信息化時(shí)代智慧檔案建設(shè)的思考

摘 要：信息化時(shí)代，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理產(chǎn)生較為深遠(yuǎn)的影響，管理過(guò)程逐漸走向數(shù)字化、智能化與自動(dòng)化，智慧檔案管理系統(tǒng)的建立已成為各級(jí)檔案部門(mén)新時(shí)期需要面臨的重要任務(wù)。本文以“信息化時(shí)代的智慧檔案建設(shè)思考”為題，在體系建設(shè)、技術(shù)應(yīng)用、平臺(tái)研發(fā)與安全防護(hù)等方面全面、深入地分析當(dāng)下發(fā)展現(xiàn)狀及未來(lái)優(yōu)化路徑，提出具體的改革思路，從而提升檔案管理效率和服務(wù)品質(zhì)，以期為相關(guān)負(fù)責(zé)人員提供決策參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；數(shù)字化；智慧檔案；管理效率

社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子化管理、智慧化應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)化共享已成為當(dāng)代檔案行業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)，也是新時(shí)期各部門(mén)需要解決的重要難題。尤其在“十三五”時(shí)期國(guó)家提出“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的概念之后，“智慧政務(wù)”的概念相繼提出，由此，“智慧檔案”建設(shè)已迫在眉睫，這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員轉(zhuǎn)變發(fā)展思想、探索轉(zhuǎn)型策略、推動(dòng)改革升級(jí)和實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，真正解決行業(yè)內(nèi)存在的重視程度不夠、體系建設(shè)不完善、技術(shù)應(yīng)用不充分和安全共享難保障等問(wèn)題，全面促進(jìn)信息化技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，最大限度地發(fā)揮檔案資源經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，進(jìn)而讓檔案資源為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 信息化時(shí)代特點(diǎn)及智慧檔案建設(shè)特征分析

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與信息化時(shí)代的不斷演進(jìn)，檔案信息數(shù)據(jù)量呈井噴式倍增，資源總量與信息復(fù)雜度正在以前所未有的速度提升，傳統(tǒng)的物理模式存儲(chǔ)及手工檢索的方式已無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代發(fā)展的需要。由此可見(jiàn)，融入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)，促進(jìn)“智慧檔案”建設(shè)，對(duì)于提高檔案管理綜合效能，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性轉(zhuǎn)變有著重大意義。

1.1 智慧檔案的理論基礎(chǔ)

智慧檔案的建設(shè)具體是指運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成為電子化文件，將其錄入管理系統(tǒng)平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)和信息識(shí)別等技術(shù)分析、決策、利用和共享，其功能涵蓋了檔案信息的在線(xiàn)歸檔、自動(dòng)分類(lèi)、關(guān)鍵詞檢索、智慧化處理、安全保護(hù)和知識(shí)服務(wù)等方面，核心在于高效化、智能化、科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化及開(kāi)發(fā)利用的最大化[1]。綜合來(lái)看，智慧檔案建設(shè)的主要特點(diǎn)是信息交互智慧化，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部與管理人員、服務(wù)人員之間的數(shù)據(jù)互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案、系統(tǒng)和人員之間快捷簡(jiǎn)單和無(wú)阻礙銜接，形成較為完整的數(shù)據(jù)通信與共享智能體系。信息管理智能化通過(guò)建立跨部門(mén)、跨地域與跨體系的應(yīng)用集成系統(tǒng)，使得海量的檔案資源得以精細(xì)化管理、組織、控制、共享、互通與服務(wù)，促進(jìn)文件資料的有效訪(fǎng)問(wèn)，進(jìn)一步拓寬檔案業(yè)務(wù)的廣度和深度。檔案環(huán)境智慧化使檔案的管理由過(guò)去的櫥子柜子盒子轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案在線(xiàn)管理，同時(shí)推動(dòng)了傳統(tǒng)庫(kù)房裝置運(yùn)轉(zhuǎn)養(yǎng)護(hù)的智能化，全面優(yōu)化了人員和物資的配置，降低了管理成本。利用服務(wù)智慧化。智慧檔案的建設(shè)可通過(guò)智能系統(tǒng)更好地分析、處理檔案資源，并在管理利用過(guò)程中注重用戶(hù)體驗(yàn)和服務(wù)質(zhì)量，側(cè)重于提供更高效、便捷和精準(zhǔn)的服務(wù)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境中可使檔案查詢(xún)與咨詢(xún)服務(wù)不再受時(shí)間限制，呈現(xiàn)出嶄新業(yè)務(wù)和控制的新形態(tài)。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

