摘 要:物資貿(mào)易企業(yè)在經(jīng)濟(jì)全球化和市場競爭日益激烈的背景下,面臨著諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)并且抓住機(jī)遇,企業(yè)需要加強(qiáng)內(nèi)部管理和控制,尤其是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),能夠提高財(cái)務(wù)活動(dòng)的效率及質(zhì)量,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)物資貿(mào)易企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。本文首先對(duì)物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制進(jìn)行了概述,然后全面分析了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)中存在的問題,主要包括財(cái)務(wù)內(nèi)控環(huán)境不佳、財(cái)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)對(duì)不足、財(cái)務(wù)內(nèi)控活動(dòng)質(zhì)量不佳等,最后提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略。
關(guān)鍵詞:物資貿(mào)易企業(yè);財(cái)務(wù)內(nèi)部控制;財(cái)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)管理是保證企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),有利于企業(yè)規(guī)范內(nèi)部財(cái)務(wù)管理,保證資產(chǎn)安全完整,提升資金使用效率,促進(jìn)貿(mào)易企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜多變的環(huán)境。由于物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中存在一些問題,使得財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的作用不能充分發(fā)揮。因此,物資貿(mào)易企業(yè)要重視財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),明確實(shí)踐中存在的問題,提出解決策略,從而提升財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有效性,幫助物資貿(mào)易企業(yè)高質(zhì)量地發(fā)展。
一、物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制概述
(一)物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)涵
物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)是指企業(yè)為了保證財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、有效性,通過一系列的制度設(shè)計(jì)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)管理等手段,對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行全面、系統(tǒng)且持續(xù)的控制和管理[1],其內(nèi)容包含內(nèi)部環(huán)境、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。
(二)物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意義
物資貿(mào)易企業(yè)在瞬息萬變的市場環(huán)境下,構(gòu)建財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系尤為關(guān)鍵,其控制的意義主要在于其能夠提高資金使用效率、保證資產(chǎn)安全完整、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
1.提高資金使用效率
通過加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),企業(yè)可以更加精確地掌握資金流動(dòng)情況,實(shí)現(xiàn)資金的合理調(diào)配和高效利用。這不僅可減少資金浪費(fèi),更可以為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
2.保證資產(chǎn)安全完整
財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)加強(qiáng),能夠使得企業(yè)資產(chǎn)完整且安全,避免資產(chǎn)流失、不當(dāng)使用等現(xiàn)象,為企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營提供保障。
3.防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
物資貿(mào)易企業(yè)業(yè)務(wù)種類多、風(fēng)險(xiǎn)較高,有效識(shí)別、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),有利于企業(yè)穩(wěn)定健康地發(fā)展。通過強(qiáng)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),可以主動(dòng)排查各環(huán)節(jié)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn),為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)提供支持。
二、物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題
(一)財(cái)務(wù)內(nèi)控環(huán)境不佳
良好的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境,才能為物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制實(shí)施提供支持,但不少物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境不佳。
1.領(lǐng)導(dǎo)層財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意識(shí)薄弱
有些領(lǐng)導(dǎo)層將重點(diǎn)放在了市場擴(kuò)展、戰(zhàn)略規(guī)劃、短期效益提升等方面,忽視了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)和實(shí)施,所以對(duì)相關(guān)知識(shí)了解和掌握不全面,難以為員工做好示范和榜樣,這會(huì)在很大程度上影響財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的效率及質(zhì)量。
