能夠促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資源的開發(fā)利用。數(shù)字化檔案具有信息量大、形式多樣、更新迅速等特點(diǎn)，能夠?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)決策提供科學(xué)依據(jù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有力支持。

2.服務(wù)鄉(xiāng)村建設(shè)的需要

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理，作為現(xiàn)代檔案管理模式的重大變革，深刻契合了服務(wù)鄉(xiāng)村建設(shè)的迫切需求，展現(xiàn)出其不可或缺的價值與意義。在鄉(xiāng)村建設(shè)的宏大藍(lán)圖中，信息資源的有效整合與高效利用是推動鄉(xiāng)村經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的關(guān)鍵要素。首先，檔案數(shù)字化管理能夠極大地提高檔案信息的利用效率。通過數(shù)字化手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠(yuǎn)程訪問和即時共享，極大地縮短了信息獲取的時間成本，提升了檔案服務(wù)的便捷性和時效性；其次，檔案數(shù)字化管理還能夠促進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)和廣泛利用。數(shù)字化檔案不僅保留了原始檔案的基本信息，還可以通過數(shù)據(jù)挖掘、信息分析等技術(shù)手段，進(jìn)一步挖掘檔案的潛在價值，為鄉(xiāng)村建設(shè)提供更加豐富的信息資源。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理還有助于加強(qiáng)鄉(xiāng)村文化建設(shè)和社會治理。通過數(shù)字化手段，可以整合和展示鄉(xiāng)村的歷史文化、民俗風(fēng)情與特色產(chǎn)業(yè)等特色檔案資源，提高鄉(xiāng)村文化軟實(shí)力和影響力。

3.堅(jiān)持以民為本，維護(hù)民眾權(quán)益的體現(xiàn)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理，作為現(xiàn)代檔案管理的重要趨勢，深遠(yuǎn)意義不僅在于技術(shù)層面的革新，還在于其深刻體現(xiàn)了以民為本的執(zhí)政理念，是維護(hù)民眾權(quán)益、增進(jìn)民生福祉的重要舉措。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案是記錄農(nóng)民群眾生產(chǎn)生活、土地權(quán)益、社會保障、文化傳承等多方面的珍貴信息。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理體現(xiàn)了政府服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變與提升。它要求政府部門在檔案管理過程中始終堅(jiān)持以民為本的原則，將農(nóng)民群眾的需求與利益放在首位，通過優(yōu)化檔案管理流程、提升檔案服務(wù)質(zhì)量等方式，不斷提升農(nóng)民群眾的滿意度與幸福感。這種服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，不僅有助于構(gòu)建更加和諧、穩(wěn)定的鄉(xiāng)村社會關(guān)系，還能夠激發(fā)農(nóng)民群眾參與鄉(xiāng)村建設(shè)的積極性與創(chuàng)造性。

二、數(shù)字化背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問題

1.缺乏數(shù)字化管理頂層規(guī)劃

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理暴露出的一個核心問題就是頂層規(guī)劃的缺失。首先，體現(xiàn)在檔案數(shù)字化進(jìn)程缺乏整體性和系統(tǒng)性的規(guī)劃指導(dǎo)，各部門和環(huán)節(jié)之間缺乏有效的協(xié)調(diào)與銜接，導(dǎo)致數(shù)字化工作呈現(xiàn)出碎片化、孤立化的狀態(tài)；其次，由于頂層規(guī)劃的不足，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在推進(jìn)數(shù)字化過程中往往缺乏明確的目標(biāo)和方向，難以形成長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略布局，影響了檔案數(shù)字化工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性；再次，頂層規(guī)劃的缺失還導(dǎo)致檔案資源的整合與共享面臨諸多障礙，難以打破不同系統(tǒng)、不同平臺之間的數(shù)據(jù)壁壘，檔案信息的流通和利用效率受到嚴(yán)重制約；最后，缺乏頂層規(guī)劃還使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在應(yīng)對數(shù)字化挑戰(zhàn)時顯得力不從心，難以有效應(yīng)對數(shù)據(jù)安全、隱私保護(hù)、技術(shù)更新等復(fù)雜問題，影響了檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程和整體效能。