信息化時(shí)代智慧檔案的建設(shè)主要工作在于系統(tǒng)平臺(tái)的研發(fā)，數(shù)據(jù)處理的精度直接關(guān)系到智慧化水平的高低，在此形勢(shì)下，需要達(dá)到以下幾方面標(biāo)準(zhǔn)：一是可處理海量復(fù)雜數(shù)據(jù)。智慧檔案平臺(tái)需要容納多種檔案類(lèi)型數(shù)據(jù)，一般包括文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案科和研檔案等，而對(duì)于檔案主管部門(mén)而言，需要?dú)w檔多個(gè)單位、多個(gè)領(lǐng)域、多個(gè)行業(yè)和多個(gè)地區(qū)的龐大數(shù)據(jù)集，并且隨著時(shí)代的發(fā)展，這些數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化的形式與存儲(chǔ)類(lèi)型存在，呈現(xiàn)出復(fù)雜的多樣性，由此需要系統(tǒng)平臺(tái)具有強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理能力，使其真正能夠在大數(shù)據(jù)場(chǎng)景中運(yùn)行應(yīng)用，使管理、利用、共享和傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)高效穩(wěn)定運(yùn)行。二是信息更新的實(shí)時(shí)高效性。智慧檔案管理平臺(tái)需要滿(mǎn)足檔案資源內(nèi)容更改和更新的需求，尤其在醫(yī)療、住建和交通等重要民生領(lǐng)域，信息的時(shí)效性是至關(guān)重要的考量因素，這就需要系統(tǒng)平臺(tái)能夠?qū)崟r(shí)采集、處理、替換和更新海量的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)保持最新?tīng)顟B(tài)，在此過(guò)程中也需要有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)，保障整體的可靠性與穩(wěn)定性。三是可滿(mǎn)足多主體參與共享。在檔案的智慧管理模式下，已不是過(guò)去“信息孤島”和“各自為政”的局面，最為顯著的特征是利用智慧管理系統(tǒng)平臺(tái)，推動(dòng)各地區(qū)、部門(mén)、機(jī)構(gòu)和個(gè)人之間的信息共享互通，實(shí)現(xiàn)最為廣泛的檔案數(shù)據(jù)資源的高度匯聚，進(jìn)而為部門(mén)決策、科學(xué)研究和法律證明等提供更豐富的數(shù)據(jù)支持[2]。

2 信息化時(shí)代智慧檔案建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及問(wèn)題

2.1 智慧管理理念相對(duì)滯后

智慧檔案的建設(shè)與過(guò)去檔案的管理模式完全不同，導(dǎo)致在現(xiàn)階段發(fā)展過(guò)程中，各部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員缺乏對(duì)智慧檔案建設(shè)的重視，“自上而下”輕視檔案管理思想的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，大多尚未配置較為專(zhuān)業(yè)集中的檔案管理部門(mén)，對(duì)于發(fā)展方向的指定、建設(shè)項(xiàng)目的推動(dòng)和日常工作的監(jiān)督規(guī)劃較少，沒(méi)有在行業(yè)內(nèi)外加以調(diào)研，使得整體智慧化轉(zhuǎn)型工作出現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)不清晰、制度體系較落后與平臺(tái)建設(shè)較緩慢等問(wèn)題，成為當(dāng)下面臨的重要與難點(diǎn)問(wèn)題。

