新時(shí)期電子檔案管理在高校檔案管理中的運(yùn)用

摘 要：電子檔案管理是現(xiàn)代高等教育信息化進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)，具有實(shí)時(shí)更新、高效歸檔及保障信息安全等特點(diǎn)，為高校檔案管理帶來深刻變革。在此背景下，高校必須把握時(shí)代脈搏，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，以適應(yīng)電子化管理的新要求?；诖?，文章闡述了新時(shí)期電子檔案管理的優(yōu)勢，深入分析了高校電子檔案管理工作中存在的問題，并從統(tǒng)一管理、系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)溯源、實(shí)時(shí)更新和團(tuán)隊(duì)優(yōu)化等方面探討了高校電子檔案管理的實(shí)施策略，旨在為高校檔案管理提供系統(tǒng)化的改進(jìn)方案和實(shí)踐參考。

關(guān)鍵詞：高校；電子檔案；檔案管理；運(yùn)用策略

在信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為教育管理領(lǐng)域亟待解決的任務(wù)。隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)在提高檔案信息的可獲取性、可操作性以及傳播范圍方面展現(xiàn)出巨大潛力。高校通過建立全面的網(wǎng)絡(luò)平臺，采用先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，整合校內(nèi)外的信息資源，構(gòu)建包含廣泛數(shù)據(jù)的檔案數(shù)據(jù)庫。電子化的檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，也大幅提高了檔案信息的流通效率和實(shí)際影響力。

盡管電子檔案管理在高校的應(yīng)用帶來了諸多便利，但在實(shí)際操作過程中仍面臨多方面的挑戰(zhàn)，包括信息化程度偏低、檔案整合性不足以及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足等。此外，隨著大量敏感數(shù)據(jù)的電子化處理，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)也成為不可忽視的問題。因此，高校相關(guān)部門需要給予高度重視，通過持續(xù)的技術(shù)升級和制度創(chuàng)新，推動高校檔案管理更加高效、安全，充分發(fā)揮檔案信息在教育和科研中的核心作用。

一、新時(shí)期電子檔案管理的優(yōu)勢

在高校檔案管理中，引入電子檔案管理技術(shù)有助于提高歸檔管理效率、保證信息安全以及實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案管理能夠整合先進(jìn)的信息技術(shù)，優(yōu)化傳統(tǒng)的文件處理流程。在電子檔案系統(tǒng)的支持下，檔案的收集、分類、存儲和查詢等環(huán)節(jié)可以實(shí)現(xiàn)高度自動化，提高歸檔效率，并減少人力投入。電子檔案管理系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新和遠(yuǎn)程訪問，提升了檔案信息資源的可訪問性，并保證了信息的連續(xù)性，使得高校檔案管理更加高效和便捷。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案利用光盤、固態(tài)驅(qū)動器等多種高效的存儲介質(zhì)，可以防止物理損害和環(huán)境因素的影響。電子檔案的數(shù)字化存儲還允許使用人員多地點(diǎn)備份，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力，從而確保檔案信息的完整性和機(jī)密性，有效防止信息被泄露和數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、新時(shí)期高校電子檔案管理中存在的問題分析

1.信息化程度偏低

新時(shí)期，盡管大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案管理提供了更多可能性，高校檔案的電子化處理仍然面臨著諸多挑戰(zhàn)，存在信息化程度偏低的問題。部分高校在檔案信息化初期投入不足，導(dǎo)致缺乏足夠的技術(shù)支持和資源配置，使得紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換進(jìn)程緩慢且效率低下。檔案信息化還需要大量的初始資金用于采購掃描設(shè)備、存儲設(shè)備及相關(guān)軟件，但這一成本往往超出了高校的預(yù)算范圍。高校中大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化信息的難度較大，不僅是技術(shù)問題，還因?yàn)闄n案本身的復(fù)雜性和多樣性。例如，歷史悠久的檔案文件可能因紙張老化、字跡褪色等原因難以識別，需要特殊處理才能實(shí)施電子化。檔案信息的格式和結(jié)構(gòu)多樣，單一的掃描和錄入技術(shù)難以滿足所有類型檔案的電子化需求。在實(shí)施檔案信息化轉(zhuǎn)換的過程中，盡管信息化轉(zhuǎn)換可以最終減少人力成本，但在初期，需要大量專業(yè)人員完成檔案的評估、分類、掃描和數(shù)據(jù)輸入等工作。當(dāng)前，高校檔案管理部門人員配置不足，缺乏足夠的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案信息化進(jìn)程緩慢。