2.檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)缺失

在數(shù)字化快速推進(jìn)的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)域面臨著一個亟待解決的問題是數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺失。這一問題的存在不僅阻礙了檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，還嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)在不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)、不同部門之間的互通共享與高效利用。具體來說，由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)或部門在檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲和檢索等各個環(huán)節(jié)上可能采用各自為政的方式，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的格式、編碼和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等不一致，難以形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫，不僅增加了檔案管理的難度和成本，還會導(dǎo)致檔案信息的重復(fù)建設(shè)、冗余存儲以及丟失、遺漏等問題，嚴(yán)重影響了檔案信息的完整性和安全性。

3.檔案利用服務(wù)深度不足

在數(shù)字化背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理盡管已經(jīng)邁出了重要一步，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的初步數(shù)字化處理，但仍存在利用服務(wù)深度不足的問題。這一問題具體體現(xiàn)在多個方面：首先，用戶獲取檔案信息的渠道相對有限，存在受平臺限制、訪問權(quán)限或信息檢索工具的不完善等問題，導(dǎo)致用戶難以快速、準(zhǔn)確地找到所需檔案；其次，檔案信息的分析和挖掘深度不夠，許多有價值的檔案信息仍積壓在數(shù)據(jù)庫中，未能被充分發(fā)掘和利用；再次，服務(wù)方式單一，缺乏多樣化的服務(wù)模式和個性化的服務(wù)方案，難以滿足用戶日益增長的多元化、個性化的檔案利用需求。這些問題的存在，不僅限制了檔案信息的價值實(shí)現(xiàn)，還影響了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

4.檔案管理人才匱乏

在數(shù)字化迅猛發(fā)展的時代背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理面臨數(shù)字化檔案管理人才匱乏的問題。這一問題深刻影響著檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)和管理效率的提高。由于缺乏足夠的專業(yè)人才，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中往往面臨技術(shù)難題無法及時解決、系統(tǒng)維護(hù)不到位、信息安全風(fēng)險增加等困境，不僅影響了檔案數(shù)字化的質(zhì)量和進(jìn)度，還會對檔案資源的完整性和安全性構(gòu)成威脅。同時，人才匱乏也限制了檔案管理部門在數(shù)字化時代的創(chuàng)新能力和服務(wù)水平，難以滿足日益增長的社會需求和民眾期望。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑

1.強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的頂層設(shè)計(jì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委作為地方基層單位的核心，在推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中應(yīng)充分擔(dān)任起全局規(guī)劃與戰(zhàn)略引領(lǐng)的關(guān)鍵角色。首先，制定全面、系統(tǒng)的頂層規(guī)劃。組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的現(xiàn)狀、需求及發(fā)展趨勢展開全面調(diào)研分析，明確檔案數(shù)字化的總體目標(biāo)、階段性任務(wù)和具體實(shí)施路徑，制定詳細(xì)的頂層規(guī)劃方案，包括數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制定、技術(shù)選型、平臺搭建、資源整合、安全保障和人員培訓(xùn)等方面的內(nèi)容，確保規(guī)劃的系統(tǒng)性、前瞻性和可操作性；其次，加強(qiáng)部門之間協(xié)調(diào)與合作。建立跨部門的協(xié)調(diào)機(jī)制，明確各部門在檔案數(shù)字化進(jìn)程中的職責(zé)和任務(wù)，加強(qiáng)信息共享與溝通協(xié)作，形成工作合力，并建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，打破數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)、不同平臺之間的互聯(lián)互通，提高檔案信息的整合與共享效率；最后，強(qiáng)化目標(biāo)導(dǎo)向與戰(zhàn)略規(guī)則。將檔案數(shù)字化工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃中，明確短期目標(biāo)和長期愿景，確保數(shù)字化工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性，定期開展規(guī)劃評估與調(diào)整工作，根據(jù)實(shí)施情況及時調(diào)整優(yōu)化規(guī)劃方案。

