高校固定資產(chǎn)檔案管理探究

［摘 要］檔案是高校各項事業(yè)得以發(fā)展的基礎(chǔ)，固定資產(chǎn)檔案管理不僅是固定資產(chǎn)管理工作中不可或缺的一環(huán)，也是檔案工作中的重要組成部分。文章以高校固定資產(chǎn)檔案管理為研究對象，注重分析高校固定資產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出高校固定資產(chǎn)檔案管理的對策，以期為高校提升固定資產(chǎn)檔案管理水平，提高固定資產(chǎn)檔案的使用效率提供參考。

［關(guān)鍵詞］高校；檔案管理；固定資產(chǎn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.053

［中圖分類號］G647 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

固定資產(chǎn)是高校順利開展教學(xué)、科研和管理工作的物質(zhì)保障。隨著我國對高等教育的投入不斷增加，以及重視程度不斷提高，高校固定資產(chǎn)的數(shù)量越來越多、種類越來越豐富，固定資產(chǎn)的管理難度也隨之增大。資產(chǎn)檔案管理作為固定資產(chǎn)管理中重要的一環(huán)［1］，也面臨更多困難和挑戰(zhàn)。加強固定資產(chǎn)檔案管理不僅有助于提升固定資產(chǎn)管理水平、優(yōu)化固定資產(chǎn)配置、防止國有資產(chǎn)流失，還能促進高校提高固定資產(chǎn)使用效率，實現(xiàn)高校高質(zhì)量發(fā)展。

1" " "高校固定資產(chǎn)檔案管理工作中面臨的問題

1.1" "資產(chǎn)檔案管理制度不完善，執(zhí)行力不足

第一，部分高校缺乏獨立的固定資產(chǎn)檔案管理制度，通常以單位整體的檔案管理章程為執(zhí)行依據(jù)，缺乏針對性。一方面，現(xiàn)有的規(guī)章制度對固定資產(chǎn)檔案的歸檔主體界定不夠清晰，檔案管理人員的職責(zé)劃分不夠明確，缺乏對業(yè)務(wù)操作和流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面，缺乏以固定資產(chǎn)為對象的檔案收檔范圍、檔案資源價值甄別、檔案組卷規(guī)則等方面的規(guī)范。第二，部分高校的固定資產(chǎn)檔案管理制度是完善的，但是執(zhí)行力度跟不上，普及不到位，在高校日常管理中經(jīng)常發(fā)生忽視、無視制度，跨越流程的業(yè)務(wù)操作問題，導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案在產(chǎn)生時就是不完整、不可靠、缺乏真實性的。比如，在登記固定資產(chǎn)入庫信息時，存在資產(chǎn)信息登記隨意或滯后的問題，這就造成了固定資產(chǎn)檔案資料或信息不齊全，從源頭上導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案資源缺失，影響了檔案信息的可靠性、完整性與真實性。

1.2" "資產(chǎn)檔案管理工作不成體系，難以整合數(shù)據(jù)信息

從檔案管理工作體系來看，固定資產(chǎn)檔案資料收集與歸檔的權(quán)責(zé)劃分往往會出現(xiàn)重疊或者“兩不管”的現(xiàn)象，固定資產(chǎn)檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)。資產(chǎn)處作為固定資產(chǎn)的統(tǒng)籌管理部門，主導(dǎo)資產(chǎn)從規(guī)劃、采購、使用到報廢處置等環(huán)節(jié)的各項工作，因此大部分的固定資產(chǎn)檔案都會匯集到資產(chǎn)處。但資產(chǎn)處的主要職責(zé)是合理采購資產(chǎn)、配置資產(chǎn)及安全管理資產(chǎn)，因此在對資產(chǎn)檔案的管理上并不如檔案室專業(yè)。而檔案室作為全校檔案管理工作的主導(dǎo)部門，又缺乏對固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識，同時固定資產(chǎn)的直接使用部門或個人的權(quán)責(zé)也有限，這就造成了檔案室無法顧及固定資產(chǎn)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，資產(chǎn)處、資產(chǎn)直接保管部門或個人又無法全面負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)檔案管理工作的兩難局面。另外，從各部門工作的側(cè)重點來看，資產(chǎn)處與財務(wù)處的功能和職責(zé)不同，資產(chǎn)處注重的是資產(chǎn)采購與管理，而財務(wù)處則注重資產(chǎn)賬目的金額正確與否，加之資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)往往是獨立存在的兩個系統(tǒng)，缺乏數(shù)據(jù)共享平臺，導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)無法整合到一起，會出現(xiàn)資產(chǎn)與財務(wù)賬實不符的問題，從而影響對固定資產(chǎn)檔案信息的利用效率。

