新形勢高校財務管理風險預警機制研究

摘"要：經歷了新冠疫情等諸多社會公共事件洗禮之后，政府及社會各界對科研及教育的重視程度日益提高，對這方面的投入日益加大。高校作為教學、科研人才的陣地之一，其所接受到的各項經費快速增加，加之國家針對科研經費等頒布了較多的優(yōu)化措施，一定程度上激發(fā)了科研人員的積極性，但對于財務而言，面臨的財務管理風險增加，如何精準、快速識別風險，建立健全高效的預警機制，成為高校財務工作的當務之急。文章通過闡述建立健全財務管理風險預警機制重要性開始，對當前高校財務管理風險預警機制運行過程中存在的問題進行概括分析，提出風險預警機制設想，并提出在實施過程中應注意一體化平臺建設等相關建議，以期為未來工作提供借鑒。

關鍵詞：財務管理風險；"預警機制；財務稽核；"一體化平臺

中圖分類號：F23""文獻標識碼：A"""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.14.054

1"財務管理風險預警機制重要性

1.1"精準鎖定風險，及時規(guī)避、減少風險

財務人員通過在系統中設置的風險種類、程度評估等進行綜合判斷，明確哪些風險是可以規(guī)避的，哪些風險是可以降低的，降低的程度如何，哪些風險是必須承擔的，或者可以進行轉化轉移的，從而明確并采取相應措施，實現有效管理，提高財務工作效益。

1.2"促進完善學校層面的財務制度及內控流程

財務管理風險形成除了外部因素之外，還有內部因素，而這部分因素是可以進行改進、完善的，具體集中在財務制度及內控流程層面。在風險預警產生并得以解決后，財務人員可從中深入思考，檢查在制度或者流程執(zhí)行層面是否存在漏洞，查漏補缺，使制度更完善，流程更嚴密，風險預警更明確、及時，生成的財務信息質量更高。

1.3"倒逼財務工作理念、方式轉型，提高對新形勢的適應能力

以往乃至當前財務工作的重心集中在核算方面，財務人員也是以“賬房先生”的形象示人，其自身也將財務核算的準確性作為主要工作目標。財務管理風險機制的引入，促使財務工作人員不僅要保證靜態(tài)數據的準確性及完整性，還要關注并分析動態(tài)的風險產生、變化過程，這也是財務管理日常工作的具體內容，悄然完成了由“操作工”向“管理者”的轉變。

2"當前高校財務管理風險預警機制存在的問題

2.1"涵蓋的風險范圍不全面，預警規(guī)則不完整

由于部分高校在建立預警機制時，僅根據常見的業(yè)務類型、現行規(guī)定結合常規(guī)判斷，在系統中設置存在的風險，可能會產生該預警的沒有預警的情況。以頻繁性對公轉賬為例，部分教師在與供應商開具票據結算貨款時會存在同一天內連開幾張電子發(fā)票，發(fā)票并不連號，但確實是同一天同一家單位發(fā)生的交易，按照正常邏輯結合經濟實質來判斷，屬于同一筆經濟業(yè)務，金額已達到按規(guī)定要附合同的標準，而預警系統里設置的規(guī)則是根據發(fā)票號而不是日期來判斷，發(fā)票連號視同一筆經濟業(yè)務。這就容易產生該預警的沒有預警，應當補齊材料沒有補齊，完整性受到了影響。相反，不同日期的發(fā)票鄰近業(yè)務發(fā)出預警，但確實是不同類型的經濟業(yè)務，還要進一步補充說明，降低了工作效率，師生頻繁往返，對財務工作滿意度下降。再如公務接待費，系統里只設置了有關招待費金額標準的規(guī)則，對于是否是同城接待并未多加設置，導致預警漏發(fā)，問題累積，后期整改難度增加。對于市內交通費，乘車產生的紙質車票，也缺乏這方面的風險提示，主要是同一天同一輛車的情況，或連續(xù)幾天都是同一輛車的情況，從實際發(fā)生的概率來看，可能性很低，但也是屬于審計重點審查的內容，目前還靠人工審核、剔除，受限于財務人員的實務水平及職業(yè)判斷，從財務人員的角度來說，工作量非常大，在票據量大的情況下，較有挑戰(zhàn)性，且容易出錯，后續(xù)發(fā)現后還要要求退回，再作調整分錄，工作效率降低，也使他人對財務工作的嚴謹程度產生懷疑，降低了信任度和滿意度，不利于后續(xù)工作的開展。

