人工智能背景下智慧檔案管理體系的構建策略

摘 要：檔案信息作為公司、機構、企事業(yè)單位的核心數(shù)據，對人事任命、經營管理有著重要的影響。文章以人工智能技術為依托，探討了智慧檔案管理體系的構建策略。智慧檔案管理體系的構建需要遵循以數(shù)據為中心和科學性兩大原則。在具體的構建策略中要強化智能化應用、完善應急聯(lián)動體系和提升管理人員素質。未來，區(qū)塊鏈技術和元宇宙技術的應用將會成為智慧檔案管理發(fā)展的方向，需要得到一定的關注與重視。

關鍵詞：人工智能；智慧檔案；檔案管理；體系構建

隨著人工智能技術的發(fā)展和應用，檔案管理正在經歷著一場深刻的變革。傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著效率低下、信息安全風險高以及資源利用率低等問題。為了適應時代發(fā)展需求，構建智慧檔案管理體系勢在必行。智慧檔案管理體系是指以人工智能、大數(shù)據和云計算等技術為支撐，實現(xiàn)檔案管理流程的智能化、信息資源的數(shù)字化和服務方式的便捷化，進而提高檔案管理效率。構建智慧檔案管理體系，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，為檔案管理注入新的活力。

一、構建原則

1.以數(shù)據為中心原則

在人工智能時代，智慧檔案管理體系的構建需要堅持以數(shù)據為中心的原則，將檔案數(shù)據視為核心資產，實現(xiàn)數(shù)據的整合、共享和應用，構建完整的檔案數(shù)據生態(tài)系統(tǒng)。首先，構建統(tǒng)一的數(shù)據標準和規(guī)范。針對不同類型檔案制定統(tǒng)一的數(shù)據模型，規(guī)范檔案數(shù)據的結構、內容和格式，確保數(shù)據的一致性、可比性和可互操作性。制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據元和編碼體系，確保數(shù)據信息的標準化和可識別性，方便數(shù)據檢索和分析。制定數(shù)據質量標準，建立數(shù)據質量評估機制，確保數(shù)據的準確性、完整性和及時性；其次，要實現(xiàn)數(shù)據互聯(lián)互通，打破數(shù)據孤島。建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據共享平臺，實現(xiàn)不同部門、不同系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通。利用數(shù)據接口技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據與其他業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據交換和整合以及數(shù)據的協(xié)同應用。探索建立檔案數(shù)據開放共享機制，挖掘和利用檔案數(shù)據的社會價值；最后，構建完整的檔案數(shù)據生態(tài)系統(tǒng)。整合紙質檔案、電子檔案和音視頻檔案等類型檔案數(shù)據，構建完整的檔案數(shù)據資源庫。利用人工智能技術，深度分析和挖掘檔案數(shù)據，為決策支持、業(yè)務改進和社會治理提供數(shù)據支撐。此外，還應制定數(shù)據安全管理制度，采取技術措施保障檔案數(shù)據的安全性和完整性。

2.科學性原則

科學性原則要求檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞和利用過程必須遵循檔案信息的客觀規(guī)律。這意味著在構建智慧檔案管理體系時，需要充分考慮檔案信息的本質特征，如時效性、機密性等，以確保檔案信息的真實、準確和可靠。科學性原則還體現(xiàn)在檔案數(shù)字化的過程中。檔案數(shù)字化是智慧檔案管理的基礎，而數(shù)字化的方法和手段必須科學合理。例如，在選擇數(shù)字化技術時，應優(yōu)先考慮技術的成熟度和穩(wěn)定性，以確保數(shù)字化檔案的質量。同時，還需要制定統(tǒng)一的檔案分類標準、命名規(guī)則和存儲格式，以確保數(shù)字化檔案的一致性和可檢索性?？茖W性原則還要求智慧檔案管理體系能夠充分利用人工智能等先進技術。通過應用人工智能算法，自動分類、檢索和推薦檔案，提高檔案管理的效率和準確性。

