中小型企業(yè)采購管理問題分析及改進(jìn)

陳金章

摘 要：本文論述了中小型企業(yè)采購管理中的存在的問題。中小型企業(yè)必須認(rèn)識到傳統(tǒng)采購管理中存在認(rèn)識誤區(qū)，需要完善企業(yè)中與采購相關(guān)的管理體制、著力優(yōu)化采購相關(guān)模式，以期提高采購物品質(zhì)量，同時降低采購所需成本，這是中小型企業(yè)在目前市場經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的競爭中占有一席之地，謀求不斷發(fā)展、壯大的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；采購管理；ERP；JIT

一、中小型企業(yè)存在的采購問題

1.采購批次與每次采購數(shù)量不合適，采購成本高

中小型企業(yè)采購時一般較為謹(jǐn)慎，會考慮企業(yè)的銷售額、企業(yè)資金。所以，采購出現(xiàn)兩個極端：一種是中小型制造企業(yè)通常根據(jù)客戶單次訂單設(shè)計(jì)產(chǎn)品生產(chǎn)與原材料的采購計(jì)劃，造成采購會比較零散，不能獲得規(guī)模采購所帶來的高效益；另一種情況為中小型企業(yè)對于企業(yè)所需的緊俏原材料，通常會采用提前大量采購、囤積的方式，這種方式增加了企業(yè)的采購成本，提高了產(chǎn)品成本，為了回收成本，勢必會提高產(chǎn)品價格，最終削弱了該企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力。

2.采購程序復(fù)雜、繁瑣，流于形式，采購監(jiān)控不到位

中小型企業(yè)目前普遍采用的采購流程中存在的主要特點(diǎn)有：（1）采購流程中手續(xù)繁瑣、復(fù)雜，缺乏系統(tǒng)籌劃，采購的每個流程分隔到不同部門管理，包括訂單、商品供應(yīng)單位選擇、倉儲管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量檢驗(yàn)和商品生產(chǎn)、銷售以及運(yùn)輸?shù)雀鱾€方面，最終導(dǎo)致工作效率降低。（2）采購涉及的部門較多，看起來似乎每個環(huán)節(jié)都有監(jiān)管，但實(shí)際上恰恰相反。各部門都從自己的利益、原則、立場上考慮問題，不從總體出發(fā)，導(dǎo)致相互間信息傳達(dá)不到位，影響到采購決策的正確與否。（3）采購監(jiān)管流于形式，采購各部門間互相推卸責(zé)任，導(dǎo)致監(jiān)管不到位，從而影響到企業(yè)的工作效率。

3.采購策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理不到位

中小型企業(yè)中采購人員對于采購只是簡單的認(rèn)為是普通買賣關(guān)系，對于這些深層次的問題不進(jìn)行考慮。采購選擇供應(yīng)商時，缺乏科學(xué)、合理的依據(jù)，只是簡單的談判、壓價，對于供應(yīng)商提供的產(chǎn)品性價比考慮較少，更不會去扶持供應(yīng)商，考慮與供應(yīng)商搞好關(guān)系，并對其產(chǎn)品監(jiān)管。中小型企業(yè)采購的特點(diǎn)是：采購數(shù)量小、周期不定、甚至采購資金不足。這些特點(diǎn)導(dǎo)致在供應(yīng)商眼中認(rèn)為中小型企業(yè)信譽(yù)偏低，不重視中小型企業(yè)的訂單，出現(xiàn)供貨期延長、產(chǎn)品數(shù)量與質(zhì)量與合同不對等，甚至價格上漲等不利因素。

4.采購部門組成不合理、分工不明確，缺乏總控

中小型企業(yè)在配備采購各部門時，存在以下問題：（1）部門設(shè)置較多，出現(xiàn)重復(fù)工作內(nèi)容；（2）各部門職務(wù)分工不明確，導(dǎo)致工作不能具體落實(shí)，在采購出現(xiàn)問題時，互相推卸責(zé)任；（3）中小型企業(yè)總經(jīng)理或者其它部門經(jīng)常出現(xiàn)越級管理，比如，采購主管經(jīng)常被夾在企業(yè)主管與其它部門中間，無法正常行使權(quán)利；（4）缺少必要的績效考核，經(jīng)常采取高壓政策，導(dǎo)致員工沒有工作積極性；（5）缺乏總體控制、調(diào)動，導(dǎo)致采購信息無法及時傳遞。