2.2"預警的應對解決措施執(zhí)行力度不強，易流于形式

部分高校雖推出了財務稽核等與風險識別及預警相關的系統，有明確的預警層次及對應的介入部門，但在實際操作中，缺乏制度性的強制規(guī)定，沒有確定預警的處理時限，雖有專職人員催促，但還是存在一拖再拖的現象，問題始終不得解決，預警系統形同虛設，違背了建立預警機制的初衷。最常見的是稽核系統中已跳出預警，對應專職財務人員已敦促辦理人補充材料或者交回款項，但由于沒有明確規(guī)定的處理期限，也沒有一套完善的強有力的執(zhí)行文件，容易被經辦人員忽視，產生懈怠、僥幸心理，一味實行“拖字訣”，問題未及時解決，預警系統就形同虛設。

2.3"與賬務及其他業(yè)務系統內嵌程度有待提高容易造成預警的漏發(fā)、錯發(fā)，同時缺乏事前及事中預警，使得返工成本增加

例如有部分與校內超市、食堂之間的內部轉賬審核業(yè)務，由于當前大部分風險預警系統依賴于單位內部賬務系統，賬務系統僅能識別電子票據，對于紙質單據還無法識別，而內部轉賬業(yè)務，如與學校下屬企業(yè)、食堂之間的經濟往來，是以紙質單據為主，無論最后是否能報銷，事先都能錄進系統，能否報銷還是主要依賴審核人員，如不能報銷要退回，缺乏事前預警，增加了時間成本。另外，系統不能識別紙質票據，未與當地財稅部門系統實現全方位的數據對接，在票據錄入以及報銷單生成時并不能從票據內容中預先識別出對應的風險，如票據過期、票據重復錄入、納稅單位名稱變更等問題，不能實現事前及事中的精準預警，無法通過會計審核，發(fā)生錯誤還要與相關人員溝通、協調、確認，再進行會計調整處理。

2.4"部分風險預警機制未能進行數據的及時更新，導致預警漏發(fā)，無法及時采取補救措施

例如一項新業(yè)務的引入，風險與收益如影隨形的，在帶來收益的同時，也伴隨著財務管理風險，而與之相關的風險在原有預警系統中并不存在，但往往又能對財務管理產生重大影響，預警系統不作及時、定期維護，容易造成預警漏發(fā)，反應滯后，原本完全可以規(guī)避或轉換的風險最后只能承受。

3"問題發(fā)生原因分析

3.1"業(yè)務制度不完善，內控等流程涵蓋范圍不全面

財務管理中的風險主要來源于制度和內控流程的不完善，執(zhí)行力度不強。例如差旅費報銷，線下審批時常會出現先出差后審批，審批時間在出差時間之后，或者確認金額錯誤、超出標準等問題，這些都是由于缺乏明確的制度規(guī)定以及固定的流程，內控執(zhí)行力度不強造成的，且只能事后預警，事前預警無法觸發(fā)，返工情況時有發(fā)生，降低工作效率，滿意度下降。

3.2"財務人員業(yè)務水平有待提高，風險意識有待加強

除了固有的規(guī)則，人員素質也是一方面。風險預警機制的數據來源于日常的賬務處理。當前部分高校在前臺財務審核人員方面主要采用勞務派遣方式，人員水平參差不齊，對于業(yè)務規(guī)定的理解也會產生偏差，標準理念不統一，在處理業(yè)務過程中風險防范意識不強，可能產生會計差錯。

