大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的路徑探析

摘 要：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作向數(shù)字化、自動化和信息化的方向發(fā)展，有效提高工作效率與質(zhì)量。但就目前而言，我國部分事業(yè)單位的檔案管理人員對大數(shù)據(jù)管理模式缺乏理解，導致檔案管理效果難以達到預期。鑒于此，文章將闡述大數(shù)據(jù)技術的概念與其特點，以檔案收集、檔案存儲、檔案查詢和檔案利用為切入點，分析大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作的影響。同時，提出管理體系亟待提升、極易遭受數(shù)據(jù)安全風險及大數(shù)據(jù)人才匱乏等一系列問題，并提出相應的解決策略，希望能夠起到一定的參考作用。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；事業(yè)單位；提質(zhì)增效；檔案管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作，能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易遺失、查詢效率較低、難以處理大量數(shù)據(jù)等問題。但需要重視的是，任何一項新興技術的普及與應用并非一朝一夕之功，而是一個漫長、曲折的過程。就目前而言，我國部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，受傳統(tǒng)模式影響較大，且未認識到大數(shù)據(jù)技術對檔案管理的影響，尚未建立完善的管理體系，缺乏專業(yè)的軟硬件設備設施與高質(zhì)量人才等問題屢見不鮮，為開展大數(shù)據(jù)檔案管理的普及造成一定的困難與阻礙。在這樣的時代背景下，分析與探討大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效路徑具有一定的現(xiàn)實意義。

一、大數(shù)據(jù)技術的概念與特點

大數(shù)據(jù)別名為海量數(shù)據(jù)，最早可以追溯到2011年，由美國信息存儲設備公司EMO提出，其基本定義為：一種通過工具和技術對大量、多樣化、高速生成的數(shù)據(jù)展開收集、存儲、處理和分析的綜合性技術。大數(shù)據(jù)技術具有以下特點：

一是智能化。大數(shù)據(jù)技術可以分析與處理各種類型的數(shù)據(jù)模式，并根據(jù)用戶需求提供使用建議，能有效提高工作效率。

二是數(shù)據(jù)處理迅速。大數(shù)據(jù)技術可以通過分布式計算、云計算等新型處理技術，在極短的時間內(nèi)，對數(shù)據(jù)分組、分階段處理，從而實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)信息的挖掘與分析。以CUTP技術為例展開分析，該技術可以使用戶不受距離長短與網(wǎng)絡條件的約束，下載、上傳超大文件，其傳輸速度約為傳統(tǒng)傳輸方式的幾十倍以上。

二、大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作的影響

1.大數(shù)據(jù)對檔案收集的影響

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)主要來源于各類電子文件。因此，文件系統(tǒng)、業(yè)務信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)可以形成一個完善的體系。在該體系中，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)能夠自動分類檔案，確保其準確性與實時性。比如，事業(yè)單位可以在OA系統(tǒng)嵌入歸檔功能與文件傳輸功能，并在文件系統(tǒng)中構建實時通信接口。在通過OA系統(tǒng)傳送重要文件時，會自動轉為檔案，上傳至云端。通過這一方式，可以減少傳統(tǒng)檔案管理中掃描電子文件的時間，使管理效率最大化。

2.大數(shù)據(jù)對檔案存儲的影響

隨著社會的發(fā)展，各事業(yè)單位涉及領域逐漸增多，其檔案數(shù)據(jù)數(shù)量也隨之不斷攀升，在此背景下，以MySQL為代表的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫已經(jīng)難以存儲龐大的數(shù)據(jù)流。在引入大數(shù)據(jù)技術后，可以解決該問題。就目前而言，常見的大數(shù)據(jù)處理方式與存儲技術有兩種，即Hadoop 和 NoSQL。

Hadoop開源框架可以分析、存儲、處理海量的非結構化、分布式數(shù)據(jù)，其主要運行原理是：Hadoop在運行過程中可以將海量數(shù)據(jù)分為多個部分，不同部分的數(shù)據(jù)可以在同一時間內(nèi)分析與處理。Hadoop 集群對設備要求相對較低，廉價的商用硬件即可滿足其運行需求。因此，其應用較為廣泛。就目前而言，Hadoop的有效數(shù)據(jù)處理規(guī)模達EB級與PB級。

與Hadoop相同，NoSQL亦能夠處理海量的多結構化數(shù)據(jù)，可以為最終用戶以及自動化的大數(shù)據(jù)應用程序提供存儲于多結構化數(shù)據(jù)中的離散數(shù)據(jù)。NoSQL 采用橫向擴展的方式應對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，通過大量節(jié)點的并行處理獲得高性能，包括寫入操作的高性能。在某些情況下，NoSQL和Hadoop 協(xié)同工作。例如，HBase 是流行的 NoSQL數(shù)據(jù)庫，它仿照谷歌的 Big Table， 通常部署在 HDFS 分布式文件系統(tǒng)之上，為 Hadoop 提供低延遲的快速查找功能。