在構建智慧檔案管理體系時，還需要注重系統(tǒng)的可擴展性和可維護性。隨著業(yè)務需求和技術發(fā)展的不斷變化，系統(tǒng)需要能夠靈活地進行功能擴展和技術升級。科學性原則還體現(xiàn)在對檔案信息安全性的保障上。智慧檔案管理體系涉及大量敏感信息，如個人隱私、商業(yè)機密等。因此，在構建系統(tǒng)時必須采用先進的加密技術、權限控制技術等手段，確保檔案信息的安全性和保密性。同時，還需要建立完善的安全管理制度和應急預案，以應對可能出現(xiàn)的安全風險。

二、構建策略

1.檔案管理的智能化應用

（1）智能檔案的識別與分類

在人工智能背景下，智能檔案的識別與分類技術得到了顯著的發(fā)展，特別是通過圖像識別、自然語言處理（NLP）等先進技術，實現(xiàn)了對紙質檔案、電子檔案和影像檔案等類型檔案的自動識別和分類。圖像識別技術是人工智能領域的一個重要組成部分，它通過計算機識別、處理、分析和理解獲取圖像，進而實現(xiàn)自動分類和檢索功能。該技術能夠識別圖像中的關鍵特征，如文字、圖形、顏色等，并據此分類。例如，利用掃描儀將紙質檔案轉化為數(shù)字圖像，再通過圖像識別技術提取圖像中的文字信息，實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化和自動識別。對于影像檔案，如照片、視頻等，圖像識別技術可以識別圖像中的關鍵場景、人物和物體，并根據預設的分類規(guī)則自動分類。例如，通過面部識別技術可以將包含特定人物的照片歸為一類。

自然語言處理技術（NLP）是計算機科學和人工智能的一個分支，它使計算機能夠理解和處理人類語言。NLP技術包括文本分析、情感分析和實體識別等多個方面，可以應用于檔案的自動分類和標注環(huán)節(jié)中。對于電子檔案中的文本內容，NLP技術可以提取文本中的關鍵詞、主題等信息，并根據這些信息將檔案自動分類到相應的類別中。

（2）智能檔案的挖掘與分析

智能檔案的數(shù)據挖掘具有重要的意義，通過數(shù)據挖掘技術，可以從檔案數(shù)據中提取出有價值的信息，為決策者提供重要的參考依據。例如，幫助決策者更好地了解檔案資源的分布情況，制定更加科學、合理的檔案管理策略。智能檔案挖掘技術可以自動化處理大量的檔案數(shù)據，減少人工干預和避免人工錯誤，提高檔案管理的效率。同時，通過數(shù)據分析和挖掘可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，為優(yōu)化檔案管理流程提供有力支持。智能檔案挖掘技術可以幫助發(fā)現(xiàn)檔案資源中的潛在價值和關聯(lián)信息，促進檔案資源的開發(fā)利用。通過對檔案數(shù)據的深入分析和挖掘，可以揭示檔案背后的歷史、文化和社會價值，為學術研究、文化傳承和社會服務等領域提供更加豐富的資源。

首先，在展開數(shù)據挖掘之前，需要預處理檔案數(shù)據，包括數(shù)據清洗、轉換和集成等步驟，以提升數(shù)據的質量和一致性。通過去除重復數(shù)據、填補缺失值和糾正錯誤數(shù)據等操作，確保后續(xù)分析結果的準確性。數(shù)據挖掘技術涉及多種算法，如分類、聚類、關聯(lián)規(guī)則挖掘以及回歸分析等。在智能檔案分析中，這些算法可以根據不同的需求去選擇。分類算法用于將檔案數(shù)據劃分為不同的類別，如根據檔案的主題、時間和來源等展開分類；聚類算法用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據中的自然群組，幫助識別具有相似特征的檔案集合；關聯(lián)規(guī)則挖掘用于發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據項之間的關聯(lián)關系，如某些檔案之間的共現(xiàn)關系或因果關系；回歸分析用于分析檔案數(shù)據中變量之間的關系，預測檔案數(shù)據的變化趨勢。數(shù)據挖掘的結果往往以復雜的數(shù)據形式呈現(xiàn)，而數(shù)據可視化技術可以將這些數(shù)據轉化為直觀的圖表、圖形或儀表板等形式，幫助用戶更容易理解和分析數(shù)據。在智能檔案分析中，數(shù)據可視化技術可以幫助用戶快速識別檔案數(shù)據中的關鍵信息。