4"實施設想

（1）全面梳理、完善所有業(yè)務制度、流程，整理出所有可能存在的風險點，列出風險清單。

高校財務部門可通過不同的業(yè)務模塊對制度、流程進行全面梳理，例如預算、核算以及包含學費收繳、工資等綜合模塊。全面梳理后，找出其中主要的業(yè)務節(jié)點，結合日常的執(zhí)行情況，明確其中可能存在的風險，并對其進行專業(yè)的重要性水平評估。評估完成后，明確風險層次，對中高風險事項列出清單，提交學校相關領導小組審核通過，作為風險預警機制的內容依據。

（2）根據實際情況，認定需要預警的情況，確定好預警層次、處理部門以及明確的應對措施、整改期限，并形成具備約束力的書面文件，與系統相內嵌。

在通過了風險事項清單，確定了預警內容后，可以根據其產生的影響力或損害程度確定預警層次，并將其與系統相結合。預警層次可用字體顏色顯現，例如正常業(yè)務為綠色，即該筆業(yè)務不構成預警，黃色預警為中等風險，即存疑業(yè)務，根據政策結合實際可進行修改或補充，最后順利通過。紅色預警則代表規(guī)定上明令禁止的，觸及底線的零容忍事項。根據預警層次，明確相關處理部門。例如不構成預警的經濟業(yè)務，如處于事前或事中階段，可具體體現為稽核系統自動審核通過狀態(tài)，前臺報銷審核人員可直接處理。事后稽核則體現為正常處理，只需稽核崗位人員直接點擊通過。黃色預警層面的，如處于事前或事中稽核階段，根據內置規(guī)則，系統自動跳出預警，體現為黃色字體，說明應作修改，或應補充的手續(xù)或資料，結果自動返還給對應業(yè)務的經辦人，補充完畢后點擊提交，再由對應的財務人員處理，確定不想再次處理的，則由經辦人自行撤回單據。如處于事后稽核階段，由稽核崗位人員點擊返還經辦人處理按鈕，以短信或微信平臺消息的形式告知該筆業(yè)務經辦人員，并向其提出讓其補充單據或出具說明等整改措施，待其修改或補充完畢材料后，重新提交至稽核崗，再由稽核人員確定是否通過，如還不能通過，則告知經辦人必須交回款項，以違規(guī)風險，同時保障資金安全。發(fā)布紅色預警業(yè)務，處于事前階段便直接退回，事后階段的則直接移交審計、紀檢監(jiān)察部門受理，如之前未有明確的政策點明其為不可行的業(yè)務，后續(xù)明確在某一時段確實是禁止發(fā)生的。具體如表1所示。對于預警發(fā)布后的應對措施，也應有明確的期限規(guī)定，并將其在系統中設置好，避免造成拖沓，可參考相關的經濟業(yè)務對應的處理時限，并明確超期應如何處理。例如處于事前稽核階段的單據在規(guī)定時限內未及時處理的由系統自動退回并自動清除數據，并告知對應經辦人。處于事中或事后稽核階段的單據，規(guī)定期限內未作處理，則由系統自動凍結錄入人的系統及經費使用權限，待處理完成后方能恢復，情節(jié)嚴重的，移交紀檢部門。此外，上述預警層次以及措施、期限等應當形成紅頭文件，經校長辦公會等決策小組討論通過，及時公示，真正形成約束力。

（3）定期維護預警數據庫，實現實時更新。針對新預警內容的出現，應及時添加。

對于常規(guī)的預警業(yè)務，應定期維護數據庫，保障數據安全。如遇到上級部門發(fā)布重要的業(yè)務文件、財務運行機制改革、政府會計準則的變更等重大財務變革，原有預警規(guī)則不再適用，則應及時在系統中處理完之前剩余的預警業(yè)務后，廢止舊規(guī)則，增加新規(guī)則，清除冗余數據。在預警反應的時限方面，應設置好程序，時刻關注與財務、業(yè)務系統之間的對接流暢性，做到實時反應，時刻關注網絡狀況，做到及時預警，及時處理，使風險可控。