在Hadoop、NoSQL等大數(shù)據(jù)技術的影響下，事業(yè)單位的檔案系統(tǒng)可以在短時間內(nèi)處理大量檔案信息，從而實現(xiàn)提質(zhì)增效的目標。

3.大數(shù)據(jù)對檔案查詢的影響

事業(yè)單位將紙質(zhì)檔案掃描處理后，將其上傳至云空間，具有相關資質(zhì)的人員在獲得批準后，可以根據(jù)自身的工作目標，在云空間中查詢檔案。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，該查詢方式方便、快捷。與此同時，也有效避免了紙質(zhì)檔案容易丟失和損壞的問題。此外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，分類、索引、歸檔均需由人工開展，效率較低，極易因個人疏忽而出現(xiàn)差錯。在大數(shù)據(jù)背景下，上述工作均可以由大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的自然語言處理、機器學習、人工智能等技術自動開展，有效提高了工作效率，減少失誤發(fā)生的概率。

4.大數(shù)據(jù)對檔案利用的影響

首先，大數(shù)據(jù)技術能夠將大量的數(shù)據(jù)存儲在云端或分布式服務器上，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中化管理，便于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和利用。其次，大數(shù)據(jù)技術可以利用機器學習和深度學習等算法分析和挖掘數(shù)據(jù)，自動提取和理解數(shù)據(jù)，并為檔案使用者提供參考建議。最后，利用大數(shù)據(jù)技術可以將檔案中的數(shù)據(jù)可視化，從而讓查看者更加全面、直觀地了解數(shù)據(jù)，為其決策提供便利。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位常見的檔案管理問題

1.檔案管理體系有待革新

第一，管理制度不完善。一些事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，并未建立系統(tǒng)完善的工作流程，其管理制度極不完善，使檔案管理人員在崗位工作中存在無據(jù)可依的問題。

第二，檔案信息未及時更新。部分事業(yè)單位的檔案信息并未及時更新，導致部分信息與實際情況不符，使檔案難以發(fā)揮其應有的作用。

2.數(shù)據(jù)安全風險

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作不僅應在工作效率和質(zhì)量方面需要提升，還應注意如何加大檔案信息的保護力度。信息化檔案與紙質(zhì)檔案不同，現(xiàn)代化存儲和傳輸模式對信息安全提出了更高的要求。系統(tǒng)漏洞、黑客、木馬病毒都是威脅現(xiàn)代化檔案信息安全的主要因素。事業(yè)單位的檔案中含有大量敏感信息，如員工個人隱私、單位未來發(fā)展方向與戰(zhàn)略目標等，如果被泄露，勢必會對該單位的正常運行造成影響。與此同時，儲存數(shù)據(jù)的磁盤或光盤會因各種原因遭到損壞，而導致檔案信息丟失。

3.大數(shù)據(jù)人才匱乏

“人才是第一資源”。在利用大數(shù)據(jù)技術開展檔案管理工作的過程中，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有較高的要求，不但需要其具有檔案管理方面的理論知識與實踐經(jīng)驗，還需要對大數(shù)據(jù)技術具有一定的了解。但目前而言，部分事業(yè)單位的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理模式影響較深，并過于依賴自身的工作經(jīng)驗，對于大數(shù)據(jù)技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢與運用方式缺乏理解，導致大數(shù)據(jù)技術在檔案管理領域的運用效果大打折扣。

四、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理提質(zhì)增效的措施

1.構建完善的大數(shù)據(jù)管理體系

為構建健全的大數(shù)據(jù)管理體系，應采用如下措施：第一，領導和管理人員應意識到大數(shù)據(jù)技術對檔案管理工作的重要性，并將其融入日常工作中，著力建設現(xiàn)代化、科學化的檔案服務措施；第二，各事業(yè)單位應在落實《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T 42727-2023 ）、《信息與文獻文件（檔案）管理體系實施指南》（GB/T 41207-2021）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）的文件標準的同時，結合本單位實際情況，構建《信息化管理應急預案》《檔案管理流程規(guī)范》《電子檔案數(shù)據(jù)制定規(guī)范》等標準文件，為檔案管理人員指引方向，確保大數(shù)據(jù)檔案管理工作能夠得以有序開展；第三，加強檔案資料的日常更新管理工作。事業(yè)單位檔案資料的類別極多，檔案管理人員在檔案信息登記與收集過程中不但需要做好分類排序，還需要和各部門協(xié)同合作，核實檔案資料是否存在變化，如存在變化，則應在第一時間予以完善與更新，確保檔案內(nèi)容的可靠性與準確性。

2.解決數(shù)據(jù)安全風險

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)雖然能夠為檔案管理人員提供方便，但同時也會引起不法分子的覬覦。如果未做好安全管理措施，導致信息被泄露，就會對事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。為確保檔案信息的安全性，可以采用以下措施：