2.完善檔案管理應急聯(lián)動體系

構建智能預警系統(tǒng)，提升檔案管理環(huán)境。利用人工智能的物聯(lián)網、傳感器等技術，實時監(jiān)測檔案庫房的溫度、濕度、光照和安防等環(huán)境參數(shù)，并設置預警閾值。一旦環(huán)境參數(shù)超出安全范圍，系統(tǒng)自動觸發(fā)預警信號。通過大數(shù)據分析和機器學習算法，分析檔案庫房的歷史數(shù)據，預測可能發(fā)生的異常情況，提前采取預防措施。根據檔案庫房的實際情況，結合人工智能技術，制定智能化應急預案。預案中明確應急響應流程、責任人和應急資源等，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速響應。在預警系統(tǒng)觸發(fā)后，自動啟動應急預案，通過智能機器人、無人機等設備快速展開應急處置，如滅火、排水及疏散等。利用人工智能技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據的自動化備份，并定期對電子檔案、數(shù)據庫等進行全面?zhèn)浞?，存儲在安全可靠的位置?/p>

加強各個部門的檔案聯(lián)動，提高檔案的應用效率。明確跨部門檔案共享的原則、范圍和流程等，確保檔案在合法合規(guī)的前提下實現(xiàn)共享。利用云計算、大數(shù)據等技術搭建跨部門檔案共享平臺，從而提高檔案數(shù)據傳輸、存儲和檢索效率，支持多部門同時訪問和使用檔案資源。在遵守相關法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，簡化跨部門檔案調用的審批程序，提高調用效率。開發(fā)自動化檔案調用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案調用的在線申請、審批和傳遞。通過智能算法自動判斷調用請求的合法性和合理性，減少人工干預。針對重大項目成立跨部門協(xié)同工作小組。小組成員來自不同部門，共同負責檔案的收集、整理、分析和利用工作。組織跨部門溝通與交流活動，分享檔案管理經驗、探討檔案利用需求以及協(xié)調檔案調動事宜等。通過溝通與交流，增強部門之間的理解和信任，提高協(xié)同工作能力。

3.提升檔案管理人員的素質技能

檔案管理人員應深入學習檔案管理的基礎理論、政策法規(guī)和業(yè)務流程等，掌握檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等各個環(huán)節(jié)的工作要求。密切關注檔案管理領域的最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，了解新技術、新方法在檔案管理中的應用，及時更新知識結構。隨著人工智能在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理人員應學習人工智能的基礎知識，了解機器學習、自然語言處理以及圖像識別等技術在檔案管理中的應用場景和優(yōu)勢。掌握計算機操作、網絡應用和數(shù)據庫管理等技能，以便更好地運用信息技術手段開展檔案管理。檔案管理人員應積極參與檔案管理的實際項目，通過實踐來提高操作技能和解決問題的能力。利用模擬系統(tǒng)開展檔案管理流程的模擬演練，幫助檔案管理人員熟悉和掌握新技術、新方法的操作流程。

檔案管理人員應具備創(chuàng)新思維，勇于嘗試新方法、新技術，不斷探索檔案管理的新路徑、新模式。利用在線學習平臺，為檔案管理人員提供靈活多樣的學習方式，使其能夠隨時隨地學習。鼓勵檔案管理人員跨界學習，了解其他領域的知識，如歷史學、文化學和設計技術等，以便更好地將檔案管理與其他領域相結合，提升檔案管理的綜合效益。檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全性和保密性。樹立服務意識，積極為利用者提供優(yōu)質的檔案服務，滿足其檔案利用需求。建立科學的績效考核機制，客觀評價檔案管理人員的工作績效，激勵其積極工作、不斷進步，并提供清晰的職業(yè)發(fā)展路徑和晉升機會，鼓勵其不斷提升專業(yè)素質和技能水平。