2.組織框架不完善
部分物資貿(mào)易企業(yè)在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)中,忽視了組織框架的完善,也未能明確劃分各崗位權(quán)限和職責(zé),在開展內(nèi)部控制實(shí)施中工作效率及質(zhì)量較低,嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制實(shí)施成效。
(二)財(cái)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)不足
物資貿(mào)易企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中,面臨著諸多的風(fēng)險(xiǎn),只有快速識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn),才能保證各項(xiàng)活動(dòng)有序開展。然而,有些物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)不力。
1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估不徹底、不全面
部分物資貿(mào)易企業(yè)在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及評(píng)估中,尚未使用最新的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估工具,挖掘和識(shí)別各環(huán)節(jié)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn),難以形成完整的風(fēng)險(xiǎn)清單,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不徹底、不全面。同時(shí),也沒有定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,無法掌握各類風(fēng)險(xiǎn)的影響、發(fā)生概率等,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理效率及質(zhì)量較低。
2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不完善
部分物資貿(mào)易企業(yè)在開展財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理中,未能建立完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo),一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)不能立即警示和反饋,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理不可控,阻礙了物資貿(mào)易企業(yè)良性發(fā)展。
3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施滯后
有些物資貿(mào)易企業(yè)沒有根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,制定相適配的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,也沒有根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)特征和性質(zhì),及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。
(三)財(cái)務(wù)內(nèi)控活動(dòng)質(zhì)量不佳
物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控活動(dòng)實(shí)施質(zhì)量不佳,就不能將財(cái)務(wù)內(nèi)控基本要求和規(guī)范嵌入到各環(huán)節(jié)中,導(dǎo)致每項(xiàng)活動(dòng)開展不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)內(nèi)控管理水平較低。在實(shí)際操作過程中,有些物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控活動(dòng)實(shí)施質(zhì)量不佳。
1.資金管理問題
資金管理是物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容,但實(shí)際上,部分物資貿(mào)易資金管理問題如下:一是資金管理流程不規(guī)范。缺少明確、標(biāo)準(zhǔn)的資金管理流程,導(dǎo)致資金使用、審批等環(huán)節(jié)易出現(xiàn)操作失誤或一些違規(guī)行為。二是資金信息不透明。資金流動(dòng)情況未能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映在企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告中,影響決策人員對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的判斷。三是資金安全風(fēng)險(xiǎn)高。缺少完善的資金安全防范措施,可能導(dǎo)致資金不合理使用。
2.采購管理問題
物資企業(yè)有效地做好采購管理,降低采購成本,才能支持企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。然而,不少物資企業(yè)采購管理問題如下:一是采購流程缺少規(guī)范化。缺少標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程可能導(dǎo)致采購過程中不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn),增加了采購成本,還可能引發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二是供應(yīng)商管理不當(dāng)。物資貿(mào)易企業(yè)在采購中,供應(yīng)商選擇和管理十分關(guān)鍵。若企業(yè)沒有建立有效的供應(yīng)商評(píng)估體系,缺少對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等全面評(píng)估,可能導(dǎo)致供應(yīng)商管理混亂,影響采購效率及產(chǎn)品質(zhì)量[2]。三是信息不透明。若采購信息不透明,內(nèi)部員工可能在開展采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為,不利于采購成本的控制。
3.銷售管理問題
