大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率的措施研討

摘 要：近幾年，信息科技領(lǐng)域受社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的帶動，取得顯著的發(fā)展成效。以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的現(xiàn)代化信息科技在各行業(yè)應(yīng)用中發(fā)揮著顯著優(yōu)勢，為行業(yè)發(fā)展、社會進(jìn)步提供有效助力。面對大數(shù)據(jù)環(huán)境，各事業(yè)單位開展的檔案管理工作也面臨著諸多新挑戰(zhàn)，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以提高檔案管理效率，并提升檔案的可利用價值。基于此，文章分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用中存在隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、安全風(fēng)險等問題，提出了提升檔案管理效率的幾點(diǎn)策略，以供各事業(yè)單位參考借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；事業(yè)單位；檔案管理；工作效率提升措施

新形勢下，各事業(yè)單位的檔案管理工作難度不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作需求?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作能夠提高檔案管理效率與質(zhì)量。對此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)清大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的價值，分析現(xiàn)階段檔案管理工作在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時所面臨的問題，并制定針對性的策略加以解決，不斷提高事業(yè)單位檔案管理效率，確保檔案發(fā)揮應(yīng)有價值。

一、大數(shù)據(jù)的概述

大數(shù)據(jù)是信息時代的重要產(chǎn)物，具體是指無法在一定時間內(nèi)使用常規(guī)工具開展收集、管理和利用的海量數(shù)據(jù)信息集合，又被稱之為“巨量信息”。大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)信息的集合體，能夠?yàn)樯鐣ㄔO(shè)、各行業(yè)發(fā)展提供豐富的參考資料與數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)的信息容量較大，利用互聯(lián)網(wǎng)自動或者人工收集大量數(shù)據(jù)信息。因此，大數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)格式多樣化、內(nèi)容豐富、來源廣泛的特點(diǎn)。例如，大數(shù)據(jù)可以表現(xiàn)為文字、圖片、視頻和音頻等多種形式。大數(shù)據(jù)的生成及傳遞速度較快，對數(shù)據(jù)信息處理時效性也提出了較高要求。與此同時，大數(shù)據(jù)還要求各類數(shù)據(jù)信息真實(shí)可靠，只有確保數(shù)據(jù)信息質(zhì)量才能最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析與決策的參考功能。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理情況

1.檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)將傳統(tǒng)人工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理模式，進(jìn)一步提高單位檔案管理效率與整體效果。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)識別、整合各類檔案資料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，切實(shí)提高單位檔案管理效率與精細(xì)化程度。傳統(tǒng)人工檔案管理模式工作效率低下，檔案錄入精準(zhǔn)度無法保障。在檔案管理過程中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)單位各部門、單位與單位、單位與社會公眾之間的檔案共享，形成檔案傳輸共享網(wǎng)絡(luò)。與此同時，在事業(yè)單位檔案管理中合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還可以全面收集分散于各部門與項(xiàng)目活動中的數(shù)據(jù)資料，為后續(xù)檔案開發(fā)利用奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

2.檔案檢索

隨著我國各事業(yè)單位社會服務(wù)范疇的持續(xù)擴(kuò)展，檔案管理規(guī)模及總量也在不斷提升，如何做好檔案檢索工作成為現(xiàn)階段各事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理人員及相關(guān)工作人員可以利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析各類檔案的深層次價值信息，第一時間發(fā)現(xiàn)單位管理中存在的問題。此外，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理單位各部門的檔案資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握各部門的工作情況及運(yùn)行狀態(tài)等，及時調(diào)整管理制度和工作方針。以分析檔案內(nèi)容是否完整為例，事業(yè)單位檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)全面收集資料，并實(shí)現(xiàn)在線與相關(guān)部門核對檔案內(nèi)容的目標(biāo)，從而提高檔案查找效率，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件。

3.檔案分析與管理

事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展過程中所形成的大量檔案都會隨著時間推移產(chǎn)生變化。在事業(yè)單位檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以幫助工作人員及時提取和深入挖掘檔案資料背后蘊(yùn)含的價值信息，為各事業(yè)單位推進(jìn)科學(xué)決策、統(tǒng)籌規(guī)劃等活動提供參考數(shù)據(jù)。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建囊括所有部門、業(yè)務(wù)工作的數(shù)據(jù)分析平臺，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)挖掘各類檔案中蘊(yùn)含的價值信息，以便檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)收集、開發(fā)利用開展追蹤與控制，提升檔案管理的規(guī)范性，合理規(guī)避管理誤差。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理問題