三、發(fā)展方向

1.區(qū)塊鏈技術的應用

區(qū)塊鏈技術的應用能夠提升檔案管理的安全性與可信度。區(qū)塊鏈技術以其去中心化、分布式賬本的特點，確保數(shù)據一旦上鏈便不可篡改。在智慧檔案管理中，這意味著電子檔案的真實性和完整性將得到前所未有的保障，有效防止了檔案信息的偽造和被篡改。區(qū)塊鏈技術通過加密算法和共識機制，實現(xiàn)了數(shù)據的透明性和可追溯性，有助于建立更加可信的檔案管理體系，增強公眾對檔案信息的信任度。區(qū)塊鏈技術的應用能夠優(yōu)化檔案存儲與檢索效率。區(qū)塊鏈技術采用分布式存儲方式，將檔案數(shù)據分散存儲在多個節(jié)點上，有效降低了中心化存儲的風險，提高了數(shù)據的存儲效率和訪問速度。結合人工智能技術，智慧檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的智能分類、索引和檢索。用戶可以通過關鍵詞、時間范圍等多種方式快速定位所需檔案，大幅提高了檢索效率。

盡管智慧檔案管理結合區(qū)塊鏈技術的發(fā)展前景廣闊，但也面臨著一些挑戰(zhàn)。例如，區(qū)塊鏈技術的復雜性和高成本限制了其在檔案管理領域的廣泛應用。同時，如何確保區(qū)塊鏈技術的安全性和穩(wěn)定性也是亟待解決的問題。然而，隨著技術的不斷進步和成本的逐漸降低，這些挑戰(zhàn)有望得到逐步克服。

2.元宇宙技術的應用

在人工智能背景下，智慧檔案管理結合元宇宙技術的發(fā)展前景充滿了無限可能。從商業(yè)化的角度來看，元宇宙作為一個集成多種前沿技術的虛擬世界，將為檔案管理帶來全新的視角，推動檔案管理向更加智能化、沉浸化和交互化的方向發(fā)展。元宇宙技術可以構建高度逼真的虛擬檔案館，用戶通過VR/AR設備進入其中，身臨其境地瀏覽和體驗檔案內容。這種沉浸式的體驗方式將極大地提升用戶對檔案的興趣和認知度。在虛擬檔案館中，檔案內容可以通過多媒體、三維建模等方式展開互動展示，用戶可以自由探索、放大縮小以及旋轉查看檔案細節(jié)，甚至參與到檔案相關的歷史事件或場景中，獲得更加生動、直觀的體驗。

元宇宙技術可以為檔案使用者提供個性化的檔案服務。結合人工智能技術，檔案管理系統(tǒng)可以構建用戶畫像，分析用戶的興趣和需求，為用戶提供個性化的檔案服務。例如，根據用戶的興趣推薦相關的檔案內容，為用戶提供定制化的檔案展覽和體驗活動等。檔案管理機構可以開展互動式的學習活動，如虛擬講座、在線課程等，幫助用戶更好地了解檔案知識和文化背景。同時，用戶也可以通過參與這些活動來增強對檔案的認知。

四、結論

構建智慧檔案管理體系是檔案管理發(fā)展的重要方向，也是提高檔案管理效率和服務水平的必然趨勢。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智慧檔案管理體系具有高效化、聯(lián)動性強的特點，也具有節(jié)省成本的優(yōu)點。未來，隨著元宇宙、區(qū)塊鏈技術的融入，將進一步推動智慧檔案管理體系的完善和發(fā)展，為檔案管理工作帶來更加智能化、高效化和便捷化的體驗。

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作者單位：廣東省潮州市檔案館

作者簡介：張良賢（1975—），男，漢族，廣東潮州人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。