（4）將制定好的規(guī)則、流程與系統高度融合，將預警稽核系統與核算、預算系統乃至其他部門的業(yè)務系統相融合，促進一體化發(fā)展，實時監(jiān)控關鍵節(jié)點。

以資產報銷為例，其中涉及到財務的賬務系統、采購中心的采購審批系統和實資處的資產入庫系統，而涉及到風險監(jiān)控的稽核系統要與前兩項系統高度融合，全方位實現監(jiān)控。在進行資產報銷時，稽核系統應根據事先設定好的流程要素自動審核，例如是否必須走采購流程、是否進行各類資產入庫、入庫單讀取是否正確等，如有問題，及時跳出預警，并經專職人員審核后及時發(fā)送對應經辦人，及時處理，既避免了經辦人重復跑的現象，也杜絕了流程不嚴謹的現象產生。這個是事前和事中的稽核。在事后，根據資產性質，結合會計準則規(guī)定，對賬務處理進行稽核，如有不當處理，當即進行調整或補充處理，不再復盤前述流程，如圖1所示。又如國內差旅業(yè)務，可推出差旅平臺，嚴格按流程進行，先在差旅平臺審批，方可進行購票出行等行為，在進行報銷時，稽核系統根據內置的出差費用標準規(guī)則出差審批流程以及日期規(guī)則，結合人事部門導出的出差人員的職級職稱信息，關注是否已審批，住宿等標準是否超標等問題，出現費用超標等問題，跳出相應預警，同時提醒經辦人，一方面，保證了信息的透明、對稱，另一方面，保證了會計信息的準確性和合規(guī)性，提高了信息質量，為之后的教學科研成本分析等管理業(yè)務提供了精準的基礎數據。

圖1"資產業(yè)務的事前稽核流程

5"實施過程建議

5.1"加強風險管理意識

財務風險預警機制的運行最終還是要靠人，加強財務工作人員的風險意識，有利于提高風險敏感性，及時捕捉工作中的異常狀況，做到及時匯報，及時處理。也能對現行的財務風險預警機制的運行有更深入的觀察，提出問題及見解，促進運行機制的發(fā)展和完善。風險意識薄弱，再好的運行機制也會流于形式。

5.2"提升財務人員綜合水平，完成角色轉變

當前高校事業(yè)的高速發(fā)展，財務經費激增，對于財務人員的要求也不僅僅局限于埋頭苦干做好賬，更要深入學習鉆研財務專業(yè)知識，提升理論及業(yè)務水平，拓展工作視野。如核算人員在進行賬務處理時，預想到會計處理對會計信息質量的影響，有疑問及時請示，結合會計準則，共同進行分析討論，確定好最終的處理方案，并符合會計規(guī)定。同時，可在業(yè)余時間，積極申請會計方面的課題，并展開深入研究，集思廣益，形成富有深度，又在現實中具備可行性的見解。部門內部也可定期舉辦文件解讀、業(yè)務答疑等活動，對工作中存在的問題及困難進行討論，完善流程，降低財務管理風險。

5.3"加快一體化發(fā)展步伐，重視對一體化平臺的建設

如上述所述，一體化平臺在財務風險預警機制中所發(fā)揮著重要作用。一體化平臺強調基礎數據標準化，業(yè)務與財務系統之間對接節(jié)點明確，銜接順利，保證了分析所用源頭數據的準確性和及時性，更有利于預警系統在短時間內及時作出反應，也為財務管理人員在規(guī)定時間內采取正確的處理措施提供了窗口期。

6"結語

文章通過闡述當前財務管理風險預警機制構成及運行方面存在的問題，從人員、制度等方面分析其中的原因，提出完善預警要素及流程，明確各階段處于不同預警層次上的業(yè)務對應的處理措施以及處理時限，提出將預警層次等形成詳細的具備約束力的文件，并付諸實施等設想。在實施過程中，應注意業(yè)財融合一體化水平的提升，提出加強風險管理意識，提升財務管理人員綜合水平等建議，以期提供借鑒。

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