2.檔案整合不足

高校電子檔案管理還存在整合不足的問題，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)歸類不精確、信息系統(tǒng)不兼容以及對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不足。在高校檔案管理過程中，需要處理和歸檔各類信息，包括行政管理信息、教學(xué)研究資料以及學(xué)生信息等。這些信息往往來源多樣，格式各異，這些電子化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確分類和歸檔是提高檔案整合的關(guān)鍵。然而，由于缺乏有效的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔機(jī)制，高校在實(shí)施檔案電子化管理時(shí)，難以有效區(qū)分和整合這些復(fù)雜的信息資源，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象頻發(fā)，降低了信息資源的可用性和管理效率。不同部門或單位可能使用不同的檔案管理系統(tǒng)和軟件，系統(tǒng)之間的互操作性差，數(shù)據(jù)交換和整合困難，使得檔案信息無法在不同系統(tǒng)間自由流通和整合。此外，舊有的檔案管理系統(tǒng)往往難以支持新興的大數(shù)據(jù)技術(shù)，限制了檔案數(shù)據(jù)處理和分析的能力。高校在推進(jìn)檔案信息化的過程中，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入分析和整合電子檔案。然而，在實(shí)際操作中，由于高校缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分認(rèn)識和應(yīng)用，加上人員能力水平的限制，往往無法有效實(shí)施數(shù)據(jù)的深度整合和智能化管理，不僅影響了檔案信息的整合效率，還限制了信息資源的深度挖掘和利用。

3.信息安全性較差

信息安全性較差主要體現(xiàn)在系統(tǒng)固有風(fēng)險(xiǎn)、管理人員安全意識不足以及技術(shù)保護(hù)措施不充分三個(gè)方面。雖然一些高校已經(jīng)建立了信息安全防護(hù)體系，電子檔案管理系統(tǒng)仍存在固有的安全風(fēng)險(xiǎn)，來自網(wǎng)絡(luò)威脅、惡意軟件侵入以及系統(tǒng)漏洞等多個(gè)方面。信息系統(tǒng)的開放性和互聯(lián)性給數(shù)據(jù)的處理和交換帶來便捷的同時(shí)，也增加了系統(tǒng)被外部攻擊的可能性。一旦遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊或數(shù)據(jù)侵入，敏感的檔案資料可能遭到竊取或破壞，對高校的運(yùn)營安全和聲譽(yù)造成嚴(yán)重影響。檔案管理人員對于電子信息安全的意識普遍不足，在一定程度上削弱了系統(tǒng)的安全性。部分管理人員在日常操作中忽視基本的安全規(guī)范，如使用簡單密碼、未按時(shí)更新安全軟件以及在未授權(quán)的設(shè)備上訪問敏感信息等，直接導(dǎo)致安全防護(hù)水平下降。雖然高校在信息安全方面已有一定的措施，但在實(shí)際操作中，往往未能全面覆蓋所有的潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。例如，數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制不健全、加密技術(shù)應(yīng)用不廣泛、安全監(jiān)控系統(tǒng)更新不及時(shí)等問題，均可能導(dǎo)致在突發(fā)事件中無法有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的完整性和機(jī)密性。

三、新時(shí)期電子檔案管理在高校檔案管理中的運(yùn)用策略

1.統(tǒng)一管理，分段實(shí)施完善

高校應(yīng)建立統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子檔案的格式、分類、存儲、保護(hù)和訪問等各個(gè)方面制定明確的規(guī)則和程序，確保所有部門在檔案處理和管理中遵循相同的標(biāo)準(zhǔn)，從而減少信息孤島的產(chǎn)生，提升檔案的整體可用性和安全性。將電子檔案管理的實(shí)施過程細(xì)分為多個(gè)階段，每個(gè)階段都有具體的目標(biāo)和任務(wù)。例如，在檔案的電子化階段，重點(diǎn)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。在檔案的分類和索引階段，重點(diǎn)是對電子檔案實(shí)施有效分類，并建立易于查詢的索引系統(tǒng)。分段實(shí)施可以逐步解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，也便于監(jiān)控每個(gè)階段的執(zhí)行效果，及時(shí)調(diào)整策略以適應(yīng)變化的需求。在實(shí)施過程中，每個(gè)階段的管理人員需要根據(jù)其職責(zé)，上傳相關(guān)的電子檔案元數(shù)據(jù)，并確保這些信息能夠及時(shí)更新和準(zhǔn)確記錄。此外，電子檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和動態(tài)管理，有效提高檔案管理的靈活性和響應(yīng)速度。實(shí)施分段管理還需要高校投入相應(yīng)的技術(shù)支持和資源，購買和維護(hù)檔案管理軟件、對管理人員開展定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障電子檔案元數(shù)據(jù)的完整性和檔案信息的連續(xù)性。