2.建立數(shù)字服務(wù)供給體系

為了解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)缺失的問題，可以從以下幾個方面建立數(shù)字服務(wù)供給體系：第一，制定統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。組織相關(guān)專家、學(xué)者及檔案管理人員深入研究并實(shí)施適應(yīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需求的統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲、分類、檢索和利用等環(huán)節(jié)，確保檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理；第二，加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)。通過舉辦培訓(xùn)班、研討會或在線課程等多種形式，加強(qiáng)對數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的宣傳與培訓(xùn)，提高檔案管理人員對標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知度和執(zhí)行力。確保每位檔案管理人員都能熟練掌握并遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推動標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際工作中的有效應(yīng)用；第三，建立監(jiān)督機(jī)制。建立健全數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施監(jiān)督機(jī)制，定期檢查與評估鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的數(shù)字化工作。對于不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案管理行為，及時提出整改意見并督促落實(shí)，確保標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)格執(zhí)行；第四，加強(qiáng)區(qū)域合作與共享。鼓勵不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)、不同部門之間加強(qiáng)合作與共享，共同推進(jìn)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施與應(yīng)用。通過建立區(qū)域性的檔案信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通共享，提高檔案信息的利用效率和管理水平；第五，引入第三方評估與認(rèn)證。引入具有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化水平開展評估與認(rèn)證。通過客觀、公正的評估結(jié)果，不僅能夠?yàn)闄n案管理部門提供改進(jìn)方向和建議，還能夠增強(qiáng)社會對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理數(shù)字化工作的信任度和認(rèn)可度。

3.更新、升級技術(shù)設(shè)備

通過更新、升級技術(shù)設(shè)備，可以有效解決數(shù)字化背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用服務(wù)深度不足的問題。首先，引入先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備。升級服務(wù)器和存儲設(shè)備，采用高性能的硬件設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的高效處理和安全存儲，并引入大數(shù)據(jù)處理和分析平臺，利用云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，對海量檔案數(shù)據(jù)開展深度挖掘和分析，提取有價值的信息；其次，優(yōu)化檔案管理軟件系統(tǒng)。更新檔案管理軟件，確保系統(tǒng)具備先進(jìn)的數(shù)字化處理功能，如OCR識別、自動分類和智能檢索等，提升檔案信息的準(zhǔn)確性和可獲取性。定制開發(fā)符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需求的功能模塊，如用戶畫像分析、個性化推薦系統(tǒng)等，以滿足用戶多元化、深層次的利用需求。另外，還可以增強(qiáng)用戶的交互體驗(yàn)。引入觸摸屏、虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）等新型交互技術(shù)，為用戶提供更加直觀、便捷的檔案利用體驗(yàn)，提高系統(tǒng)響應(yīng)速度和穩(wěn)定性，確保用戶能夠流暢地訪問和使用檔案平臺；最后，提高數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)。采用先進(jìn)的加密技術(shù)和安全協(xié)議，確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，并建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞，保障檔案信息的完整性和可用性。

4.加強(qiáng)數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)

數(shù)字化人才是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)不可或缺的核心要素，具備高度專業(yè)化與先進(jìn)數(shù)字化技能的人才更是驅(qū)動檔案管理實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍與效率提升的關(guān)鍵“驅(qū)動力”。因此，為了契合信息時代對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理提出的新要求與新挑戰(zhàn)，必須致力于構(gòu)建一支既精通檔案管理專業(yè)知識，又擅長運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。首先，加大人才引進(jìn)力度。制定具有吸引力的人才引進(jìn)政策，包括提供優(yōu)厚的薪酬福利、良好的職業(yè)發(fā)展前景和工作環(huán)境等，以吸引更多高素質(zhì)的專業(yè)人才加入鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理隊(duì)伍。同時，可以與高校、職業(yè)院校等教育機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，開展校企合作，定向培養(yǎng)檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合的復(fù)合型人才；其次，完善人才培養(yǎng)機(jī)制。建立系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，定期對現(xiàn)有檔案管理人員開展數(shù)字化技能、檔案管理知識等方面的培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并鼓勵和支持檔案管理人員參加各類專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，拓寬視野，更新知識，緊跟數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢；最后，應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通與交流，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化管理的重視程度和認(rèn)識水平，從而獲取領(lǐng)導(dǎo)在人才引進(jìn)、資金投入與政策支持等方面的支持和配合，為檔案數(shù)字化管理提供有力的保障。

四、結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理是推動檔案管理現(xiàn)代化、提高檔案管理效率的重要途徑。然而，當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理仍面臨諸多挑戰(zhàn)。通過加強(qiáng)頂層規(guī)劃、建立數(shù)字服務(wù)體系、更新技術(shù)設(shè)備以及加強(qiáng)人才培養(yǎng)等措施，可以有效解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理所面臨的問題，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理邁向新的高度。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理將發(fā)揮更加重要的作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)和發(fā)展提供更加有力的支持。

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作者單位：福建省邵武市下沙鎮(zhèn)人民政府

作者簡介：何敏艷（1990—），女，漢族，福建邵武人，本科，初級，研究方向：檔案。