第一，加密技術。加密是數(shù)字化檔案安全管理的核心，可以有效避免數(shù)據(jù)傳遞過程中的非法篡改與非法截獲。目前，在數(shù)字化系統(tǒng)中，加密技術可以分為兩種：一是鏈路加密。鏈路加密是一種新型的信息安全技術，指的是技術人員在物理層前的數(shù)據(jù)鏈路層內(nèi)嚴格加密正在傳輸?shù)臄?shù)據(jù)。在鏈路加密之后，信息在傳送路徑上的每一個環(huán)節(jié)中都必須實行被解密和再加密，直到該數(shù)據(jù)信息到達目的地。在此過程中，由于每個中間傳輸節(jié)點的信息均在解密后重新加密，包括路由信息在內(nèi)的鏈路上的所有數(shù)據(jù)都以密文的形式出現(xiàn)，從而有效確保了數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性；二是端對端加密方式。在端對端加密中，數(shù)據(jù)在發(fā)送方的設備上加密，并保持加密狀態(tài)，直至其到達接收方的設備后為止，然后在接收方的設備上被解密。這種加密方式相對于其他加密方式具有更高的可靠性和安全性，且更容易設計和維護，價格也相對便宜，在事業(yè)單位具有極為廣泛的應用。

第二，防火墻技術。防火墻技術是一種十分典型的訪問控制技術，在邏輯層面，防火墻技術可以被視為一個阻斷器，是可信網(wǎng)絡與不可信網(wǎng)絡的監(jiān)測點和中繼點。利用防火墻技術，能夠為數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡設計一個必須經(jīng)過的基點，可以集中監(jiān)測這一基點，管理設備信息輸出和輸入。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，防火墻的保護作用包括但不限于過濾網(wǎng)絡惡意訪問、拒絕未經(jīng)授權的設備訪問、對相關網(wǎng)絡操作情況記錄等。在發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡入侵后，該技術還可以警告管理人員，使其及時采用防治措施。

為了避免檔案信息丟失，應妥善保管檔案儲存介質(zhì)。例如，在選擇存儲機房的過程中，應充分考慮其防風與防震能力，與易燃易爆場所保持一定距離。同時，在設備機房內(nèi)部，采用防磁、防水和防電措施，并自動調(diào)控室內(nèi)的溫濕度。對重要文件應采用多個存儲介質(zhì)存放。通過上述方式，可以最大限度地減少數(shù)據(jù)遺失的問題。

3.加強人才培訓

各事業(yè)單位應定期或不定期地聘請相關專家，圍繞大數(shù)據(jù)技術的運用方式培訓檔案管理人員，提升其專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作提供人才技術。為避免培訓敷衍化與流程化，事業(yè)單位應設置嚴格的培訓考核制度，并將考核結果與員工的實際利益相關聯(lián)。同時，還應定期召開大數(shù)據(jù)運用交流會議，檔案管理人員可以分享運用大數(shù)據(jù)技術管理檔案的經(jīng)驗或提出問題。通過上述方式，能夠有效提高檔案管理人員的專業(yè)水準，使其更好地完成檔案管理工作。各單位在提升現(xiàn)有檔案管理人才專業(yè)素養(yǎng)的同時，亦應提高檔案管理部門的福利待遇，從高校、社會上聘請專業(yè)人才，從而打造一支高水平、高學歷的專業(yè)化檔案管理團隊。另外，事業(yè)單位還應將大數(shù)據(jù)技術的運用水平融入考核措施中，促使涉及檔案管理工作的各個部門能夠協(xié)同配合，提升檔案管理質(zhì)量，并定期審查業(yè)務，如果存在問題，必須責令其整改，避免問題進一步擴大化。

4.增強大數(shù)據(jù)檔案管理的軟硬件性能

俗話說：“工欲善其事，必先利其器。”大數(shù)據(jù)技術是否能夠在檔案管理工作中順利應用，與事業(yè)單位的軟硬件性能關系密切。為提升軟硬件性能，可以采用以下措施：第一，制定使用規(guī)范。各事業(yè)單位應根據(jù)檔案數(shù)據(jù)存儲媒介和本地區(qū)的氣候條件，制定軟硬件管理規(guī)范，避免因操作不當而導致軟硬件性能下降；第二，將檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相連接。為了確保大數(shù)據(jù)技術的正常應用，應在管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)中設置查詢接口，可以及時監(jiān)控數(shù)據(jù)庫的運行情況；第三，定期檢查。定期檢測本單位使用硬件設備，如存在故障應及時維修或處理，并定期升級服務器和存儲等硬件設備，確保其具備足夠的計算、存儲能力；第四，配置高效軟件。需要安裝并配置高效的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)分析軟件等，為大數(shù)據(jù)的正常應用提供支持。

五、結論

總而言之，在利用大數(shù)據(jù)技術實行檔案管理的過程中，各事業(yè)單位應在汲取國內(nèi)外先進經(jīng)驗的同時，結合本單位的實際情況，制定完善的檔案管理系統(tǒng)，引進高素質(zhì)人才、加強安全防護，達到提質(zhì)增效的目的，為本單位的正常運行提供檔案信息支持。

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作者單位：鄂爾多斯市財政局

作者簡介：王玉文（1967—），男，漢族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，本科，中級經(jīng)濟師，研究方向：檔案信息化。