5.采購信息傳遞無有效信息技術(shù)支撐

目前，中小型企業(yè)都普遍采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行企業(yè)管理。由于企業(yè)資金實(shí)力不足，不愿意引進(jìn)較為高端有效的管理系統(tǒng)，比如ERP管理系，使得采購信息管理實(shí)際處于半自動化、半手動狀態(tài)，影響到采購信息的有效傳遞。

二、中小型企業(yè)應(yīng)從下面幾個方面解決采購管理中存在的問題

1.應(yīng)用較先進(jìn)的采購管理系統(tǒng)，采購信息實(shí)時共享，加強(qiáng)采購監(jiān)控

加強(qiáng)采購流程管理，實(shí)現(xiàn)采購信息實(shí)時共享，改變以往只信任、依靠家族成員的狀況，是中小型企業(yè)亟待解決的首要問題。中小型企業(yè)可以采用以下策略：

（1）采用ERP管理技術(shù)，及時收集整合傳遞采購信息

ERP管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)企業(yè)采購資源的整合，能收集到企業(yè)中所有業(yè)務(wù)流程中的信息。ERP管理中一個環(huán)節(jié)就是采購管理，借助于這個管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門與采購業(yè)務(wù)部之間及時收集與共享物資流、資金流和信息流的信息，增強(qiáng)企業(yè)主管采購者對采購的總體監(jiān)管，減少工作失誤，同時增強(qiáng)各部門間采購信息的透明度。

（2）實(shí)行零庫存采購，轉(zhuǎn)嫁庫存功能到供應(yīng)商

實(shí)行零庫存采購是指企業(yè)倉庫實(shí)現(xiàn)零庫存，而將庫存功能轉(zhuǎn)移到合適的供應(yīng)商那里，實(shí)現(xiàn)既夠生產(chǎn)所需，又能降低中小型企業(yè)庫存成本的目的。零庫存采購的好處：①能及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)品的次品，及時追索供應(yīng)商，既保證了產(chǎn)品質(zhì)量，同時又減少了次品帶來的損失。②提醒企業(yè)采購部門積極保持與供應(yīng)商的聯(lián)系，要求供應(yīng)商提供性價比較高的部件，并能與時俱進(jìn)。顯然，零庫存是中小型企業(yè)理想的采購模式，當(dāng)然這種方式對企業(yè)管理層管理水平和信息技術(shù)的使用提出了很高的要求。

2.優(yōu)化采購方式，降低采購成本

（1）應(yīng)用電子商務(wù)

現(xiàn)在全球處于互聯(lián)網(wǎng)時代，中小型企業(yè)可設(shè)置一個部門，其中一項(xiàng)任務(wù)為收集互聯(lián)網(wǎng)中的采購信息、發(fā)布本企業(yè)的采購信息，即建立屬于自己的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。通過互聯(lián)網(wǎng)可以了解市場行情，避免被欺騙；通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購信息，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購?？傊ㄟ^互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)采購高效率，低成本。

（2）形成采購聯(lián)盟、獲得更多利益

聯(lián)合多家供應(yīng)商，形成采購聯(lián)盟，相關(guān)采購部門方便與供應(yīng)商就商品質(zhì)量與價格討價還價，獲得最合適的采購價格，獲得性價比最好的商品。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)就近原則，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，使其成為自己的另一個倉庫，同時從供應(yīng)商獲得較高的優(yōu)惠利益。

3.提高采購人員素質(zhì)、優(yōu)化人員配置

人力資源管理的核心思想是要配置合適，將員工分配到能發(fā)揮最佳能力的合適崗位，做到人崗優(yōu)配。為了提高人員素質(zhì)，可從以下方面考慮：（1）引進(jìn)高素質(zhì)人才；（2）培養(yǎng)現(xiàn)有員工，通過培訓(xùn)，包括產(chǎn)品知識、公司規(guī)定、電子商務(wù)信息等方面，提高員工工作能力與商務(wù)洽談技巧；（3）通過公司管理流程規(guī)范化，信息透明化，采用績效考核，加強(qiáng)獎懲力度等，激發(fā)員工的工作積極性，各盡所能。