2.系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

系統(tǒng)整合措施強(qiáng)調(diào)不同信息系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，確保信息無縫對接，以支持教學(xué)、科研、管理等多個(gè)領(lǐng)域的需求。高校電子檔案系統(tǒng)整合的核心在于將內(nèi)部的各類管理系統(tǒng)，如教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)等與電子檔案管理系統(tǒng)有效對接。利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)對接和功能整合，從而消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一管理和利用，從而提高數(shù)據(jù)處理的效率以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，從源頭上減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和傳輸錯(cuò)誤的可能性。數(shù)據(jù)共享則要求在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，合理劃分?jǐn)?shù)據(jù)訪問權(quán)限，使各相關(guān)部門能夠根據(jù)權(quán)限獲取所需的檔案信息。例如，教務(wù)部門可以訪問學(xué)生的學(xué)籍檔案，而人事部門則可以獲取教職工的工作檔案。權(quán)限的設(shè)定需依賴用戶認(rèn)證和權(quán)限管理機(jī)制，確保信息的安全性并滿足多方面的信息需求。高校還可以建立中央電子檔案平臺，在整合各類檔案資料的同時(shí)，提供高效的檢索工具，使校內(nèi)用戶根據(jù)自己的需求快速找到所需信息，提高數(shù)據(jù)的可用性和透明度，為校內(nèi)外的研究、決策支持和日常管理提供有力的信息支持。高校還需采用先進(jìn)的信息技術(shù)，如云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，支持大規(guī)模數(shù)據(jù)的處理和存儲，并對系統(tǒng)用戶開展技術(shù)培訓(xùn)，提升其對新系統(tǒng)的熟悉度和使用效率，確保系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享策略的順利執(zhí)行，大幅提高高校檔案管理的整體水平。

3.數(shù)據(jù)溯源，強(qiáng)化檔案監(jiān)管

在高校電子檔案管理中采用數(shù)據(jù)溯源技術(shù)，可以增強(qiáng)檔案的真實(shí)性和完整性。數(shù)據(jù)溯源技術(shù)要求在每個(gè)電子檔案條目中標(biāo)注元數(shù)據(jù)，如文檔的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改歷史以及訪問記錄等。檔案管理人員通過這些信息，能夠追蹤每一份文件的來源和變更歷史，有效預(yù)防和識別未授權(quán)的修改或錯(cuò)誤信息的輸入。此外，數(shù)據(jù)溯源技術(shù)還允許管理者監(jiān)控檔案的流轉(zhuǎn)過程，確保電子檔案操作符合規(guī)定，增加了操作的透明度。在實(shí)施數(shù)據(jù)溯源的過程中，高校需要部署專門的軟件工具，自動記錄和保存相關(guān)的元數(shù)據(jù)，提供強(qiáng)大的查詢和報(bào)告功能，使管理人員可以輕松檢索歷史數(shù)據(jù)，并核查數(shù)據(jù)真實(shí)性和完整性。例如，當(dāng)檔案需要用于審計(jì)或合規(guī)性檢查時(shí)，這些工具可以迅速提供必要的信息，證實(shí)檔案的有效性。數(shù)據(jù)溯源還有利于增強(qiáng)檔案的安全監(jiān)管，高?？梢岳枚ㄆ诘膶徲?jì)跟蹤功能，檢測和防范內(nèi)部的數(shù)據(jù)濫用和外部的安全威脅。數(shù)據(jù)溯源技術(shù)能夠?yàn)槊看卧L問和修改留下清晰的審計(jì)痕跡，在發(fā)生安全事件時(shí)，能夠迅速定位問題源頭，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。為有效實(shí)施數(shù)據(jù)溯源策略，高校還需定期更新和維護(hù)技術(shù)系統(tǒng)，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)環(huán)境和新的安全威脅。