1.隱私保護(hù)問題

大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在一定的隱私安全問題。

第一，檔案信息被泄露的問題。事業(yè)單位檔案資料中會涉及單位發(fā)展規(guī)劃、核心機(jī)密、人員隱私信息等，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)被泄露問題，勢必會損害相關(guān)主體的利益與聲譽(yù)，嚴(yán)重時會給事業(yè)單位穩(wěn)定運(yùn)行與可持續(xù)發(fā)展帶來不利影響，引發(fā)一系列不必要的糾紛或法律問題。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率，檔案管理人員應(yīng)始終保持高度警惕。通過對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置人員訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件和訪問行為監(jiān)測系統(tǒng)等，最大限度上確保本單位檔案的完整性與安全性。

第二，檔案數(shù)據(jù)信息濫用風(fēng)險。該風(fēng)險主要是指事業(yè)單位收集了大量種類豐富的檔案資料，一旦開發(fā)利用不合理，勢必會給事業(yè)單位的發(fā)展帶來不利影響。嚴(yán)重時還會威脅社會的和諧穩(wěn)定。例如，部分事業(yè)單位檔案中涉及一些隱私敏感信息，如職工的個人住址、身份證號碼等。如果這些信息被不法分子竊取，就會威脅單位職工的生命或財產(chǎn)安全。

2.數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問題

現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用面臨著信息獲取困難的情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息質(zhì)量不佳等問題。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境開展檔案管理工作，要求事業(yè)單位確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)性。但是，隨著各事業(yè)單位業(yè)務(wù)覆蓋范疇的拓展，數(shù)據(jù)信息體量增加，無法確保所有數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)度。即使在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展的檔案管理工作仍然存在以下問題：第一，數(shù)據(jù)信息的完整性無法保障。由于不同單位采用的數(shù)據(jù)信息收集與處理標(biāo)準(zhǔn)不同，在數(shù)據(jù)信息交互過程中會存在缺失情況；第二，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度無法保障。受到人為操作及技術(shù)水平等因素影響，較容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)報錯的情況，降低了檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度；第三，數(shù)據(jù)的時效性問題。隨著時間的推移，檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息也會產(chǎn)生變化，對舊數(shù)據(jù)信息的使用會降低單位決策的科學(xué)性。

3.安全風(fēng)險隱患問題

大數(shù)據(jù)技術(shù)涉及數(shù)據(jù)信息儲存、傳輸共享和開發(fā)利用等多個檔案管理環(huán)節(jié)，如果未能很好地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，就容易給事業(yè)單位檔案管理工作帶來一定的數(shù)據(jù)信息安全隱患。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，數(shù)據(jù)信息被泄露或丟失風(fēng)險。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展檔案管理工作，雖然可以實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)信息的自動處理，但是人工智能技術(shù)無法精準(zhǔn)判斷部分信息是否具備隱私性，在一定程度上增加了數(shù)據(jù)信息被泄露的風(fēng)險；第二，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理工作涉及數(shù)據(jù)收集整合、儲存、傳輸共享和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。管理環(huán)節(jié)復(fù)雜和面向?qū)ο箝_放等因素的影響下，較容易出現(xiàn)非法訪問和數(shù)據(jù)被篡改等問題，威脅相關(guān)人員的利益與權(quán)益。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率的策略

1.有機(jī)融合信息化管理與傳統(tǒng)管理模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)是新時代各事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的重要舉措，可以進(jìn)一步提高單位檔案管理的水平，促使檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值?；诖耍魇聵I(yè)單位應(yīng)主動探索大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新模式與新方法，在檔案管理各環(huán)節(jié)融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理工作朝著信息化、智能化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級。除此之外，各事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識和信息化管理意識等，促使其在實(shí)踐中主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理工作的效率。

2.利用云計算技術(shù)整合檔案

云計算技術(shù)是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的一種，將其合理運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理工作中，可以整合和儲存各類檔案數(shù)據(jù)。以檔案管理歸檔環(huán)節(jié)為例，各事業(yè)單位可以結(jié)合特定檔案的管理要求及開發(fā)利用價值等建立檔案歸檔管理制度，并嚴(yán)格落實(shí)檔案資料收集內(nèi)容、價值信息篩查標(biāo)準(zhǔn)與開發(fā)利用規(guī)范等，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性，保障各類檔案的完整性與安全性。與此同時，大數(shù)據(jù)環(huán)境下各事業(yè)單位還應(yīng)充分發(fā)揮云計算技術(shù)的拓展功能，提升電子檔案儲存空間，并及時做好備份工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案長期保存，還能避免因管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等因素影響帶來的檔案損毀風(fēng)險。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理人員的合規(guī)意識，并建立檔案知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)制度，做好機(jī)密檔案保護(hù)工作。

3.利用人工智能技術(shù)分類及檢索檔案

人工智能技術(shù)被頻繁及廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域以及人們實(shí)際生活中。在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以借助其自動化識別與篩選提取功能，高效率處理事業(yè)單位海量數(shù)據(jù)資料，將檔案管理人員從基礎(chǔ)工作中解放出來。利用人工智能技術(shù)依據(jù)各類檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)精準(zhǔn)檢索，能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理水平與整體工作效率。