4.選擇合適供應(yīng)商

中小型企業(yè)首先需對所需物資分類，分類依據(jù)包括物資的自然屬性、用途、重要程度、采購難易程度等，劃分為重點(diǎn)、次重點(diǎn)、一般等的不同管理類別。同時根據(jù)實(shí)際情況，審核與監(jiān)控供應(yīng)商提供物資的質(zhì)量、價格和服務(wù)等方面的信息，對供應(yīng)商采用“ABC管理方法”。（1）A類供應(yīng)商，指準(zhǔn)備與其長期合作，其商品質(zhì)量、商品價格、交貨期、可溝通配合能力以及結(jié)算條件等均能滿足公司需求。對于這類供應(yīng)商，需要嚴(yán)格篩選，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、質(zhì)量保證體系、財(cái)務(wù)指標(biāo)、銀行信譽(yù)、企業(yè)業(yè)績等方面的情況。通過專業(yè)科學(xué)的評價體系，選擇質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)良、信譽(yù)良好的幾家供應(yīng)商，綜合評估各供應(yīng)商的實(shí)力，建立不同等級名錄和各供應(yīng)商檔案，以降低采購物資各方面的風(fēng)險。（2）B類、C類供應(yīng)商一般指在A類供應(yīng)商在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力、與公司配合方面等出現(xiàn)問題時，才會考慮臨時選用的供應(yīng)商。B類和C類只是綜合能力分析排序。（3）ABC類需要根據(jù)實(shí)際動態(tài)信息做出適當(dāng)調(diào)整。當(dāng)發(fā)現(xiàn)B類或C類的公司更能符合自己的需求，并準(zhǔn)備對立長期合作時，需要考慮將其升為A類供應(yīng)商，將原A類供應(yīng)商在自己的系統(tǒng)中降級，并完善供應(yīng)商的檔案。（4）考核供應(yīng)商。必須由公司各部門聯(lián)合進(jìn)行，包括品質(zhì)部、物控部、采購部和財(cái)務(wù)部等。（5）供應(yīng)商檔案的建立，需要包括編號、詳細(xì)地址、聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號、合作后財(cái)務(wù)部留存副本等，并適時更新，交由專人負(fù)責(zé)。（6）當(dāng)A類公司出現(xiàn)問題時，需視問題的嚴(yán)重性酌情處理，需要時追究其法律責(zé)任。

5.實(shí)行科學(xué)采購模式

（1）采用JIT采購模式

JIT采購模式即準(zhǔn)時化采購，使供應(yīng)商在合適的時間、將合適數(shù)量、質(zhì)量的合適產(chǎn)品送到合適地點(diǎn)，供小型企業(yè)正好使用?？墒怪行⌒推髽I(yè)部分物資達(dá)到零庫存的目的，有效利用供應(yīng)商的庫存，降低企業(yè)的庫存成本。這種方式還可以提高采購工作效率，同時又降低庫存物品過期、過時的可能性，保證物資供應(yīng)和企業(yè)需求同步化。

（2）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化采購

標(biāo)準(zhǔn)化采購指將預(yù)備采購產(chǎn)品或原料規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化，中小型企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品采用同樣規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)的原材料，可減少預(yù)定物料類別，增大定制數(shù)量，可使供應(yīng)商增加優(yōu)惠，從而達(dá)到降低制造成本的目的。

（3）加強(qiáng)采購信息化建設(shè)

中小型企業(yè)應(yīng)積極采用電子商務(wù)和ERP等先進(jìn)的管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)中物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。在企業(yè)中設(shè)置專管部門，負(fù)責(zé)物資采購管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺，平臺模塊功能應(yīng)包括錄入、操作、查詢和監(jiān)控等。無論管理者，還是各部門員工，可迅速直觀的查看相關(guān)信息，做出相應(yīng)判斷，提高效率。

總之，通過這一系列的措施，使中小型企業(yè)的物資采購工作做到程序化、透明化、規(guī)范化、高效化管理，成功降低采購可能存在的各類風(fēng)險。

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