2.2 管理人才水平有待提高

由于檔案工作長(zhǎng)期處于邊緣化，現(xiàn)存檔案管理人員長(zhǎng)期處于較為松散、懈怠的傳統(tǒng)模式下開(kāi)展工作，多數(shù)檔案人員學(xué)歷不夠高，專(zhuān)業(yè)能力不夠強(qiáng)，極少是信息化技術(shù)“科班出身”，對(duì)于現(xiàn)代化智慧管理技術(shù)了解較少，缺乏主動(dòng)創(chuàng)新精神，業(yè)務(wù)能力與學(xué)習(xí)能力有限，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)快速學(xué)習(xí)并應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)及信息化手段，使得大多數(shù)單位無(wú)法保證智慧檔案建設(shè)工作的快速推進(jìn)，即使后期建設(shè)完成，也會(huì)因操作不規(guī)范或應(yīng)用不徹底的原因造成現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢(shì)難以發(fā)揮，嚴(yán)重阻礙整體發(fā)展的步伐。

2.3 平臺(tái)技術(shù)應(yīng)用不夠全面

受傳統(tǒng)管理模式下單位重視程度、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理人員思維與專(zhuān)項(xiàng)資金配置等影響，雖然檔案行業(yè)整體處于信息化與智慧化發(fā)展環(huán)境，無(wú)論在政策上還是在技術(shù)上均提供了良好的創(chuàng)新條件，但是在實(shí)際轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中，仍出現(xiàn)較多轉(zhuǎn)型不充分、共享程度低、數(shù)據(jù)傳輸慢和數(shù)字化率低下等問(wèn)題，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)應(yīng)用不足，系統(tǒng)架構(gòu)不合理，平臺(tái)建設(shè)側(cè)重點(diǎn)與針對(duì)性嚴(yán)重失衡，導(dǎo)致即使相關(guān)部門(mén)投入大量資金，也因技術(shù)應(yīng)用與實(shí)際需求不符，出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)服務(wù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，成為制約智慧化發(fā)展的重要難題。

2.4 安全防護(hù)體系仍需完善

在信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)智慧檔案管理，無(wú)疑為整個(gè)行業(yè)帶來(lái)極大的便利與改革性創(chuàng)新，但是隨之而來(lái)也造成檔案數(shù)據(jù)的多方面風(fēng)險(xiǎn)。一是傳輸風(fēng)險(xiǎn)。在各部門(mén)單位強(qiáng)調(diào)供給側(cè)改革的背景下，重點(diǎn)在于數(shù)據(jù)以正確的載體傳播出去，數(shù)據(jù)傳輸是必要環(huán)節(jié)，在過(guò)程中往往容易因人員專(zhuān)業(yè)性不足造成相關(guān)檔案信息在無(wú)加密、無(wú)防護(hù)的環(huán)境中流轉(zhuǎn)，極易導(dǎo)致不法分子或黑客通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各種形式的攻擊。二是歸檔風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)一步擴(kuò)大了檔案信息來(lái)源的覆蓋面，實(shí)現(xiàn)多種檔案數(shù)據(jù)的廣泛采集，但由于我國(guó)現(xiàn)存各類(lèi)檔案管理平臺(tái)數(shù)量較多、水平參差不齊及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)多種多樣，加之較多社會(huì)人員利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)，容易導(dǎo)致檔案在采集歸檔過(guò)程中出現(xiàn)失真或被篡改等問(wèn)題，不僅影響系統(tǒng)安全，還會(huì)影響相關(guān)部門(mén)的社會(huì)公信力。三是應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的環(huán)境下，現(xiàn)代化技術(shù)手段提升了系統(tǒng)平臺(tái)與用戶(hù)之間的交互性，但隨著用戶(hù)數(shù)量增多，平臺(tái)規(guī)模擴(kuò)大，運(yùn)轉(zhuǎn)方式日益復(fù)雜，使得在檔案服務(wù)利用過(guò)程中極易受到各種各樣的傷害。例如，智慧檔案服務(wù)平臺(tái)自身缺乏用戶(hù)識(shí)別、訪(fǎng)問(wèn)跟蹤和身份核查等機(jī)制，極大地影響了檔案信息被合理合法使用[3]。