物資貿(mào)易企業(yè)在銷售活動(dòng)中,仍面臨著一些問題,具體表現(xiàn)在:一是銷售數(shù)據(jù)監(jiān)控不足。銷售數(shù)據(jù)是企業(yè)決策的重要依據(jù)。有些物資貿(mào)易企業(yè)銷售數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,誤導(dǎo)企業(yè)決策;數(shù)據(jù)監(jiān)控不及時(shí),丟失市場機(jī)遇。二是合同簽訂與執(zhí)行。合同是保證雙方權(quán)益的法律文件,有些企業(yè)合同簽訂不規(guī)范,存在法律風(fēng)險(xiǎn);合同執(zhí)行不到位,影響企業(yè)聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。三是價(jià)格與折扣控制問題。有些企業(yè)銷售過程中,價(jià)格制定不合理,導(dǎo)致利潤降低或市場份額減少;折舊政策不規(guī)范,損害企業(yè)利益。
三、物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的優(yōu)化策略
(一)改進(jìn)優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境
構(gòu)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境是實(shí)施有效內(nèi)部控制的前提。物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際需要,優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)。
1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)和理念
領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理的重要性,將其納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,并且在日常經(jīng)營中加以貫徹實(shí)施。企業(yè)要通過內(nèi)部培訓(xùn)、專題會(huì)議等方式宣貫財(cái)務(wù)內(nèi)部控制相關(guān)知識(shí),尤其要確保領(lǐng)導(dǎo)層重視財(cái)務(wù)內(nèi)控,為廣大員工做好示范和榜樣,以支持這項(xiàng)工作順利、有序地開展。
2.建立組織框架體系
物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)借鑒和參考優(yōu)秀企業(yè)的經(jīng)驗(yàn),搭建完善、獨(dú)立的組織框架體系,明確各部門、崗位的權(quán)限和職責(zé),以便于將財(cái)務(wù)內(nèi)部控制任務(wù)和職責(zé)進(jìn)行逐一拆分,從而提高財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有效性。
(二)有效防范財(cái)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)對(duì)
在物資貿(mào)易企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中,財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)對(duì)尤為關(guān)鍵。有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可以幫助企業(yè)識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),為管理層提供決策支持,優(yōu)化資源配置,使得企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。
1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估到位
物資貿(mào)易企業(yè)應(yīng)建立完善的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制,通過定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)議、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告制度等方式,全面識(shí)別各環(huán)節(jié)中隱藏的風(fēng)險(xiǎn),從而建立完善的風(fēng)險(xiǎn)清單。同時(shí),對(duì)識(shí)別出來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,選取科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法,如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法、事件樹法等,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估,保證評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性[3]。
2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制
物資貿(mào)易企業(yè)還應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,設(shè)定科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo),一旦觸及閾值立即反饋和警示,保證風(fēng)險(xiǎn)可以立即傳遞到管理層,以便于風(fēng)險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警和識(shí)別,為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供支持。
3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的制定
針對(duì)不同種類的風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的解決策略,還要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的變化和發(fā)展趨勢,及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略,保證風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的有效性。
例如S貿(mào)易企業(yè)為了規(guī)范內(nèi)部管理,提升風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力,建立了一套完善的內(nèi)控體系,對(duì)內(nèi)部流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,并且采取相應(yīng)的防范措施。S貿(mào)易企業(yè)選取了多重風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法,包括定性與定量評(píng)估、專家打分、流程圖分析等,全面識(shí)別和分析企業(yè)運(yùn)營中面臨的風(fēng)險(xiǎn)。S貿(mào)易企業(yè)選取最新的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工具和方法,對(duì)企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別,如采購風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),涉及供應(yīng)商選擇、價(jià)格談判、合同簽訂等,S企業(yè)通過嚴(yán)格篩選供應(yīng)商、建立合作關(guān)系等,降低了合同履行延遲、貨物質(zhì)量不符等采購風(fēng)險(xiǎn)。