此外，利用人工智能技術(shù)搭建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，并設(shè)置智能客服，能夠促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、智能化與現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級，提高檔案管理效率與質(zhì)量，確保事業(yè)單位檔案資料完整。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各類檔案數(shù)據(jù)來源的監(jiān)管，在保障數(shù)據(jù)獲取精準(zhǔn)性與安全性的基礎(chǔ)上，提升信息獲取的時效性，從而提高檔案管理效率。

4.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺

在事業(yè)單位檔案管理工作中引用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠幫助事業(yè)單位深入挖掘各類檔案資料背后蘊(yùn)含的價值信息，為事業(yè)單位決策與發(fā)展規(guī)劃工作提供數(shù)據(jù)支持?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，做好數(shù)據(jù)風(fēng)險安全管控等工作。完善檔案數(shù)據(jù)審查機(jī)制和驗(yàn)收機(jī)制等，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與精準(zhǔn)度。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)數(shù)據(jù)分析師、軟件研發(fā)人員等分析現(xiàn)行的檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保檔案資料安全，降低網(wǎng)絡(luò)安全隱患所帶來的不利影響。此外，事業(yè)單位還應(yīng)利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺，及時發(fā)現(xiàn)不同檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，從而提高事業(yè)單位檔案開發(fā)的利用率與管理效率。

5.加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊伍

在事業(yè)單位檔案管理工作中合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，意味著傳統(tǒng)檔案管理模式、管理制度和管理策略等均發(fā)生了變化，對在崗檔案管理人員無疑是一種挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理人員無論是專業(yè)技能還是工作理念都已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理的需求。對此，各事業(yè)單位應(yīng)形成與時俱進(jìn)的發(fā)展理念，以強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)能力與信息素養(yǎng)為核心，推進(jìn)常態(tài)化人才隊伍建設(shè)工作，優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)。

一是對現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)改造升級，確保其更加符合大數(shù)據(jù)檔案管理模式，契合當(dāng)前檔案管理人員的實(shí)際工作需求；二是制定針對性人才培訓(xùn)方案。既要夯實(shí)檔案管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)，還需要注重不斷提升其對大數(shù)據(jù)技術(shù)的掌握度，確保每一名檔案管理人員都可以熟練使用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作；三是有計劃地開展人才引進(jìn)工作，擇優(yōu)選擇專業(yè)對口、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新能力強(qiáng)的人才，不僅提升事業(yè)單位檔案管理隊伍的整體質(zhì)量，還在一定程度上減少培訓(xùn)費(fèi)用，降低事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行成本；四是深化檔案管理人員的保密意識。各事業(yè)單位可以針對不同崗位設(shè)置不同的檔案系統(tǒng)訪問權(quán)限，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，促使其在工作中主動提升對機(jī)密檔案的管理重視度，保障事業(yè)單位機(jī)密檔案的安全性與完整性。

6.拓展檔案的利用途徑

（1）大數(shù)據(jù)時代背景下，各事業(yè)單位需要認(rèn)清檔案開發(fā)利用范圍不應(yīng)局限于本單位，還應(yīng)當(dāng)注重強(qiáng)化檔案社會共享性與利用價值以及檔案資料的社會服務(wù)職能。

事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在工作中深入挖掘不同檔案資料的深層次價值，為后續(xù)檔案開發(fā)利用奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。例如，挖掘不同檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性，整合數(shù)據(jù)信息，為社會公眾、相關(guān)企事業(yè)單位提供更為全面的檔案信息。

（2）事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貦n案館的合作，提高檔案資源社會共享度，促使檔案更好地服務(wù)于公眾需求。例如，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建事業(yè)單位檔案信息庫，為社會公眾提供檔案查詢、咨詢、借閱等服務(wù)，不僅可以提升事業(yè)單位的社會整體形象，還可以最大限度地發(fā)揮檔案的社會價值。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高事業(yè)單位檔案管理效率具有較為深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。一方面，各事業(yè)單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案數(shù)據(jù)信息收集、整合、儲存、開發(fā)利用規(guī)范性與工作效率，確保檔案發(fā)揮應(yīng)有價值；另一方面，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理工作，是事業(yè)單位順應(yīng)時代進(jìn)步與社會發(fā)展的必然趨勢，對于推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化、信息化和現(xiàn)代化建設(shè)具有積極意義。基于此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)分析現(xiàn)階段檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)所面臨的問題，通過云計算技術(shù)整合檔案、利用人工智能技術(shù)分類及檢索檔案數(shù)據(jù)以及利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)價值挖掘平臺，以此全面提高檔案管理效率，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。

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作者單位：漳州市東山縣委巡察工作保障中心

作者簡介：朱彩蓮（1980—），女，漢族，福建東山人，本科，中級職稱，研究方向：檔案管理。