3 信息化時(shí)代智慧檔案建設(shè)優(yōu)化策略分析

上述問(wèn)題是制約智慧檔案建設(shè)的重點(diǎn)，這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的認(rèn)知，結(jié)合過(guò)往檔案系統(tǒng)智慧化建設(shè)的典型經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身存在問(wèn)題及發(fā)展需求，不斷探索科學(xué)合理的智慧檔案建設(shè)路徑，加強(qiáng)相關(guān)工作的頂層設(shè)計(jì)，合理配置各方面建設(shè)資源，從而實(shí)現(xiàn)智慧檔案建設(shè)的高速發(fā)展。

3.1 不斷健全智慧檔案信息高效管理體系

一是牢固樹(shù)立智慧化意識(shí)。各級(jí)檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，深入學(xué)習(xí)當(dāng)下檔案行業(yè)發(fā)展的宏觀政策策略及技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景，認(rèn)真研究“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的相關(guān)技術(shù)規(guī)范，構(gòu)建“智慧檔案服務(wù)大眾”的理念，做好頂層設(shè)計(jì)及實(shí)施規(guī)劃，推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。二是規(guī)范管理制度標(biāo)準(zhǔn)。要在智慧化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，依據(jù)《檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《關(guān)于加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等政策文件，在電子檔案征集歸檔、分類(lèi)著錄、存儲(chǔ)保管、安全利用、共建共享等方面落實(shí)相關(guān)工作制度，讓檔案管理更加科學(xué)化與規(guī)范化，構(gòu)建良好的內(nèi)外部監(jiān)督管理機(jī)制，有效減少檔案管理的錯(cuò)誤與疏漏，從而推動(dòng)檔案服務(wù)智慧化工作有序進(jìn)行。

3.2 不斷加強(qiáng)智慧檔案管理人才的建設(shè)力度

一是人才引進(jìn)方面。在智慧檔案建設(shè)過(guò)程中，各級(jí)部門(mén)單位要根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃，深度研判人才的崗位需求，按照現(xiàn)階段技術(shù)應(yīng)用及信息化管理存在的問(wèn)題及需求，通過(guò)人才引進(jìn)、定向培養(yǎng)及遴選借調(diào)等方式，不斷提升干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平，從而提升本單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。二是干部培養(yǎng)方面。要建立常態(tài)化的《信息技術(shù)干部人才培養(yǎng)方案》，營(yíng)造良好的人才發(fā)展環(huán)境，定期面向管理人員開(kāi)展理論研學(xué)、專(zhuān)家授課或外出參觀等學(xué)習(xí)活動(dòng)，助力其在智慧檔案管理工作中取得新突破、開(kāi)創(chuàng)新局面，不斷增加既懂得現(xiàn)代檔案管理手段，又熟知智慧技術(shù)應(yīng)用操作的人才數(shù)量，從而為智慧檔案建設(shè)注入源源不斷的活力[4]。