(三)提高財(cái)務(wù)內(nèi)控活動(dòng)質(zhì)量
物資貿(mào)易企業(yè)在運(yùn)營過程中,加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)至關(guān)重要,其關(guān)乎著企業(yè)資金安全、運(yùn)營效率和市場競爭力。物資貿(mào)易企業(yè)在開展財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí),應(yīng)重點(diǎn)做好資金管理、采購管理、銷售管理等工作。
1.資金管理
資金是物資貿(mào)易企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要內(nèi)容,加強(qiáng)資金管理成為關(guān)鍵,具體措施如下:一是規(guī)范資金管理流程。制定詳細(xì)的資金管理流程,包括資金的收入、支出、審批、核算等環(huán)節(jié),確保各環(huán)節(jié)操作都擁有明確的指導(dǎo)和規(guī)范[4]。二是提高資金信息透明度。建立及時(shí)、準(zhǔn)確、完善的財(cái)務(wù)報(bào)告制度,使得企業(yè)決策者可以了解企業(yè)資金狀況和風(fēng)險(xiǎn)。三是加強(qiáng)資金安全管理。選取多種手段,如設(shè)置嚴(yán)格的資金審批權(quán)限、定期進(jìn)行資金盤點(diǎn)等,保證資金完整安全。
2.采購管理
物資貿(mào)易企業(yè)加強(qiáng)采購管理質(zhì)量,應(yīng)注重以下幾方面:一是規(guī)范采購流程。物資企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的采購流程,并且嚴(yán)格執(zhí)行和貫徹。通過流程化管理,減少人為干預(yù)。二是建立供應(yīng)商管理制度。制造企業(yè)應(yīng)建立完善的供應(yīng)商管理制度,包含供應(yīng)商評(píng)估、選擇、合作等環(huán)節(jié)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)性評(píng)價(jià),保證供應(yīng)商質(zhì)量和服務(wù)滿足企業(yè)要求。三是提高信息透明度。企業(yè)要建立公開透明的采購信息平臺(tái),使得全部員工都可明確采購的各環(huán)節(jié)。同時(shí),借助公開招標(biāo)、競標(biāo)等方式,增加供應(yīng)商間的競爭,有效降低采購成本[5]。
3.銷售管理
加強(qiáng)物資貿(mào)易企業(yè)銷售活動(dòng)質(zhì)量,有利于提升銷售額、獲取可觀的利潤,為此,應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手:一是銷售數(shù)據(jù)監(jiān)控。有效的數(shù)據(jù)監(jiān)控可及時(shí)發(fā)現(xiàn)銷售活動(dòng)中的問題和風(fēng)險(xiǎn)。建立完善的數(shù)據(jù)監(jiān)控體系,保證銷售數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性;定期對(duì)銷售數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)潛在問題和風(fēng)險(xiǎn)。二是合同簽訂與執(zhí)行。合同的簽訂與執(zhí)行是內(nèi)控機(jī)制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),因此企業(yè)必須制定完善的合同簽訂流程,確保合同內(nèi)容合法、合規(guī);加強(qiáng)合同執(zhí)行力,使得合同按時(shí)、按質(zhì)完成。三是價(jià)格與折扣控制。物資貿(mào)易企業(yè)要建立完善的價(jià)格與折扣控制機(jī)制,確保價(jià)格與折扣的合理性;定期評(píng)估價(jià)格與折扣策略的有效性,及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化價(jià)格與折扣策略。
例如,P物資貿(mào)易企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部控制中,將重點(diǎn)放在了關(guān)鍵業(yè)務(wù)控制方面,尤其是銷售管理活動(dòng),在實(shí)際操作中,加強(qiáng)了以下幾方面的工作:一是銷售計(jì)劃與策略制定。P物資貿(mào)易企業(yè)在制定銷售計(jì)劃與策略時(shí),主動(dòng)確定了市場定位和發(fā)展目標(biāo),通過對(duì)市場趨勢分析,確定目標(biāo)市場和潛在客戶群,制定符合市場需求的銷售策略。在策略制定過程中,考量產(chǎn)品的特點(diǎn)、價(jià)格策略等,保證了銷售計(jì)劃的可行性和有效性。二是客戶信用與風(fēng)險(xiǎn)管理。P物資貿(mào)易企業(yè)建立了完善的客戶信用管理體系,對(duì)客戶信用進(jìn)行評(píng)估,確定信用額度。通過定期客戶信用審查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)了潛在的風(fēng)險(xiǎn),并采取了有效的策略和方法。三是銷售合同與訂單管理。規(guī)范了銷售合同的簽訂流程,明確了合同條款,確保了合同的合規(guī)性、合法性。建立了完善的訂單管理系統(tǒng),對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控,保證了訂單及時(shí)處理和交付。
隨著物資貿(mào)易企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,物資貿(mào)易企業(yè)的財(cái)務(wù)管理顯得尤為復(fù)雜,加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制,有利于防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提升資金使用效率、確保資產(chǎn)完整安全,支持物資企業(yè)穩(wěn)定健康地發(fā)展。因此,物資貿(mào)易企業(yè)要注重財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè),確定實(shí)踐中的問題和不足,從而提出應(yīng)對(duì)策略和方法,以便于提高內(nèi)部控制有效性,幫助物資貿(mào)易企業(yè)高質(zhì)量地發(fā)展。
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