1.3" "信息技術(shù)手段應(yīng)用不夠充分，電子檔案存在安全風(fēng)險

目前，多數(shù)高校仍采用傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)檔案管理方法，即手工進行檔案資料歸檔、分類、查詢等工作，或停留在使用電子文檔或表格的階段［2］。雖然部分高校采用了信息化手段開展固定資產(chǎn)檔案管理，但對系統(tǒng)操作仍不熟練或是很少使用，不僅工作效率低，也容易出差錯。由此可見，高校目前的固定資產(chǎn)檔案管理方法已無法滿足資產(chǎn)檔案管理工作要求。此外，工作中大量使用信息技術(shù)手段，也意味著會增加電子檔案信息安全風(fēng)險。一方面，操作人員對資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用不熟練，如操作失誤，會造成資產(chǎn)信息丟失；資產(chǎn)條碼標(biāo)簽容易被人為破壞、撕毀，造成賬實不符。另一方面，從電子檔案的保存環(huán)境來說，固定資產(chǎn)電子檔案對特定存儲介質(zhì)有很強的依賴性，一旦存儲介質(zhì)遭受破壞或自身發(fā)生故障，會造成無法挽回的損失。

1.4" "缺少資產(chǎn)檔案管理方面的復(fù)合型人才，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

實際上，多數(shù)高校缺乏兼具資產(chǎn)管理與檔案管理能力的復(fù)合型人才。檔案管理人員欠缺固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識，而固定資產(chǎn)檔案管理要求檔案管理人員從資產(chǎn)管理的角度出發(fā)去整理資產(chǎn)檔案，以便能夠提高固定資產(chǎn)管理水平。同時，資產(chǎn)管理人員也欠缺檔案管理經(jīng)驗。固定資產(chǎn)檔案管理人員在編研工作中缺乏主觀能動性，不利于資產(chǎn)檔案信息的深入挖掘與利用。此外，信息化時代對檔案管理人員或資產(chǎn)管理人員提出了更高的要求，即能夠熟練使用信息技術(shù)手段。而高校缺乏能熟練運用信息技術(shù)的復(fù)合型人才。另外，部分高校資產(chǎn)管理員和檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高，影響固定資產(chǎn)檔案管理質(zhì)量。比如，有的資產(chǎn)管理員并不是資產(chǎn)的直接使用人，在填制教學(xué)、科研設(shè)備的資產(chǎn)卡片時，對專用設(shè)備并不熟悉，不了解其功能和屬性，再加上與專業(yè)教師溝通不到位，甚至是不溝通，也不去實地核實資產(chǎn)，從而錯填一些資產(chǎn)信息；有的資產(chǎn)管理員責(zé)任心不強，或精力有限，忽略了一些很重要但非必填的字段，如不填寫質(zhì)保期，導(dǎo)致設(shè)備需要檢修時，不知其保修年限，也不知如何聯(lián)系售后；而有的檔案管理員不具備辨別、分析以此為基礎(chǔ)產(chǎn)生的資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)盤點表等檔案材料是否符合歸檔要求的能力，這就會導(dǎo)致資產(chǎn)信息不完整，提高賬實不符問題的發(fā)生概率，人為降低資產(chǎn)管理軟件的使用效率。