4.實(shí)時(shí)歸檔，形成整體獲取的管理模式

實(shí)時(shí)歸檔是指檔案資料在生成或更新的同時(shí)即被歸入電子檔案系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高校需在電子檔案系統(tǒng)設(shè)置必要的技術(shù)支持，確保每一份文檔、每一次數(shù)據(jù)更新立即被系統(tǒng)捕捉并歸檔，涵蓋從學(xué)生記錄到教職工檔案、科研項(xiàng)目文件以及行政文檔等各類資料。例如，一旦學(xué)生信息系統(tǒng)更新了學(xué)生的成績或狀態(tài)，該信息應(yīng)自動同步到中央檔案系統(tǒng)，無須手動干預(yù)，不僅提高了數(shù)據(jù)處理的效率，還減少了人為錯(cuò)誤的可能性。為形成整體獲取的檔案管理模式，高校需要確保檔案系統(tǒng)之間的高度互聯(lián)互通，整合教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一體化處理和訪問。在此過程中，必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)接口和安全訪問協(xié)議，確保各種數(shù)據(jù)能在不同系統(tǒng)間自由流動，并避免信息冗余或錯(cuò)亂。高校還需在電子檔案系統(tǒng)中精確設(shè)定歸檔的具體流程和字段信息，確保電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上保持一致。通過智能算法與手動審核相結(jié)合的方式，每份檔案的歸檔應(yīng)自動觸發(fā)相關(guān)的數(shù)據(jù)整合過程，從而保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，提升檔案的安全性和可靠性。這種高效且自動化的檔案管理方法，有效支持高校在教學(xué)、研究和行政管理等方面的信息需求。

5.團(tuán)隊(duì)優(yōu)化，提升專業(yè)素質(zhì)

高校應(yīng)通過實(shí)施系統(tǒng)培訓(xùn)、績效評估和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等措施，確保檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠適應(yīng)電子化管理的需求，并有效執(zhí)行各項(xiàng)管理任務(wù)。為此，高校需對現(xiàn)有管理團(tuán)隊(duì)的技能水平和工作需求展開全面評估，確定必要的培訓(xùn)領(lǐng)域和人員調(diào)整需求。利用評估結(jié)果指導(dǎo)后續(xù)的培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)內(nèi)容與檔案管理的實(shí)際需求緊密相關(guān)，如電子文檔處理、數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)以及最新檔案管理軟件的操作等。高校需要設(shè)計(jì)并實(shí)施針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，包括理論知識講解和實(shí)際操作訓(xùn)練，以提高管理人員對電子檔案管理系統(tǒng)的熟悉度和操作能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)覆蓋最新的信息技術(shù)，包括云存儲服務(wù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和先進(jìn)的安全防護(hù)措施。通過定期的內(nèi)部培訓(xùn)和外部專業(yè)研討會的參與，檔案管理人員能夠不斷更新自己的專業(yè)知識，保持與行業(yè)發(fā)展同步。高校還應(yīng)設(shè)定清晰的工作目標(biāo)和績效指標(biāo)，定期評估檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量?？冃Х答亼?yīng)用于指導(dǎo)個(gè)人的職業(yè)發(fā)展和團(tuán)隊(duì)優(yōu)化，確保每位成員都能在其崗位上發(fā)揮最大的效能。高校還應(yīng)為檔案管理人員提供職業(yè)晉升的路徑，激勵團(tuán)隊(duì)成員積極參與培訓(xùn)和自我提升，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性和忠誠度。

四、結(jié)語

總之，高校電子檔案管理有利于提高檔案信息的處理效率和安全性。因此，高校管理者和檔案管理專業(yè)人員必須緊跟技術(shù)發(fā)展的趨勢，積極探索和應(yīng)用最新的電子檔案管理技術(shù)和方法，不斷提高自身的技術(shù)能力和理論知識，確保與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，還需主動適應(yīng)這些技術(shù)帶來的變革，確保檔案管理工作的連貫性與先進(jìn)性。通過這樣的努力，高校檔案資源能夠在教育和研究中充分發(fā)揮其價(jià)值，培養(yǎng)出能夠適應(yīng)未來社會需求的人才，從而推動高校檔案管理工作更高水平開展。

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作者單位：臨沂大學(xué)

作者簡介：吳利珍（1975—），女，漢族，山東臨沭人，本科，館員，研究方向：人事檔案兼文書檔案。