3.3 不斷優(yōu)化現(xiàn)代智慧檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

對(duì)于建設(shè)檔案管理利用平臺(tái)，需要相關(guān)部門(mén)單位積極深入調(diào)研，帶著問(wèn)題與需求前往行業(yè)內(nèi)先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)，建立合作共贏機(jī)制，最大限度加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，建立適合自身發(fā)展的檔案管理平臺(tái)。一是利用云計(jì)算技術(shù)升級(jí)系統(tǒng)平臺(tái)。云計(jì)算可為智慧檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供強(qiáng)大的創(chuàng)新動(dòng)力，利用此技術(shù)可讓部門(mén)單位接入伸縮性強(qiáng)的計(jì)算資源與容量大的存儲(chǔ)環(huán)境，使得面對(duì)新時(shí)期海量檔案信息與多樣化利用服務(wù)需求的挑戰(zhàn)時(shí)，能夠快速響應(yīng)，保障檔案管理服務(wù)全生命周期的流暢和高效。同時(shí)，云計(jì)算的分布式特性可實(shí)現(xiàn)檔案資料的云端實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，提升了檔案管理的抗災(zāi)能力和業(yè)務(wù)連續(xù)性[5]。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)服務(wù)中心建設(shè)。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可利用系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)用戶(hù)瀏覽痕跡與查詢(xún)記錄進(jìn)行集成化與智能化處理，通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)，對(duì)檔案信息服務(wù)中的推薦策略與服務(wù)模式進(jìn)行深度總結(jié)并汲取有益經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確地把握用戶(hù)需求及利用習(xí)慣，建立需求感知引擎，在協(xié)同過(guò)濾技術(shù)的輔助下可實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶(hù)的主動(dòng)信息推送。同時(shí)利用某信公眾平臺(tái)、小程序及App應(yīng)用等線(xiàn)上載體，為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使廣大檔案資源受眾群體告別過(guò)去的時(shí)間與空間限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案檢索與查詢(xún)利用，全面加強(qiáng)檔案部門(mén)與社會(huì)群眾的溝通與聯(lián)系，宣傳相關(guān)政策與制度，從而提高在線(xiàn)檔案服務(wù)的靈活性。

3.4 不斷夯實(shí)檔案信息服務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)安全

一是確保利用服務(wù)安全。在智慧檔案管理建設(shè)過(guò)程中，數(shù)據(jù)信息的收集存儲(chǔ)、傳遞檢索都有相對(duì)應(yīng)的模塊，在信息管理應(yīng)用過(guò)程中要做到對(duì)所有文件加密處理，做好物理隔離網(wǎng)閘技術(shù)、虛擬專(zhuān)用技術(shù)及防火墻技術(shù)等安全措施的整合，并對(duì)每一位管理員及用戶(hù)進(jìn)行密鑰識(shí)別或人臉識(shí)別等身份驗(yàn)證，保證所有操作均在安全環(huán)境中進(jìn)行。同時(shí)要不斷提升系統(tǒng)平臺(tái)審計(jì)、溯源和日志服務(wù)等的技術(shù)升級(jí)，一旦出現(xiàn)盜取數(shù)據(jù)或惡意篡改等情況，可及時(shí)應(yīng)對(duì)，不僅能增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全，還可抵御災(zāi)害。二是完善安全管理體系。在部門(mén)單位、上級(jí)部門(mén)、下屬單位及社會(huì)公眾層面設(shè)置綜合性電子檔案安全管理?xiàng)l例，并加以實(shí)施，保證檔案采集方、管理方與利用方的緊密配合，確保檔案智慧化管理、利用、服務(wù)和共享等全流程完全按照既定的權(quán)限和規(guī)則進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的相關(guān)技術(shù)已在行政審批與醫(yī)療服務(wù)等方面得到廣泛普及，但是智慧檔案館（室）的建設(shè)還處于較為初期的摸索階段，在實(shí)踐過(guò)程中存在較多問(wèn)題，在基層檔案管理中尤為明顯。這就需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)一步強(qiáng)化智慧檔案建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，加大基礎(chǔ)設(shè)施與軟件開(kāi)發(fā)的投入，主動(dòng)推進(jìn)檔案資源開(kāi)放共享政策，以確保檔案管理事業(yè)能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，真正為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

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作者簡(jiǎn)介：黃永芹（1981—），大學(xué)學(xué)歷，廣西北海市老干部活動(dòng)中心（老年大學(xué)）館員，研究方向：檔案管理。