2" " "高校固定資產(chǎn)檔案管理的對策

2.1" "完善資產(chǎn)檔案管理機制

2.1.1" "強化制度建設(shè)，規(guī)范工作流程

高校應(yīng)根據(jù)自身的辦學(xué)規(guī)模及業(yè)務(wù)內(nèi)容，在現(xiàn)有檔案管理制度的基礎(chǔ)上強化制度建設(shè)，規(guī)范工作流程。具體而言，檔案室應(yīng)與資產(chǎn)處合作設(shè)計一套適用于固定資產(chǎn)檔案管理的專用制度、編目規(guī)則與操作流程，并在規(guī)章制度中予以明示。在檔案資料收集、分類的階段，根據(jù)固定資產(chǎn)的生命周期，資產(chǎn)在取得、使用、退出使用的環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生不同的檔案資料，那么在收集檔案資料時應(yīng)有側(cè)重點。另外，在收集檔案資料的同時還要對檔案資料是否具有收檔價值進行鑒定。一方面，要鑒定資料內(nèi)容的真實性和完整性，如要檢查合同的簽訂日期、法人簽章等是否完善、有效；另一方面，要鑒定哪些是具有存檔價值的資料。因此，在擬定規(guī)章制度時應(yīng)明確規(guī)定哪些材料應(yīng)列為資產(chǎn)檔案的收集對象，并明確各責(zé)任單位應(yīng)該對哪些資料進行收集歸檔。例如，權(quán)屬證明、采購合同、統(tǒng)計報表等是具有收檔價值的資產(chǎn)檔案，可由資產(chǎn)處負(fù)責(zé)收集鑒定并移交至檔案室歸檔；而資產(chǎn)卡片、設(shè)備使用說明書、保修卡等則可交由資產(chǎn)直接使用者收集保管。這樣既可以分清檔案管理工作的主次，也可以避免互相推諉責(zé)任。在整理編目階段，科學(xué)的編目規(guī)則是檔案合理分類的前提［3］。資產(chǎn)檔案編目的關(guān)鍵在于按照資產(chǎn)內(nèi)容的主要特征，在每個資產(chǎn)項目生命周期的不同階段都使用統(tǒng)一的關(guān)鍵詞和分類體系。在避免近似項目之間的檔案資料相互混淆的同時，使同一項目內(nèi)的資料具有銜接性，可通過其中一環(huán)向前或向后檢索查詢。資產(chǎn)檔案信息不是割裂存在的，一套適用于資產(chǎn)檔案的編目規(guī)則便于將不同類型的資產(chǎn)檔案整合在一起，從而提高檢索速度與準(zhǔn)確率，以及檔案的服務(wù)質(zhì)量和信息價值。在檔案校對、存儲的階段，要重點核對檔案編目信息的準(zhǔn)確性和一致性，按照既定的編目規(guī)則有序存放檔案資料。對于檔案交出方，要做好移交清單的記錄，辦好移交手續(xù)，按時完整地移交至檔案管理部門。對于檔案接收方，要做到應(yīng)收盡收，做好接收記錄，及時整理儲存檔案資料，對接收的紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性、安全性負(fù)有保障責(zé)任。

2.1.2" "按章辦公，履行職責(zé)

在建設(shè)資產(chǎn)檔案管理機制的過程中，要把各項規(guī)章制度落到實處。一方面，要明確各個環(huán)節(jié)、各項工作、每項資產(chǎn)的責(zé)任主體，深化檔案管理員隊伍建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，做到責(zé)任到人，嚴(yán)格落實高校黨風(fēng)廉政建設(shè)，規(guī)范辦事程序，增強員工服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量；另一方面，要加大資產(chǎn)檔案管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及流程的宣傳力度，擴大相關(guān)政策法規(guī)的普及范圍。進一步修訂和完善固定資產(chǎn)檔案管理流程，并編印成冊，組織全體教職工學(xué)習(xí)。全面落實檔案工作責(zé)任制，優(yōu)化檔案工作檢查考核機制，將檔案工作納入年度考核體系［4］。

2.2" "加強各部門溝通合作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

資產(chǎn)檔案的一大功能是通過對資產(chǎn)信息的收集、整理、分析，形成具有利用價值的數(shù)據(jù)，以防止國有資產(chǎn)流失，促進保值增值，進行資產(chǎn)管理決策［5］。同時，檔案管理工作不是孤立進行的，特別是固定資產(chǎn)檔案管理工作。要想將固定資產(chǎn)檔案管理工作系統(tǒng)化，就要建立檔案室與資產(chǎn)處、資產(chǎn)處與各資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)處與財務(wù)處之間的多向溝通機制。以檔案室為領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮資產(chǎn)處中間樞紐的作用，強化資產(chǎn)處與資產(chǎn)使用部門的溝通和交流。首先，要確保各部門資產(chǎn)使用人或保管人知悉自己控制的資產(chǎn)狀況。各部門資產(chǎn)管理員要掌握所屬權(quán)限下部門的資產(chǎn)信息，做好部門內(nèi)部資產(chǎn)變更、處置、維修等檔案資料的收集整理；涉及跨部門業(yè)務(wù)操作的，如跨部門的資產(chǎn)變動、人員變動，要及時與資產(chǎn)處溝通，聯(lián)合辦好資產(chǎn)檔案資料交接手續(xù)。其次，資產(chǎn)處要掌握各資產(chǎn)使用部門的資產(chǎn)使用狀況與配置情況，以減少資產(chǎn)閑置浪費或資產(chǎn)緊缺無法滿足工作需求的情況。最后，資產(chǎn)處與財務(wù)處要做好工作對接，加強數(shù)據(jù)共享。資產(chǎn)卡片作為一項會計憑證，銜接資產(chǎn)處登記資產(chǎn)的工作和財務(wù)處的記賬工作，是實現(xiàn)賬實相符的關(guān)鍵點。財務(wù)處要在做好與資產(chǎn)處工作對接的基礎(chǔ)上，全面掌握資產(chǎn)卡片，然后對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)籌分析，做好資產(chǎn)采購預(yù)算編制，以合理配置資金，從而形成合理采購、合理配置資產(chǎn)的良性機制。

2.3" "推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，保障電子檔案的安全性

2.3.1" "推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

第一，使用專業(yè)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將固定資產(chǎn)信息錄入系統(tǒng)，使其形成能夠被統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)。第二，搭配使用資產(chǎn)條碼信息技術(shù)和手機客戶端應(yīng)用，隨時、隨地掌握資產(chǎn)的使用狀況，提高資產(chǎn)盤點與日常管理的工作效率，減少賬實不符的情況，保證實物資產(chǎn)第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料的完整性、真實性和可靠性［6］。但需要注意的是，如果使用條碼信息技術(shù)，則要維護好資產(chǎn)標(biāo)簽，若有缺失要及時補簽，避免影響資產(chǎn)盤點工作，保證對資產(chǎn)的日常維護，以及資產(chǎn)檔案信息鏈的完整性。

2.3.2" "保障電子檔案的安全性

要想保障固定資產(chǎn)電子檔案信息的安全性，一方面要按需賦予用戶不同的等級權(quán)限，規(guī)范其權(quán)限內(nèi)的操作行為，減少人為因素造成的資產(chǎn)信息缺失或被篡改的問題；另一方面，要定期檢查硬件設(shè)施、備份數(shù)據(jù)，特別是要定期檢查服務(wù)器的運行情況，如果發(fā)現(xiàn)異常要及時備份并與技術(shù)方聯(lián)系進行解決，注意管理存儲介質(zhì)的存放環(huán)境，做好防火、防塵、防水等防護措施。

2.4" "建立責(zé)任中心，培養(yǎng)專業(yè)性人才

固定資產(chǎn)檔案管理工作是一項綜合固定資產(chǎn)管理與檔案管理的復(fù)雜性工作。因此，高校需要培養(yǎng)跨領(lǐng)域的復(fù)合型人才。首先，高校要通過宣傳、培訓(xùn)的方式提高每位教職工的綜合知識水平。一方面，要加強教職工對國有資產(chǎn)重要性的認(rèn)識，使其樹立維護國有資產(chǎn)、防止資產(chǎn)流失的意識；另一方面，要加強檔案管理知識的普及，明確固定資產(chǎn)檔案是維護好國有資產(chǎn)的重要保障。其次，以個人為單位，建立個人責(zé)任中心，制定與績效相掛鉤的獎懲制度，增強各資產(chǎn)使用人或保管人的責(zé)任心與工作熱情，同時也要培養(yǎng)其認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度。再次，以資產(chǎn)處為主導(dǎo)，對各部門資產(chǎn)管理員做好固定資產(chǎn)基礎(chǔ)知識與資產(chǎn)管理技能的培訓(xùn)；以檔案室為主導(dǎo)組織好針對各部門檔案管理員的資產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔等技能培訓(xùn)；再由資產(chǎn)管理員和檔案管理員聯(lián)合做好本部門其他教職工的培訓(xùn)，以點帶面，層層遞進。最后，組建固定資產(chǎn)檔案管理工作群，定期舉辦工作交流會，互相學(xué)習(xí)并反饋問題。

3" " "結(jié)束語

固定資產(chǎn)檔案管理是一個長期且復(fù)雜的過程，需要持續(xù)地投入大量的時間、人力和物力。高校在固定資產(chǎn)檔案管理過程中面臨諸多問題，如資產(chǎn)檔案管理制度不完善，資產(chǎn)檔案管理工作不成體系，信息技術(shù)手段應(yīng)用不夠充分，以及缺少資產(chǎn)檔案管理方面的復(fù)合型人才等?；诖耍咝Ｒ晟瀑Y產(chǎn)檔案管理機制，加強各部門溝通合作并實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，推進固定資產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，保障電子檔案的安全性，以及建立責(zé)任中心并培養(yǎng)專業(yè)性人才等，以此提高固定資產(chǎn)檔案管理水平。

主要參考文獻

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［3］陳華.高校國有資產(chǎn)檔案管理工作分析［J］.中外企業(yè)家，2019（19）：137.

［4］本刊訊.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》［J］.中國檔案，2021（6）：18-23.

［5］黃尊嚴(yán).國有資產(chǎn)檔案管理工作存在的問題分析及解決措施研究［J］.蘭臺內(nèi)外，2023（9）：54-56.

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